access講義6-報(bào)表

1、第6章 報(bào)表 報(bào)表是顯示與打印信息的一種方式，或者說(shuō)是數(shù)據(jù)輸出的方式。在傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)管理階段，報(bào)表幾乎是展示信息的唯一途徑。報(bào)表也是Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)對(duì)象，其信息來(lái)源于表或者查詢，是經(jīng)過(guò)處理的、概括性的且符合特定需求的信息；并且?guī)缀蹩梢杂萌魏胃袷絹?lái)顯示或者打印信息。還可以在報(bào)表中增加多級(jí)匯總、統(tǒng)計(jì)比較；甚至還可以加上圖片和圖形，以使報(bào)表看起來(lái)更加直觀與美觀。 本章主要要討論Access報(bào)表的基本概念、可以創(chuàng)建的Access報(bào)表類型，學(xué)習(xí)通過(guò)向?qū)?chuàng)建報(bào)表以及通過(guò)設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建自定義的報(bào)表的方法，還要學(xué)習(xí)在報(bào)表中使用控件以及使用使用表達(dá)式來(lái)計(jì)算結(jié)果的方法，學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建多級(jí)排序與匯總、如何使

2、報(bào)表更加美觀以及如何顯示與打印報(bào)表的方法等。 在學(xué)習(xí)本章后，應(yīng)該能夠：準(zhǔn)確地描述報(bào)表的組成理解不同類型的報(bào)表之間的差異掌握通過(guò)向?qū)?chuàng)建報(bào)表的方法熟練使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表根據(jù)需求在報(bào)表中恰當(dāng)?shù)氖箍丶莆談?chuàng)建多級(jí)排序和分組匯總報(bào)表的方法美化報(bào)表的外觀并顯示與打印報(bào)表什么是報(bào)表 報(bào)表是一種信息表示的方式，它根據(jù)用戶需求重新組織數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，并按特定的格式顯示或者打印。報(bào)表也是Access數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)對(duì)象，其信息可以是表或者查詢的直接拷貝；也可以對(duì)數(shù)據(jù)分組，再按照所要求的任何次序?qū)?shù)據(jù)分類，然后按分組的次序來(lái)顯示數(shù)據(jù)；還可以建立把數(shù)字相加的匯總、計(jì)算平均值或者其他的統(tǒng)計(jì)?？梢哉f(shuō)，只要用戶能夠想象出的

3、報(bào)表，Access幾乎都能夠建立。6.1.1 報(bào)表的分類 在Access中，用戶可以使用4種類型的報(bào)表。 1. 表格式報(bào)表 表格式報(bào)表以整齊的行、列形式顯示記錄數(shù)據(jù)，通常一行顯示一條記錄、一頁(yè)顯示多條記錄。在表格式報(bào)表中，字段標(biāo)題信息通常安排在頁(yè)首，如圖所示。教員基本信息報(bào)表-表格式報(bào)表2. 縱欄式報(bào)表 縱欄式報(bào)表，也稱為窗體報(bào)表，一般以垂直方式在一頁(yè)中顯示一條或多條記錄，其標(biāo)題信息與數(shù)據(jù)在一起顯示，如圖所示。成績(jī)報(bào)表-縱欄式報(bào)表3. 圖表式報(bào)表 圖表式報(bào)表用圖表的形式顯示信息，可以更直觀地表示數(shù)據(jù)及其之間的關(guān)系。如圖所示。圖6.3 部門(mén)工資圖表-圖表式報(bào)表4. 標(biāo)簽報(bào)表 標(biāo)簽報(bào)表將每一條記錄

4、組織為郵件標(biāo)簽格式，如圖所示。教員基本信息-標(biāo)簽式報(bào)表6.1.2 報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖 在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中，創(chuàng)建報(bào)表主要通過(guò)向?qū)Ъ霸O(shè)計(jì)視圖兩種方式。向?qū)П容^直觀，可以創(chuàng)建表格式與縱欄式報(bào)表，但所創(chuàng)建的報(bào)表相對(duì)比較簡(jiǎn)單，一般還需要通過(guò)設(shè)計(jì)視圖進(jìn)行修改。如果用戶需要?jiǎng)?chuàng)建更加復(fù)雜的報(bào)表，設(shè)計(jì)視圖是更好的選擇。報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖主要有5部分組成，分別是報(bào)表頁(yè)眉節(jié)、頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)、主體節(jié)、頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)及報(bào)表頁(yè)腳節(jié)等，如圖所示。 報(bào)表設(shè)計(jì)視圖報(bào)表頁(yè)眉節(jié)。只在報(bào)表第一頁(yè)頂部顯示或打印一次，主要用于表示報(bào)表的標(biāo)題頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)。顯示或打印在每頁(yè)的頂部；如果有報(bào)表頁(yè)眉節(jié)，第一頁(yè)中顯示或打印在報(bào)表頁(yè)眉節(jié)之下主體節(jié)。是報(bào)表中顯示數(shù)

5、據(jù)的主要區(qū)域。不僅可用于顯示報(bào)表數(shù)據(jù)源中的記錄，還可以添加控件頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)。在打印報(bào)表時(shí)，出現(xiàn)在每頁(yè)正文文字的底端。主要用來(lái)顯示頁(yè)碼、打印日期、制作人及其它與制表有關(guān)的信息等報(bào)表頁(yè)腳節(jié)。打印在整個(gè)報(bào)表的結(jié)束處。通常用于顯示報(bào)表的匯總說(shuō)明 除了上面的5個(gè)部分，如果在報(bào)表中有排序或分組顯示，在設(shè)計(jì)視圖中則還有組頁(yè)眉和組頁(yè)腳節(jié)，以實(shí)現(xiàn)報(bào)表的分組輸出和分組統(tǒng)計(jì)等功能。 在如圖所示的報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中，可以看到完整的報(bào)表結(jié)構(gòu)，也能看到報(bào)表設(shè)計(jì)的工具箱。工具箱的使用與窗體設(shè)計(jì)視圖中基本相同，但也有一些細(xì)微的差別，請(qǐng)讀者通過(guò)練習(xí)觀察這些差別。在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中，可以修改報(bào)表的屬性，添加需要的控件，美化報(bào)表的外觀等

6、。設(shè)計(jì)好的報(bào)表可以通過(guò)Access提供的打印預(yù)覽及版面預(yù)覽兩個(gè)功能，觀察顯示及打印效果。 6.1.3 建立報(bào)表的過(guò)程 建立報(bào)表的工作不僅僅是在Access的設(shè)計(jì)視圖中完成。實(shí)際上，在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表之前，還需要做一些計(jì)劃準(zhǔn)備工作。首先，報(bào)表也是建立在用戶需求的基礎(chǔ)上。當(dāng)用戶希望查詢的數(shù)據(jù)格式不僅僅是數(shù)據(jù)表的格式時(shí)，或者說(shuō)，當(dāng)用戶需要對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的整理以表達(dá)更多的信息時(shí)，對(duì)報(bào)表的需求就提出來(lái)了。由此我們可以看出，報(bào)表的目的就是把原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為有意義的信息。報(bào)表的建立過(guò)程包括以下幾個(gè)步驟：明確需求。你希望報(bào)表提供什么樣的信息定義報(bào)表布局。根據(jù)需求，定義報(bào)表的布局。比較正式的做法是書(shū)面設(shè)計(jì)，

7、先在紙上描繪出報(bào)表的布局。在非正式的情況下，這種設(shè)計(jì)可以僅僅是大腦中的想象匯集數(shù)據(jù)。為報(bào)表匯集所需要的數(shù)據(jù)。如果報(bào)表中使用的數(shù)據(jù)來(lái)源于多個(gè)表，可以先創(chuàng)建一個(gè)查詢將這些表格連接在一起，再使用查詢作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表。上述準(zhǔn)備工作完成之后，就可以通過(guò)設(shè)計(jì)視圖建立報(bào)表打印或?yàn)g覽設(shè)計(jì)的報(bào)表自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表 為了使報(bào)表創(chuàng)建工作更容易更直觀一些，Access提供了報(bào)表向?qū)Ъ白詣?dòng)報(bào)表兩種方法。類似于窗體向?qū)?，用戶可以先通過(guò)報(bào)表向?qū)?chuàng)建基本的報(bào)表布局，再通過(guò)設(shè)計(jì)視圖修改。6.2.1 用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表例6.1 設(shè)計(jì)如圖所示的教員工資分部門(mén)明細(xì)表。分析：這是一個(gè)按部門(mén)輸出教員工資信息的報(bào)表。報(bào)表的標(biāo)

8、題為“教員工資分部門(mén)明細(xì)表”，按部門(mén)名稱進(jìn)行分組。報(bào)表中涉及到的數(shù)據(jù)項(xiàng)包括部門(mén)名稱、姓名、基本工資等，還包括實(shí)發(fā)工資，這些數(shù)據(jù)無(wú)法從一個(gè)表中讀取。在第4章，曾經(jīng)建立了一個(gè)包含上述數(shù)據(jù)的實(shí)發(fā)工資查詢，以此作為數(shù)據(jù)源即可。主要操作步驟如下： 教員工資分部門(mén)明細(xì)表 打開(kāi)新建報(bào)表對(duì)話框 在高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中選擇報(bào)表對(duì)象，單擊新建按鈕，打開(kāi)新建報(bào)表對(duì)話框，選擇“報(bào)表向?qū)А眴螕舸_定按鈕，屏幕顯示如圖所示的報(bào)表向?qū)?duì)話框。 選擇報(bào)表的數(shù)據(jù)源及其字段 這里可以選擇多個(gè)表或者查詢中的數(shù)據(jù)（字段）。在如圖所示的對(duì)話框中，選擇“表/查詢”下拉列表中的“查詢：實(shí)發(fā)工資查詢”后，在可用字段列表中即顯示查詢中的字段

9、，可以根據(jù)需要選擇其中的部分或者全部字段。直接單擊“”按鈕選擇所有字段。 單擊下一步按鈕進(jìn)入確定查看數(shù)據(jù)的方式對(duì)話框，選擇“通過(guò)salary”，單擊下一步進(jìn)入確定是否添加分組級(jí)別對(duì)話框。 確定報(bào)表的數(shù)據(jù)源和字段 確定報(bào)表的分組字段 在確定是否添加分組級(jí)別中，選擇部門(mén)名稱，如圖所示。根據(jù)需要還可以選擇第二級(jí)的分組字段。不同字段的優(yōu)先級(jí)與排列順序相同，前高后底?？梢酝ㄟ^(guò)中間的兩個(gè)前頭按鈕調(diào)整優(yōu)先級(jí)。如果分組字段下有重復(fù)值，分組才有意義；否則沒(méi)有意義。確定報(bào)表的分組字段 確定排序字段 在圖中，單擊下一步按鈕，屏幕顯示如圖所示的選擇排序字段對(duì)話框。選擇按基本工資的升序進(jìn)行排序。在這里用戶最多可選擇4個(gè)

10、排序字段，排序方式可以是升序或者降序，單擊旁邊的按鈕即可以在升序與降序之間轉(zhuǎn)換。 圖中還有一個(gè)匯總選項(xiàng)按鈕，單擊個(gè)按鈕，屏幕將會(huì)顯示匯總選項(xiàng)對(duì)話框，用戶可以選擇需要計(jì)算的匯總值。選擇排序字段 確定報(bào)表的布局方式 在確定報(bào)表的布局方式對(duì)話框中，選擇布局為遞階、方向?yàn)榭v向，如圖所示。報(bào)表的布局方式 確定所用樣式 在如圖所示的對(duì)話框中，單擊下一步按鈕后，屏幕顯示確定所用樣式對(duì)話框，可以在列出的6種樣式中任意選擇一種。在這里選擇“正式”。 指定報(bào)表標(biāo)題 在選擇好樣式后，屏幕顯示為報(bào)表指定標(biāo)題對(duì)話框，將報(bào)表標(biāo)題指定為“教員工資分部門(mén)明細(xì)表”，選擇修改報(bào)表設(shè)計(jì)單選項(xiàng)，按完成按鈕。屏幕顯示如圖所示的報(bào)表設(shè)計(jì)

11、視圖對(duì)話框。 圖6.11 報(bào)表設(shè)計(jì)視圖 在設(shè)計(jì)視圖中修改報(bào)表 通過(guò)向?qū)гO(shè)計(jì)的報(bào)表一般還需要進(jìn)一步修改。首先要將標(biāo)題居中，調(diào)整報(bào)表頁(yè)眉中的標(biāo)簽位置及格式，將組頁(yè)眉，即部門(mén)名稱頁(yè)眉中的標(biāo)簽長(zhǎng)度加大。還可以調(diào)整主體節(jié)中的記錄顯示行間距等。這方面的操作方法將在下一節(jié)詳細(xì)討論。自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表 Access還提供了一種比向?qū)Ц雍?jiǎn)單的創(chuàng)建報(bào)表的方法自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表。用戶在創(chuàng)建報(bào)表的過(guò)程中只需選擇數(shù)據(jù)源，其它工作全由Access自動(dòng)完成。當(dāng)然，這樣的報(bào)表在樣式及功能上可能難以滿足用戶的需求。 例6.2 在高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，創(chuàng)建一個(gè)教員基本信息報(bào)表，數(shù)據(jù)來(lái)源于salary表中，第一頁(yè)如圖所示。 打開(kāi)新建報(bào)表對(duì)話

12、框 在高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，選中報(bào)表對(duì)象，單擊新建按鈕，彈出新建報(bào)表對(duì)話框，如圖所示。新建報(bào)表對(duì)話框 選擇報(bào)表類型 從如圖所示的對(duì)話框中可以看到，自動(dòng)創(chuàng)建的報(bào)表有兩種類型，縱欄式和表格式。這里選擇表格式，在報(bào)表數(shù)據(jù)記錄的來(lái)源中，選擇emlpoyee表。按確定按鈕后屏幕顯示所創(chuàng)建的表格式報(bào)表，但其中的標(biāo)題等信息還需要在設(shè)計(jì)視圖中修改。 創(chuàng)建工作完成后，將該報(bào)表的名稱指定為教員基本信息報(bào)表并存儲(chǔ)。同樣的，可以看到報(bào)表的顯示效果與圖并不相同，還需要通過(guò)設(shè)計(jì)視圖對(duì)標(biāo)簽等信息進(jìn)行修改。 與上面的操作類似，可以通過(guò)自動(dòng)報(bào)表創(chuàng)建縱欄式報(bào)表。 用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建報(bào)表 報(bào)表設(shè)計(jì)器就是報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，通過(guò)它可以從一個(gè)空

13、白的窗體開(kāi)始逐步設(shè)計(jì)出符合需要的完整的報(bào)表。在本章的第1節(jié)我們?cè)?jīng)提到設(shè)計(jì)報(bào)表的過(guò)程包括明確需求、定義報(bào)表布局、匯集數(shù)據(jù)、使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表及打印或?yàn)g覽設(shè)計(jì)的報(bào)表等5個(gè)階段。在這5個(gè)階段中，明確需求與定義報(bào)表需求通常由用戶手工完成。如果報(bào)表中的數(shù)據(jù)直接來(lái)源于單一的表，匯集數(shù)據(jù)幾乎可以忽略；但如果數(shù)據(jù)來(lái)源于不同的表或者其它的字段值的計(jì)算結(jié)果，則首先需要?jiǎng)?chuàng)建查詢作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源。在本節(jié)中，我們將討論如何具體實(shí)現(xiàn)用戶的設(shè)計(jì)的報(bào)表。創(chuàng)建報(bào)表的任務(wù) 為了創(chuàng)建一個(gè)用戶自定義的報(bào)表，在使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表時(shí)需要完成多項(xiàng)任務(wù)，下面結(jié)合一個(gè)具體的例子來(lái)討論具體的設(shè)計(jì)方法 通過(guò)設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建如圖所示的分部門(mén)課程統(tǒng)

14、計(jì)表。分析：由于報(bào)表中的數(shù)據(jù)分別來(lái)源于department、course、employee及appoint等4個(gè)表，首先要建立一個(gè)查詢（分部門(mén)課程查詢，見(jiàn)第4章），將相關(guān)的數(shù)據(jù)匯集起來(lái)。報(bào)表內(nèi)容是分部門(mén)統(tǒng)計(jì)課程信息，因此在設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)要設(shè)置分組字段。主要操作如下： 創(chuàng)建新報(bào)表并將其與查詢結(jié)合 通過(guò)設(shè)計(jì)器創(chuàng)建報(bào)表時(shí)，通常先創(chuàng)建一個(gè)新的空白報(bào)表，并使其與某個(gè)已有的表或者查詢結(jié)合起來(lái)。所謂將報(bào)表與表或查詢結(jié)合，指的是表或者查詢中的字段可用于報(bào)表設(shè)計(jì)；當(dāng)查看或者打印報(bào)表時(shí)，使用來(lái)自于指定的表或者查詢的數(shù)據(jù)。按以下步驟操作：分部門(mén)課程統(tǒng)計(jì)報(bào)表打開(kāi)新建報(bào)表對(duì)話框選擇設(shè)計(jì)視圖在“請(qǐng)選擇該對(duì)象的數(shù)據(jù)來(lái)源表或查詢

15、”后面的組合框中，顯示了當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的表和查詢的下拉列表，選擇“分部門(mén)課程查詢”單擊確定按鈕并最大化窗口此時(shí)屏幕顯示出報(bào)表設(shè)計(jì)窗口，同時(shí)彈出工具箱及查詢中的字段列表窗口，如圖所示。可以通過(guò)工具箱及字段列表按鈕控制兩個(gè)相應(yīng)窗口的顯示與隱藏。在報(bào)表設(shè)計(jì)窗口中，有頁(yè)面頁(yè)眉、主體與頁(yè)面頁(yè)腳等3個(gè)節(jié)。圖6.15 報(bào)表設(shè)計(jì)窗口 定義報(bào)表頁(yè)面的大小與布局 在計(jì)劃報(bào)表時(shí)，就需要考慮報(bào)表頁(yè)面的大小及布局特點(diǎn)，要考慮輸出用的打印機(jī)及紙張類型。并據(jù)此進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。只有這樣，才能夠產(chǎn)生需要的報(bào)表。例如，要將報(bào)表的打印方向設(shè)置為“橫向”，所用的紙張大小是A4，上、下頁(yè)邊距是22mm，左、右頁(yè)邊距是25mm。操作步驟

16、如下：在Access主窗口中，選擇文件菜單中的頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)，打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框選擇“邊距”選項(xiàng)卡，單擊“上”頁(yè)邊距后面的文本框，將設(shè)置改為22mm，依此類推，將下邊距設(shè)置為22mm，左、右頁(yè)邊距設(shè)置為25mm 選擇“頁(yè)”選項(xiàng)卡，設(shè)置打印方向?yàn)榭v向、紙張大小為A4，如圖6.16 所示設(shè)置完成后單擊確定按鈕，關(guān)閉頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框 在主體節(jié)中放置字段 在如圖所示的設(shè)計(jì)視圖中，把bmmc、kcm、zy、nj及xm等5個(gè)字段依次拖到主體節(jié)中，如圖所示。與每個(gè)字段對(duì)應(yīng)的有標(biāo)簽及文本框兩個(gè)控件。在主體節(jié)中放置字段 設(shè)置頁(yè)面頁(yè)眉 頁(yè)面頁(yè)眉中的標(biāo)題要與主體節(jié)中的內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，一般都是標(biāo)簽。本例中要為主

17、體節(jié)顯示的每一個(gè)字段信息添加標(biāo)題。按住shift鍵，依次單擊主體節(jié)中每個(gè)字段前面的標(biāo)簽，將其剪切并粘貼至頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)中，再對(duì)它們的位置進(jìn)行調(diào)整，將顯示信息改為中文，字體格式設(shè)置為宋體、加粗及12號(hào)。在這些標(biāo)簽的上下各添加一個(gè)直線控件。如圖所示。也可以通過(guò)添加標(biāo)簽控件來(lái)設(shè)置頁(yè)面頁(yè)眉。在頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)中設(shè)置標(biāo)簽 設(shè)置排序與分組 排序是根據(jù)一個(gè)或者多個(gè)字段的值來(lái)確定數(shù)據(jù)顯示的順序。分組是根據(jù)某一個(gè)字段的值將相關(guān)的記錄分成組，可以使報(bào)表的信息更加全面準(zhǔn)確。在添加分組之前，必須先在報(bào)表中用至少一個(gè)字段指定排序順序。 單擊常用工具欄中的排序與分組圖標(biāo)，屏幕顯示如圖所示排序與分組對(duì)話框，選擇排序字段為bmmc、次

18、序?yàn)樯?，組頁(yè)眉及組頁(yè)腳均為“是”。此時(shí)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中將顯示分組頁(yè)眉節(jié)（bmmc頁(yè)眉）及頁(yè)腳節(jié)（bmmc頁(yè)腳），如圖所示。選擇排序字段 設(shè)置分組頁(yè)眉與頁(yè)腳 在如圖所示的設(shè)計(jì)視圖中，通過(guò)復(fù)制與粘貼將主體節(jié)中的bmmc字段放置至bmmc頁(yè)眉節(jié)中，并將其字體等格式設(shè)置為宋體、加粗及12號(hào)。在bmmc頁(yè)腳中添加顯示課程匯總信息的控件。分兩組，每組一個(gè)標(biāo)簽、文本框及一個(gè)標(biāo)簽。第一組中，第一個(gè)標(biāo)簽的顯示信息設(shè)置為“本系開(kāi)設(shè)的課程共有：”，文本框中輸入“=count(bmmc)”，第2個(gè)標(biāo)簽的顯示信息設(shè)置為“門(mén)”。第二組中，第一個(gè)標(biāo)簽的顯示信息設(shè)置為“總課時(shí)”，文本框中輸入“=sum(xs)”，第2個(gè)標(biāo)簽

19、的顯示信息設(shè)置為“學(xué)時(shí)”。設(shè)置分組頁(yè)眉與頁(yè)腳 設(shè)置頁(yè)面頁(yè)腳 在頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)中增加兩個(gè)文本框控件，分別在其中輸入“=Now()”及“=共 & Pages & 頁(yè)，第 & Page & 頁(yè)”。 為報(bào)表添加標(biāo)題 在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇報(bào)表頁(yè)眉頁(yè)腳，在報(bào)表頁(yè)眉節(jié)中添加一個(gè)標(biāo)簽，內(nèi)容為“分部門(mén)課程統(tǒng)計(jì)報(bào)表”，并將其字體等屬性設(shè)置為黑體、14號(hào)字，調(diào)整到合適的位置，如圖所示。 為報(bào)表添加標(biāo)題 至此，任務(wù)基本完成?？梢酝ㄟ^(guò)版面預(yù)覽來(lái)看一看表格的格式是否達(dá)到了預(yù)期的效果。如果不滿意，可以在設(shè)計(jì)視圖中調(diào)整控件的位置并修改其的屬性。 其他控件的使用方法與本例題基本相同。但由于報(bào)表主要是用于輸出數(shù)據(jù)，命

20、令控件是不起作用的。 例設(shè)計(jì)一個(gè)工資條報(bào)表，如圖所示。能夠打印出每一個(gè)教員的工資條，工資條中包含標(biāo)題及工資信息。工資條報(bào)表分析：本例中報(bào)表的目的是打印出每個(gè)教員的工資條。因此至少有兩個(gè)方面的要求，一方面要求分部門(mén)；另一方面，每一個(gè)教員的工資條都有相同的結(jié)構(gòu)且都應(yīng)該有標(biāo)題。數(shù)據(jù)源仍然選擇第4章中的實(shí)發(fā)工資查詢。我們先通過(guò)報(bào)表向?qū)?chuàng)建表格式報(bào)表，再通過(guò)設(shè)計(jì)視圖進(jìn)行修改。操作步驟如下： 按照例的方法創(chuàng)建工資條報(bào)表 刪除報(bào)表頁(yè)眉中的標(biāo)簽控件 在工資條報(bào)表中，該控件并沒(méi)有實(shí)際意義，所以可以刪除。 將頁(yè)面頁(yè)眉中的各個(gè)標(biāo)簽移動(dòng)到主體節(jié) 工資條中，對(duì)應(yīng)每一個(gè)記錄都需要有一個(gè)標(biāo)題。因此，將頁(yè)面頁(yè)眉中的標(biāo)簽控件直

21、接移動(dòng)到主體節(jié)中是比較省事的方法。如圖所示。關(guān)閉設(shè)計(jì)視圖，保存設(shè)計(jì)結(jié)果圖6.23 工資條報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖子報(bào)表 子報(bào)表與子窗體一樣，是指插入到其它報(bào)表中的報(bào)表，被插入的報(bào)表叫主報(bào)表。在Access中，可以通過(guò)子報(bào)表向?qū)橐粋€(gè)報(bào)表添加子報(bào)表，也可以將一個(gè)已有的報(bào)表插入到另一報(bào)表中作為其子報(bào)表。例在高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表。對(duì)應(yīng)于教員基本信息報(bào)表中的每一行，能夠同時(shí)顯示相關(guān)的工資信息，如圖所示。子報(bào)表分析：依照題目要求，在顯示教員基本信息報(bào)表中內(nèi)容時(shí)，同時(shí)顯示相關(guān)的工資信息，這是典型的主/子報(bào)表。從圖中可以看到，主表與子表的鏈接字段為姓名。與第5章中創(chuàng)建主/子窗體的方法類似，一般先要建立主

22、報(bào)表和子報(bào)表的數(shù)據(jù)源表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，然后建立主報(bào)表，通過(guò)子報(bào)表向?qū)г谥鲌?bào)表的主體節(jié)中添加子報(bào)表。在本例中，首先建立employee表和salary表之間的一對(duì)一的關(guān)系；然后創(chuàng)建兩個(gè)表格式報(bào)表教員基本信息報(bào)表及工資條報(bào)表。具體操作步驟如下： 創(chuàng)建教員基本信息報(bào)表及工資條報(bào)表（如果表已經(jīng)存在，直接轉(zhuǎn)） 打開(kāi)教員基本信息報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖 啟動(dòng)子報(bào)表向?qū)?在工具箱中，確?？丶?qū)О粹o處于激活狀態(tài)，選擇子窗體子報(bào)表控件，在主體節(jié)中單擊，屏幕顯示子報(bào)表向?qū)?duì)話框，如圖所示。選擇“使用現(xiàn)有的報(bào)表和查詢”，并選擇“工資條”報(bào)表，單擊下一步按鈕。子報(bào)表向?qū)?選擇鏈接字段 在如圖所示的對(duì)話框中，指定主子表的鏈接字

23、段。選擇“從列表中選擇”單選項(xiàng)以及列表中的“對(duì)中的每個(gè)記錄用xm顯示教師實(shí)發(fā)工資”。單下一步按鈕。確定鏈接字段 命名并保存子報(bào)表 在指定子報(bào)表名稱對(duì)話框中，給子報(bào)表命名為“工資條”，單擊確定按鈕。 在主報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中調(diào)整子報(bào)表 在主報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中調(diào)整子報(bào)表的位置，為了減少在主報(bào)表中的顯示信息，可以考慮刪除子報(bào)表的標(biāo)題標(biāo)簽，調(diào)整行距等。關(guān)閉主報(bào)表設(shè)計(jì)視圖，通過(guò)預(yù)覽檢查顯示效果，如果不滿意，可以繼續(xù)在主報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中修改。圖所示的主/子報(bào)表，也是經(jīng)過(guò)反復(fù)修改后的結(jié)果。圖表報(bào)表 圖表報(bào)表可以使表達(dá)的信息更加直觀形象，也能夠更好地體現(xiàn)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)及其相互關(guān)系?？梢酝ㄟ^(guò)Access提供的圖表向?qū)ЫD表報(bào)

24、表。 例在高校教師管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，創(chuàng)建一個(gè)圖表報(bào)表，用于顯示各部門(mén)基本工資總值的分布情況。 啟動(dòng)圖表向?qū)?在高校教師管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)主窗口中，選中報(bào)表對(duì)象，單擊新建按鈕，彈出新建報(bào)表對(duì)話框，選擇圖表向?qū)?，將?shù)據(jù)來(lái)源表指定為salary。 確定圖表字段 圖表要求按部門(mén)顯示基本工資總值，因此需要按bmmh字段分類匯總jbgz的值。圖表數(shù)據(jù)所用的字段為bmbh和jbgz，選擇這兩個(gè)字段即可。 確定圖表類型 指定圖表的類型為餅圖。 確定數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式 選擇指定數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式，把bmbh字段放到系列框中， jbgz字段拖放到數(shù)據(jù)框中，拖放后用鼠標(biāo)雙擊數(shù)據(jù)框，可以對(duì)該字段進(jìn)行求和、求平均值、求

25、最大值等操作，如圖所示。 圖圖表中數(shù)據(jù)布局方式與匯總 確定圖表的標(biāo)題指定圖表的標(biāo)題。默認(rèn)為數(shù)據(jù)表的名稱，這里指定報(bào)表的名稱為“各部門(mén)基本工資分布圖”，單擊完成按鈕即可。編輯報(bào)表 報(bào)表編輯的主要任務(wù)是通過(guò)一些特殊的顯示效果突出報(bào)表中的某些信息以增強(qiáng)報(bào)表的可讀性；通過(guò)對(duì)顯示格式的調(diào)整，美化報(bào)表的外觀，增加其可看性。在本章第2、3兩節(jié)創(chuàng)建的報(bào)表中，僅僅使用了標(biāo)簽和文本框控件，并且也沒(méi)有經(jīng)過(guò)特殊的格式化處理。在本節(jié)中，將對(duì)前面建立的報(bào)表進(jìn)行格式化處理，用復(fù)選框、選項(xiàng)按鈕及切換按鈕來(lái)顯示某些字段，以增強(qiáng)報(bào)表的可讀性與可看性。6.4.1 設(shè)置文本型信息的顯示效果 在創(chuàng)建了一個(gè)報(bào)表以后，就可以在報(bào)表的設(shè)計(jì)視

26、圖中進(jìn)行格式化處理，以獲得理想的顯示效果。格式化報(bào)表的主要內(nèi)容就是對(duì)報(bào)表的文本及控件屬性進(jìn)行調(diào)整。1.設(shè)置標(biāo)簽控件的屬性增強(qiáng)標(biāo)簽控件的效果主要通過(guò)以下幾種方式：改變文本的字體與字號(hào)改變文本字體的字型改變文本的顏色設(shè)置陰影設(shè)置標(biāo)簽的名稱設(shè)置標(biāo)簽的標(biāo)題2.設(shè)置文本框控件的屬性文本框在使用時(shí)，下列屬性可能需要經(jīng)常改變以增加數(shù)據(jù)的顯示效果：改變文本框的字體和字號(hào)改變文本框的字型改變文本框的前景顏色和背景顏色改變文本框的位置改變文本框的大小設(shè)置文本框的空間來(lái)源6.4.2 增加新的控件 有時(shí)候，可以在報(bào)表中增加一些控件，以加強(qiáng)對(duì)相關(guān)信息的說(shuō)明。例如，通過(guò)在報(bào)表中增加圖片，可以使得報(bào)表更加直觀。1.圖像控件

27、 可以在報(bào)表的任何位置（如在頁(yè)眉、頁(yè)腳或主體部分）加入圖片。根據(jù)添加圖片的大小和位置不同，添加的圖片可以用作徽標(biāo)、橫幅，也可以用作節(jié)的背景。如果圖片遮住了現(xiàn)有控件，可以選擇該圖片，然后在“格式”菜單上，單擊“置于底層”命令。如果圖片大小與節(jié)大小相符，則可以將添加的圖片用作節(jié)的背景。2.線條 矩形和直線可以使內(nèi)容較長(zhǎng)的報(bào)表變得更加易讀?？梢允褂弥本€來(lái)分隔控件，或使用矩形將多個(gè)控件進(jìn)行可視化分組。在 Access 中使用矩形或直線時(shí)無(wú)需創(chuàng)建，而只需在“設(shè)計(jì)”視圖中直接繪制，其使用方式與使用文本框或標(biāo)簽控件的方式相同。可以在控件屬性對(duì)話框中調(diào)整和設(shè)置其屬性。6.4.3 在報(bào)表中匯總或計(jì)算 簡(jiǎn)單的顯示

28、數(shù)據(jù)表的內(nèi)容并不能體現(xiàn)報(bào)表的真正價(jià)值。為了更好的體現(xiàn)報(bào)表的信息價(jià)值，需要對(duì)原始數(shù)據(jù)表或者查詢中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。例如，在分組報(bào)表中一般都需要按組進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總。 例6.8 為例的工資條報(bào)表增加一個(gè)匯總，統(tǒng)計(jì)每個(gè)系所有職工工資的總計(jì)。 分析：本題可以在例的基礎(chǔ)上進(jìn)行操作，此前已經(jīng)對(duì)工資條進(jìn)行了分組，那么只需要在分組頁(yè)腳增加總計(jì)項(xiàng)就可以了。操作步驟如下： 打開(kāi)工資條報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖 添加統(tǒng)計(jì)文本框 在Access的報(bào)表中，需要輸出計(jì)算結(jié)果時(shí)，通常使用的都是文本框控件，然后修改文本框的控件來(lái)源屬性。在工資條報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行如下操作： 在部門(mén)名稱頁(yè)腳節(jié)中添加一個(gè)文本框 在文本框前的標(biāo)簽中輸入“實(shí)發(fā)工資

29、總計(jì)：” 將文本框的控件來(lái)源屬性設(shè)置為“=sum(實(shí)發(fā)工資)”，如圖所示圖6.32 計(jì)算統(tǒng)計(jì)文本框2.增加打印日期 現(xiàn)實(shí)中的報(bào)表，一般都需要在打印報(bào)表的同時(shí)附帶上當(dāng)前日期。例6.9 為上例中的工資條報(bào)表增加打印日期。分析：打印的時(shí)間一般都是當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間，可以用Now()函數(shù)或Date()函數(shù)獲取。通常把這個(gè)時(shí)間放在報(bào)表的最后位置，即報(bào)表頁(yè)腳上。操作步驟如下： 打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖 添加打印時(shí)間在報(bào)表頁(yè)腳節(jié)中添加一個(gè)文本框在文本框前的標(biāo)簽中輸入“打印時(shí)間：”將文本框的控件來(lái)源屬性設(shè)置為“=Year(Now() &”年”&Month(Now()&”月”&Day(Now() &”日”，如圖所示添加打印

30、時(shí)間打印報(bào)表 創(chuàng)建報(bào)表的主要目的之一就是打印。在打印報(bào)表之前，可以通過(guò)打印預(yù)覽或版面預(yù)覽觀察版面的效果。頁(yè)面設(shè)置一般在創(chuàng)建報(bào)表之前，就要考慮報(bào)表的頁(yè)面設(shè)置。在本章的例6.3 中，已經(jīng)簡(jiǎn)單地討論過(guò)頁(yè)面設(shè)置的方法。下面再做一個(gè)詳細(xì)地介紹。頁(yè)面設(shè)置的內(nèi)容包括設(shè)置打印紙的大小、頁(yè)邊距和列數(shù)等信息。打開(kāi)報(bào)表后，運(yùn)行文件菜單的頁(yè)面設(shè)置命令即可進(jìn)入頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框。 設(shè)置頁(yè)邊距 在頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框中，單擊“邊距”選項(xiàng)按鈕，即可設(shè)置邊距，如圖所示。在頁(yè)邊距框中輸入打印的數(shù)據(jù)和頁(yè)面的上下左右4個(gè)邊距，輸入后，可以立即在右側(cè)的“示范”框中看到實(shí)際打印的效果。 圖6.34 頁(yè)邊距對(duì)話框如果選中了“只打印數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，則報(bào)

31、表打印時(shí)不顯示諸如分割線、頁(yè)眉頁(yè)腳等信息，而只顯示數(shù)據(jù)庫(kù)中字段的數(shù)據(jù)或是計(jì)算得來(lái)的數(shù)據(jù)。這個(gè)選項(xiàng)一般應(yīng)用在需要打印數(shù)據(jù)到已經(jīng)制定好格式的紙張上，例如，商場(chǎng)中打印顧客購(gòu)物清單到發(fā)票上，因?yàn)榘l(fā)票的格式是預(yù)先設(shè)定好的，使用時(shí)只需要將購(gòu)物的清單和價(jià)格打印到上面即可。 設(shè)置頁(yè)面 在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“頁(yè)”選項(xiàng)卡中，用戶可以設(shè)置報(bào)表的打印方向、紙張和使用的打印機(jī)，如圖所示。 圖6.35 頁(yè)選項(xiàng)對(duì)話框 打印方向可以選擇橫向或縱向。如果需要設(shè)置紙張大小，可以在下拉框中選擇系統(tǒng)提供的常用紙張中選擇一個(gè)。如果用戶安裝了多臺(tái)打印機(jī)，那么可以選擇“使用指定打印機(jī)”，然后點(diǎn)擊后面的“打印機(jī)”按鈕，選擇本報(bào)表將要使用

32、的打印機(jī)。 設(shè)置列 在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“列”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置列數(shù)、間距和列布局等，如圖所示。 圖6.36 列選項(xiàng)對(duì)話框 其中列數(shù)，除了標(biāo)簽報(bào)表默認(rèn)是2以外，其它報(bào)表均默認(rèn)是1列，用戶也可以在文本框中輸入制定的列數(shù)。在行間距文本框中，可以指定打印的報(bào)表中行間距的值，在多列的情況下，可以在列間距文本框中指定報(bào)表的列間距，還可以在列布局中選擇打印時(shí)是先列后行還是先行后列。 6.5.2 打印 當(dāng)決定打印報(bào)表時(shí)，按以下步驟操作：選擇文件菜單中打印命令，顯示如圖所示的打印對(duì)話框指定打印機(jī)類型、打印范圍以及打印的份數(shù)，如圖所示。圖6.37 打印對(duì)話框本章小結(jié)本章內(nèi)容包括報(bào)表的組成、分類及其視圖；通過(guò)向

33、導(dǎo)及設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表，以及在報(bào)表中添加控件的方法；報(bào)表中數(shù)據(jù)的排序與分組，如何修改已有及美化已有的報(bào)表等。Access報(bào)表提供了一種信息瀏覽的方法。它能夠從一個(gè)或者多個(gè)數(shù)據(jù)表及查詢中獲取信息，既可以顯示也可以打印。一個(gè)報(bào)表通常由報(bào)表頁(yè)眉、報(bào)表頁(yè)腳、頁(yè)面頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)腳及主體組成，如果有分組，還會(huì)有組頁(yè)眉或組頁(yè)腳。 Access的報(bào)表可以分為表格式、縱欄式、圖表式及標(biāo)簽等4類。根據(jù)報(bào)表類型的不同，可以選擇設(shè)計(jì)視圖、報(bào)表向?qū)А⒆詣?dòng)創(chuàng)建報(bào)表、圖表向?qū)б约皹?biāo)簽向?qū)У炔煌姆椒▌?chuàng)建。不管使用哪種方法，一般都要指定數(shù)據(jù)來(lái)源，選擇報(bào)表中所用的字段。報(bào)表的數(shù)據(jù)源可以是表及查詢。在報(bào)表的設(shè)計(jì)窗口中，Access提

34、供了有力的工具，如排序與分組等。工具箱也為創(chuàng)建報(bào)表提供了方便，通過(guò)它可以在報(bào)表中創(chuàng)建控件。也可以在報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中編輯控件的屬性，通過(guò)控件的屬性表。在報(bào)表中通過(guò)排序和分組，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)按照一定的次序歸類、統(tǒng)計(jì)及匯總等功能，可以在報(bào)表中創(chuàng)建分組及總計(jì)字段。排序可以將數(shù)據(jù)以不同于輸入的順序組織并顯示；分組可以將數(shù)據(jù)分成相關(guān)的組，使數(shù)據(jù)更加易于理解。報(bào)表設(shè)計(jì)好以后，為了美化報(bào)表的界面，可以對(duì)其格式進(jìn)行編輯修改。修改的主要內(nèi)容包括設(shè)置文本類信息的顯示屬性，如字體、字號(hào)及字型等，也可以通過(guò)添加控件增強(qiáng)報(bào)表的功能。 習(xí)題6一. 填空題1. 一個(gè)主報(bào)表最多只能包含 子窗體或子報(bào)表。2. 報(bào)表設(shè)計(jì)中，可以通過(guò)

35、在組頁(yè)眉或組頁(yè)腳中創(chuàng)建 來(lái)顯示記錄的分組匯總數(shù)據(jù)。 3. 利用報(bào)表不僅可以創(chuàng)建計(jì)算字段，而且可以對(duì)記錄 ，計(jì)算各組的 。 4.信息管理的最終目的是要以適當(dāng)?shù)姆绞较蚬芾碚咛峁┬畔ⅲ峁┬畔⒌姆绞接袃煞N：一是聯(lián)機(jī)檢索，二是 。5. 報(bào)表的主要作用是 和 數(shù)據(jù)。6. 宏是Access提供給程序開(kāi)發(fā)者用程序的方法來(lái)開(kāi)發(fā) 的應(yīng)用程序。 7. 在報(bào)表設(shè)計(jì)中，可以通過(guò)添加 控件來(lái)控制另起一頁(yè)輸出顯示。 8. 在Access中，報(bào)表包括文字報(bào)表、 和 3大類。 9. 在Access中，報(bào)表包括 、圖表報(bào)表和 3大類。 10. 對(duì)于查詢結(jié)果，用戶可以在一個(gè)數(shù)據(jù)工作表、 或 中顯示。 11. 將表或查詢中的數(shù)值變成更直觀的圖形形式顯示。12. 在Access對(duì)象中，雖然都是由窗口組成的。但 與窗體不同， 不能用來(lái)輸入數(shù)據(jù)。13. 報(bào)表是以_的格式顯示用戶數(shù)據(jù)的一種有效的方式。 14. 報(bào)表不能對(duì)數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)進(jìn)行_。15. 在報(bào)表中既有分組，又有排序，它倆中通常我們是先進(jìn)行_操作。16. Access在新建報(bào)表