秘書實務(wù)-第十章-信息-PPT課件(1)

1、秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)2022/7/25秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)第一節(jié) 信息工作概述第二節(jié) 信息工作的程序和方法第三節(jié) 高層次信息的開發(fā)和處理秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息工作信息工作的意義信息工作的一切行政工作的基礎(chǔ)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息工作是增進秘書才能的最佳途徑秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息的特點傳輸性。信息可以通過不同的方式、媒體、渠道進行傳輸。擴散性。同一內(nèi)容的信息，可以借助不同的物質(zhì)載體，同時向四面八方擴散，而某一物質(zhì)載體也可以將不同內(nèi)容的信息向不同方向擴散。共享性。廣泛地溝通、交流、互相啟發(fā)、共同獲利。擴展性。信息隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和

2、人類社會的進步不斷地擴展，不斷地發(fā)展和補充。替代性。包括兩方面的含義：一是指同一內(nèi)容的信息在傳輸過程中，其物質(zhì)載體是可以變換替代的。二是指信息可以替代資本、勞動和物質(zhì)材料。秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息工作信息的主要內(nèi)容政策法規(guī)信息指揮性信息本單位信息社會反饋信息可比信息相關(guān)信息未來信息秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息工作信息的形式文字形態(tài)信息書面形式：包括文字、數(shù)字、圖形、表格等秘書應(yīng)收集原始信息，或“一次文獻”聲像形態(tài)信息圖書、照片、錄音（像）帶、磁盤、CD、VCD等秘書應(yīng)將聲像信息與文字信息配合使用記憶形態(tài)信息存在于人們的大腦中的“零次文獻”秘書通過采訪、交談獲得，有不

3、確定性的特點秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息的渠道內(nèi)部信息渠道與對象國內(nèi)信息渠道和對象國外信息渠道與對象信息工作秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息工作收集整理加工提供傳遞儲存檢索 信息工作的程序和方法秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息的收集和整理秘書收集信息的方式收存復(fù)印記錄錄音電腦購買交換信息的整理分類按照一定的標(biāo)準(zhǔn)篩選將信息分為真實、虛假，有效、失效保留真實、有效信息秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息的加工和提供信息的加工充實與綜合提煉與摘要歸納與分析秘書如何提供信息適事適時適度秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)信息的傳遞、儲存和檢索信息的傳遞迅速、準(zhǔn)確、保密信

4、息的儲存原件儲存目錄、索引儲存軟件儲存有專用的柜、櫥或保險箱，能防盜、防火防潮、防蟲科學(xué)地存放排列信息的檢索秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)秘書綜合信息的方法調(diào)查法線索追蹤法一是從初級信息分析中發(fā)現(xiàn)有價值的信息線索，確定追蹤的課題，返回到實踐中去，充實新的內(nèi)容，形成高層次的信息；二是從領(lǐng)導(dǎo)、上司的講話及調(diào)查研究成果中，尋找線索，確定選題后進行有針對性的收集；三是通過對某些信息的收集，觸類旁通，發(fā)現(xiàn)新線索，從而不斷擴充信息量。借助外腦法交換法建立數(shù)據(jù)庫秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（一）小王小張曾是同窗好友，又的兩個單位任秘書。小王對單位領(lǐng)導(dǎo)較滿意，小張卻認為領(lǐng)導(dǎo)沒把他

5、放在眼里，有一件事他向領(lǐng)導(dǎo)提了七八次意見，不僅不管用，還使他太幼稚。小王說：“我看你確實是幼稚，缺乏自知之明”小張：“你怎么一點不同情我？”小王：“你總是希望別人理解你同情你，可你理解不理解領(lǐng)導(dǎo)，同情不同情領(lǐng)導(dǎo)。你以為自己什么都行，凡事都想說上幾句，當(dāng)然，說得對的，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采納，但有時說得對的，領(lǐng)導(dǎo)也不一定采納。因為個人看問題的方法、角度不同。領(lǐng)導(dǎo)需要站在全局考慮。你的意見對，但在全局看不一定行得通。領(lǐng)導(dǎo)不采納是正常的。”小張：“那我今后不提什么意見和建議了?！泵貢鴮崉?wù) 第十章 信息 PPT(1)怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（二）小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非問題原則問題，一個意見最多提三

6、次即可。提了三次領(lǐng)導(dǎo)不采納，說明領(lǐng)導(dǎo)有自己的考慮，即便某個問題處理不妥。領(lǐng)導(dǎo)也會負責(zé)的。自己提了三次也盡職了?！毙埌葱⊥醯姆椒ㄔ嚵艘欢螘r間，果然有效。兩人又見面時小王說：“我們都是給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀的，既然是參與謀劃，所提意見就有采納和不采納兩種可能 ，不能光想著自己行，不采納就不高興，對領(lǐng)導(dǎo)是這樣，同事之間也應(yīng)是這樣?！眴栴}：小張和小王對領(lǐng)導(dǎo)的感覺為何完全不同？ 秘書應(yīng)如何想領(lǐng)導(dǎo)提建議？秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策（一）A和B同時分配做秘書，一年后，領(lǐng)導(dǎo)遇到問題總愛和A 商量，B 很納悶，請A分析原因。A：“我看你主要是提意見多，提建議少，提了一大堆問題，卻很少提辦法”

7、。B：“我認為提意見是下屬的事，拿主意是領(lǐng)導(dǎo)的事。”A ：“領(lǐng)導(dǎo)也不是神，事事都有主意。我接到上級的通知或下級單位的報告，都要認真想一想，提出處理意見，不管領(lǐng)導(dǎo)采用不采用，我都堅持這么做。時間久了，領(lǐng)導(dǎo)就對我的建議重視了。 ” B： “那每次提幾條建議呢？”秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策（二）A： “古人講，上中下三策，就是每次提好中差三個建議。我看主要是指決定命運的大事。一般情況下，大多數(shù)事情，每次一條就可以了。大事或吃不準(zhǔn)的事，不妨多提幾條處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)選用，即使提不出很好的方法，起碼也要有一點建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)打開思路。這叫一策備選，你不妨一試?！盉按照A的方法做，

8、一年以后，領(lǐng)導(dǎo)也經(jīng)常找B商量工作了。問題：A和B在工作方式方法上有何不同？秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)第十一章調(diào)研和督查工作第一節(jié)調(diào)研和督查工作概述第二節(jié)調(diào)查研究的范圍和步驟第三節(jié)調(diào)查研究的方法第四節(jié)督查工作的原則和程序秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)調(diào)查研究的含義和作用含義調(diào)查：用科學(xué)的方法取得客觀材料的過程研究：對材料進行分析、比較、歸納演繹的過程作用收集原始資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)解決常規(guī)問題，處理突發(fā)事件的必要手段提高秘書人員自身素質(zhì)的主要途徑秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)調(diào)查研究的內(nèi)容、類型和方法調(diào)查研究的內(nèi)容基本情況調(diào)查專題性調(diào)查經(jīng)

9、驗性調(diào)查突發(fā)事件或事故的調(diào)查秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)調(diào)查研究的含義和作用調(diào)查的類型普遍調(diào)查資料全面、客觀、精確，但缺乏生動性、具體性典型調(diào)查便于集中、深入地調(diào)查，但典型是人為選定的個案調(diào)查有明顯的針對性，調(diào)查時不能就事論事重點調(diào)查與典型調(diào)查的區(qū)別是，重點是客觀存在的抽樣調(diào)查使用最普遍，比較科學(xué)秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)調(diào)查研究的含義和作用調(diào)查的方法觀察法：確立觀察的重點，用心，懂行；訪問法態(tài)度誠懇謙虛，講究策略可以是個別訪談，也可開座談會文獻法：應(yīng)先近后遠、先小后大、先具體后抽象、先簡單后復(fù)雜問卷法：質(zhì)量的關(guān)鍵在于題目和答案的設(shè)計秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)調(diào)查研

10、究的含義和作用研究的方法歸納法綜合法統(tǒng)計法比較法分析法演繹法調(diào)查研究的步驟秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)督查工作含義（p170）原則（p180）程序（p181）秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)案例 1達利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國商店里出售的中國泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多是臺灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國消費者特別喜歡反映中國民俗的泥塑。此時，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)案例 1 分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時捕捉、篩選

11、信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營效益。小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場營銷部門進行詳細的調(diào)查研究，幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價格、宣傳、促銷、銷售渠道等。秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)新欣食品公司總經(jīng)理秘書袁天從報紙上看到西亞兩國開戰(zhàn)，根據(jù)平時積累的國際政治知識，他估計這一打，雙方不會在短時間內(nèi)結(jié)束戰(zhàn)爭。他馬上斷定日本市場上的馬肉不久會脫銷。因為開戰(zhàn)兩國中，有一國是傳統(tǒng)向日本大量出售馬肉的國家，打起仗來，它將無暇顧及馬肉出口，必然會影響到日本市場馬肉的供應(yīng)。這正是抓機遇做生意的大好時光。于是，他將此信息以及預(yù)測結(jié)果向總經(jīng)理作了匯報。經(jīng)理指示營銷部

12、門進行了一系列的緊急調(diào)研，結(jié)果證實了袁秘書推斷的準(zhǔn)確性。經(jīng)過一番努力，公司很快與日商簽訂了出口大宗馬肉的合同。袁秘書是怎樣收集、開發(fā)利用信息的？秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)某公司有一筆資金需尋找投資項目。公司負責(zé)人謝總從某造林公司獲得如下信息：“只要投入2萬元，8年后可收回最低10萬元”，“5萬投入，等待6年，18萬的收益，安全無比的零風(fēng)險保證（保險公司投保）”，“負責(zé)辦理林權(quán)證，以確保一切經(jīng)營在合法情況下進行”。 謝總因懷疑該公司資信度而不敢貿(mào)然投資。2006年春節(jié)期間，中央電視臺黃金時段播出了該公司老總代表“大造林公司給全國人民拜年”的廣告，認為中央電視臺的廣告不會錯的。謝總又產(chǎn)生

13、了將那筆資金投資于該造林公司的想法，并要求秘書提供參考資料。秘書實務(wù) 第十章 信息 PPT(1)秘書小李接受任務(wù)后，三天后給謝總送來一份30余頁的關(guān)于“大造林公司”及和國家林業(yè)政策的資料匯編，材料有：（1）國家林業(yè)局2004年下發(fā)的關(guān)于合作（托管）造林有關(guān)問題的通知，針對某些公司吸收社會資金合作（托管）造林現(xiàn)象而發(fā)；（2）新京報題為沒有真正勝利者的博弈一百萬畝沙漠圈地真相的新聞?wù){(diào)查；（3）央視04年11月焦點訪談：警惕“托管造林”陷阱的文字材料；（4）“大造林公司”和類似企業(yè)融資廣告的資料；（5）秘書自己寫的關(guān)于“大造林公司” 有關(guān)資料的初步分析；（6）中央電視臺播出的幾則不實廣告：“冰箱每天的耗電只有0.48度，僅相當(dāng)