辦公室5S管理方法及技巧（62頁)ppt課件

1、 高級文秘職業(yè)技藝培訓課程.5S/6S“6S：整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、平安“5S：整理、清正、簡化、規(guī)范化、自我約束.一、5S的含義和做法.一整理含義： 將任務場所的任何物品區(qū)分為有必要與沒有必要的，除了有必要的留下來以外，其它的都去除或放置在其它地方。 它往往是5S的第一步。 目的：騰出空間；防止誤用。.“整理的做法/例如：將物品分為幾類如：不再運用的；運用頻率很低的；運用頻率較低的；經常運用的。將第1類物品處置掉，第2、3類物品放置在儲存處，第4類物品留置任務場所。.二整頓含義： 把留下來的必要用的物品定點定位放軒，并放軒整齊，必要時加以標識。它是提高效率的根底。 目的：任務場所一目

2、了然；消除找尋物品的時間；整整齊齊的任務環(huán)境。.“整頓的做法/例如：對可供放置的場所進展規(guī)劃；將物品在上述場所擺放整齊；必要時還應標識。.三清掃含義： 將任務場所及任務用的設備清掃干凈。 堅持任務場所干凈、亮麗。 目的：堅持良好任務心情；穩(wěn)定質量。.“清掃的做法/例如：清掃從地面到墻板到天花板一切物品；機器工具徹底清理、光滑；杜絕污染源如水管漏水、噪音處置；破損的物品修繕。.四清潔含義： 維持上面3S成果。目的：監(jiān)視。.“清潔的做法/例如：檢查表；紅牌子作戰(zhàn)。.五素養(yǎng)含義： 每位成員養(yǎng)成良好習慣，并遵守規(guī)那么做事 培育自動積極的精神。目的：培育好習慣，遵守規(guī)那么的員工；營造良好的團隊精神。.二

3、、5S的功能.“素養(yǎng)的做法/例如：應遵守出勤、作息時間；任務應堅持良好的形狀如不可以隨意談天說笑,分開任務崗位、看小說、打瞌睡、吃零售等；服裝整齊，待好識別卡；待人接物誠實有禮貌；維護公物，用完歸位；堅持清潔；樂于助人。.1、提升企業(yè)籠統(tǒng)：整齊清潔的任務環(huán)境，使顧客有自信心；由于口碑相傳，會成為學習的對象。.2、提升員工歸屬感：人人變得有素養(yǎng)；員工從身邊小事變化上獲得成就感；員工對本人的任務更愿易付出愛心與耐心。.3、提升效率：物品擺放有序，不用花時間尋覓；好的任務心情。.4、提升員工歸屬感：員工上下構成做事講究的風氣，質量自然有保證了；機器設備的缺點減少。.三、如何推行5S.5、減少浪費：場

4、所的浪費；設備、工具的浪費減少。. 成立推行組織，制定鼓勵措施；制定實施規(guī)劃，構成書面制度； 展開宣傳造勢，進展教育培訓；全面實施5S，實行區(qū)域責制度；組合檢查，采用紅牌子作戰(zhàn)等方法進展督促。.成立5S推行委員會。留意，這是成敗的關鍵所在。 任何一項需求大面積開展的任務，都需求有專人擔任組織開展。而且，該“專人必需是企業(yè)高級管理層的人員，對下要有權威性，對上要有較多時機與最高指點者溝通。應明確其對該項任務所負的責任。 他應該“組閣，即組成5S推行委員會，這個委員會由他直接指點，對他擔任。 上述這樣一個組織是必不可缺的。 1、組織.組織制定各項5S規(guī)范，制定鼓勵措施。 規(guī)范是企業(yè)內部的“法律。有

5、了明確的書面規(guī)范，員工才知道哪些可以做，哪些不可以做，怎樣做是符合的，怎樣做是不符合的。所以，開展5S活動，首先要組織人力制定各項必要的5S規(guī)范即“立法。 2、規(guī)劃 .方法一：詳細調查，內部擬訂，召集討論，修訂出臺。即由推行委員會成員深化各基層詳細調查現場情況，擬訂出初稿，再召集基層干部討論能否可執(zhí)行，經修訂后發(fā)布。 優(yōu)點：周期快；缺陷：詳細執(zhí)行人員參與少，能夠會導致今后執(zhí)行的妨礙。 .優(yōu)點：詳細執(zhí)行人員參與“立法任務，有利于調動積極性；缺陷：這樣擬出來的規(guī)范能夠會由于人員素質的差別而導致各項規(guī)范程度參差不齊。方法二：培訓例如，分工擬訂，搜集討論，修訂出臺。即首先對各基層干部培訓5S相關知識，

6、要求其結合本基層單位現場實踐情況分工擬訂本基層單位5S規(guī)范，再搜集起來充分討論，取長補短，經審核修訂后發(fā)布。.記住:不論采用哪種思緒，“調查和“討論這兩項任務是至關重要的。 規(guī)范出臺后，應制定適當的鼓勵措施。鼓勵措施是推開任務的“發(fā)動機。.培訓、宣傳。 培訓的對象是全體基層干部及基層員工，主要內容是5S根本知識、各項5S規(guī)范。培訓的方式可采用集中培訓，也可逐級培訓，即先培訓基層干部，再由基層干部培訓其所屬員工。 宣傳是起造勢作用，旨在營造一個氣氛，使員工逐漸習慣這個氣氛。潛移默化，從認識上得以提升。3、宣傳 . 全面執(zhí)行5S各項規(guī)范： 公司最高管理者或5S推行委員會主任總發(fā)動；全公司上下正式全

7、面執(zhí)行5S各項規(guī)范；各辦公室、各車間、各倉庫、各檢驗室等場所均對照適用于本場所的5S規(guī)范嚴厲執(zhí)行；各級人員都透徹了解5S規(guī)范，并按照規(guī)范嚴厲要求本身行為。 4、執(zhí)行 這個階段是推行5S的本質階段。每個人的不良習慣能否得到改動，能否建立一個良好的5S任務風氣，在這個階段得以表達。.引薦下述三種實施技巧： 樹立樣板單位的方法分階段或分片實施的方法落實5S文明區(qū)域責任制的方法.組織檢查。 推行5S的阻力：規(guī)范本身不夠完善；借口任務忙不執(zhí)行規(guī)范；執(zhí)行得不夠徹底；應付式的執(zhí)行；熱潮過后又恢復原樣；個人習慣難以改動5、監(jiān)視 .四、5S實施技巧. 1、檢查表檢查表應根據所出臺的5S書面規(guī)定編制，例如：場所檢

8、查對象檢查項目記錄車間通道是否劃線（整頓）有沒有無用的物品堆放（整理）通道能否順利通行（整頓）地面是否平整（清掃）地面是否干凈（清掃）辦公室辦公現場辦公現場有無無用物品；使用頻率低的物品是否放置儲存處；經常使用的物品是否擺放在辦公現場；物品擺放是否有合理規(guī)劃，容易尋找；物品擺放是否整齊；抽屜、柜筒、文件類物品是否做有標識；辦公現場是否清潔；辦公設施是否干凈；.2、牌子作戰(zhàn)：在不良之所貼上醒目的紅牌子以待該部門人員改良。各部門的目的就是盡量減少“紅牌的發(fā)生時機。.五、5S規(guī)范示范 附5S活動標語.5S規(guī)范適用場所檢查記錄備注清理把永遠不可能用到的物品清理掉把長期不用，但有潛在可用性的物品指定地方

9、放置把經常使用的物品放在容易取到的地方.5S規(guī)范適用場所檢查記錄備注整理應有倉庫場地布置總體規(guī)劃，并畫出規(guī)劃圖物料、物品放置應有總體規(guī)劃區(qū)域劃分應有標識物料架應有標識不同物料應有適當的標識來區(qū)分物料放置應整齊、美觀通道要空出、不雜亂應有車間場地布置總體規(guī)劃，并畫出規(guī)劃圖不同的生產線、工序應設牌標識工位擺放應整齊.5S規(guī)范適用場所檢查記錄備注整理（續(xù)表）設備擺放應整齊工人工作臺面應整齊文件、記錄等物品放置應有規(guī)劃物品放置應整齊、美觀必要時應做一定標識檔案柜應整齊，有必要的標識抽屜應整齊，不雜亂員工應有員工卡要設置文件布告欄.5S規(guī)范適用場所檢查記錄備注清潔地面要清潔墻面要清潔物料架要清潔物料無積

10、塵通風要好，保持干燥清爽的環(huán)境工人工作臺面要清潔設備要清潔光線要充足辦公桌面要清潔檔案柜要清潔抽屜要清潔文件、記錄不骯臟破爛.5S規(guī)范適用場所檢查記錄備注維持堅持上班5S一分鐘，下班5S一分鐘定期有檢查對不符合的情況及時糾正素養(yǎng)語言有禮貌舉止講文明著裝要整潔工作主動、熱情有強烈的時間觀念（按時完成任務、開會不遲到等）注1：上表包含三種場所的5S規(guī)范例如表示對倉庫的規(guī)范要求；表示對車間的規(guī)范要求；表示對辦公現場的規(guī)范要求。全空白-表示適用于一切場所。注2：本附表僅為通用例如，詳細格式和內容應根據推行5S的場所實踐情況決議，且應更加詳細化、細節(jié)化。 .5S就是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng) 5S就是

11、一切改善活動的根底整理是根底中的根底5S是規(guī)范化的根底整理是物品放置方法的規(guī)范化整頓使“尋覓消逝“打招呼是教養(yǎng)的第一步整頓“不贊同見是5S的第一步5S不只是全員參與，更要全員實際機械的清掃就是點檢借5S提高公司籠統(tǒng)借5S提高公司信譽整頓就是定位置、定品目、定數量 .常用的東西就放在機器的旁邊將規(guī)范滲入作業(yè)中建立平安線的權威目視管理是改善的第一步守法、守紀是5S的出發(fā)點遵守規(guī)范是5S的前提整理是提高質量的根底5S是員工的護身符縮短作業(yè)預備時間是多種類的秘方清潔塑造明朗的任務場所清潔是干勁的源泉5S始於教養(yǎng)，終於教養(yǎng)5S是改善企業(yè)體質的良方.六、將5S作為實施ISO9000的輔助方法.既然推行5S

12、管理有諸多優(yōu)點，可否將其運用在實施ISO9000的企業(yè)中呢。將5S管理作為實施ISO9000的輔助方法，導入實施ISO9000的企業(yè)中，可以對ISO9000的實施起到較好的促進作用，是一種很值得推行的方式。.其一，帶動企業(yè)整體氣氛。 企業(yè)實施ISO9000，需求營造一種“人人積極參與，事事符合規(guī)那么的良好氣氛。這往往也是ISO9000咨詢任務的重點及難點。推行5S可以起到上述作用。這是由于，5S各要素所提出的要求都與員工的日常行為息息相關，相對來說比較容易獲得共鳴，而且執(zhí)行起來難度也不大，有利于調發(fā)動工的參與感及成就感，從而更容易帶動企業(yè)的整體氣氛。 .其二，表達效果，加強自信心。 大家知道，

13、實施ISO9000的效果是長期性的，其效果得以表達需求有一定的埋伏期。而現場管理的效果是立竿見影的。在推行ISO9000的過程中導入5S，可以經過在短期內獲得良好的現場管理效果來加強企業(yè)上下的自信心。 .其三，落實5S精神是提升質量的必要途徑。 5S倡導從小事做起，做每件事情都要講究，而產質量量正是與產品相關各項任務質量的總和，假設每位員工都養(yǎng)成做事講究的習慣，產質量量自然沒有不好的道理。反之，即使ISO9000的制度再好，沒有好的做事風格作保證，產質量量也不一定可以得到很大提升。.如何在實施ISO9000的企業(yè)中推行5S? .確定推行組織 這是成敗的關鍵所在。任何一項需求大面積開展的任務，都

14、需求有專人擔任組織開展，推行5S也絕不例外。實施ISO9000的企業(yè)內通常會有一個類似于ISO9000指點小組的機構，沒有特殊情況的話，給該機構賦予推行5S的職能比較恰當。.制定鼓勵措施 鼓勵措施是推開任務的發(fā)動機，實施ISO9000的企業(yè)往往會有相應的鼓勵措施出臺，可以在制定該措施時納入有關5S的鼓勵內容。.制定適宜本企業(yè)的5S指點性文件 按照ISO9000的精神，文件是企業(yè)內部的“法律，有了明確的書面文件，員工才知道哪些可以做，哪些不可以做。正如企業(yè)實施ISO9000一樣，推行5S也要編制相應的文件，這些文件可列入ISO9000質量體系文件的第三層文件范疇中。 .培訓、宣傳 培訓的對象是全

15、體員工，主要內容是5S根本知識，以及本企業(yè)的5S指點性文件。宣傳是起潛移默化的作用，旨在從根本上提升員工的5S認識。本階段可與實施ISO9000的文宣階段結合起來進展。 .全面執(zhí)行5S 這是推行5S的本質性階段。每位員工的不良習慣能否得到改動，能否在企業(yè)中建立一個良好的5S任務風氣，在這個階段得以表達。本階段可與ISO9000質量體系運轉階段結合起來進展。 .監(jiān)視檢查 這個階段的目的是經過不斷監(jiān)視，使本企業(yè)的5S執(zhí)行文件在每位員工心中打下“深化的烙印，并最終構成個人做事的習慣。本階段可以與ISO9000質量體系中的內部質量審核活動結合起來進展。.由上可見： 在實施ISO9000的企業(yè)中推行5S

16、管理，既可以充分利用ISO9000的原有資源及過程，又可以對ISO9000的實施起到良好的促進作用，是一項事半功倍的任務，值得我們去推行。 .七、高級指點辦公區(qū)如何做5S？ . 高級指點包括：老板、董事、總經理、高級主管等。 做好高級指點辦公區(qū)5S的重要性、必要性：1高級指點辦公區(qū)是公司職場的一個重要組成部分；2做好高級指點辦公區(qū)5S活動，有利于加強他們對5S的本質認識和直接感受，使他們真正下定決心，堅決不一的支持公司5S活動推行；3辦公室或區(qū)域，經常有客戶來訪，是表達公司5S成效的窗口。 把高級指點辦公區(qū)當作是神圣、私人、嚴密 的地域不敢或不便染指的想法是錯誤的。.1、常整理：將私人物品與任

17、務用品分開存放；明確不要品的歸類。實施方法 ：設置衣帽架； 設置私人物品存放儲柜；由秘書或助理人員制定不要清單擺放在指點用的記事本首頁或備忘錄中，便于指點日常清理不要品； 每周末秘書全面核實并協(xié)助整理，碎掉過時或不要資料。實施內容 ：.2、常整頓：規(guī)劃好抽屜、儲存柜，用標貼定位，鎖扣齊備；文件資料用顏色、編碼或款式不同的資料夾分類歸檔，建立目錄索引 ；公告物、方案、備忘錄 。實施方法 ：秘書在定位標貼前應先征求指點意見，以本人方便取放為原那么 ； 文件資料由秘書協(xié)助歸檔；正在處置中的資料用“IN“OUT兩層資料架分類；將公布板面格局區(qū)分標示；過時公告物由秘書及時清理。 實施內容 ：.3、常清掃：辦公室、辦公桌、文件的清掃。實施方法 ：指點辦公