共享服務(wù)中心課件

1、24 七月 20221共享服務(wù)中心1. 對共享服務(wù)的簡要介紹2什么是共享服務(wù)?共享服務(wù)包括: 將共同的重復(fù)的流程從企業(yè)個體中抽出，轉(zhuǎn)移到一個共享服務(wù)中心 (SSC);或在共享服務(wù)中心分享稀有的資源 這允許:SSC 在給企業(yè)提供高級服務(wù)時獲得高效率和規(guī)模經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢企業(yè)個體用更多的時間完成高附加值的任務(wù) 專業(yè)技能大量的，常規(guī)流程全公司范圍的信息可能成為SSC的主要候選對象的功能類型包括：3現(xiàn)金管理財務(wù)管理資金管理客戶支持 采購人力資源信息技術(shù)供應(yīng)鏈管理工廠零售商物流提供商員工供應(yīng)商總部工廠工廠員工共享服務(wù)中心員工市場營銷資金工廠員工包括哪些功能，為什么?4傳統(tǒng)的行政及業(yè)務(wù)支持部門往往重疊設(shè)置收購、兼

2、并、業(yè)務(wù)擴(kuò)展、部門分離等等都使整個企業(yè)機(jī)構(gòu)中部門重疊，層次過多，且流程操作多樣化IT管理稅務(wù)計劃法律內(nèi)部審計IT服務(wù)人事工資稅務(wù)戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)規(guī)劃預(yù)算總部業(yè)務(wù)服務(wù)分公司A資金管理現(xiàn)金管理.應(yīng)付款采購(一般固定資產(chǎn)總帳應(yīng)收款資產(chǎn)管理不動產(chǎn)管理風(fēng)險管理.應(yīng)收款分公司B分公司C公司財務(wù)現(xiàn)行功能結(jié)構(gòu)IT服務(wù)人事工資稅務(wù)預(yù)算現(xiàn)金管理.應(yīng)付款采購(一般固定資產(chǎn)總帳應(yīng)收款資產(chǎn)管理風(fēng)險管理.IT服務(wù)人事工資稅務(wù)預(yù)算現(xiàn)金管理.應(yīng)付款采購(一般固定資產(chǎn)總帳應(yīng)收款資產(chǎn)管理風(fēng)險管理.5共享服務(wù)中心的作用圖解財務(wù)服務(wù)中心業(yè)務(wù)單元高價值的活動由本地財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)決策支持業(yè)績考核標(biāo)準(zhǔn)的法定報告和管理報告交易處理數(shù)據(jù)收集和輸入

3、（與業(yè)務(wù)單元的操作系統(tǒng)連接）“外包”給共享服務(wù)中心6共享服務(wù)能夠幫助解決企業(yè)管理經(jīng)營的一些重要問題外部因素:競爭壓力資本市場及股東價值變革速度產(chǎn)業(yè)調(diào)整及并購全球性客戶的出現(xiàn) 技術(shù)變化貿(mào)易自由化全球性投資對企業(yè)所帶來的影響:對業(yè)務(wù)擴(kuò)張進(jìn)行支持削減成本對整個企業(yè)的控制及信息的透明和共享對全球性客戶提供服務(wù)對整個企業(yè)的價值鏈進(jìn)行管理著重于企業(yè)的核心競爭力著重速度及適應(yīng)力 企業(yè)接受共享服務(wù)的主要原因:更為靈活的業(yè)務(wù)模式以支持業(yè)務(wù)增長利用規(guī)模效益削減成本將業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化并提高服務(wù)水準(zhǔn)在滿足當(dāng)?shù)匦枨蟮耐瑫r支持“一個企業(yè)”的概念能夠?qū)⒆罴褜嵺`及技術(shù)推廣運用將業(yè)務(wù)中心放在自己的核心競爭力上快速地適應(yīng)變革

4、7確定戰(zhàn)略和政策面向客戶,提供產(chǎn)品和服務(wù)交易處理和支持基礎(chǔ)設(shè)施工作公司總部業(yè)務(wù)單元/部門共享服務(wù)中心確定公司整體的發(fā)展戰(zhàn)略、計劃、政策，品牌管理制定公司統(tǒng)一的財務(wù)流程、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)決定公司資源的分配和股東價值的管理獲取和服務(wù)客戶定價、生產(chǎn)和銷售服務(wù)和產(chǎn)品日常性的交易活動，如應(yīng)收帳款管理、人員招聘、固定資產(chǎn)的維護(hù)等這類服務(wù)需要專門的技能進(jìn)行管理，專業(yè)中心的管理能夠更為有效共享中心能夠提供更有效和更有效率的服務(wù)支持公司和業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)和流程共享服務(wù)中心的目的在于價值創(chuàng)造8共享可兼顧服務(wù)與控制無需經(jīng)營單位的控制對經(jīng)營單位的需求可以靈活處理遠(yuǎn)離經(jīng)營單位無需響應(yīng)客戶成本較高經(jīng)營單位具有決策的控制權(quán)標(biāo)準(zhǔn)多樣

5、共享相對獨立于其他業(yè)務(wù)內(nèi)部協(xié)同組織結(jié)構(gòu)瘦而平采用最佳實踐經(jīng)濟(jì)規(guī)模統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和控制一般性的系統(tǒng)支持保證各地的優(yōu)先權(quán)分散集中控制環(huán)境多樣直接響應(yīng)客戶的需求集中專業(yè)人員9最大收益水平如果實施符合當(dāng)?shù)氐淖罴褜嵺`，能夠取得多大的收益?標(biāo)準(zhǔn)化帶來的收益能夠在不同的企業(yè)部門及地方實現(xiàn)嗎？共享服務(wù)能否帶來規(guī)模效益？外包是否可行，有效并合理規(guī)避風(fēng)險？簡單化標(biāo)準(zhǔn)化共享服務(wù)外包最小全球區(qū)域地方你的機(jī)構(gòu)目前在何位置？注意，共享服務(wù)只是在各種改進(jìn)方案中提供的一種選擇！10共享服務(wù)中心既是組織的優(yōu)化又是流程的優(yōu)化對流程進(jìn)行重整以達(dá)到統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)以標(biāo)準(zhǔn)的方法實施統(tǒng)一的信息系統(tǒng)平臺共享服務(wù)實現(xiàn)的困難程度35% - 50%2

6、0% - 35%20%標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)收益變革的程度流程優(yōu)化外包按照最佳實踐優(yōu)化流程對不同的系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化統(tǒng)一的信息系統(tǒng)單一的服務(wù)提供者，側(cè)重服務(wù)的質(zhì)量和客戶的滿意度優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)化共享服務(wù)外包將公司的資源集中于核心競爭力的創(chuàng)造降低成本11障礙復(fù)雜度標(biāo)準(zhǔn)化潛在收益變革程度簡單化共享服務(wù)明確服務(wù)水準(zhǔn)及責(zé)任提高業(yè)務(wù)關(guān)鍵流程的質(zhì)量明確轉(zhuǎn)交步驟消除功能重復(fù)提高流程操作效率 使流程操作標(biāo)準(zhǔn)化使用標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)不同的技能能分配到工作的不同部門設(shè)立在正確的地理位置交易處理 在低成本的位置，但有具大量的操作技能的人員決策支持 - 在核心業(yè)務(wù)發(fā)展的地方通過規(guī)模削減成本增加控制規(guī)模保持服務(wù)的一貫水準(zhǔn)共享技術(shù)及相關(guān)設(shè)施共享服務(wù)如何帶來

7、收益？12創(chuàng)建共享服務(wù)中心的關(guān)鍵因素O（機(jī)構(gòu)，人員）Organisation T（技術(shù)）TechnologyS（服務(wù)）Service R（政策，法規(guī)）Regulatory S地點（Site）P（流程）Process確定共享服務(wù)中心的合適地點。流程設(shè)計以便確立共享中心同其它相關(guān)部門的各自責(zé)任及聯(lián)系合理調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，明確相關(guān)人員的責(zé)任和義務(wù)，相應(yīng)的變革管理。相關(guān)的政策，法規(guī)可能對共享中心的營運模式產(chǎn)生巨大的影響。相關(guān)信息技術(shù)及基礎(chǔ)設(shè)施可以產(chǎn)生巨大影響。服務(wù)水平的確定，服務(wù)價格的設(shè)立。 13設(shè)計共享服務(wù)的關(guān)鍵原則如企業(yè)般運作并注重顧客服務(wù)主要由新招聘員工組成 無以前的操作習(xí)慣及級別概念扁平化的組織結(jié)

8、構(gòu)以反映最少的管理層次共享服務(wù)團(tuán)隊逐漸向自主管理方面發(fā)展相關(guān)的激勵機(jī)制共享服務(wù)的提供人及顧客制定并遵循“服務(wù)水平協(xié)議“ （”Service Level Agreement”）共享服務(wù)同一般的“支持”功能又有很大的不同142. 對財務(wù)共享服務(wù)的著重說明15財務(wù)共享服務(wù)中心所承擔(dān)的財務(wù)功能應(yīng)付帳款財務(wù)報告現(xiàn)金管理總帳成本，預(yù)算管理資金管理固定資產(chǎn)管理月底關(guān)帳資產(chǎn)登記財務(wù)共享中心16集中財務(wù)服務(wù)與共享財務(wù)核算財務(wù)共享服務(wù)不是簡單地把會計職能集中起來。廣義的財務(wù)核算集中包括共享財務(wù)服務(wù)。簡單的財務(wù)集中是共享財務(wù)服務(wù)的過渡雛形。簡單的財務(wù)集中一般是將各下級單位的財務(wù)職能集中于總部財務(wù)部門。其仍然是職能部

9、門（目前財務(wù)總部方案就是簡單共享服務(wù)）。集中的財務(wù)部門具有管理決策職能。集中的財務(wù)部門按照詳細(xì)的會計職能進(jìn)行管理財務(wù)核算集中共享財務(wù)服務(wù)中心，在財務(wù)總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)之下，但又獨立于總公司財務(wù)部門。共享服務(wù)由服務(wù)水平協(xié)議作為其營運操作的基準(zhǔn)。共享服務(wù)中心不再是職能部門了，而是一個經(jīng)營單位。共享服務(wù)中心只為管理決策提供信息支持。共享服務(wù)中心按照業(yè)務(wù)循環(huán)進(jìn)行管理（內(nèi)控的七大循環(huán)）共享財務(wù)服務(wù)17Closing Guidelines and SchedulesOverall Period Co-ordinationClosing CoordinationMaintenance of Standard Rep

10、orts Master Data maintenanceExecution of Allocation cyclesExecution of side line BusinessCorrection postingsVerification of Profitability Accounting Preparation of P/LStandard ReportingProcess analysis is integratedExample: Business Partnering with Shared ServicesClosing ActivitiesCost AccountingPro

11、fitability AccountingCo-ordination of local closing activitiesCo-ordination:Value flowsIndirect allocation cyclesCosting structuresProduct costingSpecial Purpose ReportsExplanation of Report ContentsSSCBusiness18Example: Business Partnering / Shared Services (2)Accounts PayableTravel ExpensesAccount

12、s ReceivableMaster data verification and maintenanceInvoice verificationInvoice data entryPayment runsPlausibility checksArchivingQuery resolutionMaster data verification and maintenancePostingPayment runsRandom checksSSCBusinessMaster data verification and maintenanceClearing Account maintenanceRec

13、eivables controllingCredit ControlBank accountingPlausibility checksQuery resolutionDunningArchivingQuery ResolutionQuery ResolutionQuery Resolution19Example: Business Partnering / Shared Services (3)Preparation of VAT declarationProvision of related documentsVerification of payments and reimburseme

14、ntsAsset AccountingVATMaster data maintenance for specific casesAdministration of asset retirementsDepreciation calculation and postingReporting Support of Investment projectsConfirm asset completion Maintenance of asset structures, master recordsInventory takeVerificationInformation preparationPres

15、entation to legal authoritiesFiscal representationGeneral LedgerLegal Account maintenance andposting controlReport maintenanceReconciliationPreparation of legal reports Manual PostingsAccrualsResponsibility for correctness of HB I and HB IILocal reportingExtraordinary postingsContact for auditorsSSC

16、Business20% ofActivities93%93%93%85%80%7%7%15%Accounts PayableTravel ExpensesAcc. ReceivableGeneral Ledger,Closing Fixed Asset Accounting50%Cost Accounting50%20%7%65%Profitability Accounting35%SSCBusiness31Typical activity splits between SSC - Business21共享服務(wù)中心與其內(nèi)部客戶之間的關(guān)系通過服務(wù)水平協(xié)議(SLA)進(jìn)行管理服務(wù)水平協(xié)議的目的是：確

17、定和管理共享服務(wù)中心所提供的服務(wù)界定服務(wù)的質(zhì)量和成本界定服務(wù)雙方的責(zé)任、關(guān)系，流程的交接界面和服務(wù)水平協(xié)議的內(nèi)容：服務(wù)的內(nèi)容、成果和范圍服務(wù)質(zhì)量、反應(yīng)時間和成本預(yù)計的服務(wù)需求、工作量業(yè)績水平的衡量解決問題的機(jī)制服務(wù)水平改進(jìn)的目標(biāo)對服務(wù)水平協(xié)議進(jìn)行調(diào)整的機(jī)制22服務(wù)水平協(xié)議舉例對公司總帳會計流程的服務(wù)水平的定義和目標(biāo)如下：側(cè)重于服務(wù)質(zhì)量的提高和服務(wù)成本的降低23計劃、預(yù)算和預(yù)測成本會計和成本控制成本管理評價管理財務(wù)效績成本管理賬務(wù)處理和報表管理財務(wù)政策和制度執(zhí)行日常的賬務(wù)處理編制財務(wù)報表選擇供應(yīng)商，簽訂和管理合同訂購原料/服務(wù)批準(zhǔn)供應(yīng)商處理應(yīng)付款處理費用報銷費用循環(huán)確定收入并處理發(fā)票確定營收款管

18、理收款處理客戶對賬和調(diào)整處理壞賬收入循環(huán)固定資產(chǎn)預(yù)算固定資產(chǎn)維修固定資產(chǎn)折舊資產(chǎn)管理財務(wù)共享的運行模式職能范圍確定哪些財務(wù)職能應(yīng)當(dāng)共享，那些職能應(yīng)當(dāng)分散24財務(wù)共享流程 應(yīng)付款處理采購方，包括總部及分支機(jī)構(gòu)發(fā)票傳送 總部或分支機(jī)構(gòu)訂單財務(wù)共享中心供貨方24小時內(nèi)進(jìn)行處理24小時傳送到共享中心發(fā)票付款E-mail，附發(fā)票圖象付款被拒付款報告生成供應(yīng)商問詢網(wǎng)站五天后向上層報告樣例五天后向上層報告253. 地理位置分析 - 共享服務(wù)中心設(shè)置26一個單獨的SSC處理各地的所有的經(jīng)濟(jì)單位的D) 全球性流程方法 - 每個處理都來自最佳中心 B) 最佳中心在各區(qū)域內(nèi)重復(fù)的按組織劃分的共享服務(wù)中心 (SSC)

19、A) 組織單位SSC 處理特定區(qū)域內(nèi)所有經(jīng)濟(jì)單位C) 區(qū)域的共享服務(wù)組織模型27在公司內(nèi)可以建立不同層次的共享服務(wù)中心可能包括的流程有:采購到支付流程資金管理企業(yè)級信息系統(tǒng)管理信息系統(tǒng)功能的升級全球共享中心可能包括的流程有:通用會計管理報告收入流程數(shù)據(jù)中心區(qū)域共享中心可能包括的流程有:財務(wù)分析客戶支持針對所在國的特殊支持專業(yè)信息系統(tǒng)國家共享中心層次 1層次3層次 228地理位置分析地理位置分析用來幫助客戶確定共享服務(wù)中心的位置的清單.個主要標(biāo)準(zhǔn):成本技能穩(wěn)定性 基礎(chǔ)設(shè)施 人員成本辦公經(jīng)營成本 US $人員安置成本 US $通信成本電力成本機(jī)票成本上海新加坡悉尼臺北東京Bangalore曼谷北京香港雅加達(dá)神戶 吉隆坡馬尼拉墨爾本新德里Penang漢城29本工具用于比較評估一系列地理位置選擇，如果可能，需考慮權(quán)重因素.01020304050607080Points Converted from Rankings*CostInfrastructu