溝通管理詳解

1、10 項(xiàng)目溝通(gutng)管理10-1 溝通管理的概念10-2 項(xiàng)目溝通計(jì)劃(jhu)10-3 項(xiàng)目溝通控制 共四十七頁(yè)10-1 溝通管理(gunl)的概念項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確(zhngqu)地提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目信息暢通。 共四十七頁(yè)溝通(gutng)的重要性“高級(jí)管理人員往往花費(fèi)80%的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通(gutng)，普通管理者約花50%的時(shí)間用于傳播信息” Effective Communication Ludlow,R. 共四十七頁(yè)溝通(gutng)的重要性決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)組織和控制管理過程的依據(jù)和手段(shudun)建立和改善

2、人際關(guān)系必不可少的條件成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段 共四十七頁(yè) 討論：“管理者制定計(jì)劃所必須的信息(xnx)，據(jù)估計(jì)有50%是經(jīng)由小道消息得來的。” 共四十七頁(yè)溝通(gutng)的概念與類型溝通是意義的傳遞與理解(lji)溝通從大類上分:人際溝通組織溝通 共四十七頁(yè)溝通過程的一般(ybn)模式發(fā)信者編碼通道解碼接信者 共四十七頁(yè)溝通方式(fngsh)方法正式溝通、非正式溝通上行溝通、下行溝通、平行(pngxng)溝通單向溝通、雙向溝通書面溝通、口頭溝通言語(yǔ)溝通、體語(yǔ)溝通 共四十七頁(yè)溝通渠道(qdo)（正式） 共四十七頁(yè)溝通(gutng)渠道（非正式）單線(dnxin)式流言式 共四十七頁(yè)溝通(gutng

3、)渠道（非正式）偶然(u rn)式集束式 共四十七頁(yè)信息(xnx)的構(gòu)成事實(shí) 客觀存在情感 我們?cè)谔囟ㄇ闆r下訴諸感情程度的反應(yīng)。觀念 對(duì)自己、社會(huì)、文化(wnhu)等的不變的看法觀點(diǎn) 我們觀察事物所采取的態(tài)度和主觀看法 共四十七頁(yè)項(xiàng)目(xingm)信息的表現(xiàn)形式主要的表現(xiàn)形式有書面材料、個(gè)別談話、集體口頭形式、技術(shù)形式等。書面材料是項(xiàng)目信息的一種重要表現(xiàn)形式，例如項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、圖紙、工作條例、合同條款、談話記錄、各種報(bào)表等都是表現(xiàn)項(xiàng)目信息的重要的書面材料。在某些情況下，項(xiàng)目信息也以個(gè)別談話的形式表現(xiàn)出來，個(gè)別談話包括口頭分配任務(wù)、匯報(bào)、工作檢查、批評(píng)、介紹情況、談判交涉(jiosh)等。集體口

4、頭形式如工作討論、會(huì)議等。此外項(xiàng)目信息也可以通過電話、電報(bào)、電傳、傳真、錄像、廣播、電子郵件等形式表現(xiàn)出來，這些形式可稱之為表現(xiàn)項(xiàng)目信息的技術(shù)形式。 共四十七頁(yè)項(xiàng)目管理信息(xnx)的類型自上而下的項(xiàng)目信息(xnx)自下而上的項(xiàng)目信息橫向流動(dòng)的項(xiàng)目信息以顧問室或經(jīng)理辦公室等綜合部門為中心的項(xiàng)目信息項(xiàng)目管理班子與環(huán)境之間進(jìn)行流動(dòng)的項(xiàng)目信息 共四十七頁(yè)溝通(gutng)場(chǎng)合會(huì)見演講會(huì)議談判(tnpn)調(diào)查 共四十七頁(yè)10-2 溝通(gutng)計(jì)劃 1、項(xiàng)目溝通需求的確定2、項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的過程3、項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及(shj)的主要內(nèi)容 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目溝通(gutng)需求的確定 項(xiàng)目溝通

5、需求是溝通計(jì)劃編制的重要依據(jù)，因此(ync)確定項(xiàng)目的溝通需求是編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的重要工作。項(xiàng)目溝通需求的確定是在信息收集和加工處理的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目利益相關(guān)者的信息需求做出的全面決策，該項(xiàng)工作涉及到對(duì)確定溝通需求所需要的信息的收集、加工以及對(duì)項(xiàng)目的溝通需求的全面決策。 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目溝通(gutng)需求的確定 （1）確定溝通需求所需信息的收集 1）項(xiàng)目溝通內(nèi)容的收集(團(tuán)隊(duì)內(nèi)部或利益相關(guān)者的組織.管理.技術(shù).實(shí)施的信息及公共信息) 2）項(xiàng)目溝通的方式、方法和渠道的收集 3）項(xiàng)目溝通的時(shí)間(shjin)和頻率的收集 4）項(xiàng)目溝通信息的來源和最終用戶的收集 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目溝通(gutng)

6、需求的確定 （2）確定溝通需求所需信息的加工處理所收集到的信息如果不進(jìn)行加工處理，往往不能直接用于確定項(xiàng)目的溝通需求和編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃。對(duì)所收集的信息進(jìn)行的加工處理工作通常包括歸納、整理、匯總和其他的必要(byo)工作。另外，在信息的加工處理中，如果發(fā)現(xiàn)所收集信息不全或信息之間有矛盾，則需要作進(jìn)一步的信息調(diào)查和收集工作。 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目溝通需求(xqi)的確定 （3）項(xiàng)目溝通(gutng)需求的全面決策項(xiàng)目溝通需求的全面決策涉及項(xiàng)目各方面所需信息的內(nèi)容、格式、類型、傳遞方式、更新頻率、信息來源等方面的決策。 共四十七頁(yè)2、項(xiàng)目(xingm)溝通計(jì)劃編制的過程 （1）項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的前期準(zhǔn)

7、備工作(需求確認(rèn).約束條件,假設(shè)前提) （2）項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制工作(溝通目標(biāo).任務(wù)確認(rèn).任務(wù)安排.資源(zyun)需求) （3）項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的結(jié)果輸出(溝通管理計(jì)劃 共四十七頁(yè)3、項(xiàng)目溝通管理(gunl)計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 （1）信息收集的方式(fngsh)和渠道信息收集的方式和渠道用以說明信息應(yīng)該用何種方法從何處收集。（2）信息收集的歸檔格式信息的歸檔格式用以說明應(yīng)該采用何種方法存貯不同類型的信息。（3）信息發(fā)布的方式和渠道信息發(fā)布的方式和渠道用以說明各種信息將流向何人以及采用何種方法傳送各種類型的信息。 共四十七頁(yè)3、項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及的主要(zhyo)內(nèi)容 （4）信息的發(fā)布與使用

8、權(quán)限信息的發(fā)布與使用權(quán)限用以說明各種信息的發(fā)布權(quán)限以及(yj)最終用戶的使用權(quán)限。（5）準(zhǔn)備發(fā)布信息的詳細(xì)說明對(duì)準(zhǔn)備發(fā)布信息的詳細(xì)說明包括對(duì)信息的內(nèi)容、格式、詳細(xì)程度、信息的來源等方面的說明。項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃要對(duì)準(zhǔn)備發(fā)布的信息進(jìn)行詳細(xì)的描述。 （6）信息發(fā)布的時(shí)間表信息發(fā)布的時(shí)間表用以說明何時(shí)進(jìn)行何種溝通，項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃需要對(duì)此給出必要的說明。 共四十七頁(yè)3、項(xiàng)目溝通(gutng)管理計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 （7）更新和修訂溝通管理計(jì)劃的方法為了保證項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃適應(yīng)項(xiàng)目溝通的實(shí)際需要，隨著項(xiàng)目的進(jìn)展需要對(duì)溝通管理計(jì)劃進(jìn)行更新和修訂。（8）約束條件和假設(shè)前提約束條件是限制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通的各種

9、因素，假設(shè)前提是那些被認(rèn)定是實(shí)際存在的、確定(qudng)的、并作為制定計(jì)劃依據(jù)的前提條件。約束條件和假設(shè)前提是項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃編制的重要依據(jù)，溝通管理計(jì)劃需要對(duì)此加以說明，以便在這些條件發(fā)生變化時(shí)對(duì)溝通管理計(jì)劃進(jìn)行修訂。 共四十七頁(yè)10-3 項(xiàng)目溝通(gutng)控制項(xiàng)目進(jìn)展(jnzhn)報(bào)告的編寫信息發(fā)布 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目(xingm)進(jìn)展報(bào)告的編寫（1）什么是項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告是用于描述項(xiàng)目進(jìn)展情況和取得的成果，傳遞項(xiàng)目執(zhí)行績(jī)效的匯總報(bào)告。通過項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，可以明確項(xiàng)目按照進(jìn)度計(jì)劃(jhu)已經(jīng)到達(dá)的階段，項(xiàng)目已按時(shí)完成的活動(dòng)和未按時(shí)完成的活動(dòng)，已完成的項(xiàng)目活動(dòng)對(duì)項(xiàng)目資源的使用

10、情況，原定的項(xiàng)目目標(biāo)是否已經(jīng)達(dá)到等。 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目進(jìn)展(jnzhn)報(bào)告的編寫（2）項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的類別 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告一般有日常報(bào)告、例外報(bào)告和特別分析報(bào)告三種。1）日常報(bào)告是有規(guī)律地報(bào)告項(xiàng)目日常信息的報(bào)告。日常報(bào)告可以根據(jù)資源利用期限提供，也可以每周甚至每日提供。2）例外報(bào)告用于報(bào)告與計(jì)劃存在重大差異的例外情況，并找出存在差異的原因與解決辦法，一般在為項(xiàng)目管理決策提供信息的報(bào)告上使用這種報(bào)告形式(xngsh)。3）特別分析報(bào)告常用于宣傳項(xiàng)目（特別是項(xiàng)目的研究成果）或是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)生的一些問題進(jìn)行特別評(píng)述。 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告(bogo)的編寫（3）項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告涉及的主要內(nèi)容(n

11、irng) 項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的內(nèi)容主要包括本期項(xiàng)目的進(jìn)展情況、本期項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)過程中存在的問題以及解決情況、計(jì)劃采取的措施、項(xiàng)目的變更、下一期的項(xiàng)目進(jìn)展預(yù)期目標(biāo)等。 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目進(jìn)展(jnzhn)報(bào)告的編寫（4）項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫依據(jù)1）項(xiàng)目計(jì)劃2）工作結(jié)果3）其他(qt)項(xiàng)目記錄 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目進(jìn)展(jnzhn)報(bào)告的編寫（5）項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫(binxi)方法1）進(jìn)度報(bào)告方法 進(jìn)度報(bào)告方法就是利用多種方法報(bào)告進(jìn)度信息的方法，最常用的是橫道圖、里程碑表、關(guān)鍵路線圖和“香蕉”曲線圖。 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目(xingm)進(jìn)展報(bào)告的編寫（5）項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告(bogo)的編寫方法2）費(fèi)用報(bào)告方法 最

12、常用的費(fèi)用報(bào)告方法是費(fèi)用報(bào)告表和S曲線。 共四十七頁(yè)1、項(xiàng)目(xingm)進(jìn)展報(bào)告的編寫（5）項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告的編寫方法3）綜合報(bào)告方法 綜合報(bào)告就是將費(fèi)用和進(jìn)度兩方面都在同一個(gè)報(bào)告內(nèi)反映，以便能夠完整地描述項(xiàng)目狀況。最常見的綜合報(bào)告方法是掙值法。掙值法是一種綜合范圍、時(shí)間和成本數(shù)據(jù)的項(xiàng)目績(jī)效衡量技術(shù)，它可以將計(jì)劃中列入的工作同實(shí)際已完成的工作進(jìn)行比較(bjio)，進(jìn)而確定項(xiàng)目在費(fèi)用支出和時(shí)間進(jìn)度方面是否符合原定計(jì)劃要求。 共四十七頁(yè)例證:某鐵道(tido)工程項(xiàng)目的報(bào)告表項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目所有者 項(xiàng)目執(zhí)行者 信息號(hào) 報(bào)告日期 工作編號(hào) 工作名稱 工作情況 計(jì)劃 實(shí)際 估計(jì) Tfi-j Di-j/月

13、ESi-j月、日EFi-j月、日 工時(shí)/月 開始月、日 結(jié)束月、日 工時(shí)/月 結(jié)束月、日 原有/天剩余/天 123456789101112131320涵洞基礎(chǔ)施工提前完成52000.5.12000.9.3052000.4.202000.9.105/表1 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行(zhxng)情況報(bào)告表 共四十七頁(yè)表2 項(xiàng)目(xingm)關(guān)鍵點(diǎn)檢查報(bào)告 關(guān)鍵點(diǎn)名稱 站場(chǎng)土石方路基防護(hù)檢查組名稱 寶中鐵路7標(biāo)段進(jìn)度管理領(lǐng)導(dǎo)小組檢查組負(fù)責(zé)人 王大帥報(bào)告人 楊愛華報(bào)告日期 2001.9.10報(bào)告份數(shù) 6對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)的目標(biāo)描述 實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃工期比較，提前關(guān)鍵點(diǎn)實(shí)際時(shí)間與計(jì)劃時(shí)間相比 提前2個(gè)月交付物是否能滿足項(xiàng)目

14、要求 滿足要求預(yù)計(jì)項(xiàng)目發(fā)展趨勢(shì) 總工期可望提前2個(gè)月檢查組負(fù)責(zé)人的審核意見：實(shí)際進(jìn)度教計(jì)劃工期提前 簽名：楊愛華 日期： 2001.9.10 共四十七頁(yè)表3 項(xiàng)目(xingm)執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告 任務(wù)名稱（項(xiàng)目或工作） 托盤式擋墻墻身任務(wù)編碼 1540報(bào)告日期 2000.12.31狀態(tài)報(bào)告份數(shù) 6實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度比較 滯后已用時(shí)間、尚需時(shí)間與計(jì)劃總時(shí)間比較 已用時(shí)間推遲，尚需時(shí)間與計(jì)劃時(shí)間僅剩下 月提交物能否滿足項(xiàng)目要求 不能滿足要求任務(wù)能否按期完成 能按期完成目前人員配備情況 不能滿足要求目前技術(shù)狀況 滿足施工組織設(shè)計(jì)要求任務(wù)完成預(yù)測(cè) 能保證托盤式擋墻子項(xiàng)總工期潛在風(fēng)險(xiǎn)分析及建議 風(fēng)險(xiǎn)：投入大。

15、建議：（1）增加人力設(shè)備資源；（2）墻身施工（1530）提早開工。任務(wù)負(fù)責(zé)人審核意見 情況屬實(shí)，同意以上建議。簽名：楊愛華 日期： 2000.12.31 共四十七頁(yè)表4 任務(wù)(rn wu)完成報(bào)告 任務(wù)名稱及編碼 滑坡體加固1420任務(wù)完成日期 2000.9.20已完成任務(wù)基本情況 交付物的性能特點(diǎn) 交付物性能滿足設(shè)計(jì)要點(diǎn)，是寶中鐵路第七標(biāo)段風(fēng)險(xiǎn)最大的項(xiàng)目實(shí)際工時(shí)與計(jì)劃工時(shí)比較 提前10天實(shí)際成本與計(jì)劃成本比較 ACWP-BCWS=20萬元0，成本節(jié)約遇到的重大問題及解決辦法 滑坡體加固方案在開工前進(jìn)行了專家論證緊后工作情況 緊后工作名稱及編碼 站場(chǎng)土石方1600緊后工作計(jì)劃及措施 可以提前1

16、0天開工評(píng)審意見：進(jìn)度超前，下道工序可以提前開工 評(píng)審人：楊愛華 評(píng)審日期：2000.9.30 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核意見：站場(chǎng)土石方提前 簽名：王大帥 日期：2000.9.30 共四十七頁(yè)表5 重大(zhngd)突發(fā)事件報(bào)告 事件發(fā)生時(shí)間 2000.12.31事件發(fā)生部位 擋墻托盤施工事件描述 因測(cè)量放線偏差，造成托盤位置偏差事件對(duì)項(xiàng)目影響程度說明 造成50m托盤砼施工報(bào)廢，損失10萬元事件發(fā)生原因分析 控制點(diǎn)產(chǎn)生了位移建議采取的措施 加強(qiáng)控制點(diǎn)的復(fù)測(cè)及保護(hù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核意見：明確責(zé)任，增強(qiáng)測(cè)量技術(shù)人員數(shù)量 簽名：王大帥 日期：2001.元.5日 共四十七頁(yè)表6 項(xiàng)目(xingm)變更報(bào)告 項(xiàng)目名稱

17、 A涵洞基礎(chǔ)開挖項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 王大帥項(xiàng)目變更原因 實(shí)際地形與施工圖描述的地形內(nèi)容不一致項(xiàng)目變更替代方案描述 A涵洞位置前移50m，變更后的中心里程為DK136700估計(jì)項(xiàng)目變更對(duì)進(jìn)度的影響 推遲半個(gè)月變更所涉及到的相關(guān)單位 寶中復(fù)線指揮部、鐵二院、城鐵監(jiān)理、工管中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查意見：建議移動(dòng)位置 簽名：王大帥 日期：2000.3.20 項(xiàng)目主管部門審查意見：同意設(shè)計(jì)院意見 簽名： A 日期：2000.3.30 共四十七頁(yè) 共四十七頁(yè) 共四十七頁(yè)表7 項(xiàng)目進(jìn)度(jnd)報(bào)告 項(xiàng)目名稱 采空處理報(bào)告日期 2000.3.31關(guān)鍵問題 任務(wù)范圍變化情況 工作量增加了1000m2進(jìn)度狀況 與計(jì)劃進(jìn)度吻合

18、費(fèi)用狀況 BCWP400萬元，ACWP399.6萬元，BCWP-ACWP0，略有盈利質(zhì)量狀況 滿足鐵路驗(yàn)收要求技術(shù)狀況 采用了國(guó)內(nèi)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行采空處理對(duì)跟蹤項(xiàng)目的解釋：工作量增加了1000m2，工期沒有延誤未來設(shè)想 任務(wù)計(jì)劃 ：?jiǎn)栴}和辦法 ：新技術(shù)的應(yīng)用增加了成本完成人： B 日期：2000.3.31 評(píng)審人：王大帥 日期：2000.4.5 共四十七頁(yè)表8 項(xiàng)目管理報(bào)告(bogo) 項(xiàng)目名稱 寶中鐵路第七標(biāo)段項(xiàng)目號(hào) 1300報(bào)告日期 2000.12.31報(bào)告份數(shù) 6狀態(tài)總結(jié) 已完任務(wù)或工作占用時(shí)間占總工期的比例 50%已完工程量或工作量占總工程量或工作量的比例 已完任務(wù)或工作實(shí)際時(shí)間、費(fèi)用及質(zhì)

19、量狀況 已完任務(wù)或工作計(jì)劃時(shí)間、費(fèi)用及質(zhì)量要求情況 實(shí)際工期教計(jì)劃工期提前，費(fèi)用節(jié)約，質(zhì)量評(píng)定：合格率100、優(yōu)良率93提交物狀況 目前狀態(tài)對(duì)項(xiàng)目工期的影響程度預(yù)測(cè) 總工期可望提前2個(gè)月目前狀態(tài)對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用的影響程度預(yù)測(cè) 實(shí)際成本可節(jié)約200萬元目前狀態(tài)對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的影響程度預(yù)測(cè) 有利于優(yōu)良率提高人員配備情況 滿足計(jì)劃要求技術(shù)狀況 滿足設(shè)計(jì)要求項(xiàng)目完成情況評(píng)估 比計(jì)劃工期提前，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)提高，成本節(jié)約其他需說明的事項(xiàng) /審核意見：工期提前 審核人：楊愛華 審核時(shí)間：2001.元.1 項(xiàng)目經(jīng)理意見：工期提前 項(xiàng)目經(jīng)理：王大帥 日期：2001.元.3 共四十七頁(yè)表9 氣象、水文(shuwn)資料日記錄表記錄日期:2000.3.1 填表時(shí)間:白天14:00;晚上:21:00日期 天氣情況 水文情況