辦公自動化技術(shù)及應(yīng)用第9章-郵件及日常事務(wù)處理課件

1、第9章 郵件及日常事務(wù)處理建立電子郵件工作平臺在Outlook中處理電子郵件Outlook與事務(wù)處理應(yīng)用1第9章 主要內(nèi)容第一部分認識Outlook軟件第二部分郵件及日程管理應(yīng)用第三部分復(fù)習(xí)總結(jié)和作業(yè)2第一部分認識Outlook軟件作用及應(yīng)用范圍電子郵件日歷與事務(wù)管理其他管理項目管理電子郵件和事務(wù)記錄跟蹤制作和發(fā)送接收和處理歸檔和管理制作和發(fā)送接收和處理歸檔和管理聯(lián)系人（管理聯(lián)系人資料）任務(wù)（用于跟蹤完成情況）日記（用于記錄并查找已經(jīng)制作文檔）便箋（用于日常記事）3第二部分掌郵件及日程管理應(yīng)用建立多郵箱管理平臺處理電子郵件處理日常事務(wù)及其他41. 郵件和日程平臺啟動并配置Outlook郵箱添加

2、郵箱測試設(shè)置Outlook默認工作環(huán)境首選項郵箱設(shè)置郵件格式建立“聯(lián)系人”資料添加聯(lián)系人創(chuàng)建聯(lián)系人組(用于群發(fā))設(shè)置個性視圖查找聯(lián)系人生日練習(xí)152-1 制作與發(fā)送郵件創(chuàng)建郵件內(nèi)容附件*項目*添加與撤消發(fā)件信息發(fā)件內(nèi)容添加與撤消作用收件人地址，驗證郵件主題郵件抄送與密送純文本方式HTML方式WORD方式修飾工具背景頁面62-2 制作與發(fā)送郵件發(fā)送前設(shè)置郵件設(shè)置投票/跟蹤傳遞選項標記郵件文件夾共享時使用，私有不可改。管理員授權(quán)使用，.epf文件，證書。后續(xù)僅供參考轉(zhuǎn)發(fā)無須響應(yīng)已讀答復(fù)全部答復(fù)校對提示收件人做什么重要性安全性*敏感度答復(fù)位置，指定。已送郵件保存位置，默認。傳遞時間，不早于/過期。標

3、記內(nèi)容作用標記內(nèi)容投票鈕使用通知紅色：待辦灰色：完成72-3 制作與發(fā)送郵件發(fā)送與檢查發(fā)送郵件檢查發(fā)送回收郵件在已發(fā)送郵箱中打開，通過“動作”待發(fā)信件成功發(fā)送位置發(fā)送圖標發(fā)送箱位置收件箱位置抵達通知閱讀通知檢查操作不成功待發(fā)已發(fā)送的郵件發(fā)件箱收件方：未讀信件消失發(fā)件方：顯示回收圖標82-4 接收與處理郵件閱讀回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)下載發(fā)件人地址發(fā)件地址附加內(nèi)容附件項目消息回復(fù)方式自動添回復(fù)人地址快速程序快速閱讀詳細閱讀發(fā)送轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)置指定發(fā)件人全部回復(fù)目標：個人通訊薄選中發(fā)件名稱（反白），鼠標右鍵添加摘要顯示（3行）分屏顯示92-5 管理與歸檔郵件歸檔輸出規(guī)則控制郵件接收與發(fā)送的規(guī)則工具-服務(wù)-ES屬性-添加在

4、本地在個人文件位置，鼠標左鍵移動、復(fù)制、刪除批量處理、規(guī)則向?qū)Чぞ?服務(wù)-添加“個人”規(guī)則操作個人文件夾選擇格式（或自定義）打印案例作用短期中期長期個人文件夾子文件夾加密個人夾常規(guī)手工方式固定方式組織自動存檔*建立歸檔文件夾,建立歸檔規(guī)則。將收件主題中含有“賀卡”內(nèi)容的郵件，自動轉(zhuǎn)送到指定個人文件夾中，備讀。103-1 時間管理工作界面日歷顯示格式日歷的使用在日歷中使用“任務(wù)板”日：用于記錄顯示一日細節(jié)工作周：只顯示每周工作日周：按一周七天顯示信息月：按月顯示信息信息條件類型添加信息條目編輯修飾條目查找信息條目位置：窗口右側(cè)上方：日歷下方：任務(wù)約會：按時間事件：按天會議：工作組移動、復(fù)制、刪除

5、轉(zhuǎn)換為任務(wù)添加標簽顏色常規(guī)條目周期條目常規(guī)查找高級查找新建視圖查看113-2 任務(wù)處理個人任務(wù)建立單項任務(wù)控制任務(wù)（完成情況）組織與查看任務(wù)任務(wù)視圖今日視圖篩選視圖分配任務(wù)任務(wù)的所有者建立任務(wù)分配他人查看反饋信息接受拒絕轉(zhuǎn)派任務(wù)123-3 自動日記作用快速按時間線跟蹤Office各程序制作的文件位置建立自動日記常規(guī)操作添加日記條目工具-選項-首選參數(shù)-選擇使用自動日記分類展開與收縮按不同視圖133-4 便箋使用特點：常駐屏幕（顯示）添加便箋格式化便箋143-5 其他綜合應(yīng)用簡介數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出作用處理選擇對象選擇類型確定位置備份數(shù)據(jù)文檔下載安裝“OUT個人文件夾備份”手工復(fù)制保存位置“C:/Do

6、cuments and Settings / 用戶名 / Local Settings/Application Data / Microsoft / Outlook/Outlook.pst”復(fù)制 / 粘貼15第三部分正確使用Outlook系統(tǒng)配置和聯(lián)系資料郵箱配置初始狀態(tài)設(shè)置建立聯(lián)系人資料庫電子郵件制作和發(fā)送（添加信息、輸入內(nèi)容、選項設(shè)置、附件）接收和處理（查看、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)等）查找日程（建立文件夾、歸檔、查找）在Outlook處理其他事務(wù)日程管理（記錄、提醒、跟蹤、查找）自動日記（設(shè)置、查看）便箋使用（記錄、查看）其他應(yīng)用（導(dǎo)入導(dǎo)出、備份）16第8章 作業(yè)作業(yè)：建立個人通信平臺1. 配置多郵箱管理環(huán)境要求： 在Outlook中設(shè)置多個POP郵箱賬戶建立個人聯(lián)系人資料庫。2. 處理電子郵件要求：撰寫郵件、添加附件和選項；發(fā)送并檢查