某物業(yè)公司作業(yè)指導書效用指南_secret

1、第 PAGE 16 頁 共 NUMPAGES 16 頁作業(yè)指導書效用指南1前言1.1作業(yè)指導書概述作業(yè)指導書是指為保證過程的質(zhì)量而制訂的程序?！斑^程”可理解為一組相關(guān)的具體作業(yè)活動（如抹灰、砌磚、插件、調(diào)試、裝配、完成某項培訓）。作業(yè)指導書也是一種程序，只不過其針對的對象是具體的作業(yè)活動，而程序文件描述的對象是某項系統(tǒng)性的質(zhì)量活動。作業(yè)指導書有時也稱為工作指導令或操作規(guī)范、操作規(guī)程、工作指引等。作業(yè)指導書的作用是指導保證過程質(zhì)量的最基礎的文件和為開展純技術(shù)性質(zhì)量活動提供指導。是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。1.2作業(yè)指導書的種類 按發(fā)布形式可分為：書面作業(yè)指導書；口述作業(yè)指導書；計算機軟件化的

2、工作指令；音像化的工作指令。按內(nèi)容可分為：用于施工、操作、檢驗、安裝等具體過程的作業(yè)指導書；用于指導具體管理工作的各種工作細則、導，則、計劃和規(guī)章制度等；用于指導自動化程度高而操作相對獨立的標準操作規(guī)范。1.3 ISO9000系列標準中對作業(yè)指導書的要求“如果沒有作業(yè)指導書就不能保證質(zhì)量時，則應對生產(chǎn)和安裝方法制訂作業(yè)指導書”。生產(chǎn)作業(yè)可由作業(yè)指導書規(guī)定到必要的程度。應對工序能力進行研究以確定工序的潛能。整個生產(chǎn)中使用工藝規(guī)定也應寫成書面文件，務個作業(yè)指導書中均應引用。作業(yè)指導書中應明確規(guī)定圓滿完成工作以及符合技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標準的準則。（GB/T19004ISO900410. 1. 1）。 “

3、應按照質(zhì)量體系的規(guī)定對作業(yè)指導書，規(guī)范和圖樣進行控制”（GB/T19004ISO900411. 5）。作業(yè)指導書在公司貫標工作中起了一定作用，但由于編寫、審批、修訂及控制等方面工程浩大，造成作業(yè)指導書不能反映變化了的實際工作，不能在日常中做出必要的、及時的修訂，根據(jù)公司要求，特制定本指南，對作業(yè)指導書的編制進行規(guī)范指引，請公司各部門應參照原有作業(yè)指導書按本指南規(guī)定的方式進行更新。2作業(yè)指導書的功用作業(yè)指導書有三個方面的主要用途：第一，為崗位員工工作提出崗位要求和提供工作指引。其中“崗位要求”對該崗位員工來說，必須清楚記??；對工作指引中的“常用部分（即應知應會，包括緊急情況處理）”必須牢記和熟練

4、應用；對不常發(fā)生的，在工作需要時，可支持性作業(yè)指導書進行工作，以提高崗位工作能力和工作質(zhì)量。第二，為崗位工作考核的重要依據(jù)之一。通過對崗位員工工作完成量、工作質(zhì)量以及崗位目標是否實現(xiàn)，來判定員工工作是否稱職和素質(zhì)能力級別。第三，為公司（服務中心）物業(yè)管理積累經(jīng)驗財富。每一項管理工作，特別是針對大廈或小區(qū)物業(yè)設備設施配置甚至布局不同，都會有其自身管理特點和關(guān)注焦點，通過作業(yè)指導書策劃、編制、實施、改善修訂等工作，使得各項管理工作更趨完善，同時，管理工作由于有作業(yè)指導書的指引，即使主要管理人員和崗位人員調(diào)動，也不會影響服務質(zhì)量。而目前由于人員變動造成管理質(zhì)量波動現(xiàn)象會減少或消失。3作業(yè)指導書編制規(guī)

5、定3.1作業(yè)指導書總策劃作業(yè)指導書的數(shù)量和詳略程度，由各服務中心負責人和主要專業(yè)管理人員確定，應能體現(xiàn)服務中心總的管理目標。服務中心應確定一名人員（質(zhì)量管理員）負責作業(yè)指導書總體策劃和控制的具體工作。3.2作業(yè)指導書的分類 作業(yè)指導書共分四類，名稱及分類原則如下：1、管理規(guī)程：適用于對各部門經(jīng)理/服務中心主管、各主管、管理員的工作描述；按流程描述，涉及多個人員和崗位的服務過程；2、操作規(guī)程：適用于對具體設備操作、維護的描述；3、工作規(guī)程：適用于對操作性強的工作的描述，包括 對維修班、設備班班長、各操作崗位的工作描述； 對地庫收款員的工作描述；4、崗位規(guī)程：適用于保安員各崗位的工作描述，包括保安

6、班長和各保安崗位?；疽髢?nèi)容應滿足5W1H原則任何作業(yè)指導書都須用不同的方式表達出：Where：即在哪里使用此作業(yè)指導書；Who：什么樣的人使用該作業(yè)指導書；What：此項作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么；Why：此項作業(yè)的目的是干什么；when：何時做How：如何按步驟完成作業(yè)?！白詈茫顚嶋H”原則最科學、最有效的方法；良好的可操作性和良好的綜合效果。數(shù)量應滿足不一定每一個工位，每一項工作都需要成文的作業(yè)指導書；“沒有作業(yè)指導書就不能保證質(zhì)量時”才用；描述質(zhì)量體系的質(zhì)量手冊之中究竟要引用多少個程序文件和作業(yè)指導書；就根據(jù)各組織的要求來確定； 培訓充分有效時，作業(yè)指導書可適量減少；某獲證企業(yè)質(zhì)量手冊中

7、引用的作業(yè)指導書清單。格式應滿足以滿足培訓要求為目的，不拘一格；簡單、明了、可獲唯一理解；美觀、實用。補充說明：1、作業(yè)指導書不要求一定用文字條款的形式，只要能把意思清楚地表達出來，可采用表格或流程圖的形式作為作業(yè)指導書的內(nèi)容。2、公司及各部門發(fā)出的“制度類”規(guī)定及國家有關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定可在作業(yè)指導書的“相關(guān)文件”中被引用。為查索方便，建議各服務中心將被引用的法律、法規(guī)、制度單獨裝訂成冊。3.3作業(yè)指導書編制、生效 作業(yè)指導書由部門經(jīng)理/服務中心負責人和各主管負責編制。由于作業(yè)指導書本身編制上出現(xiàn)問題，責任在分管的主管。為體現(xiàn)該項工作的責任和業(yè)績，作業(yè)指導書必須由授權(quán)分管的部門負責人/主管簽名

8、確認。3.4作業(yè)指導書修訂作業(yè)指導書修訂由各部門經(jīng)理/主管負責進行。經(jīng)過品質(zhì)部經(jīng)理審核后，呈送總經(jīng)理或管理者代表審批后生效。但最終修訂仍必須通過各部門經(jīng)理/主管進行。作業(yè)指導書每次（每部位）修訂，由各部門經(jīng)理/主管就修訂內(nèi)容簽名，修訂內(nèi)容一經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表審批簽名確認，即生效。3.5作業(yè)指導書換頁批準當作業(yè)指導書修訂部位較多時，應進行換頁。作業(yè)指導書換頁和換版由各部門經(jīng)理/服務中心負責人簽批，以控制整體策劃或做出可能的、必要的調(diào)整，并籍此了解全局。3.6作業(yè)指導書管理作業(yè)指導書由各部門經(jīng)理/主管負責管理，包括發(fā)放到必要的崗位和控制有效版本，作業(yè)指導書根據(jù)修訂狀況進行換頁和標識修訂狀態(tài)。作業(yè)

9、指導書編號按現(xiàn)行編號方法不變。參見文件和資料管理程序規(guī)定。作業(yè)指導書的“修訂狀態(tài)”是用以記錄換頁版次，更主要的是標明最新有效狀態(tài)，確保使用最新有效版本。每換頁一次，依次改為0、1、2、3，換版時，“修訂狀態(tài)”重置為0。如果各部門經(jīng)理/主管由于工作調(diào)動,應做好交接工作,包括作業(yè)指導書管理情況和名錄。接任的各部門經(jīng)理/主管應在接手工作之日起15個工作日內(nèi),在作業(yè)指導書的編制欄改簽上自己的簽名，并接手管理。3.7作業(yè)指導書管理工作考核考核的主要依據(jù)有：是否確定作業(yè)指導書的主管人員及簽名、發(fā)放管理工作到位；作業(yè)指導書內(nèi)容能否體現(xiàn)崗位工作需要，從實際工作情況檢查是否存在問題反推作業(yè)指導書是否符合要求；作

10、業(yè)指導書有效性控制：控制包括是否及時更新，是否在崗位上能得到有效版本，作廢版本是否從崗位現(xiàn)場撤出，服務中心總體控制的作業(yè)指導書數(shù)目、編號、修改狀態(tài) 是否與各專業(yè)管理人員所控制的保持一致；作業(yè)指導書是否得到實施，實施結(jié)果與預期要求是否一致。3.8作業(yè)指導書形式作業(yè)指導書外觀形式不變，內(nèi)容進行適當調(diào)整如下：1.目的2.適用范圍3.職責4.工作指引（內(nèi)容）5.質(zhì)量記錄6.支持性文件7.附錄“目的”是主管對工作活動的認識：在充分考慮公司的服務承諾、精品品牌及物業(yè)管理服務費高低和管理成本控制要求的前提下，該項工作應達到什么目標。該目標應是可考核的，盡可能是量化的。例如“手續(xù)齊全的車輛在兩分鐘內(nèi)能從地庫出

11、口出行”，又如“不因水泵維護保養(yǎng)不當原因造成生活用水停水事故”。適用范圍是指適合那些人、事、物“職責”是明確完成工作、達到工作目標的人員處理事情的權(quán)限和責任。有兩種形式：一種是一項工作有一個責任人就可完成，達到目標，如收款員收費工作；一種是一項工作需多人完成，才能達到目標，如“室內(nèi)裝修現(xiàn)場監(jiān)管”、“業(yè)戶退租管理”等，應分別列明各個人員在該項工作中的職責。當然，如果一項工作涉及面大，特別是直接涉及到其他部門的，應作為程序文件或公司管理制度“工作指引”是教該項工作的執(zhí)行人員怎樣做，包括不常出現(xiàn)的問題處理。例如“大堂值班崗位”上在大廈非開放時間怎樣處理有些人員不主動或不愿登記的事情，大堂燈光控制位置

12、、控制要求等。又如應急指引，包括五保戶、殘疾人、病人照顧；故障聯(lián)系；明顯的垃圾雜物；可能發(fā)生緊急事情的應急方法等。這一部分的詳略程度應和執(zhí)行人員的素質(zhì)要求和對崗位工作熟悉程度相適應?！百|(zhì)量記錄”應明確做該項工作應留下那些記錄。注意，不僅限于填寫表格形式，還有報告、備忘錄、自動電子記錄文件等?！爸С中晕募保鹤鲆豁椆ぷ鳎赡苌婕昂芏喾矫?，特別是一些“規(guī)定、制度”或其他作業(yè)指導書，給出一個對主要查閱文件的指引名錄。作業(yè)指導書中上述內(nèi)容可用手寫形式填寫，也可用電腦輸入打印，但當修改到一定程度，應輸入電腦，打印出來，進行換頁。每換頁一次，修改狀態(tài)加1。附錄是指其他文件，比如附件。3.9作業(yè)指導書的排版

13、1必須使用品質(zhì)部提供的作業(yè)指導書樣板（電腦版），使用中有任何問題，須知會品質(zhì)部。2作業(yè)指導書內(nèi)容的字體為宋體，字號為小四，行距為1.5倍，段前段后均為0，不加粗。3表格用文本框進行編輯，字號、間距、對齊等均不做要求，以便于排版為原則，如進行上述處理仍不能滿足頁面要求，可以采用附頁形式。4文字內(nèi)容采用四級編號，即前四級為1, 1.1, 1.1.1, 1.1.1.1。編號與文字間空半個漢字位或一個實心點，首行左邊對齊，轉(zhuǎn)行也是左邊對齊。沒有編號的文字，首行空兩個漢字位，轉(zhuǎn)行左縮進左邊對齊。注：“主管”的解釋。本指南中所稱“主管”是指由服務中心第一負責人授權(quán)的、對某一類作業(yè)指導書（或操作活動）進行管

14、理的人員。特點是：一般由他來確定該項（或一類）工作要求、怎樣做、達到什么目標。“主管”一定有“部下”，否則，某項（或一類）工作的主管只能由其上級擔任。服務中心領(lǐng)導可兼任本文意義上的“主管”。 作業(yè)指導書具體形式見如下示例文件與資料管理程序1 目的1.1 確保所有文件和資料都能夠得到有效控制并使之符合集ISO（International Standard Organization，國際標準化組織）或GB（Guo biao，國家標準）標準。1.2 確保各相關(guān)場所均使用有效的文件版本。1.3統(tǒng)一對公司文件和資料實行標準化管理，樹立公司大氣、規(guī)范、與時俱進的良好外部形象。定義：質(zhì)量手冊：質(zhì)量手冊是證明

15、或描述質(zhì)量體系的主要文件；質(zhì)量手冊規(guī)定質(zhì)量基本結(jié)構(gòu)，是實施和保持質(zhì)量體系應長期遵循的文件；質(zhì)量手冊至少應包含組織的質(zhì)量方針和對所采用的質(zhì)量體系標準的全部適用要素的描述；程序文件：程序是為完成某項活動所規(guī)定的方法；描述程序的文件稱為程序文件；質(zhì)量體系程序文件對影響質(zhì)量的活動做出規(guī)定；是質(zhì)量手冊的支持性文件；應包含質(zhì)量體系中采用的全部要素的要求和規(guī)定；每一質(zhì)量體系程序文件應針對質(zhì)量體系中一個邏輯上獨立的活動。管理文件：公司各項管理制度、規(guī)定、辦法、導則、細則等。技術(shù)文件：包括產(chǎn)品實現(xiàn)所需的產(chǎn)品技術(shù)標準、檢驗標準、產(chǎn)品實現(xiàn)的工藝流程，指標、卡片、手冊、說明書、圖紙等。質(zhì)量計劃：質(zhì)量計劃是針對某項產(chǎn)品

16、、項目或合同，規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序的文件；質(zhì)量計劃是為達質(zhì)量目標所進行的籌劃安排，質(zhì)量計劃總是針對一定的目標，如合同、項目或產(chǎn)品的特定要求。作業(yè)指導書：作業(yè)指導書是指為保證過程的質(zhì)量而制訂的程序；作業(yè)指導書也是一種程序，只不過其針對的對象是具體的作業(yè)活動，而程序文件描述的對象是某項系統(tǒng)性的質(zhì)量活動；作業(yè)指導書是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。作業(yè)指導書有時也稱為工作指導令或操作規(guī)范、操作規(guī)程、工作指引等。 內(nèi)容包括：用于施工、操作、檢驗、安裝等具體過程的作業(yè)指導書。質(zhì)量記錄：為已完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。 質(zhì)量記錄為證明滿足質(zhì)量要求的程度或為質(zhì)量體系的要素運行的有效

17、性提供客觀證據(jù)。質(zhì)量記錄的某些目的是證實、可追溯性預防措施和糾正措施。外來文件：包括行業(yè)文件、外來法律、法規(guī)、規(guī)范。2 范圍本程序適用于公司運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的所有文件和資料（包括適當范圍的外來文件和資料）的控制。3 職責3.1 文件和資料的擬制、審核和批準3.1.1 所有文件和資料由需要表達訴求的部門負責擬制或更改。3.1.2 針對內(nèi)外部的法定文件和重要的外傳資料由部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。3.1.3 針對公司部門內(nèi)部的通知、制度等資料由部門負責人審核批準。3.2 文件和資料的發(fā)布之權(quán)限各部門法定文件由行政部編號、統(tǒng)一印發(fā)。3.3 文件和資料的保管、銷毀權(quán)限3.1.1 部門負責人或指定人員負責傳

18、達后的文件的整理歸檔，部門負責人負有管理責任，對文檔和資料的安全負責。3.1.2 品質(zhì)部負責收繳、銷毀各部門過期文件、資料。4 內(nèi)容4.1職責4.1.1總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊、程序文件的批準。4.1.2管理者代表負責質(zhì)量手冊編制的組織和審核，負責職責范圍內(nèi)程序文件的批準。4.1.3品質(zhì)部負責質(zhì)量管理體系文件和資料的編制、審核和控制，負責質(zhì)量管理體系管理性文件的編制。 4.1.4行政部負責質(zhì)量管理體系文件的標識、控制、發(fā)放，負責質(zhì)量管理體系管理性文件的編制，負責上級公文、外來文件的控制。 4.1.5工程部或授權(quán)人負責技術(shù)文件、工藝性文件的編制及審核，負責職責范圍內(nèi)文件的批準。4.1.6各部門負責本部

19、門質(zhì)量體系文件和資料的編制、管理、審核和控制。各部門負責質(zhì)量手冊中職責分配表所確定主管過程的文件編制、修訂。各部門應指定一名文件和資料管理員（可兼職）： a.負責本部門文件和資料的登記、收/發(fā)、清單的記錄和手續(xù)辦理。b.負責本部門文件的保管。c.負責本部門文件發(fā)放、領(lǐng)用、借閱、更改等手續(xù)的辦理。d.對文件的丟失，保管不善的損壞、管理不規(guī)范出現(xiàn)的過失承擔責任。4.2文件和資料的分類4.2.1 根據(jù)用途，將文件分為ISO格式的制度手冊、程序文件、規(guī)程文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量報表，采用GB格式標準的臨時政策、指令、指導、通報性質(zhì)的文件。將資料分為客戶資料、商品資料、銷售資料、會計資料、固定資產(chǎn)資料、行

20、業(yè)資料以及其他外來文本或電子資料等。按照習慣，我們把需要總經(jīng)理簽署的程序文件、規(guī)程文件、作業(yè)指導書或政策、指令、指導、通報性質(zhì)的文件統(tǒng)稱為法定文件。法定文件必須是受控文件。4.2.2 根據(jù)控制范圍，把文件和資料分為受控文件和非受控文件。受控文件是指受更改控制、受傳閱范圍控制、受保管銷毀權(quán)限控制的文件或資料。非受控文件是指可以隨便傳閱的傾向于臨時性的文件或資料。4.2.3 根據(jù)媒介形式，把文件和資料分為文本格式文件、資料和電子載體的文件、資料。4.3 文件和資料的格式4.3.1 ISO標準格式此種格式適用于ISO9000質(zhì)量體系的制度手冊、程序文件、規(guī)程文件、作業(yè)指導書、質(zhì)量報表和擬納入ISO體

21、系的類似文件。4.3.1.1 版式風格（1）封面： 公司名稱（宋體二號） 責任部門（制定、使用文件的部門）。 文件編號、版本、生效日期、頁數(shù)。 編制、審核、審批人簽名。 受控標記。（2）正文： 正文的上方必須用統(tǒng)一的文件頭，包含公司名、文件名稱、文件編號、版本、章節(jié)號、修訂狀態(tài)、生效日期、頁數(shù)。 正文分為目的、范圍、職責、內(nèi)容、質(zhì)量記錄、相關(guān)支持性文件、（附錄）六大部分，可根據(jù)表達需要加以增減。 正文使用小4號宋體。一、二級標題使用黑體四號、三級使用小四號楷體加粗以示區(qū)別。 推薦使用遞進式的數(shù)字標題。一級標題使用1+半個空格+標題，頂格排列。二級為1.1、1.2+半個空格+標題，首行縮進2各字

22、符。三、四級類似于二級格式。 文件必須具備結(jié)尾。包括主題辭、保存期、抄報、發(fā)送、抄送、印制/發(fā)行部門、印數(shù)、印制/發(fā)行日期等。主題辭是指GB辭條的主題中關(guān)鍵的主謂賓語詞組，電子文本存檔標題中必須含有它，以便于文本檢索。抄報對象為行文的上級部門或領(lǐng)導者。發(fā)送對象為受文的主體部門。抄送為需要傳達、告知的部門。文件需要保密的，在印制部門后用括號標注文件的密級和傳閱范圍。 行距使用Microsoft Word標準行距為1.5倍。（結(jié)尾除外）頁邊距上下統(tǒng)一使用2.5CM；左邊為3CM，右邊為2.5CM。流程圖中輸入、輸出采用帶圓角矩型表示，一般過程采用矩型表示，帶有審批等判斷性內(nèi)容的過程采用菱型表示；所

23、有圖形采用1磅邊框；圖形中文字一般采用5號宋體字，并在圖形內(nèi)部居中（上下、左右）；流程圖中表述分目標的文字采用5號仿宋體。（3）質(zhì)量記錄表格的版式風格為： 文本左上方必須有公司名稱，大小依情況而定。右上方必須有該表格的所屬部門、表格體系編號、體系中序列號。 標題使用2號黑體。 正文使用5號宋體。（4）文件編號規(guī)則：ISO格式的文件只允許使用拼音格式編號，各部門的編號模式設定如下：質(zhì)量手冊編號RJP(公司名稱)/（質(zhì)量手冊代號）-/（文件編制流水號/年號）程序文件RJP(公司名稱)/（部門代碼）-（程序代號）-（章節(jié)號）-/（文件編制流水號/年號）質(zhì)量計劃、管理制度、技術(shù)文件、作業(yè)指導書RJP(

24、公司名稱)/（管理手冊代碼）-（作業(yè)指導書代號）-/（文件編制流水號/年號）記錄RJP-（記錄代號）-（章節(jié)號）-（文件序號）文件類別代號質(zhì)量手冊 QM程序文件QP工作文件QW記錄表格QR部門名稱與部門代號RJP-榮基物業(yè) PZ-品質(zhì)部 XZ-行政部 CW-財務部HJ-環(huán)境部 KF-客戶服務部 GC-工程部 BA-保安部DH-大廈服務中心 HY-花園服務中心 CDW-翠堤灣服務中心YL銀隆廣場服務中心服務中心各班組代碼：維修班WXB、護衛(wèi)班HWB、清潔班QJB、財務室CWB、綠化班LHB、會所HSB管理手冊代碼行政管理（administrative management） 代碼：AM人力資源管

25、理(human resources management) 代碼：HR財務管理(finance management) 代碼：FM物料管理(purchase management) 代碼：PM服務提供(service provide) 代碼：SP品質(zhì)改進(quality improvement) 代碼：QI版本用法是，如果首次起草就用1.0標示，修改1次為1.1，依次類推，若在原基礎上重新擬訂即用2.0。4.3.1.2 描述內(nèi)容參考ISO標準，我們把質(zhì)量手冊等作為本公司的一級文件，用來描述組織的相關(guān)版塊的方針及理念。把各種程序作為本公司的二級文件，用來描述相關(guān)版塊的流程、方法等。把各項規(guī)程和質(zhì)

26、量表格作為本公司的三級文件，用來描述各項作業(yè)規(guī)范、偵測體系的內(nèi)容達成等。我們習慣于把三級文件納入同一本手冊之中。本公司只有在制定或修改管理體系時才使用此種格式。4.3.2 GB標準格式此種格式適用于政策（辦法、決議、方案、意見等）、指令（決定、規(guī)定等）、指導（指導方案、流程方法、補充辦法等）、通報（通知、通報、聯(lián)絡函等）性質(zhì)的文件。（參見附錄頁）在本公司中，現(xiàn)有的各種通知、通報、決定、指導意見、方案、非初始體系的規(guī)定等常規(guī)文本一般只能采用GB格式，待執(zhí)行成熟后，根據(jù)需要，再決定是否納入公司體系，上升為ISO標準格式。頁眉：邊框線粗1.5磅，內(nèi)框線粗1磅；一般采用加粗小4號宋體字，采取左對齊格式

27、；每個作業(yè)指導書從次頁開始，頁眉中去掉編制、審核、批準行；頁眉中內(nèi)容須填寫完整（簽字處除外）。正規(guī)文本的版式風格（1）公司名稱：統(tǒng)一使用宋體二號字體。（2）間隔橫線：粗細3磅。（3）文件字號：5號仿宋字體居中。使用“通”字文件號。（4）標題：使用2號華文中宋居中。（5）主送部門：頂頭設置，黑體區(qū)分。為文件主要傳達部門。三個以內(nèi)直接標注。三個以上使用“各部門”標注。（6）正文：1頁以內(nèi)統(tǒng)一使用4號宋體，行距為Microsoft Word標準20磅值。超過2頁統(tǒng)一使用小4號宋體，行距為1.5倍。（7）落款：各部門使用“XXXX公司XX中心”、“XXXX公司XX部”落款。落款統(tǒng)一使用同號宋體，居于右

28、下方，下面標注清楚發(fā)文日期（宋體）。（8）結(jié)尾：雷同于4.2.1，但增加擬訂、審核、簽發(fā)一欄。（9）不推薦使用遞進式的數(shù)字排序方式，推薦使用漢字+數(shù)字的排序方式。（10）文本結(jié)構(gòu)必須能分段落說明發(fā)文的目的、原因，必要時需要注明控制方法、周知事項及協(xié)作事項等。4.3.3 聯(lián)絡函版式風格為：（1）公司名稱：黑體二號居中。（2）橫杠。（3）標題：使用2號楷體居中。（4）正文：使用小4號楷體字，行距為Microsoft Word標準行距為1.5倍。4.4 文件和資料的編寫、審核和批準4.4.1文件的編寫、批準4.4.2質(zhì)量體系文件按照編寫導則進行編寫；4.4.3合同文件按國家有關(guān)規(guī)范編寫；4.4.4行

29、政發(fā)文的編寫；4.5總體要求凡屬公司行政發(fā)文的包括對外、對內(nèi)的函件必須使用帶有公司標志的抬頭（頁眉），作業(yè)指導書及其他質(zhì)量文件按公司規(guī)定或指定模板進行使用。序號文件名稱文件級別制定及修改審核批準1質(zhì)量手冊一級品質(zhì)部管理者代表總經(jīng)理2程序文件二級各部門質(zhì)管部經(jīng)理管理者代表3作業(yè)指導書部門管理手冊三級各部門部門經(jīng)理管理者代表管理處工作手冊三級各管理處管理處主任管理者代表4質(zhì)量記錄表格四級相關(guān)單位部門主管部門經(jīng)理5法規(guī)標準等外來文件五級外部機構(gòu)部門主管部門經(jīng)理4.6受控文件和資料的分類以及標識方法：文件類別管理內(nèi)容職責部門有效版本標識方法質(zhì)量體系文件質(zhì)量手冊程序文件編制、更改品質(zhì)部版本號及加蓋受控章

30、批準總經(jīng)理發(fā)放、保管品質(zhì)部各部門相關(guān)制度、作業(yè)指導書編制、更改各部門名稱、文件編號批準總經(jīng)理發(fā)放、保管各部門合同文件批準總經(jīng)理發(fā)放、保管編制、更改行政部文件類別管理內(nèi)容職責部門有效版本標識方法行政發(fā)文/函以公司名義發(fā)出編制各部門名稱、編號批準總經(jīng)理更改、發(fā)放、保管行政部以部門名義發(fā)出編制、更改各部門批準部門經(jīng)理發(fā)放、保管各部門外來文件外單位來文（函）更新、發(fā)放、保管各部門名稱、編號法律、法規(guī)、條例更新、發(fā)放、保管各部門名稱、發(fā)布實施日期技術(shù)規(guī)范更新、發(fā)放、保管工程名稱、編號4.7文件的發(fā)放與保管4.7.1公司質(zhì)量體系文件由職責部門在文件上加蓋“受控文件”章后，按照文件發(fā)放范圍進行發(fā)放，記錄于“

31、文件發(fā)放登記表”中，注明其版本號以示文件的受控狀態(tài)，品質(zhì)部存檔。4.7.2合同文件由行政部根據(jù)合同涉及范圍發(fā)放至相關(guān)單位，記錄于“文件發(fā)放登記表”中，并進行存檔，需收/支付款的合同文件交一份到財務部。4.7.3公司各級發(fā)出文/函件由職責部門按照文件發(fā)放范圍進行發(fā)放，記錄于“文件發(fā)放登記表”中。4.7.4外來文件的發(fā)放與保管見本文件5.8.2款。4.7.5各部門應將收文情況記錄于“收文登記表”中，并填寫“收文處理紙”，根據(jù)部門負責人簽署的意見進行傳閱或下發(fā)。傳閱后的文件統(tǒng)一由文件管理員保管，保管年限按公司管理制度執(zhí)行。4.8文件的更改4.8.1文件需更改時，應由主張更改人填寫“文件更改申請單”，說明更改原因，對重要的更改部分（如技術(shù)參數(shù)）還應附有充分的證據(jù)。4.8.2文件更改的審核、批準由原審批