第四章報(bào)表處理子系統(tǒng)

1、第四章報(bào)表處理子系統(tǒng)第一節(jié)會(huì)計(jì)報(bào)表處理系統(tǒng)概述一、會(huì)計(jì)報(bào)表簡(jiǎn)介會(huì)計(jì)報(bào)表作為單位財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的綜合性反映，是在日常核算的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加工匯總形成的綜合性經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，它以表格和數(shù)字及附帶的文字說(shuō)明來(lái)提供會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)報(bào)表按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類：按報(bào)送的對(duì)象分，可以分為外部報(bào)表和內(nèi)部報(bào)表；按照編制的日期分，可以分為月報(bào)表、季報(bào)表和年報(bào)表等定期編制的報(bào)表和企業(yè)為某種特定的需要編制的一次性報(bào)表；按報(bào)表的編制單位分，可以分為單位會(huì)計(jì)報(bào)表（獨(dú)立核算單位編制的報(bào)表）和匯總會(huì)計(jì)報(bào)表（集團(tuán)公司或上級(jí)主管部門編制的報(bào)表）。按報(bào)表的結(jié)構(gòu)分，可以分成簡(jiǎn)單報(bào)表和由幾個(gè)簡(jiǎn)單報(bào)表嵌套而成的復(fù)合報(bào)表。所有這些報(bào)表中，根

2、據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例規(guī)定而編制的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表是會(huì)計(jì)核算工作中需要編制的最基本的報(bào)表。二、會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)概述表處理軟件是近年發(fā)展起來(lái)的通用事務(wù)處理軟件。在發(fā)達(dá)國(guó)家表處理軟件品種多、更新?lián)Q代快，如LOTUS 1-2-3、EXCEL等。在我國(guó)隨著計(jì)算機(jī)的日益廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化程度不斷提高，各個(gè)經(jīng)濟(jì)管理和業(yè)務(wù)處理部門希望利用計(jì)算機(jī)來(lái)處理日常工作中的大量龐雜的報(bào)表數(shù)據(jù)。各種國(guó)外的先進(jìn)表處理軟件不斷引進(jìn)國(guó)內(nèi)，我國(guó)自己也開發(fā)了不少好的報(bào)表軟件。但是，這些通用表處理系統(tǒng)在會(huì)計(jì)核算工作中由于受到種種因素的制約，目前使用并不廣泛。1、受商品化軟件的制約。目前我國(guó)大多數(shù)使用的商品化會(huì)計(jì)軟件，出

3、于系統(tǒng)安全性和版權(quán)保護(hù)的需要，軟件本身是加密的，系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和源程序?qū)τ脩羰潜Ｃ艿?。因此用戶很難使用通用表處理軟件從各個(gè)會(huì)計(jì)處理子系統(tǒng)中調(diào)取數(shù)據(jù)、編制報(bào)表。2、受會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)水平的制約。我國(guó)會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)普遍較低，因此即使軟件公司公開會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，大多數(shù)會(huì)計(jì)人員也很難使用諸如LOTUS、EXCEL等表處理軟件從會(huì)計(jì)軟件中調(diào)取數(shù)據(jù)，編制報(bào)表。為此，目前我國(guó)絕大多數(shù)單位使用計(jì)算機(jī)編制會(huì)計(jì)報(bào)表通常使用兩類表處理軟件：一類是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件本身配備的表處理系統(tǒng)。它通常是通用會(huì)計(jì)表處理系統(tǒng)，這類會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)除了提供報(bào)表生成功能外，還為用戶提供了一套對(duì)報(bào)表進(jìn)行維護(hù)、加工處理的完整體系。甚

4、至針對(duì)不同行業(yè)編制好一系列常用的報(bào)表，供用戶選擇使用。這些軟件格式設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)處理功能強(qiáng)大、安全性保密性好、可靠性高，基本能夠滿足企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)處理和管理的需要；另一類是使用系統(tǒng)或行業(yè)為特定需要設(shè)計(jì)開發(fā)的專用表處理系統(tǒng)。它專用性強(qiáng)、運(yùn)行速度快、使用簡(jiǎn)便，但只能編制規(guī)定的專門報(bào)表，通用性很差。值得指出的是，不少單位在編制復(fù)雜或特殊格式的會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，往往借助LOTUS、EXCEL等通用表處理系統(tǒng)，對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)生成的報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行二次處理。由于二次處理時(shí)需要將數(shù)據(jù)調(diào)入通用表處理系統(tǒng)，因此一個(gè)好的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的表處理子系統(tǒng)通常應(yīng)該具有數(shù)據(jù)接口，可以方便的將會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成的報(bào)表轉(zhuǎn)換成EXCEL、LOTUS

5、或TXT格式的文件。也可以直接打開多種格式的文件，從而使用戶可以根據(jù)自己的需要靈活處理編制報(bào)表和進(jìn)行財(cái)務(wù)分析使用。為了更好的組合通用表處理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的功能，目前很多商品化軟件都采用了將會(huì)計(jì)軟件與EXCEL聯(lián)系的所謂“捆綁式”的處理方法。這種方法是在會(huì)計(jì)軟件中提供數(shù)據(jù)接口或取數(shù)公式，使用戶可以方便的在EXCEL中通過(guò)數(shù)據(jù)接口或使用取數(shù)公式從賬務(wù)系統(tǒng)中調(diào)取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。利用EXCEL強(qiáng)大的表處理功能和數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)及圖形處理功能，用戶可以方便的編制所需要的各種會(huì)計(jì)報(bào)表并進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計(jì)處理。應(yīng)該說(shuō)這是我國(guó)會(huì)計(jì)軟件開發(fā)中值得提倡的方法。三、報(bào)表系統(tǒng)的基本概念1、報(bào)表基本結(jié)構(gòu)分析就報(bào)表結(jié)構(gòu)

6、的復(fù)雜性而言，報(bào)表可以分成簡(jiǎn)單表和復(fù)合表兩類。復(fù)合表的結(jié)構(gòu)比簡(jiǎn)單表復(fù)雜的多。復(fù)合表可以由簡(jiǎn)單表嵌套而成，也可由多個(gè)簡(jiǎn)單表拼合而成，因此復(fù)合表在處理上不如簡(jiǎn)單表那樣方便。無(wú)論簡(jiǎn)單表還是復(fù)合表，就其結(jié)構(gòu)而言基本由兩大部分組成，即基本固定的表格式和隨會(huì)計(jì)期間不同而不同的表中的數(shù)據(jù)部分。報(bào)表的格式在計(jì)算機(jī)報(bào)表處理系統(tǒng)中，所謂報(bào)表格式實(shí)質(zhì)上是一個(gè)保存在計(jì)算機(jī)中的模板，使用這個(gè)模板可以無(wú)限復(fù)制相同格式的表格供用戶使用。一個(gè)報(bào)表的格式包括以下幾個(gè)方面：（1）標(biāo)題：標(biāo)題用來(lái)表示報(bào)表名稱及報(bào)表的編制日期、編制單位、使用的貨幣單位等內(nèi)容。標(biāo)題可能有一行也可能有若干行。（2）表頭：表頭用來(lái)表示報(bào)表的欄目。欄目和欄目

7、的名稱是報(bào)表最重要的內(nèi)容，它們決定了報(bào)表及報(bào)表每一欄的寬度，從而確定了報(bào)表的基本格式。簡(jiǎn)單報(bào)表的欄目只有一層， 欄目只有一層的稱為基本欄。復(fù)合報(bào)表的的欄目可以分成若干層，即大欄目下包含幾個(gè)小欄目，這種欄目稱為組合欄。有些報(bào)表軟件也將表的標(biāo)題和表頭部分視為一個(gè)整體，將這個(gè)整體稱為表頭。（3）表體：報(bào)表的主體，表體由橫向的若干欄和縱向的若干行組成?？v向表格線和橫向表格線將表體部分劃分成一些方格用于填寫表中的數(shù)據(jù)，這些方格稱為表單元。表單元是組成報(bào)表的最小基本單位，每一個(gè)表單元都可以用它所在的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)來(lái)表示。通常將確定某一單元位置的要素稱為“維”。所謂區(qū)域是由多個(gè)單元組成，它包括的范圍是從起點(diǎn)

8、單元開始到終點(diǎn)單元構(gòu)成的一個(gè)長(zhǎng)方形單元陣列。區(qū)域是二維的，最小的區(qū)域是一個(gè)單元，最大的區(qū)域可以包括整張報(bào)表的所有單元。在報(bào)表編制過(guò)程中，向報(bào)表單元中填入的內(nèi)容一般只有兩種：一種是文字，一種是數(shù)字。其中有些文字部分用來(lái)作為每行（或列）的標(biāo)題，稱為表樣。表樣單元的內(nèi)容在編制不同會(huì)計(jì)期間的同一會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)與表頭表尾等一樣，它的內(nèi)容是固定不變的，因此表樣是報(bào)表格式的一部分。（4）表尾：表尾指表格線以下進(jìn)行輔助說(shuō)明的部分。表尾部分有的表有內(nèi)容，有些表沒有內(nèi)容，但無(wú)論有無(wú)內(nèi)容，表尾這一結(jié)構(gòu)在報(bào)表中是一定存在的。會(huì)計(jì)報(bào)表處理子系統(tǒng)的基本工作原理就是軟件提供給用戶設(shè)置表頭、表體和表尾的功能，用戶只要運(yùn)行這些功能

9、，就能得到滿足需要的報(bào)表。2、報(bào)表公式和關(guān)鍵字（1）報(bào)表公式在計(jì)算機(jī)報(bào)表系統(tǒng)中，報(bào)表的格式和報(bào)表的數(shù)據(jù)是分開處理和管理的。報(bào)表的格式起著說(shuō)明數(shù)據(jù)的經(jīng)濟(jì)涵意和管理數(shù)據(jù)的作用。報(bào)表數(shù)據(jù)起到反映相應(yīng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)大小的作用。每月的報(bào)表數(shù)據(jù)一般不會(huì)相同。報(bào)表單元公式：在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行報(bào)表編制時(shí)，表中數(shù)據(jù)一般不由手工從鍵盤輸入而是通過(guò)設(shè)置報(bào)表單元公式，由計(jì)算機(jī)根據(jù)公式自動(dòng)從指定的文件中調(diào)取。這些單元公式就是報(bào)表公式的一個(gè)最主要的構(gòu)成部分。報(bào)表審核公式：報(bào)表審核公式的作用是根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系檢查報(bào)表數(shù)據(jù)是否正確。報(bào)表舍位平衡公式：是將以元為單位的報(bào)表轉(zhuǎn)換為以千元或萬(wàn)元為單位的報(bào)表時(shí)，為保持報(bào)表數(shù)據(jù)的平衡而

10、使用的公式。在報(bào)表的編制過(guò)程中，雖然報(bào)表中的數(shù)據(jù)每個(gè)會(huì)計(jì)期間并不相同，但同一報(bào)表中各個(gè)單元填列數(shù)據(jù)的規(guī)律一般是不變的，如：資產(chǎn)負(fù)債表中貨幣資金項(xiàng)總是從現(xiàn)金、銀行存款和其它貨幣資金調(diào)取數(shù)據(jù)。因此報(bào)表公式一經(jīng)設(shè)定，在編制不同會(huì)計(jì)期間的同一會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)公式的內(nèi)容也是固定不變的。每次編制報(bào)表通常不需要重新設(shè)定。 由于報(bào)表的格式和公式在編制不同會(huì)計(jì)期間的同一會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)通常是不變的，表格式和表公式構(gòu)成了同一會(huì)計(jì)報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)，因此在計(jì)算機(jī)報(bào)表系統(tǒng)中一般將它們合稱為表結(jié)構(gòu)。而將表處理軟件運(yùn)行表結(jié)構(gòu)文件得到的，填列好具體數(shù)字的報(bào)表稱為數(shù)字表。（2）報(bào)表關(guān)鍵字：報(bào)表關(guān)鍵字實(shí)質(zhì)上是一個(gè)計(jì)算機(jī)的取值函數(shù)。它在報(bào)表系統(tǒng)

11、中的主要作用是在編制報(bào)表時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)的在報(bào)表相應(yīng)位置填列報(bào)表編制的年、季、月、日等日期和報(bào)表編制單位的名稱等內(nèi)容。報(bào)表關(guān)鍵字通常在表格式設(shè)置中進(jìn)行設(shè)置。（3）多維表：確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫一個(gè)數(shù)，這個(gè)數(shù)的位置可通過(guò)行和列（二維）來(lái)描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個(gè)表就是二維表，通過(guò)行和列座標(biāo)可以找到這個(gè)二維表中的任何位置的數(shù)據(jù)。如果將多個(gè)相同的二維表疊在一起，找到某一個(gè)數(shù)據(jù)需增加一個(gè)要素，一般稱為一個(gè)表頁(yè)。表頁(yè)在報(bào)表中的序號(hào)在表頁(yè)的下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁(yè)標(biāo)”。頁(yè)標(biāo)用“第1頁(yè)”-“第xxxxx”表示。這一疊表稱為一個(gè)三維表。如果將多個(gè)不同的三維表

12、放在一起，要從這多個(gè)三維表中找到一個(gè)數(shù)據(jù)，又需增加一個(gè)要素，即表名。三維表中的表間操作即稱為“四維運(yùn)算”。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的表處理系統(tǒng)一般是一個(gè)三維立體報(bào)表處理系統(tǒng)，要確定一個(gè)數(shù)據(jù)的所有要素為：表名、列、行和表頁(yè)。第二節(jié)會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的處理流程和功能結(jié)構(gòu)一、報(bào)表處理流程根據(jù)計(jì)算機(jī)編制報(bào)表的工作內(nèi)容，會(huì)計(jì)報(bào)表軟件的工作流程可分為以下四步，即：報(bào)表格式及數(shù)據(jù)處理公式設(shè)置、報(bào)表名稱登記、報(bào)表編制和報(bào)表輸出。報(bào)表系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)1、報(bào)表格式設(shè)置報(bào)表格式設(shè)置功能的作用類似于手工條件下設(shè)計(jì)并繪制一張待填的空白表格，只不過(guò)這一工作是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。報(bào)表格式設(shè)置實(shí)質(zhì)上是設(shè)置一個(gè)模板，使用這個(gè)模板可以無(wú)限復(fù)制相同

13、格式的表格供用戶使用。因此報(bào)表格式設(shè)置雖然操作較為復(fù)雜，但由于是一種一次設(shè)置長(zhǎng)期使用的操作，故是一種“一勞永逸”的處理方式。2、報(bào)表公式設(shè)置報(bào)表公式設(shè)置是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理報(bào)表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵步驟。從報(bào)表編制的角度看，報(bào)表數(shù)據(jù)處理主要有兩個(gè)方面：從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)取數(shù)據(jù)、計(jì)算、并填入表中相應(yīng)位置；根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查報(bào)表中數(shù)據(jù)的正確性。報(bào)表公式設(shè)置包括表計(jì)算公式設(shè)置和表審核公式設(shè)置兩個(gè)基本功能。3、報(bào)表名稱登記報(bào)表名稱登記是計(jì)算機(jī)處理所特有的，這是因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)中所有程序和數(shù)據(jù)都以文件的形式存放，因此必須給這些文件確定名稱以便需要時(shí)調(diào)用這些文件。這一工作通常在報(bào)表結(jié)構(gòu)設(shè)置完畢或報(bào)表編制生成數(shù)據(jù)表，

14、存盤時(shí)進(jìn)行。4、報(bào)表編制表編制功能的目的是根據(jù)用戶設(shè)置的報(bào)表格式和報(bào)表公式產(chǎn)生填好需要數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)報(bào)表，并根據(jù)表間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。對(duì)于設(shè)置好的報(bào)表需要時(shí)只要運(yùn)行報(bào)表編制功能即可產(chǎn)生需要的報(bào)表，無(wú)需每次重新定義該報(bào)表。5、報(bào)表輸出報(bào)表輸出功能除可以在屏幕顯示編好的報(bào)表外更主要的是打印輸出已編好的報(bào)表。因此報(bào)表輸出功能中一般都設(shè)有打印設(shè)置功能，打印設(shè)置功能可以根據(jù)需要靈活設(shè)置打印的字型字號(hào)并在一定程度上調(diào)整報(bào)表的長(zhǎng)寬和在紙上的位置，從而使打印出的報(bào)表更美觀。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中除了以上所述和報(bào)表編制直接有關(guān)的基本功能外，一般還設(shè)有報(bào)表匯總、報(bào)表維護(hù)和系統(tǒng)管理等功能，用以方便用戶對(duì)系

15、統(tǒng)中設(shè)置的各種報(bào)表進(jìn)行管理和進(jìn)行相關(guān)報(bào)表間數(shù)據(jù)的處理并保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)安全。第三節(jié)報(bào)表系統(tǒng)的設(shè)置一、報(bào)表格式設(shè)置（一）非直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式采用非直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式，在屏幕上看不到成形的表樣，只能通過(guò)對(duì)話方式，由使用者將報(bào)表標(biāo)題、欄目等報(bào)表結(jié)構(gòu)要素輸入計(jì)算機(jī)，并保存在數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。使用者在設(shè)置報(bào)表格式的過(guò)程中，看到的是報(bào)表的各個(gè)部分，當(dāng)報(bào)表的行、列、文字的大小、字體等不符合要求時(shí)，不能直接在顯示的報(bào)表結(jié)構(gòu)上進(jìn)行改動(dòng)，必須回到對(duì)話方式來(lái)改變報(bào)表結(jié)構(gòu)和格式。完整的報(bào)表格式往往要到公式定義或是報(bào)表編制時(shí)才能看到。（二）直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式在直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式下，采用整表設(shè)置

16、模式，具有“所見即所得”的特性。其基本設(shè)計(jì)思想是劃定范圍，在這個(gè)范圍中由用戶自由地設(shè)計(jì)自己需要的報(bào)表格式。目前流行的WINDOWS版的報(bào)表系統(tǒng)一般采用直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式。1、報(bào)表尺寸定義。報(bào)表尺寸定義的目的是確定報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)，其單位是表行和表欄。報(bào)表尺寸確定了，報(bào)表占用的范圍也就確定了。在定義時(shí)應(yīng)注意表欄目的寬度應(yīng)以能夠放下本欄最大數(shù)字為原則，否則將出現(xiàn)數(shù)字溢出的錯(cuò)誤。2、單元屬性和風(fēng)格定義。單元屬性主要指的是單元內(nèi)容的性質(zhì)如數(shù)字、字符還是表樣。單元風(fēng)格是指單元內(nèi)容的字體、字號(hào)、字型、對(duì)齊方式、顏色圖案等設(shè)置。設(shè)置單元屬性和風(fēng)格會(huì)使設(shè)計(jì)的報(bào)表更符合閱讀習(xí)慣，更加美觀清晰。定義單元屬性和

17、風(fēng)格可以首先確定區(qū)域，定義時(shí)對(duì)整個(gè)區(qū)域進(jìn)行定義以簡(jiǎn)化操作。3、組合單元定義。在整表設(shè)置方式中，在設(shè)定的范圍內(nèi)所有的處理都是以單元為基本處理單位。在進(jìn)行格式設(shè)置時(shí)，對(duì)報(bào)表的標(biāo)題、表尾的說(shuō)明文字等在一個(gè)單元中無(wú)法登錄的較長(zhǎng)文字，可以使用將橫向幾個(gè)相鄰單元組合成一個(gè)組合單元，使用組臺(tái)單元功能還可以解決復(fù)合報(bào)表表頭的設(shè)置工作。在會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)中，表格式的設(shè)置采用一次設(shè)置，長(zhǎng)期有效的工作方式。因此如果表頭、表尾中有日期等相對(duì)變動(dòng)的量出現(xiàn)，則應(yīng)在相應(yīng)位置設(shè)置報(bào)表關(guān)鍵字。一般報(bào)表系統(tǒng)都提供了這樣的關(guān)鍵字。這樣在編制報(bào)表時(shí)，報(bào)表編制日期自動(dòng)顯示為當(dāng)前輸入日期。二、報(bào)表公式設(shè)置報(bào)表系統(tǒng)中的公式分為運(yùn)算公式和審核公

18、式。（一）報(bào)表運(yùn)算公式的設(shè)置報(bào)表運(yùn)算公式是在編制報(bào)表時(shí)，確定表單元的數(shù)據(jù)來(lái)源的公式，主要作用是，在報(bào)表生成的過(guò)程中，通過(guò)設(shè)定的運(yùn)算公式，系統(tǒng)從根據(jù)公式描述的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中提取到指定的數(shù)據(jù)，進(jìn)行表達(dá)式指定的運(yùn)算，將運(yùn)算結(jié)果放入表單元中。確定運(yùn)算公式時(shí)，主要考慮以下幾個(gè)方面：1、確定表單元的數(shù)據(jù)來(lái)源及取數(shù)所要滿足的條件。（1）從賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù)，這是報(bào)表系統(tǒng)數(shù)據(jù)的主要來(lái)源。（2）從其他核算系統(tǒng)取數(shù)，如工資、固定資產(chǎn)、成本、銷售等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。（3）從報(bào)表系統(tǒng)自身取數(shù)，可以從其他報(bào)表取數(shù)，也可以從同一報(bào)表的不同表頁(yè)或同一表頁(yè)的不同單元取數(shù)。（4）從系統(tǒng)外部取數(shù)，包括直接通過(guò)鍵盤錄入、從軟盤讀入或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸

19、。（5）從其他會(huì)計(jì)軟件取數(shù)等。取數(shù)所要滿足的條件一般包括：借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、期初（末）借方余額、期初（末）貸方余額、累計(jì)數(shù)（包括借方累計(jì)、貸方累計(jì)）、前期數(shù)等。2、運(yùn)算公式的構(gòu)成：運(yùn)算公式由以下基本部分構(gòu)成。（1）表單元及坐標(biāo)，表示表單元在表中的位置。（2）運(yùn)算符，包括“十”、“一”、“X”、“”“=”等。（3）表達(dá)式，將常量、變量、函數(shù)用運(yùn)算符連接起來(lái)。例：某報(bào)表系統(tǒng)公式格式為：列號(hào)、行號(hào)=QC（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期間，方向，賬套號(hào)）其中：QC是一個(gè)取數(shù)函數(shù)，表示取某科目某時(shí)期期初余額。列號(hào)用代表列的字符表示，行號(hào)用數(shù)字表示?？颇烤幋a、會(huì)計(jì)期、方向、賬套號(hào)是取數(shù)函數(shù)的自變量。如：C10

20、=PTOTAL（C6：C9）表示C10表單元的值是其他幾個(gè)表單元C6、C7、C8、C9表單元值的合計(jì)數(shù)。3、運(yùn)算公式的設(shè)置方式通用報(bào)表系統(tǒng)中運(yùn)算公式的實(shí)現(xiàn)有兩種方式：（1）通過(guò)鍵盤直接錄入公式：在這種方式下，只需按照公式的格式輸入公式，其優(yōu)點(diǎn)是輸入速度快，但要求使用者對(duì)系統(tǒng)比較熟悉。（2）系統(tǒng)采取引導(dǎo)輸入的方式自動(dòng)生成公式：在這種方式下，使用者只需按照系統(tǒng)提示，回答系統(tǒng)提出的問(wèn)題，比如從何處取數(shù)、什么會(huì)計(jì)科目、哪個(gè)會(huì)計(jì)期間、借方還是貸方、發(fā)生額還是余額等，系統(tǒng)即可自動(dòng)生成需要的公式，這種方法對(duì)軟件初學(xué)者來(lái)說(shuō)，會(huì)感到非常易學(xué)、易用，但編輯速度較慢。4、函數(shù)為簡(jiǎn)化報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源的定義，通用報(bào)表軟件一

21、般是將報(bào)表編制中比較固定的處理過(guò)程作成獨(dú)立的模塊，向用戶提供針對(duì)性較強(qiáng)的一整套從各種數(shù)據(jù)庫(kù)文件中調(diào)取數(shù)據(jù)的函數(shù)。前面公式QC（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期間，方向，賬套號(hào)）就是一個(gè)取數(shù)函數(shù)。不同的報(bào)表系統(tǒng)函數(shù)的具體表示方法不同，但這些函數(shù)所提供的功能和使用方法一般是相同的，用戶在使用時(shí)可查閱有關(guān)說(shuō)明或求助系統(tǒng)的幫助功能。一個(gè)報(bào)表系統(tǒng)編制報(bào)表的能力主要是通過(guò)系統(tǒng)提供的取數(shù)函數(shù)是否豐富來(lái)體現(xiàn)的，取數(shù)函數(shù)越豐富該報(bào)表系統(tǒng)編制報(bào)表的能力越強(qiáng)。函數(shù)架起了報(bào)表系統(tǒng)與其他系統(tǒng)、同一報(bào)表文件中不同報(bào)頁(yè)之間、不同報(bào)表文件之間以及同一報(bào)表內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞的橋梁。（二）報(bào)表審核公式的設(shè)置報(bào)表審核公式是報(bào)表數(shù)據(jù)之間關(guān)系的檢查公式

22、。它主要用于：報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源定義完成后，審核報(bào)表的合法性；報(bào)表數(shù)據(jù)生成后，審核報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。在各類會(huì)計(jì)報(bào)表中，每個(gè)數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟(jì)含義，并且數(shù)據(jù)間往往存在著某種對(duì)應(yīng)關(guān)系，稱為勾稽關(guān)系。比如，資產(chǎn)負(fù)債表的資產(chǎn)合計(jì)應(yīng)等于負(fù)債與所有者權(quán)益合計(jì)，這種平衡關(guān)系就是勾稽關(guān)系。如果在資產(chǎn)負(fù)債表編制結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)沒有滿足這種平衡的勾稽關(guān)系，即可以肯定該表在編制過(guò)程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤。在實(shí)際工作中，利用勾稽關(guān)系對(duì)報(bào)表進(jìn)行檢查是保證報(bào)表正確性的重要手段。為了滿足財(cái)會(huì)人員編制報(bào)表時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)審核功能的要求，通用報(bào)表系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)審核功能，財(cái)會(huì)人員只需將報(bào)表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系用用審核公式表示出來(lái)，計(jì)算機(jī)即可按照審核公式定義的

23、勾稽關(guān)系自動(dòng)對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核。 報(bào)表審核公式的設(shè)置和報(bào)表運(yùn)算公式的設(shè)置方法類似。它們的主要區(qū)別在于：審核公式用于對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系進(jìn)行檢驗(yàn)，因此審核公式中允許使用的運(yùn)算符除計(jì)算公式允許使用的運(yùn)算符外還可以使用“”、“”、“”等邏輯運(yùn)算符。（三）設(shè)置報(bào)表公式時(shí)應(yīng)注意： 表公式中的運(yùn)算符主要是“=、+、-、”，公式中緊接目標(biāo)單元的運(yùn)算符一般應(yīng)是“=”，只有公式過(guò)長(zhǎng)，需要分成幾個(gè)公式時(shí)，才可以是其他運(yùn)算符。 多數(shù)會(huì)計(jì)報(bào)表軟件從賬簿的某個(gè)科目取數(shù)時(shí)，表處理系統(tǒng)中若設(shè)為取某個(gè)科目期末借方余額，而實(shí)際余額在貸方，則公式的值是零，而不是貸方金額的負(fù)值，這是與一般會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣不同的，設(shè)置時(shí)必需注意。 通常表

24、示目標(biāo)單元的行號(hào)和列號(hào)是指該單元在表中的實(shí)際位置，這個(gè)值與屏幕提示行顯示的當(dāng)前行號(hào)和列號(hào)無(wú)關(guān)。使用某一特定軟件時(shí)應(yīng)注意該軟件是如何規(guī)定行號(hào)和列號(hào)的。三、報(bào)表文件名稱登記在計(jì)算機(jī)中，各種程序和數(shù)據(jù)一般都是以文件的形式存放的。會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)也不例外，為了存放用戶定義的表格式和表公式，系統(tǒng)需要用戶在定義報(bào)表結(jié)構(gòu)、存盤時(shí)在系統(tǒng)中登記文件名，以便在調(diào)用定義的內(nèi)容時(shí)作為標(biāo)識(shí)。這個(gè)文件名是供用戶調(diào)用使用的，所以通常稱為文件的外部標(biāo)識(shí)名。有些報(bào)表處理軟件為了處理的方便，在登記外部標(biāo)識(shí)名的同時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)給這個(gè)文件一個(gè)名稱，這個(gè)名稱是為計(jì)算機(jī)處理該文件用，因此稱為內(nèi)部標(biāo)識(shí)名。需要注意的是：不同的報(bào)表，報(bào)表名不能相

25、同。報(bào)表名是供用戶調(diào)用設(shè)定的報(bào)表結(jié)構(gòu)文件使用的，它與表的標(biāo)題并沒有直接的關(guān)系。它可以是中文，也可以是西文或漢語(yǔ)拼音的縮寫。第四節(jié)報(bào)表系統(tǒng)日常工作的處理一、報(bào)表編制設(shè)置了報(bào)表格式和報(bào)表公式只是定義了報(bào)表的結(jié)構(gòu)，如果想要得到填有需要數(shù)據(jù)的報(bào)表，還需進(jìn)行報(bào)表的編制工作。報(bào)表的編制是由計(jì)算機(jī)在人的控制下自動(dòng)完成的。它的作用是使系統(tǒng)運(yùn)行載有設(shè)置好的報(bào)表結(jié)構(gòu)的文件，使其中的運(yùn)算公式能從相應(yīng)的數(shù)據(jù)源中調(diào)取數(shù)據(jù)填入相應(yīng)的表單元中，從而得到數(shù)據(jù)表。系統(tǒng)將自動(dòng)生成一個(gè)文件用以保存得到的數(shù)據(jù)表。為了區(qū)分不同月份的同一張表，每次編制報(bào)表前系統(tǒng)都將要求用戶輸入關(guān)鍵字的值，如相同關(guān)鍵字值的報(bào)表已存在，系統(tǒng)將要求用戶確認(rèn)是

26、否重編。如果用戶重新編制，則新編的表將覆蓋已存在的舊表。因此，如果用戶修改過(guò)表格式或表公式，則必須重新將該報(bào)表編制一遍，以得到按新結(jié)構(gòu)生成的報(bào)表。 在報(bào)表編制過(guò)程中，系統(tǒng)將對(duì)公式的格式進(jìn)行檢查，如有語(yǔ)法或句法錯(cuò)誤系統(tǒng)將給予提示。但應(yīng)注意的是，檢查正確不等于公式的邏輯關(guān)系也正確，系統(tǒng)對(duì)公式的邏輯關(guān)系不進(jìn)行檢驗(yàn)，也很難進(jìn)行檢驗(yàn)。 報(bào)表系統(tǒng)的日常工作主要是每月末編制報(bào)表并將編好的報(bào)表打印輸出。每月編制報(bào)表前首先應(yīng)將當(dāng)月業(yè)務(wù)處理完畢（既包括日常業(yè)務(wù)的處理也包括期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理）并結(jié)賬。編制季度和年度報(bào)表也應(yīng)按此原則處理。二、報(bào)表輸出 表處理系統(tǒng)報(bào)表輸出有兩種方式：一種是屏幕顯示輸出，這種輸出

27、主要為用戶檢查報(bào)表設(shè)置和編制是否正確用，因此為了顯示盡量多的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，不是很必要的表格線一般不顯示。另一種輸出是打印輸出，此時(shí)輸出的是按正規(guī)要求生成的正式報(bào)表。 除此以外，系統(tǒng)一般還可以打印空表和用戶設(shè)置的公式清單供用戶檢查公式設(shè)置用。三、報(bào)表的匯總和分析（一）報(bào)表的匯總 報(bào)表系統(tǒng)的報(bào)表匯總功能是指：結(jié)構(gòu)相同，數(shù)據(jù)不同的兩張報(bào)表經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單迭加生成一張新表的功能。在實(shí)際工作中，主要用于同一報(bào)表不同時(shí)期的匯總以便得到某一期間的匯總數(shù)據(jù)，或者同一單位不同部門，同一張報(bào)表的匯總，以得到整個(gè)單位的合計(jì)數(shù)字。進(jìn)行報(bào)表匯總時(shí)，需要進(jìn)行匯總的報(bào)表（編好的數(shù)據(jù)表）必須已經(jīng)存在。且各表的結(jié)構(gòu)必須相同。需要注意的是

28、：報(bào)表匯總功能不能用于編制合并報(bào)表。這是因?yàn)楹喜?bào)表是集團(tuán)公司匯總總公司及下屬各單位的有關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)，以反映全公司的綜合財(cái)務(wù)狀況。合并時(shí)需要將各子公司之間的內(nèi)部往來(lái)、內(nèi)部投資等數(shù)據(jù)進(jìn)行抵銷，而不是各子公司報(bào)表的簡(jiǎn)單迭加。編制合并報(bào)表必須使用具有編制合并報(bào)表功能的軟件。（二）報(bào)表的分析報(bào)表分析就是使用各種方法對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。在報(bào)表軟件中一般有兩種分析方法：圖形分析法、視圖分析法。1、圖形分析法 圖形分析法就是將報(bào)表中選定的數(shù)據(jù)以圖形方式顯示，使用戶直觀地得到數(shù)據(jù)的大小或變化的情況。圖形有比較直觀、醒目、易理解等特點(diǎn)，在會(huì)計(jì)報(bào)表分析中早已普遍使用。圖形實(shí)際上是表的延伸，它反映的仍然是分析

29、表中的數(shù)據(jù)，只不過(guò)表現(xiàn)形式不同而已，一張分析表可以采用各種圖形表示方式。 目前國(guó)內(nèi)流行的通用報(bào)表處理軟件一般都提供餅圖、直方圖、折線圖、立體圖四種圖形分析功能。 計(jì)算機(jī)制圖要經(jīng)以下步驟：（1）選取繪圖數(shù)據(jù)。（2）選擇圖形類型。（3）根據(jù)系統(tǒng)提示生成圖形。2、視圖分析法在報(bào)表系統(tǒng)中，大量年度或月份數(shù)據(jù)是以表頁(yè)形式分布的，正常情況下，每次只能看到一張表頁(yè)。要想對(duì)各個(gè)表頁(yè)的相同行或列區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，可以利用視圖分析法。視圖分析法是采用從某一張表或多張表中抽取具有某種特定經(jīng)濟(jì)涵義的數(shù)據(jù)，形成一張“虛表”，從而達(dá)到對(duì)多個(gè)報(bào)表數(shù)據(jù)在系統(tǒng)生成的“虛表”中進(jìn)行重新分類、對(duì)比分析的效果。這種表的數(shù)據(jù)是通過(guò)數(shù)據(jù)關(guān)系公式從與其相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)報(bào)表中抽取出來(lái)，反映在