電子目錄接收和電子檔案管理課件

1、電子目錄接收和電子檔案管理-解決方案、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)特點(diǎn) 目錄系統(tǒng)解決的核心問(wèn)題系統(tǒng)功能系統(tǒng)特點(diǎn)“電子目錄接收和電子檔案管理”解決的核心問(wèn)題如何建立科學(xué)、有序、可行的區(qū)域電子目錄中心和電子檔案中心實(shí)施方案如何解決區(qū)域檔案數(shù)字化的方法如何建立電子文檔的管理系統(tǒng)如何解決區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用模式區(qū)域電子目錄中心和電子檔案中心實(shí)施方案 該實(shí)施方案是根據(jù)我國(guó)區(qū)域行政管理和檔案管理體制的實(shí)際情況而設(shè)計(jì)，由五個(gè)部分組成：即制定計(jì)劃、有序開(kāi)展；調(diào)查摸底，選定試點(diǎn)；目標(biāo)管理，列入考核；編印手冊(cè)，開(kāi)展培訓(xùn)；業(yè)務(wù)指導(dǎo)、技術(shù)支持等。其要點(diǎn)是三列入，將數(shù)字化檔案館作為一個(gè)系統(tǒng)工程列入當(dāng)?shù)貒?guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展規(guī)

2、劃；列入當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展計(jì)劃和規(guī)劃概要，如將檔案管理系統(tǒng)作為我區(qū)十三個(gè)信息化子系統(tǒng)之一；制定本地區(qū)數(shù)字化檔案館（室）五年乃到十年計(jì)劃。其次制定了一個(gè)詳細(xì)的、可行的電子目錄接收和電子檔案管理進(jìn)度表，和試點(diǎn)推廣應(yīng)用單位目標(biāo)管理考核標(biāo)準(zhǔn)。 如何解決區(qū)域檔案數(shù)字化的方法 根據(jù)區(qū)域檔案的形成來(lái)源，我們對(duì)電子目錄和電子檔案庫(kù)的建立采取三種方法：對(duì)已進(jìn)館的館藏檔案采用由臨時(shí)工錄入的方法，長(zhǎng)期聘請(qǐng)，采取計(jì)件制。對(duì)每年接收的單位檔案我們從1999年下半年開(kāi)始，要求凡移交進(jìn)館的檔案必須同時(shí)移交電子目錄，鼓勵(lì)移交電子檔案。對(duì)今后檔案定期進(jìn)館的單位采取試點(diǎn)、推廣和全面應(yīng)用三個(gè)階段，涉及市級(jí)機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、事業(yè)、企業(yè)、學(xué)校等

3、各種類型的單位。 同時(shí)對(duì)試點(diǎn)單位采取“共建、共享、共進(jìn)”政策，即館室共建數(shù)據(jù)庫(kù)，共享雙方信息化成果，共同推進(jìn)區(qū)域檔案數(shù)字化進(jìn)程。對(duì)電子目錄和電子檔案的接收，我們對(duì)移交單位采取“三個(gè)統(tǒng)一”的方法：統(tǒng)一檔案管理軟件、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一檔案原文存儲(chǔ)格式。 其次我們通過(guò)印發(fā)文件提出移交要求、召開(kāi)檔案移交單位會(huì)議，電子目錄錄入要求培訓(xùn)、進(jìn)行大量的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方法進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制。 其三，我們?cè)趯?shí)踐過(guò)程中制定了“蕭山市檔案館電子目錄和電子檔案接收進(jìn)館暫行規(guī)定”。其四是對(duì)電子目錄和電子檔案的交接作了一些探索。移交載體采用軟磁盤(pán)、光盤(pán)刻錄、網(wǎng)上移交（E-mail、FTP和遠(yuǎn)程訪問(wèn)等）等方式。如何建立電子文

4、檔的管理系統(tǒng)電子文檔管理模式全宗分類庫(kù)分類綜合庫(kù)15大類數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)規(guī)則安全性收集階段交接階段管理階段利用階段備份機(jī)制五種存儲(chǔ)體系管理制度電子目錄接收和電子檔案管理暫行規(guī)定電子目錄接收和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)規(guī)則電子目錄和電子檔案管理工作人員職責(zé)。如何建立區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用模式一是單機(jī)利用，作為各基層檔案室向網(wǎng)絡(luò)化利用的過(guò)渡二是局域網(wǎng)利用，量子PDE2000數(shù)字化檔案館管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版）可供檔案查閱室和各工作站使用，員工通過(guò)科室、用戶名和密碼訪問(wèn)相應(yīng)權(quán)限的數(shù)據(jù)，如數(shù)據(jù)的只讀與修改權(quán)限、電子原文的查看權(quán)限、保密數(shù)據(jù)的查看權(quán)限。三是允許進(jìn)館序列單位撥號(hào)遠(yuǎn)程訪問(wèn)區(qū)域檔案館的電子目錄中心。四是通過(guò)

5、區(qū)政府內(nèi)部網(wǎng)（各鎮(zhèn)政府所在地和區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)各部門(mén)通過(guò)光纖相連），專門(mén)放置一臺(tái)檔案服務(wù)器，構(gòu)建一個(gè)蕭山區(qū)檔案數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。五是通過(guò)英特網(wǎng)面向社會(huì)公眾。開(kāi)放檔案允許公眾訪問(wèn)和瀏覽下載；限制檔案和保密檔案通過(guò)不同的權(quán)限設(shè)置和密鑰體系允許有關(guān)人員訪問(wèn)。 如何建立區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用模式區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng) 所謂區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)在整體上相當(dāng)于人的神經(jīng)系統(tǒng)。它提供了完美集成的檔案信息流，在正確的時(shí)間到達(dá)系統(tǒng)的正確地方。區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)由區(qū)域數(shù)字檔案館和進(jìn)館序列單位數(shù)字檔案室組成，其基石就是該課題研究并還在實(shí)施的數(shù)字檔案館（室）的電子目錄庫(kù)（包括文件級(jí)條目、專題數(shù)據(jù)庫(kù)等）和電子檔案庫(kù)（珍貴常用檔案、多媒體檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與利用）。這些數(shù)字檔案館（室）使檔案工作者能迅速感知其環(huán)境并做出反應(yīng)、覺(jué)察區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)的挑戰(zhàn)和社會(huì)公眾的需求，然后組織及時(shí)的反應(yīng)，最大限度地滿足利用者的要求。如何普及提高區(qū)域檔案工作者的電子文檔管理水平電子文檔管理手冊(cè)資源網(wǎng)站教師和技術(shù)支持工程師系統(tǒng)功能數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)網(wǎng)上檔案館網(wǎng)上檔案室系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)收集上考慮了不同來(lái)源的全面兼容性系統(tǒng)對(duì)進(jìn)館數(shù)據(jù)建立了嚴(yán)格