檔案管理教案第五章檔案的保管

1、第五章檔案的保管案例：XX商貿公司的檔案管理工作十分出色，已經通過了國家二級檔案室的驗收。該檔案室設有專門的檔案庫房，庫房選址及設備配置符合檔案保管的要求；庫房內裝具的配備與排列合理；檔案包裝材料的使用符合要求；各類檔案排列有序，日常管理規(guī)范，檔案保管的制度及手續(xù)嚴密。該公司的檔案得到了很好的保管，為提供利用工作創(chuàng)造了極大的方便。XX料制品公司由于條件的限制，其檔案庫房為辦公用房，并因公司的規(guī)模、效益等問題，又一時解決不了購置通風、降濕、降溫設備的問題。在高溫、潮濕季節(jié)，難以控制微生物滋生問題和病蟲害，檔案受潮也比較嚴重。同時，該公司在檔案庫房的管理方面比較松懈，例如：檔案調閱后未能及時歸于保

2、管位置；允許非檔案管理人員進入庫房查找檔案，或跟隨檔案人員進入庫房；在檔案庫房中放置食品；調閱檔案不進行記錄等。因此，該公司的檔案損害比較嚴重，并發(fā)生過丟失檔案的事故。簡析：文件歸檔進入檔案部門以后，一方面因利用的需要經常被調出借閱；另一方面，周圍的環(huán)境對檔案物質安全也會產生一定的影響。這就要求檔案部門做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質條件，而且更需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強日常管理和監(jiān)制，這樣才能為檔案營造一個良好的保管環(huán)境。檔案保管，是指根據檔案的成分和狀況，所采取的存放管理和維護完整與安全的措施，是檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用六個環(huán)節(jié)中的

3、一個重要環(huán)節(jié)。在社會上以至在檔案工作中，有時也把檔案的日常管理稱為保管。而作為檔案科學管理的一項業(yè)務，檔案的保管有其特定的含義。本章所講的檔案保管是一個廣義的概念，還包括檔案保護這部分內容。第一節(jié)檔案保管工作的意義和任務一、加強檔案保管工作的迫切性：（一）檔案保管工作的涵義：為了解決檔案壽命的有限性與社會利用長遠性之間的矛盾，產生了檔案保管工作。檔案保管工作包括三方面的涵義：第一，檔案的庫房管理，即檔案庫房內的日常工作；第二，檔案流動過程中的保護，即在各個管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護；第三，保護檔案的專門措施，即為延長檔案壽命而采取的各種專門的技術處理。這三個方面的工作，有的要與收集、整理和利用等

4、業(yè)務結合進行，有的則須單獨進行。檔案的保管既是整個檔案管理業(yè)務的一個方面，又是一個相對獨立的環(huán)節(jié)。許多檔案館，設有保管機構專司其職，有些檔案館和檔案室，則配有專職或兼職人員負責有關的保管工作。實踐證明，忽視或抹殺保管工作的獨立性，有礙于檔案的科學管理。（二）檔案保管工作的意義：檔案保管工作在整個檔案工作中意義重大，不可輕視。首先，檔案保管工作質量的高低，對于提高檔案管理水平具有重大的影響，在一定的條件下甚至具有決定性的影響。無論是以有序化和快捷存取為目的的檔案日常管理，還是以延長檔案壽命、保守檔案機密為目的的檔案保護，都是為了整個檔案工作順利地進行創(chuàng)造條件，提供基礎。如果檔案管理雜亂無序，檔案

5、的壽命就不可能有效地延長，甚至毀于一旦；如果檔案失密泄密，整個檔案工作也就到了瓦解的境地。凡涉及檔案存毀安全的問題，必須慎之又慎，檔案保管中的一個微小失誤，輕者會使檔案遭受火災、雨淋，重者發(fā)生丟失、泄密，從而造成不可挽回的損失。檔案保管是整個檔案工作的有機組成部分，它與檔案管理的其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系。要想做好檔案保管工作，就必須與檔案工作的各個環(huán)節(jié)密切配合，使檔案工作的各個環(huán)節(jié)對保管工作起促進和制約作用，并注意在進行其他環(huán)節(jié)的工作中保護檔案。在檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用的過程中，都可能遭受到某種不利因素的影響，如機械損壞，受潮、受污染、泄密等，而做好了其他環(huán)節(jié)的工作也會對保管工作提供

6、便利，如通過整理檔案并完整系統(tǒng)地排列好，再配上結實的卷皮和清晰的目錄，就不容易損壞和丟失；通過鑒定珍貴檔案建立起副本，就可以有效地保護重要檔案。由于檔案是由文件轉化而來的，所以文件信息的載體和書寫材料的質量與檔案耐久程度有密切的關系。為了做好檔案保管工作，檔案部門還必須關心文書部門等對文件信息載體和書寫材料的選用，有責任向他們宣傳，力求選用適合的載體和書寫材料，最大限度地延長需要永久保存的重要文件的壽命。檔案保管工作不是單純地為保管而保管，其最終目的是為了社會對檔案的利用。如果只片面地強調保護檔案，不顧提供利用的方便，保管工作就失去了意義。同樣，如果只遷就一時提供利用的方便而損毀了檔案，最終必

7、將影響提供利用?？梢姡瑱n案保管與提供利用基本上是一致的，實質上是長遠利用和當前利用在檔案保管工作中的反映。要正確處理當前利用和長遠利用的矛盾，立足長遠，保證當前。因此，檔案保管工作的一切措施、制度、辦法以至具體的技術處理，都要既有利于檔案保護，又要保證當前利用和長遠利用的方便。這是檔案保管工作的出發(fā)點，也是檢驗保管工作做得好壞的標準。二、檔案保管工作的任務：社會對檔案的利用是長期的，因此檔案的內容必須系統(tǒng)化，載體必須完好，而且有些檔案是為國家和人民的特定利益而設立的，更需要妥善保存。但是，由于社會的自然的種種因素，可能使檔案材料遭到損毀，檔案的系統(tǒng)性和政治安全可能受到破壞。檔案長遠安全留存的要

8、求和檔案可能損壞之間形成一對尖銳的矛盾，檔案保管工作正是為了解決這個矛盾而產生和運行的。檔案保管作為檔案部門一項經常性的業(yè)務工作，不是簡單的看堆守攤，而是有著完整而科學的業(yè)務內容的。檔案保管工作的任務是：1、建立和維護檔案的存放制度：為了使檔案入庫、移出、存放井然有序，能夠迅速地查找檔案，并隨時掌握檔案實體的狀況，檔案室（館）要根據檔案的來源、載體等特點，建立一套檔案入庫存放的規(guī)則和管理辦法，使檔案不管是在存放位置上還是被調閱移動都能夠處于一種受控狀態(tài)。2、防止檔案的損壞。要研究和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經常性的具體工作，采取專門技術措施和方法，最大限度的消除各種可能損壞檔案的不利因素的

9、影響，把檔案的自然損壞降低和控制在最小的范圍內。3、延長檔案的壽命。檔案保管工作不應只是一味的防止檔案的自然損壞，還要采取更積極地措施，最大限度地延長檔案的壽命，如在文件制作階段，選用耐久的載體和書寫材料；在檔案保管階段，對文件進行復制、修補和采取其他處理措施等。4、維護檔案的安全。維護檔案的安全，一方面要從物質上保證檔案不損壞，最大限度地延長其壽命；另一方面，不因檔案保管不當造成檔案丟失、泄密等，使檔案的所有者乃至國家蒙受政治或權益上的損害。檔案保管工作的任務，總的說來就是了解和掌握檔案損壞規(guī)律，通過經常性工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系

10、統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全。檔案保管工作的實質就是人們向一切可能損毀檔案的自然的、社會的不利因素進行斗爭。維護檔案的完整與安全是我國檔案工作基本原則對全部檔案工作的基本要求，而檔案保管工作是實現維護檔案的完整與安全的重要環(huán)節(jié)和直接手段。換言之，維護檔案的完整與安全就是檔案保管工作最基本的、經常的任務。因此，檔案保管工作者必須學習和掌握有關的科學技術知識。具有高度的政治警惕性和嚴格的紀律性，使檔案的保管處于最佳狀態(tài)。三，檔案保管工作的基本要求：（一）以方為主，防治結合。保管檔案的技術方法有很多，概括起來，主要有兩種：其一是如何預防檔案文件損壞的問題，這里既有人為的因素，也有自然的因素。比如

11、防盜竊、防破壞、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防蟲、防光等等，這些問題解決了，就可以有效地防止檔案文件的損壞；其二是檔案損壞之后，如何進行處治的問題，比如，追查丟失、破壞或火災事故的原因和責任，防塵、滅火、防霉、滅鼠、恢復紙張的機械強度、恢復字跡等。在防和治兩個方面，防是檔案保管工作中的根本問題，是主導方面。從總體上看，未遭損毀的檔案還是大量的，應該以極大的注意力首先保證這些檔案的長期安全。對于檔案文件來說，無病先防才是積極主動治本的辦法。然而，強調以防為主，并不等于就是一切，并不意味著治就不重要了。實踐證明，對治不能有絲毫的疏忽大意。抓好治對防也有促進作用。防、治之間具有相互促進、相輔相成的

12、作用。（二）加強重點，照顧一般。對于需要長久保管的檔案以及重要立檔單位的檔案，應該采取措施，加以重點保護，使其既安全又延長壽命。同時對一般性的檔案也不能保管條件太差，在各方面情況允許的范圍內，也要適當兼顧。（三）自力更生、勤儉節(jié)約。檔案妥善地保管下去，必須具備一定的物質條件，要有一定的技術裝備，對此必須予以足夠的重視，給予必要的投資，這不僅為當前所需要，同時也為歷史所需要。但也要清醒的看到，目前我國還是一個發(fā)展中國家，在相當長的一段時間里，國家尚不可能滿足檔案工作，尤其是保管工作中所提出的一系列要求。因此，有些要求可以在國家?guī)椭掠枰越鉀Q，有些要求則要依靠檔案工作人員自身自力更生、勤儉節(jié)約的精

13、神去解決。（四）立足原件，保證信息。在檔案保管工作中，應該力求保證檔案原件的完整與安全。檔案原件具有無可置疑的憑證作用，尤其是那些能夠證實國家、集體和個人權益、具有法律效用的文件，其原件就更為重要和珍貴。另外，必須看到檔案原件的保存時間的有限性，使檔案原件全部保存產生了困難?，F代復制技術的提高，可以使復制件的仿真程度不斷提高，為了節(jié)省存儲空間和費用，目前一些國家已經有條件地承認了一部分復制件的法律效用，對于這些檔案來說，信息的保存與流傳甚至比保存原件具有更重要的意義。就目前我國的情況來說，應首先下功夫保存好原件，對于那些已經損壞的檔案原件，則應設法將其以復制形式保存下去。因為，對檔案制作復制件

14、，可以減少原件的機械磨損和其他損壞的可能，從而起到保護原件的作用。（五）檔案保管工作的目的是為了保證黨和國家對檔案的利用，因此，不能片面地強調保護檔案，而不考慮到利用的方便；同時也不能只遷就一時的利用方便，而不顧及檔案的保護，影響檔案長遠的利用。在實際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的一致性。保管利用的關系，實質上是當前利用與長遠利用矛盾的關系。所以，保管工作的各項制度以致技術措施等等，既要立足長遠利用，又要保證當前利用的方便。第三節(jié)檔案保管的基本物質條件檔案保管的物質條件，是檔案庫房管理所需一切物質裝備的總稱。檔案的保管工作必須依托于一定的物質條件才能實現。開展檔案的保管工作，必須有

15、一定的物質條件作保證，否則是難以做好這項工作的。其基本條件如下：一、檔案庫房（一）檔案庫存建筑應遵循的原則：檔案庫房，是保存檔案的場所，是保護檔案、延長檔案壽命最基本的物質條件。檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護條件。檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因為建筑上的改動比較困難，而且會造成很大浪費。庫房建筑還將直接影響到庫房管理措施的效果與費用。庫房建筑與庫房管理二者互為補充，缺一不可。檔案庫房建筑應遵循適用、經濟、美觀的原則。檔案庫房是一種特殊性建筑，既不同于民用建筑，也不同于辦公用房，檔案庫房是保存檔案的主要場所，檔案長期有效的作用和其原始性價值，要求對其進行長期的甚至是無限期的

16、保管，這就必然對檔案庫房建筑提出一些比較嚴格的要求。防熱、防潮、防光、防有害氣體以及防塵等都有比較具體的要求。適用的原則，必須與經濟的原則一并考慮。檔案庫房建筑的要求應與國家經濟能力相適應，離開國家經濟力量的可能，片面強調過高的要求實際上是辦不到的。同時庫房建筑的要求還應該和所保管檔案的重要程度相適應。國家級的檔案館與地方檔案館，由于所保管檔案的重要程度不同，在檔案庫房的建筑要求上也應有所不同。經濟原則不能簡單理解為少花錢，如果一個檔案庫房建成后，根本不適用，給檔案保管帶來很多問題，盡管少花錢也不能說是經濟。檔案庫房建筑中的美觀必須以適用和經濟為前提，離開了經濟和適用，檔案庫房外表再美也不能取

17、得好的效果。（二）庫房建筑的要求：1、要有足夠的面積。2、開間大小適當。3、屋頂要絕對防止雨雪滲漏，并具有良好的隔熱性能。4、庫房墻壁應堅固耐久，并具有隔熱、防潮、防塵的性能。5、庫房地面要具有堅固性與耐久性，防水防潮性能要好。6、庫房門窗應緊密、牢固、防火，窗戶應具有防強光與防風沙的功能。二、檔案裝具檔案裝具是指用以存放檔案的柜、架、箱，是檔案室（館）必需的基本設備。設計檔案裝具時應符合以下要求：1、檔案裝具所用材料以及對材料的加工，均不能對檔案有損害。2、便于調閱檔案、取拿方便。3、適當利用庫房的空間與面積。4、經久耐用、牢固、并符合節(jié)約原則。5、盡量做到整齊劃一、合乎規(guī)范化要求，靈活配置

18、不同裝具。三、設備檔案保管設備是指在檔案保管、保護工作中使用的機械、儀器、儀表、器具等技術設備，主要有空調機、去濕機、加濕器、通風機等。四、包裝材料：檔案經過包裝，既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少機械磨損。目前，我國包裝檔案的材料有三種：A、卷盒。采用卷盒來保管案卷在目前是一種比較好的方法，它能夠防光、防塵、減少機械磨損，同時也便于管理，且整齊美觀。但它占用庫房面積較多，而且制作卷盒費用較高，因此要區(qū)別情況，根據檔案館（室）的需要與可能適當采取卷盒形式。日卷皮。卷皮是包裝檔案的基本材料，它不僅室為了保護文件，同時它本身又是案卷的封面，對查找利用也是很方便的。卷皮分兩種

19、硬卷皮和盒軟卷皮。供A4型文件紙用或供16開型文件紙用，且必須與卷盒同時使用，也即用軟卷皮包裝并裝訂的案卷必須裝入卷盒中存放。五、消耗品消耗品是指用于檔案保管工作的易耗低值物品，如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品。以上這些在檔案保管工作中，構成了一個保護鏈條，共同發(fā)揮著為檔案創(chuàng)造良好環(huán)境、防護檔案免受侵害、維護檔案完整和安全的作用。第三節(jié)庫房管理一、庫房管理的任務：檔案的庫房管理是檔案保管工作的主要內容，是檔案保管工作的基礎，因而只有做好經常、具體的庫房管理工作，才能為整個檔案工作順利進行創(chuàng)造必要的條件。庫房管理的任務主要包括：（1）檔案秩序管理，存放位置與排列順序。（2）庫房

20、溫、濕度調節(jié)與衛(wèi)生保潔。（3）檔案出入庫房控制。（4）檔案理化狀態(tài)監(jiān)測。（5）庫房保衛(wèi)。二、進出庫制度：檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并作出專門的規(guī)定。這種專門規(guī)定的內容也就是進出庫制度的主要內容。一般情況下，檔案庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入檔案庫房。如工作確實需要非檔案工作人員進入庫房時（如維修庫房及其設備），則必須有檔案工作人員陪同。檔案工作人員進出庫房也必須有相應的限制性規(guī)定，如非工作時間內一般不允許進入庫房，在庫房內不允許從事與庫房管理工作無關的其他活動，更不允許在庫房中吸煙、喝水、吃東西，

21、庫房中無人時必須關燈、關窗、庫房門上鎖。三、庫房溫、濕度控制：科學地控制溫度和濕度，是做好檔案保管工作的重要措施。有效地完成這些任務，并非只靠簡單的體力勞動就可以了，必須按照檔案保護的技術要求，建立庫房管理制度，采取一系列表的防治措施，對溫濕度經常進行測定。1、溫濕度的影響。檔案庫房濕度，與防止檔案的自然損毀和延長檔案的壽命有密切關系。不適宜的溫濕度，特別是高溫高濕，會加快紙張水解和字跡褪變的速度，增大有害氣體和灰塵的吸附能力，招致害蟲的滋生和霉菌的蔓延，這些都會給檔案造成嚴重的危害。所以，庫房溫濕度的調節(jié)，是檔案保管工作的一項重要內容，也是防止檔案損毀的關鍵性措施。測量溫度的常用儀表有：水銀

22、溫度計、酒精溫度計，雙金屬自記溫度計，前兩者需要人工觀測并記錄，后者可以連續(xù)測試記錄溫度的變化，具有自動測試和記錄的功能。測量濕度的常用儀表有：毛發(fā)濕度表、普通干濕球濕度計、自動溫濕度計，通風干濕表等。這些儀表各有所長，有的使用簡便，有的測量精確，有的價格低廉，有的自動化程度高，只要按使用要求操作，都能取得較好的效果。各單位可以根據實際情況選用。2、庫房溫濕度的控制與調節(jié)：當庫房內溫濕度適合保管要求時，為了防止和減少庫房外不適宜的溫濕度對庫房內的影響，就要求對庫房內的溫濕度進行控制；當庫房內的溫濕度不適合檔案保管要求時，就需要采取措施進行調節(jié)。目前控制和調節(jié)庫房內溫濕度采用的方法主要有三種：一

23、是采用中央空調，用恒溫恒濕控制庫房；二是采用小空調，對存有特殊載體和珍貴檔案的局部進行控制；三是采取密閉、通風和吸潮相結合的措施。密閉，就是將庫房門窗密閉，可以防止庫房外不適宜的溫濕度對庫房內發(fā)生影響，以使庫房內適宜的溫濕度保持穩(wěn)定。密閉的方法可以將多余的門窗堵死，或使用密封條、密封膠封住門窗縫隙。通風，就是根據空氣流動的規(guī)律，有計劃地使庫房內外的空氣進行交換，從而達到調節(jié)庫房內溫濕度的目的。利用門窗自然通風（或排風扇）時，應注意以下兩點：首先，要測定庫房內外溫濕度，取得準確數據，以此作為能否通風的依據。一般庫房內溫濕度高于室外時，可以通風，反之，應密閉門窗。當溫度低于室外，也可以通風（但在西

24、部干旱地區(qū)例外）。其次，要注意風力和天氣情況，一般風力5級以上時不能通風，風沙天氣，夏日中午也不能通風。吸潮，它是降低庫房內濕度的重要方法。一般使用吸潮劑或機械設備除去庫房內空氣中的部分水蒸氣，降低庫房內的濕度。常用的吸潮劑有硅膠、晶體無水氯化鈣以及生石灰、木炭等。機械設備主要是去濕機。根據有關規(guī)定，保管一般紙質檔案的溫度為14度-24度，相對濕度是45%-65%，一晝夜允許溫度變化范圍為正負2度，濕度為正負5%。因為一般微生物繁殖所需要的溫度為20度以上，濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。四、“八防”措施：檔案保管工作中常說的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防

25、塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對檔案實體可能造成損害的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內容。作好“八防”工作需要采取一系列防護性措施：防火，要求在裝具及照明燈具的選用，其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數量足夠的消防器材，在條件允許的情況下，安裝防火報警器和自動滅火裝置；防水，要求在庫房所處地勢不能過低，庫房內及附近不能有水源，庫房選址應遠離易發(fā)洪水的地點，位于較有利的防洪地段；防潮與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關，在庫房濕度過大時應及時進行調整；防霉與防蟲以及防潮有密切相關，要求對檔案文件進行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品；防光，要求庫房

26、盡可能全封閉，若有窗戶也應盡可能小一些，并安裝磨沙玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配備窗簾，盡可能遮蔽戶外日光中紫外線照射，照明燈具應使用白織燈并加乳白色燈罩，燈泡最好是磨紗燈泡，不允許使用日光燈（熒光燈）作為庫房照明燈具；防塵，要求裝置的封閉性好并須對庫房及裝置等定期進行清掃擦拭，保持清潔；防盜，要求庫房門窗堅固，進出庫房時隨時鎖門，并盡可能安置報警裝置。五、庫房編號和排架：1、庫房編號：為了有條不紊地管理庫房，應將各個庫房加以統(tǒng)一編號。庫房的編號有兩種方法：一種是為所有的庫房編一個總的順序號，順序號適合于庫房較少的檔案館（室），另一種根據庫房所在地的方位及庫房建筑的特征進行分區(qū)編號，如“東一

27、樓，東二樓、西一樓，西二樓”等。每棟房子的內部，應根據建筑及房間的劃分情況進行編號。如系樓房，就應自下而上地編層號；每層房間，應從入口開始，從左向右編間號。2、檔案柜（架）的擺放與編號：庫房中的檔案柜（架）的擺放，應合乎下列幾個要求：第一，排列一致，橫豎成行。如有大小式樣不同的柜架，則應適當分類，盡可能做到整齊一致。第二，避免直射，注意通風。有窗戶的庫房柜（架）排列，應與窗戶垂直，以避免強烈陽光直射；無窗戶的庫房柜（架）排列，縱橫均可，但應注意不要妨礙通風。第三，空間利用，疏密有序。檔案柜（架）的排列在最大限度地利用庫房的地面與空間的同時，也要注意便于檔案的搬運和存取。柜（架）間的主要通道的寬

28、度應便于檔案小型搬運工具（如手推車）的通行，一般可保持11.2米，架與架之間的距離以0.8米左右為宜，柜與柜間的距離應適當加寬。所有柜（架）均不宜靠墻擺放。第四，統(tǒng)一編號，迅速存取。為便于對庫房內檔案的管理和能夠迅速地存取，所有檔案柜（架）應進行統(tǒng)一編號。編號的方法是：自門口起從左到右編柜（架）號，每個柜（架）的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號（如果沒有欄，則是從上而下的編格號）。六、全宗的排列與檔案的上架：在一般的檔案館（室），檔案是以全宗為單位進行整理和保管的，因此當考慮檔案存放的時候，首先應按全宗來進行，一個全宗內的檔案應集中在一起。但是，有些特殊情況應予妥善處理，如庫房或柜架事先

29、預留的空間已被排滿了或不夠用，新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案排列在一起的時候，可以先暫時單獨保存，待可能調整時，再將同一個全宗的檔案集中起來，或有計劃地分階段分庫定位排列保管。當然，檔案按全宗排列也不是絕對的，有的全宗內可能還包括有一部分影片、照片、錄音帶、技術圖紙或會計報表等檔案，這些不同類型的檔案，可以分別保管。對于暫時或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應填寫參見卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內，指明其存放地點，以保持其應有的聯(lián)系。庫房內各個全宗單位，應進行系統(tǒng)排列。全宗排列方法，主要有“分類排架”和“流水排架”兩種。在很多檔案館（室），全宗下通常采用分類排架，又叫全宗

30、分類排列法。這種排列方法對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利，便于按全宗、類別檢索，但分類倒架時費時費力，預留空位很難做到準確。為克服這種弊端，有些檔案館（室）采用流水排架，又叫全宗順序號流水排列法。這種方法對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，按進館順序排列，通過編制檢索工具來解決查找利用問題。檔案存放方式一般有兩種，一是豎放，一是平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然存放不太方便，但對保護檔案是有利的。平放文件較舒展，文件上的皺紋日久后就會消失。這種方法適合于保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案（如卷皮質軟、沒有裝訂的案卷、幅面過大的）。平放檔案時

31、，為了避免文件承受過重的壓力和存取方便，堆疊高度以不超過0.4米為宜。平放的檔案還包括影片、錄音、錄象帶等。為防止日久粘連，還要定時放影片、錄音、錄象，以防止聲像走失。防止走失的方法是備份。七、檔案存放位置索引：檔案存放位置索引，是用來指明檔案存放地點，便于保管工作人員切實掌握檔案館（室）檔案的存放情況和迅速地存取檔案的一種檢索工具。檔案存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出他們之間的存放地點。（參輔導201）檔案存放位置索引一第二種指明各檔案庫房保存檔案情況，即以檔案庫房和檔案柜（架）為單位，指明各個檔案庫房保存了哪些檔案，如表：檔案存放位置索引二表1、表2所示的兩種索引，按形式又分為

32、簿冊式和卡片式兩種。而第二種存放位置索引還可以采用圖表形式，根據每間庫房（或樓、層、房間）內檔案存放的實際情況繪成示意圖。此種圖表，可懸掛在相應的庫房入口處，便于保管和調卷人員隨時參看使用。兩種索引，又稱檔案館（室）藏指南。八、檔案代理卡：檔案代理卡是一種用來反映檔案流動情況的卡片式管理工具，也稱作代卷卡，有代替案卷的意思。由于提供利用或檔案館內部工作需要（如重新整理、修補、復制、編制檢索工具等），經常需要將庫房中已上架的安排好的檔案暫時移出庫外，為了便于庫房管理人員掌握檔案流動情況和安全檢查，則填寫一張統(tǒng)一格式的卡片存放在檔案原來的位置上，卡片上注有檔號、移出日期、移向何處、歸還日期等，以便

33、一目了然。如表（參202）檔案代理卡代理卡是一種簡便適用的管理工具。如案卷調出量大、頻繁，而不設或不用代理卡，往往會發(fā)生雖從檢索工具中查出，而到架上提取案卷時沒有案卷，又不知道其短缺原因或何時借往何處的情況。如查閱檔案出庫登記和借出登記簿，往往因按時間流水登記，一時查不出某一案卷的去向。所以，設代理卡是必要的。通過檔案代理卡不僅可以了解檔案的流動情況，還可以通過對其分析了解檔案利用頻率等。九、全宗卷：全宗卷是專門為保存和管理某一全宗而形成的，用來說明這一全宗歷史情況的文件材料專卷。它是檔案館（室）在工作活動中形成的一種檔案，也可以說是全宗的檔案。檔案館工作通則規(guī)定：每個全宗都要建立全宗卷，記載

34、立檔單位和全宗歷史變化情況。（一）全宗卷的內容：根據有關規(guī)定，全宗卷的主要材料有：1、檔案收集。檔案交接文據、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。2、檔案整理。整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等。3、檔案鑒定。鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案清冊等。4、檔案保管。檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與復修情況報告等。5、檔案統(tǒng)計。檔案收進、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。6、檔案利用。全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報批文件，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。7、檔案管理新技術的應用。縮微復制和計算機輔助管理等情況的文字說明材