Excel使用技巧ppt課件(PPT 65頁)

1、1.Excel的使用技巧 1第1頁，共65頁?？?速填入相同的內(nèi)容快速?gòu)?fù)制上一單元格求字符串中某字符出現(xiàn)的次數(shù)如何在EXCEL中設(shè)置單元格編輯權(quán)限（保護(hù)部分單元格）Excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色EXCEL中如何控制每列數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度并避免重復(fù)錄入去掉默認(rèn)的表格線增加工作簿的頁數(shù)2第2頁，共65頁。相對(duì)地址、絕對(duì)地址、混合地址數(shù)據(jù)的輸入輸入相同數(shù)據(jù)的兩種情況數(shù)據(jù)的行列對(duì)調(diào)跨表操作數(shù)據(jù)兩次選定單元格兩列數(shù)據(jù)巧合并用快捷鍵設(shè)置單元格文本自動(dòng)調(diào)整為合適的列寬繪制斜線表頭3第3頁，共65頁。Excel做成績(jī)表時(shí)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同分同名次 按Shift鍵 把Excel單元格區(qū)域轉(zhuǎn)

2、換為圖片制作漂亮的工資條圖表編輯操作4第4頁，共65頁。 1. 快速填入相同內(nèi)容 選中多個(gè)單元格后，輸入字符，然后按Ctrl+Enter組合鍵，即可在選中的每個(gè)單元格中填入上述相同的字符。 5第5頁，共65頁。 2. 快速?gòu)?fù)制上一單元格 選中下面的單元格，按Ctrl+ （為西文的單引號(hào)）組合鍵，即可將上一單元格的內(nèi)容快速?gòu)?fù)制下來。 6第6頁，共65頁。3. 求字符串中某字符出現(xiàn)的次數(shù)例如：求A1單元格中字符“a”出現(xiàn)的次數(shù)：=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”)LEN(text)：返回文本字符串的個(gè)數(shù)SUBSTITUTE（text,old_text,new_t

3、ext,instance_num）:將字符串中的部分字符串以新字符串替換。7第7頁，共65頁。4. 如何在EXCEL中設(shè)置單元格編輯權(quán)限（保護(hù)部分單元格）先選定所有單元格，點(diǎn)“格式”“單元格”“保護(hù)”，取消“鎖定”前面的“”。8第8頁，共65頁。再選定你要保護(hù)的單元格，點(diǎn)“格式”“單元格”“保護(hù)”，在“鎖定”前面打上“”。9第9頁，共65頁。3. 點(diǎn)“工具”“保護(hù)”“保護(hù)工作表”，輸入兩次密碼，點(diǎn)兩次“確定”即可。10第10頁，共65頁。5. Excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如： A11時(shí)，C1顯示紅色 0A11時(shí)，C1顯示綠色 A1112第12頁，共65

4、頁。 點(diǎn)“格式” “字體”“顏色”，點(diǎn)擊紅色后點(diǎn)“確定”。 13第13頁，共65頁。2. 條件2設(shè)為：公式=AND（A10,A11） 點(diǎn)“格式” “字體”“顏色”，點(diǎn)擊綠色后點(diǎn)“確定”。14第14頁，共65頁。3. 條件3設(shè)為：公式=A11”,點(diǎn)“格式”一“字體”一“顏色”，選定紅色后點(diǎn)兩次“確定”。COUNTIF(range,criteria)：計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。 18第18頁，共65頁。 這樣設(shè)定好后，輸入數(shù)據(jù)如果長(zhǎng)度不對(duì)會(huì)有提示，如果數(shù)據(jù)重復(fù)字體將會(huì)變成紅色。19第19頁，共65頁。7. 去掉默認(rèn)的表格線 單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，再單擊對(duì)話框中的“視圖”，找到

5、“網(wǎng)格線”，使之失效（將左邊的“”去掉）。20第20頁，共65頁。8. 增加工作簿的頁數(shù)單擊“插入”菜單下的“工作表”，即可在底部看到一個(gè)新名稱的工作表。一個(gè)工作簿最多可以有255張工作表。21第21頁，共65頁。9. 相對(duì)地址、絕對(duì)地址、混合地址相對(duì)地址的形式是地址直接用列號(hào)行號(hào)組成。絕對(duì)地址的形式為：$A$1,$B$1。有些公式引用單元格是用混合型地址。22第22頁，共65頁。10. 數(shù)據(jù)的輸入日期和時(shí)間的輸入當(dāng)前系統(tǒng)日期的輸入：ctrl + ；當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間的輸入：ctrl + shift +；12小時(shí)制輸入時(shí)間，在時(shí)間數(shù)字后空一格，并鍵入字母a或p，例如，8：00 a改變?nèi)掌诟袷皆凇案袷?/p>

6、-單元格”中修改Word 里：Alt+Shift+D：當(dāng)前日期 Alt+Shift+T：當(dāng)前時(shí)間23第23頁，共65頁。數(shù)值的輸入負(fù)數(shù)輸入：直接輸入負(fù)號(hào)和數(shù)字，或用圓括號(hào)輸入。分?jǐn)?shù)輸入：先輸入0和一個(gè)空格，再輸入分?jǐn)?shù)。直接輸入分?jǐn)?shù)則認(rèn)為是日期。輸入據(jù)用自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)或尾隨零的數(shù)字。在“工具一選項(xiàng)一編輯”選項(xiàng)卡中設(shè)置自動(dòng)小數(shù)點(diǎn)24第24頁，共65頁。公式的輸入 公式以等號(hào)“=”開頭，Excel有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式，而不是具體的值，則在“工具一選項(xiàng)一視圖”選項(xiàng)卡中，選中“窗口選項(xiàng)”下的“公式”復(fù)選框。注意，這樣在打印的時(shí)候打印的也是公式。25第25頁，共65頁。11.

7、輸入相同數(shù)據(jù)的兩種情況同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)。方法：選擇要輸入數(shù)據(jù)的單元格，如果不連續(xù)可以使用Ctrl鍵進(jìn)行選擇，然后輸入數(shù)據(jù)，再按下Ctrl+Enter鍵就可以了。同時(shí)在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)選中多個(gè)工作表后后在相應(yīng)單元格中輸入數(shù)據(jù)，選擇多個(gè)工作表的方法也是使用Ctrl或Shift鍵。26第26頁，共65頁。12. 數(shù)據(jù)的行列對(duì)調(diào)選取要對(duì)調(diào)的數(shù)據(jù)范圍，復(fù)制。在目的單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“選擇性粘貼”，在對(duì)話框中選擇“轉(zhuǎn)置”，確定。27第27頁，共65頁。13. 跨表操作數(shù)據(jù) 設(shè)有名稱為sheet1、sheet2和sheet3的三張工作表，現(xiàn)要用sheet1的D8單元格

8、的內(nèi)容乘以40%，再加上sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60%作為sheet3的A8單元格的內(nèi)容。則應(yīng)該在sheet3的A8單元格輸入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！B8*60%。28第28頁，共65頁。14. 兩次選定單元格 有時(shí)，我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測(cè)試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按Enter鍵，活動(dòng)單元格默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格（此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框）。29第29頁，共65頁。15. 兩列數(shù)據(jù)巧合并 在EXCEL表格中，如果有兩列數(shù)據(jù)需要合并起來

9、，如果是數(shù)字的話，一般情況下可以使用四則運(yùn)算的方法進(jìn)行計(jì)算；但是如果有一列是文字，另一列是數(shù)字（或者文字），那么可以先在這兩列后面的一個(gè)空列中單擊，并輸入=號(hào)，然后輸入第一列的第一個(gè)單元格的相對(duì)引用名，輸入&號(hào)，然后再輸入第二個(gè)列單元格的相對(duì)引用名，最后按一下回車鍵即可。然后，鼠標(biāo)移動(dòng)到這個(gè)單元格的拖動(dòng)柄上，向下拖動(dòng)知道需要合并的數(shù)據(jù)最后一行。30第30頁，共65頁。16. 用快捷鍵設(shè)置單元格文本 在Excel中，熟練使用快捷鍵可以幫助我們?cè)O(shè)置單元格文本。在選擇好要設(shè)置格式的單元格后，如果要設(shè)置為粗體，可以按Ctrl + B；如果要設(shè)置為斜體，可以按Ctrl + I；如果要設(shè)置為下劃線，可以按

10、Ctrl + U。31第31頁，共65頁。17. 自動(dòng)調(diào)整為合適的列寬 在Excel中，如果一個(gè)單元格中文字內(nèi)容過長(zhǎng)，就無法為系統(tǒng)全部顯示出來，手工調(diào)整又很麻煩。這時(shí)可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到該列的列標(biāo)與下一列的交界處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閮蓚€(gè)方面的箭頭時(shí)，雙擊，這時(shí)系統(tǒng)就會(huì)把列寬設(shè)置為該列中最寬的那個(gè)單元格的寬度。32第32頁，共65頁。 18. 繪制斜線表頭 在Excel經(jīng)常需要繪制斜線表頭，簡(jiǎn)單的兩分式的表頭可以先把表格繪制好，并在需要繪制表頭的單元格中單擊，然后單擊格式菜單下的單元格命令項(xiàng)，在單元格格式對(duì)話框中點(diǎn)開邊框選項(xiàng)卡，然后根據(jù)繪制的需要單擊外邊框和下面的邊框線。33第33頁，共65頁。19.

11、Excel做成績(jī)表時(shí)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同分同名次 在用Excel統(tǒng)計(jì)成績(jī)時(shí)，我們一般會(huì)根據(jù)成績(jī)高低進(jìn)行排序，然后按序列自動(dòng)填充出名次。這種方法得出的名次與總分沒有關(guān)聯(lián)，即使成績(jī)相同，也會(huì)填充出不同的名次。如果數(shù)據(jù)較少，我們可以采用手動(dòng)的方法將成績(jī)相同的人員改成相同的名次，但數(shù)據(jù)較多時(shí)就很麻煩了。34第34頁，共65頁。 經(jīng)過實(shí)踐，以下三種方法可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)同分同名次的操作。假設(shè)有1000名考生，字段位置如下圖所示。成績(jī)相同，名次不同35第35頁，共65頁。1. 使用排位函數(shù)RANK 在L2單元格中輸入函數(shù)“=RANK(K2,K$2:K$1001,0)”，回車后L2單元格中會(huì)出現(xiàn)名次“1”，然后選定L2，拖

12、動(dòng)其填充柄向下填充即可自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。36第36頁，共65頁。 該函數(shù)的功能是返回一個(gè)數(shù)字(上述函數(shù)中的K2，此處采用相對(duì)應(yīng)用，填充時(shí)隨行的變化而變化)在數(shù)字列表(上述函數(shù)中的K$2:K$1001，此處采用絕對(duì)引用，填充時(shí)不發(fā)生變化)中的排位。37第37頁，共65頁。 數(shù)字的排位是其大小與列表中其他值的比值。該函數(shù)在使用時(shí)，即使總分沒有排序，它也可以直接求出所對(duì)應(yīng)總分的名次;如果總分已排過序，則數(shù)字的排位就是它當(dāng)前的位置。上述函數(shù)中最后的“0”指明排位的方式，當(dāng)其為 0或省略時(shí)，Excel 對(duì)數(shù)字的排位是按照降序排列的。 如果不為零， Excel 對(duì)數(shù)字的排位則是按照升序排列的。該函數(shù)對(duì)重復(fù)數(shù)的排位

13、相同，而下一名次則將前面的重復(fù)數(shù)計(jì)算在內(nèi)。38第38頁，共65頁。39第39頁，共65頁。2. 使用計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF在L2單元格中輸入函數(shù) “=COUNTIF(K$2:K$1001,“”&K2)+1”， 然后向下自動(dòng)填充即可實(shí)現(xiàn)該操作。40第40頁，共65頁。 該函數(shù)的功能是計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格個(gè)數(shù)。上述函數(shù)中采用絕對(duì)引用指定計(jì)算區(qū)域K$2:K$1001，名次所對(duì)應(yīng)的單元格K2采用相對(duì)引用。即求出在K2:K1001區(qū)域中大于名次所對(duì)應(yīng)總分的單元格的個(gè)數(shù)，然后加上1就可以得出該單元格中數(shù)值的名次。該操作不管有幾個(gè)重復(fù)的，大于它的個(gè)數(shù)卻是固定的，所以重復(fù)數(shù)據(jù)的名次也就是相同的了。同

14、RANK函數(shù)一樣，該函數(shù)不管是否已經(jīng)按總分進(jìn)行排序均可進(jìn)行上述操作。41第41頁，共65頁。3. 采用IF語句加COUNT函數(shù) 該操作與上述兩種方法不同，必須先將總分按照降序排列。然后將第一名的名次“1”輸入，再在L3單元格中輸入函數(shù)“=IF(K3=K2,L2,COUNT($K$2:K3)”，確定后向下自動(dòng)填充也可實(shí)現(xiàn)同分同名次的操作。42第42頁，共65頁。 COUNT函數(shù)的功能是返回指定區(qū)域中數(shù)字單元格的個(gè)數(shù)。因?yàn)镵列全是數(shù)字單元格，所以該總分處在第幾位上名次就是幾。上述語句的意思就是如果當(dāng)前總分和上一個(gè)總分相同，則輸入上一個(gè)總分的名次，否則執(zhí)行COUNT語句，統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)。43第43頁，共6

15、5頁。20. 按Shift鍵 把Excel單元格區(qū)域轉(zhuǎn)換為圖片 Shift鍵在Excel里有這樣的妙處：在按下Shift鍵的同時(shí)點(diǎn)擊“編輯”菜單，原來的復(fù)制和粘貼選項(xiàng)就會(huì)變成“復(fù)制圖片”和“粘貼圖片”。利用這一功能，我們就能把選定的單元格區(qū)域方便地轉(zhuǎn)換為圖片。44第44頁，共65頁。 具體操作方法如下： 首先選中需要復(fù)制成圖片的單元格區(qū)域，然后按住Shift鍵，依次選擇“編輯復(fù)制圖片”命令，接著彈出“復(fù)制圖片”窗口，選擇“圖片”單選項(xiàng)后點(diǎn)擊“確定”按鈕。這時(shí)選定的表格區(qū)域就已經(jīng)被復(fù)制成圖片了。45第45頁，共65頁。再到需要使用這張圖片的地方選擇“粘貼”命令即可(或者按Shift鍵再選擇“編輯

16、粘貼圖片”命令)，比如將其在Word中粘貼。 另外，如果選擇“如打印效果”單選項(xiàng)，那么被轉(zhuǎn)換為圖片的數(shù)據(jù)區(qū)域是按照打印效果來處理的，比如設(shè)置有粗邊框，那么粘貼出來的圖片上就會(huì)有粗邊框。46第46頁，共65頁。21. 制作漂亮的工資條 新建一Excel文件，在sheet1中存放工資表的原始數(shù)據(jù)，假設(shè)有O列。第一行是工資項(xiàng)目，從第二行開始是每個(gè)人的工資。 47第47頁，共65頁。 在sheet2中我們來設(shè)置工資條。根據(jù)實(shí)際情況，工資條由三行構(gòu)成，一行對(duì)應(yīng)工資項(xiàng)目，一行對(duì)應(yīng)一個(gè)人的工資數(shù)據(jù)，然后是一個(gè)空行用來方便切割。這樣三行構(gòu)成一個(gè)工資條。工資項(xiàng)目處在行號(hào)除以3余數(shù)為1的行上；空行處在行號(hào)能整除3

17、的行上。以上兩行不難設(shè)置，關(guān)鍵是工資數(shù)據(jù)行，牽扯到sheet1與 sheet2中數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)，經(jīng)分析不難看出“sheet1中的數(shù)據(jù)行=INT(sheet2中的數(shù)據(jù)行+4)/3)”。 48第48頁，共65頁。這樣我們?cè)趕heet2的A1單元格中輸入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,”“,IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT(ROW()+4)/3),COLUMN()”。確認(rèn)后選擇A1單元格，把鼠標(biāo)放在A1單元格的右下角，鼠標(biāo)變成“+”時(shí)，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)自動(dòng)填充至O列，這樣工資條中的第一行就出來了。選定A1：O1，把鼠標(biāo)放在O1

18、單元格的右下角，鼠標(biāo)再次變成“+”時(shí)，向下拖動(dòng)鼠標(biāo)自動(dòng)填充到數(shù)據(jù)的最后一行，工資條就全部制作完成了。 49第49頁，共65頁。IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)：判斷一個(gè)條件是否滿足，如果滿足返回一個(gè)值，如果不滿足則返回另一個(gè)值。MOD(number,divisor): 返回兩數(shù)相除的余數(shù)。INDEX(arraym,row_num,column_num):在給定的單元格區(qū)域中，返回特定行列交叉處單元格的值或引用。Array：?jiǎn)卧駞^(qū)域或數(shù)組常量；row_num：數(shù)組或引用中要返回值的行序號(hào)。如果忽略，則必須有column_num參數(shù)；co

19、lumn_num：數(shù)組或引用中要返回值的列序號(hào)。如果忽略，則必須有row_num參數(shù)。INT(number)：將數(shù)值向下取整數(shù)為最接近的整數(shù)。50第50頁，共65頁。51第51頁，共65頁。 該公式運(yùn)用IF函數(shù)，對(duì)MOD函數(shù)所取的引用行號(hào)與3的余數(shù)進(jìn)行判斷。如果余數(shù)為0，則產(chǎn)生一個(gè)空行；如果余數(shù)為1，則固定取sheet1中第一行的內(nèi)容；否則運(yùn)用INDEX函數(shù)和INT函數(shù)來取Sheet1對(duì)應(yīng)行上的數(shù)。 最后來設(shè)置一下格式，選定A1：O2設(shè)上表格線，空行不設(shè)。然后選定A1：O3，拖動(dòng)N3的填充柄向下自動(dòng)填充，這樣有數(shù)據(jù)的有表格線，沒有數(shù)據(jù)的沒有表格線。最后調(diào)整一下頁邊距，千萬別把一個(gè)工資條打在兩頁上。怎么樣，還滿意吧?52第52頁，共65頁。53第53頁，共65頁。22. 圖表編輯操作1.創(chuàng)建圖表2.編輯圖表3.圖表的保存54第54頁，共65頁。1. 創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表的操作步驟：(1) 在工作表中選擇數(shù)