海外采購(gòu)管理制度

1、企業(yè)管理制度系列Enterprise Management System采購(gòu)管理制度海外采購(gòu)管理制度企業(yè)必備管理制度模板年5月海外采購(gòu)管理制度說明：本制度適合一般公司的海外采購(gòu)業(yè)務(wù)管理。其目的 是為了規(guī)范境外采購(gòu)工作流程及要求，使海外采購(gòu)工作順暢, 提高采購(gòu)工作效率，達(dá)到降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)業(yè)務(wù)質(zhì)量與 經(jīng)濟(jì)效益的目的。本制度主要詳細(xì)闡述了海外采購(gòu)業(yè)務(wù)流程與具體的規(guī)范 要求。1、總則目的為了規(guī)范境外采購(gòu)工作流程及要求，使海外采購(gòu)工作順暢，提高采購(gòu)工作效率, 降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)業(yè)務(wù)質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。適用范圍適用于一般公司的海外采購(gòu)業(yè)務(wù)。2、海外采購(gòu)業(yè)務(wù)流程與規(guī)范要求詢價(jià)、比價(jià)、議

2、價(jià)外購(gòu)部門根據(jù)“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供 應(yīng)商資料，并參考市場(chǎng)行情及過去詢價(jià)記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)， 但因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”注明外，原則上應(yīng) 向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。2.1. 2請(qǐng)購(gòu)的物料規(guī)范較復(fù)雜時(shí); 外購(gòu)部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)物料的重要規(guī) 范并簽注意見后，會(huì)請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)。2. 2呈報(bào)及核決2.2.1比價(jià)、議價(jià)完成后，外購(gòu)部門應(yīng)填制“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”，擬訂“供應(yīng)商 商”、“預(yù)定裝船日期”等，連同供應(yīng)商報(bào)價(jià)資料，送請(qǐng)購(gòu)部門依采購(gòu)核決權(quán)限核 決。2. 2核決權(quán)限：采購(gòu)金額以CIF美元總價(jià)折合在 元（含）以

3、下者由采購(gòu)經(jīng)理或者主管副總經(jīng)理核決；采購(gòu)金額以CIF美元總價(jià)折合超過 元以上者由總經(jīng)理核決。2. 3采購(gòu)案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購(gòu)數(shù)量、金額的變更時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依更 改后的采購(gòu)金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán) 限時(shí)仍應(yīng)由原核決主管核決。3訂購(gòu)與合同”請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”經(jīng)核決送回外購(gòu)部門后，即向供應(yīng)商訂購(gòu)并辦理各項(xiàng) 手續(xù)。需與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同者，外購(gòu)部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書， 依采購(gòu)核決權(quán)限呈核后辦理。2. 4進(jìn)度控制及異常處理2. 4.1外購(gòu)部門應(yīng)以“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”及“采購(gòu)合同履行控制表”控制外購(gòu)實(shí) 施進(jìn)度。2.4.2外購(gòu)部門于每一項(xiàng)采購(gòu)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開立

4、“進(jìn)度異常及對(duì)策單” 記明異常原因及處理對(duì)策，據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購(gòu)部門。2.4.3外購(gòu)部門于外購(gòu)項(xiàng)目中“裝船日期”有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系催 交，并開立“進(jìn)度異常對(duì)策單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購(gòu)部門，并依 請(qǐng)購(gòu)部門意見處理。2. 5進(jìn)口簽證前的專案申請(qǐng)2. 5.1專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備的申請(qǐng)。專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)準(zhǔn)備全部 文件申請(qǐng)核發(fā)“進(jìn)口許可證”，申請(qǐng)函中并應(yīng)請(qǐng)求“外經(jīng)貿(mào)部”在“進(jìn)口許可證” 加蓋“國(guó)內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請(qǐng)專案進(jìn)口 及分期繳稅。2. 5. 2進(jìn)口度量衡器及管理物品時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)于申請(qǐng)“進(jìn)口許可證”之前準(zhǔn) 備“報(bào)價(jià)單”及其他有關(guān)

5、資料送進(jìn)口單位向政府機(jī)關(guān)申請(qǐng)核準(zhǔn)進(jìn)口。2. 6進(jìn)口簽證外購(gòu)物料訂購(gòu)后，外購(gòu)部門應(yīng)即檢具“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”及有關(guān)申請(qǐng)文件，以 “申請(qǐng)外匯處理單”（需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時(shí)，加填“緊急外購(gòu)案件聯(lián)絡(luò)單”） 送進(jìn)口單位辦理簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“外經(jīng)貿(mào)部”辦理簽證，并于“進(jìn) 口許可證”核準(zhǔn)時(shí)通知外購(gòu)部門。2. 7進(jìn)口保險(xiǎn)2. 7. 1 FOB、FAS、C&F條件的進(jìn)口案件,進(jìn)口單位應(yīng)依“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”外 購(gòu)部門指示的保險(xiǎn)范圍辦理進(jìn)口保險(xiǎn)。2. 7. 2進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”上標(biāo)示，以便 貨品進(jìn)口必須公證時(shí)，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。2. 8進(jìn)口船務(wù)2.

6、 8.1 FOB.FAS的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）于接獲“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）” 時(shí)，應(yīng)視其“裝運(yùn)口岸”及“裝船期限”并參照航運(yùn)資料，原則上選定三家以上 船公司或承攬商，以便進(jìn)口貨品可機(jī)動(dòng)選擇船只裝運(yùn)。2. 8. 2進(jìn)口單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進(jìn) 口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“信用證開發(fā)申請(qǐng)書”列明，作為信用證條款，向發(fā)貨人指 示裝船。 “請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”核準(zhǔn)后。2. 8. 3如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購(gòu)部門應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”上注明，避免在信用證指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。2. 9進(jìn)口結(jié)匯進(jìn)口單位應(yīng)依“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”標(biāo)示的“信

7、用證日期”辦理結(jié)匯，并于信用 證（L/C）開出后通知外購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。2.10稅務(wù). 10. 1免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請(qǐng)進(jìn)口的貨品可申請(qǐng)免貨物稅者，外購(gòu)部門應(yīng)于“進(jìn)口許可證”核準(zhǔn)后，檢具 必需文件，向地稅局申請(qǐng)，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請(qǐng)免貨物稅。.10.2專案進(jìn)口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請(qǐng)及辦理外購(gòu)部門應(yīng)于進(jìn)口前，檢 具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請(qǐng)稅則預(yù)估，等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。進(jìn)口許可證、信用證的修改供應(yīng)商或本公司要求修改“進(jìn)口許可證”或“信用證”時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)開立 “信用證、進(jìn)口許可證修改申請(qǐng)書”經(jīng)呈核后，檢具修改申請(qǐng)文件送進(jìn)口事務(wù)科 辦理。裝船通知及提貨文件的提供外購(gòu)部門接

8、到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時(shí)，應(yīng)立即填制“裝船 通知單”分別通知請(qǐng)購(gòu)部門、物料管理部門及有關(guān)部門。外購(gòu)部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時(shí)，應(yīng)檢具“進(jìn)口許可證”及 有關(guān)文件，以“裝運(yùn)文件處理單”先送進(jìn)口單位辦理提貨背書。12. 3提貨背書辦妥后，外購(gòu)部門應(yīng)檢具“進(jìn)口許可證”及提貨等有關(guān)文件， 以“裝運(yùn)文件處理單”辦理報(bào)關(guān)提貨。管理進(jìn)口物品放行證的申請(qǐng)進(jìn)口管理物品時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)于收到裝運(yùn)文件后，檢具必需文件送政府主管 機(jī)關(guān)申請(qǐng)“進(jìn)口放行證”或“進(jìn)口護(hù)照”，以便據(jù)此報(bào)關(guān)提貨。進(jìn)口報(bào)關(guān)2. 14. 1關(guān)務(wù)部門收到“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”及報(bào)關(guān)文件時(shí)，應(yīng)視買賣、保險(xiǎn)及稅 率等條件填制“進(jìn)口報(bào)關(guān)處理單”連同報(bào)

9、關(guān)文件，委托報(bào)關(guān)行辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，同 時(shí)開立“外購(gòu)至I貨通知單”（含外購(gòu)收料單）送物料庫(kù)辦理收料。2.14.2不結(jié)匯進(jìn)口物品，進(jìn)口單位應(yīng)于接獲到貨通知時(shí),查明品名、數(shù)量等 資料，并會(huì)外購(gòu)部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報(bào)關(guān)提貨。如系無價(jià)進(jìn)口的物料、 補(bǔ)運(yùn)賠償及退貨換料等，報(bào)關(guān)時(shí)關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購(gòu)到貨通知單（含外購(gòu)收料單）” 通知收貨部門辦理收料，而屬其他物料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送 處理部門處理。2. 14. 3關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應(yīng)確實(shí)核對(duì)稅則、稅率后申請(qǐng)暫借款繳納。2.14.4海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)立即通知外 購(gòu)部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后一天內(nèi)以書面向海

10、關(guān)提出異議，申請(qǐng)復(fù)查， 并申請(qǐng)暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進(jìn)口單位應(yīng)于“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表” 記錄，以便督促銷案。2. 14. 5稅捐記賬的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)），于報(bào)關(guān)時(shí)檢具 必需文件辦理具結(jié)記賬，并將記賬情況記入“稅捐記賬額度記錄表”及“稅捐記 賬額度控制表”。2. 14. 6船邊提貨的進(jìn)口物料，進(jìn)口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記賬手續(xù)， 以便船只抵港時(shí)，即時(shí)辦理提貨。2.15報(bào)關(guān)進(jìn)度控制關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報(bào)關(guān)、驗(yàn)關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表” 控制通關(guān)進(jìn)度。2.16公證各公司事業(yè)部應(yīng)依物料進(jìn)口索賠記錄及物料特性等因素，研判物料項(xiàng) 目（如外購(gòu)散裝物料），通知

11、進(jìn)口單位于物料進(jìn)港時(shí)，會(huì)同公證行前往公證。外購(gòu)物料于驗(yàn)關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進(jìn)口單位應(yīng)于 接獲報(bào)關(guān)行或物料庫(kù)通知時(shí)，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。16.3進(jìn)口貨品辦理公證時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時(shí)效，索取 公證報(bào)告分送有關(guān)部門。2.17退匯. 17. 1外購(gòu)部門依進(jìn)口物料的裝運(yùn)情況，判斷信用證剩余金額已無裝船的可 能時(shí)，應(yīng)于提供報(bào)關(guān)文件時(shí)提示進(jìn)口單位，并于進(jìn)口物料放行及“進(jìn)口許可證” 收回后，開立“信用證退匯通知單”連同“進(jìn)口許可證”送進(jìn)口事務(wù)科辦理退匯。.17.2退匯金額較大，但信用證未逾有效期限者，外購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)商索回 信用證正本，送進(jìn)口單位辦理退匯。索賠18. 1外購(gòu)部門接到收貨異常報(bào)告（“物料檢驗(yàn)報(bào)告表”或“公證報(bào)告”等） 時(shí)，應(yīng)立即填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。18.2以船公司或保險(xiǎn)公司為索賠對(duì)象者，由進(jìn)口單位辦理索賠；以供應(yīng)商 為索賠對(duì)象時(shí)，由外購(gòu)部門辦理索賠。18. 3索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應(yīng)依原采購(gòu)核決權(quán)限呈核后歸檔。退貨或退換2. 19. 1外購(gòu)物料須予退貨或退換時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)適時(shí)通知進(jìn)口單位依政府規(guī)