房產(chǎn)公司檔案管理制度_secret

1、檔案管理制度為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。一、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、協(xié)議、合同、項(xiàng)目開、竣工資料、通知、對外申請且有回復(fù)的文件、案件資料、證件資料、工商資料等一切具有參考價值的文獻(xiàn)資料。二、檔案管理職責(zé)1、檔案管理由集團(tuán)人事行政管理中心檔案管理員負(fù)責(zé)。各子公司配備兼職檔案管理人員，協(xié)助集團(tuán)檔案管理人員進(jìn)行歸檔資料的收集，以保證檔案資料歸檔的及時性。2、檔案管理員要保證文獻(xiàn)資料的完整性、安全保密性和查找便利性。三、資料的收集與整理1、集團(tuán)的歸檔實(shí)行“日常歸檔”、“季度歸檔”及“年度歸檔”制

2、度。（1）“日常歸檔”資料包括：協(xié)議、合同、會議記錄、證件（文件）資料、工商資料、公司發(fā)文等。（2）“季度歸檔”資料包括：各子公司項(xiàng)目竣工資料（圖）、案件資料等。歸檔時間為每年的3月、6月、9月及12月份。（3）“年度歸檔”資料包括：各子公司財務(wù)憑證、帳冊、年度計劃、公司規(guī)劃、人事檔案等。歸檔時間為每年的3月份。2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門及各子公司收集應(yīng)該歸檔的文獻(xiàn)資料。各主管部門和各子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)給予積極支持，各子公司兼職檔案管理人員應(yīng)積極配合。3、凡應(yīng)該及時入檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔，各子公司兼職人員積極配合。4、各部門及子公司收、發(fā)文件資料，按文件的密級

3、確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件存入檔案室。5、檔案管理員根據(jù)相關(guān)歸檔方法實(shí)施檔案歸檔整理和分類。四、檔案的借閱公司檔案資料原則上不允許借出，確因工作需要借出的，按以下兩種情況方式處理：（一）集團(tuán)內(nèi)單位或人員借閱1、集團(tuán)董事長、總裁、總監(jiān)及和分公司總經(jīng)理借閱檔案資料可直接通過檔案管理員辦理借閱登記手續(xù)。2、因工作需要，上述人員以外的其他人員需借閱檔案資料時，必須辦理借閱檔案申請表（見附件1），由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，并送總經(jīng)理核批后，再到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。（二）集團(tuán)外單位或人員借閱原則上，絕不允許外來人員或單位借閱檔案資料。確屬工作需要借出的，必須由相關(guān)子公司人員帶領(lǐng)辦理檔案外借申請

4、表（附件2），并按資料的重要性每份收取500-1000元的押金，相關(guān)人員負(fù)連帶擔(dān)保責(zé)任。押金于檔案資料完好歸還時退還。借閱檔案資料的個人和單位必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不得拆散、涂改、勾畫。注意安全保密。對丟失、損壞檔案者追究相關(guān)責(zé)任。檔案資料借出7天之內(nèi)必須歸還。特殊情況的（如貸款抵押等），需事先在借閱檔案申請表中注明，并給領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案的銷毀1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2、對超過保管期并失去保存價值的檔案，由檔案管理人員提出鑒定銷毀申請報告和清單，交分管領(lǐng)導(dǎo)審核并征得集團(tuán)董事長同意后方可銷毀。申請報告和清單永久保存。3、在銷毀公司檔案資料時，必須由分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人

5、監(jiān)督銷毀過程。本制度自發(fā)布之日起生效并執(zhí)行。本制度生效前發(fā)布的相關(guān)文件和通知與本制度不一致的，均以本制度為準(zhǔn)。本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)公司所有。二00八年一月十八日附件1：借閱檔案申請表單位：借閱人借閱單位分管領(lǐng)導(dǎo)借閱單位總 經(jīng) 理借閱資料名稱借閱用途借閱日期歸還日期檔案歸還情 況 完好 破損 遺失檔案管理員確 認(rèn)借閱檔案申請表單位：借閱人借閱單位分管領(lǐng)導(dǎo)借閱單位總 經(jīng) 理借閱資料名稱借閱用途借閱日期歸還日期檔案歸還情 況 完好 破損 遺失檔案管理員確 認(rèn)附件2：檔案外借申請表借閱人借 閱 人所屬單位擔(dān)保人擔(dān)保人所屬單位借閱資料名 稱借閱用途借閱日期押金繳納金額（元）歸還日期歸還押金數(shù)額（元）歸還檔案情 況 完好 破損 遺失檔案管理員確 認(rèn)檔案外借申請表借閱人