采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度(試行)

1、采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度（試行）一、采購(gòu)業(yè)務(wù)的授權(quán)公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)全權(quán)集中于物流配送中心，包括公司工程用物資、燃器具的采購(gòu)、戶外管道及戶內(nèi)管線安裝材料等。公司辦公用品的采購(gòu)由行政部負(fù)責(zé)。采購(gòu)業(yè)務(wù)分為常備采購(gòu)（預(yù)算內(nèi)）、非常備采購(gòu)（預(yù)算外）、政策性采購(gòu)（公司戰(zhàn)略需要）。二、采購(gòu)計(jì)劃的制定和審批 公司各單位（分、子公司及各部門）每月25日向物流配送中心報(bào)送下月的物資采購(gòu)計(jì)劃，物流配送中心經(jīng)匯總、綜合平衡后向財(cái)務(wù)部報(bào)送當(dāng)月公司整體采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)資金預(yù)算。該計(jì)劃應(yīng)綜合考慮各項(xiàng)物資實(shí)際庫(kù)存、工程施工計(jì)劃和公司資金狀況。該計(jì)劃亦應(yīng)與各預(yù)算單位每月向財(cái)務(wù)部上報(bào)的預(yù)算報(bào)表口徑一致。財(cái)務(wù)部審核通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理審批，經(jīng)

2、審批通過(guò)后下發(fā)物流配送中心執(zhí)行，同時(shí)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部備檔作為資金安排的依據(jù)。采購(gòu)計(jì)劃審批流程（見(jiàn)流程圖1）：三、采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行1、供應(yīng)商的管理（1）、采購(gòu)人員應(yīng)隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填具 HYPERLINK 流程圖及表單/表2.doc “供應(yīng)商調(diào)查表”（見(jiàn)表1），作為選擇供應(yīng)廠商的參考。“供應(yīng)商調(diào)查表”呈采購(gòu)部經(jīng)理核準(zhǔn)后存檔。（2）、物流配送中心應(yīng)在日常工作中逐步建立系統(tǒng)的供應(yīng)商檔案庫(kù)，供應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商名片、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商資信檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價(jià)格表及相關(guān)資料（3）、每批材料供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的實(shí)績(jī)轉(zhuǎn)記于 HYPER

3、LINK 流程圖及表單/表3.doc “供應(yīng)商資信檔案”（見(jiàn)表2），作為評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī)的資料。（4）、采購(gòu)人員依據(jù)“供應(yīng)商調(diào)查表”每半年復(fù)查一次，更正原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案由物流配送中心的經(jīng)理指派專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。供應(yīng)商調(diào)查表應(yīng)每月報(bào)一份給財(cái)務(wù)部存檔。（5）、物流配送中心應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的選擇建立內(nèi)控審批制度。在下列情況下，采購(gòu)人員應(yīng)填寫(xiě) HYPERLINK 流程圖及表單/表4.doc “供應(yīng)商審批表”（見(jiàn)表3），提請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批：A、原有供應(yīng)商被撤點(diǎn)；B、開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品和新項(xiàng)目投資需引進(jìn)新的供應(yīng)商；C、原有供應(yīng)商由于種種原因拒絕供貨需更換供應(yīng)商；D、新供應(yīng)商的物資更適合

4、公司的需求。2、商品樣品的檢驗(yàn)：（1）、對(duì)通過(guò)初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的檢驗(yàn)和檢測(cè)。（2）、供應(yīng)商提供樣品同時(shí)應(yīng)附帶完整的自檢報(bào)告及合格證明等資料。（3）、對(duì)通過(guò)初審和提供樣品檢驗(yàn)合格的供應(yīng)商方可進(jìn)行供貨。如果評(píng)審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選供應(yīng)商資格。3、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單的處理（1）、審核采購(gòu)申請(qǐng)單各欄填寫(xiě)是否清楚，審批者是否簽字。（2）、緊急采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)優(yōu)先辦理。（3）、無(wú)法于需用日辦妥的采購(gòu)申請(qǐng)單，須及時(shí)通知申購(gòu)單位。（4）、接到撤銷通知的采購(gòu)申請(qǐng)單，應(yīng)先處理，并在采購(gòu)計(jì)劃中刪除。4、詢價(jià)及洽談：（1）充分了解所購(gòu)物資的品名、

5、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。（2）向供應(yīng)商詳細(xì)說(shuō)明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)貨方式、付款方式。（3）同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對(duì)比三家（注明供應(yīng)商的地址電話，填寫(xiě) HYPERLINK 流程圖及表單/表5.doc 采購(gòu)詢價(jià)表（見(jiàn)表4），執(zhí)行詢價(jià)程序。（4）尋求其他更適合的替代品。（5）有沒(méi)有價(jià)格上漲、下跌因素，經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)。（6）詢價(jià)單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。（7）如果是緊急需求臨時(shí)購(gòu)買，采購(gòu)人員可以參考以往之類似的價(jià)格，免詢價(jià)、比價(jià)手續(xù)。5、招標(biāo)及采購(gòu)合約的審核會(huì)簽（1）、公司集中采購(gòu)的大宗材料物資如PE管、氣表等應(yīng)采用招標(biāo)形式采購(gòu)（2）、公司招標(biāo)流程如

6、下：A、成立招投標(biāo)小組：招投標(biāo)小組由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各中心總監(jiān)、采購(gòu)部經(jīng)理、相關(guān)專業(yè)工程師組成。B、招標(biāo)小組專業(yè)工程師編制招標(biāo)文件（可對(duì)中標(biāo)原則予以明確），發(fā)招標(biāo)公告（或邀請(qǐng)函），并對(duì)報(bào)名投標(biāo)者進(jìn)行資格預(yù)審。C、招標(biāo)小組專業(yè)工程師對(duì)合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)施工圖、技術(shù)資料、材質(zhì)要求等并負(fù)責(zé)組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘及招標(biāo)答疑工作。D、招標(biāo)小組制定評(píng)標(biāo)、定標(biāo)辦法，組長(zhǎng)召開(kāi)開(kāi)標(biāo)會(huì)議，審核投標(biāo)書(shū)，組織評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)單位。E、采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)中標(biāo)通知書(shū)，并負(fù)責(zé)完成與中標(biāo)單位的合同簽訂工作。 HYPERLINK 流程圖及表單/流程圖2.doc 招標(biāo)工作流程（見(jiàn) 流程圖2）：（3）、凡應(yīng)以合約方式進(jìn)行采購(gòu)的物

7、資，采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)按公司規(guī)定的合同會(huì)簽流程進(jìn)行會(huì)簽后蓋章。 HYPERLINK 流程圖及表單/流程圖3.doc 合同會(huì)簽流程（見(jiàn)流程圖3）及 HYPERLINK 流程圖及表單/表6.doc 合同匯簽審批表（見(jiàn)表5）：6、采購(gòu)（1）、物流配送中心根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)協(xié)議所約定的具體條款落實(shí)到貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、品種、數(shù)量等。采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與 HYPERLINK 流程圖及表單/表7.doc 普通采購(gòu)申請(qǐng)單（見(jiàn)表6）與 HYPERLINK 流程圖及表單/表8.doc 工程物資采購(gòu)申請(qǐng)表（見(jiàn)表7）（專項(xiàng)采購(gòu)）所列內(nèi)容一致。（2）采購(gòu)員

8、應(yīng)向供應(yīng)商索取必要的合格證明、使用說(shuō)明及供應(yīng)商名片等資料。（3）采購(gòu)物資到達(dá)公司后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)趕到倉(cāng)庫(kù)；工程類物資采購(gòu)時(shí)，需經(jīng)采購(gòu)員、工程師等兩人以上的人員隨同購(gòu)貨并會(huì)簽采購(gòu)申請(qǐng)單。7、采購(gòu)流程基于公司目前的運(yùn)作模式和現(xiàn)狀，為保證物資流、資金流、信息流的合理運(yùn)轉(zhuǎn)，采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行具體流程如下： HYPERLINK 流程圖及表單/流程圖4.doc （見(jiàn)流程圖4）1、公司下屬各經(jīng)營(yíng)實(shí)體（分、子公司）每月底向總部物流配送中心報(bào)送次 HYPERLINK 流程圖及表單/表9.doc 月采購(gòu)計(jì)劃表（見(jiàn)表89）。采購(gòu)計(jì)劃按審批流程批準(zhǔn)后由物流配送中心執(zhí)行。2、公司物流配送中心只是作為公司集中采購(gòu)的執(zhí)行

9、者、組織者，并不是采購(gòu)簽約的主體，采購(gòu)簽約的主體應(yīng)是各個(gè)材料物資請(qǐng)購(gòu)單位，即各經(jīng)營(yíng)實(shí)體（分子公司）。3、公司物流配送中心向供應(yīng)商發(fā)出 HYPERLINK 流程圖及表單/表10.doc 訂貨單通知單（見(jiàn)表9），一式三聯(lián)：一聯(lián)給供應(yīng)商，一聯(lián)傳請(qǐng)購(gòu)單位，一聯(lián)留底。訂貨單應(yīng)注明：（1）、采購(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額；（2）、收貨人、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、交貨時(shí)間；（3）、發(fā)票上應(yīng)開(kāi)具的購(gòu)貨單位名稱等。該訂貨單應(yīng)及時(shí)傳至請(qǐng)購(gòu)單位。4、購(gòu)貨合同簽訂（或訂貨單發(fā)出）后，公司采購(gòu)中心及各分、子公司根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定應(yīng)適時(shí)跟蹤訂貨單的處理情況，及時(shí)溝通，作好收貨準(zhǔn)備。5、貨物收到后，收貨單位應(yīng)及時(shí)核對(duì)實(shí)際收到的貨物

10、與采購(gòu)訂單是否一致，并核查相關(guān)票據(jù)是否與訂單要求相符，如有異常應(yīng)及時(shí)與供貨單位取得聯(lián)系，及時(shí)作出相應(yīng)處理。按有關(guān)規(guī)定從專用帳戶中支付采購(gòu)資金。并將訂單處理情況及時(shí)通告公司采購(gòu)中心。 8、應(yīng)付賬款的管理（1）、采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后采購(gòu)人員應(yīng)將審批齊全的采購(gòu)申請(qǐng)單、購(gòu)銷合同 HYPERLINK 流程圖及表單/表12.doc 入庫(kù)單（見(jiàn)表10）、發(fā)票等相關(guān)資料轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審核入賬，根據(jù)合同的約定辦理付款手續(xù)。（2）、財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督和審核會(huì)計(jì)人員編制的“采購(gòu)交易”記帳憑證金額及分類的正確性、入帳的及時(shí)性；若月末采購(gòu)的物資已入庫(kù)但發(fā)票未到，應(yīng)暫估入帳，待下月發(fā)票到達(dá)后紅字沖回，再根據(jù)發(fā)票做正確的分錄。（3）、財(cái)務(wù)

11、部應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行往來(lái)帳項(xiàng)的核對(duì)。取得供應(yīng)商對(duì)帳單，審核其余額與公司“應(yīng)付帳款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。 （4）、物流配送中心應(yīng)登記所有已簽訂的采購(gòu)協(xié)議，并按合同載明的付款條件及時(shí)間，每周一向財(cái)務(wù)部報(bào)送 HYPERLINK 流程圖及表單/表13.doc 采購(gòu)資金支付計(jì)劃表（見(jiàn)表11）。流程圖1采購(gòu)計(jì)劃審批流程 分子公司及各部門 1、歷史用量2、工程安裝進(jìn)度3、庫(kù)存分析 采購(gòu)計(jì)劃 物流配送 中心 財(cái)務(wù)部預(yù)算主管審核 YS 財(cái)務(wù)總監(jiān) 總經(jīng)理 物流配送中心 財(cái)務(wù)部 預(yù)算及審核執(zhí) 行 流程圖2 招標(biāo)工作流程圖 編制招標(biāo)

12、文件 發(fā)招標(biāo)公告 或邀請(qǐng)函 對(duì)報(bào)名投標(biāo)者進(jìn)行資格預(yù)審 對(duì)合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、技術(shù)資料 組織投標(biāo)單位踏勘現(xiàn)場(chǎng)，并對(duì)招標(biāo)文件答疑 招標(biāo)小組制定評(píng)標(biāo)、 定標(biāo)方法 招標(biāo)小組組長(zhǎng)召開(kāi)開(kāi)標(biāo)會(huì)議，審核投標(biāo)書(shū)，組織評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)單位 發(fā)中標(biāo)通知書(shū) 與中標(biāo)單位簽訂合同 成立招標(biāo)小組 招標(biāo)小組流程圖3 采購(gòu)合同會(huì)簽流程圖 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 簽字 物流配送中心 總監(jiān)簽字 采購(gòu)項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人提出合同初稿公司法律顧問(wèn)審核合同并定稿總經(jīng)理簽字合同雙方簽字蓋章 合同歸檔1、財(cái)務(wù)部一份2、物流配送中心一份3、請(qǐng)購(gòu)單位一份流程圖4 采購(gòu)流程圖材料物資直接發(fā)送到請(qǐng)購(gòu)公司；發(fā)票單據(jù)隨貨同行；請(qǐng)購(gòu)單位直接付款給供應(yīng)商 九江公司 發(fā)貨 發(fā)

13、貨供應(yīng)商洪湖公司 黃岡八家分子公司 松滋公司 平行同類子公司 付款 付款 1、發(fā)票的購(gòu)貨方為公司請(qǐng)購(gòu)單位2、開(kāi)票所列項(xiàng)目要與定貨單相關(guān)項(xiàng)目一致3、單價(jià)、數(shù)量及總金額 采購(gòu)計(jì)劃 申報(bào)發(fā)貨付款 黃岡公司 采購(gòu)計(jì)劃 采購(gòu)部 申報(bào) 審核 申報(bào) 表1 供應(yīng)商調(diào)查表內(nèi)容 供應(yīng)商全稱供應(yīng)商性質(zhì)上級(jí)主管機(jī)關(guān)建廠（經(jīng)營(yíng)部）日期建筑面積（m2）固定資產(chǎn)年銷售產(chǎn)值職工總數(shù)企業(yè)負(fù)責(zé)人其中質(zhì)量負(fù)責(zé)人營(yíng)銷負(fù)責(zé)人技術(shù)人員數(shù)研究/開(kāi)發(fā)負(fù)責(zé)人高/中級(jí)職稱人數(shù)檢測(cè)員設(shè)備總數(shù)主要機(jī)構(gòu)設(shè)置機(jī)構(gòu)名稱其中物資名稱型 號(hào)產(chǎn) 地供應(yīng)物資供應(yīng)商發(fā)展簡(jiǎn)介及質(zhì)量保證能力供應(yīng)商貫標(biāo)名稱及日期是否通過(guò)第三方認(rèn)證認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)認(rèn)證日期認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱證 書(shū)

14、號(hào)供方負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）： 日期：審批意見(jiàn)： 審批人/日期：注：（對(duì)封皮的企業(yè)類別分A.B兩類。A、生產(chǎn)廠家 B、代理商）。表2 公司供應(yīng)商資信檔案 年 月度 編號(hào)： 供應(yīng)商名稱地 址進(jìn)貨日期物資名稱產(chǎn)地單位數(shù) 量檢驗(yàn)結(jié)果供貨及時(shí)性使用異常情況記載月度供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)： 評(píng)價(jià)人/日期：表3 侯選供應(yīng)商審批表 NO： 新供應(yīng)商名稱原供應(yīng)商名稱物資名稱物資類別原因： 提出人/日期：審核意見(jiàn)： 審核人/日期：批準(zhǔn)意見(jiàn)： 批準(zhǔn)人/日期：表4采購(gòu)詢價(jià)表 年 月 日 第 頁(yè)/共 頁(yè) 編號(hào)物資名稱型號(hào)/規(guī)格供應(yīng)商1(擬訂)供應(yīng)商2(比價(jià))供應(yīng)商3(比價(jià))數(shù)量單價(jià)金額名稱、地址及電話單價(jià)名稱、地址及電話單價(jià)名稱、

15、地址及電話本頁(yè)小計(jì)人民幣（大寫(xiě)）： ￥：采購(gòu)部經(jīng)理: 采購(gòu)員:（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)留存采購(gòu)）表 5 合同會(huì)簽審批表 編號(hào)：對(duì)方名稱合同編號(hào) 初次評(píng)審 修改評(píng)審合同主要內(nèi)容、合作方式、合同金額、支付方式等(合同作為附件)： 編制人員： 日期： 法律顧問(wèn)意見(jiàn)：簽名： 日期：部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽名： 日期：主管總監(jiān)或副總意見(jiàn)：簽名： 日期：財(cái)務(wù)總監(jiān)意見(jiàn)：簽名： 日期：總經(jīng)理批準(zhǔn)意見(jiàn)：簽名： 日期：備注：表6普通采購(gòu)申請(qǐng)表 申請(qǐng)部門： 年 月 日 序號(hào)采購(gòu)物品名稱單位數(shù)量單價(jià)金額用途備注 說(shuō)明：1、此表適用于零星材料、輔助材料、辦公用品等的采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)。(不適用工程材料)（此表一式三聯(lián)，

16、一聯(lián)送交庫(kù)管，一聯(lián)送交采購(gòu)，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部）表 7 工程物資采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門 ： 年 月 日 序號(hào)工程物資名稱規(guī)格型號(hào)單位工程所需數(shù)量現(xiàn)有庫(kù)存量實(shí)際需求量交貨時(shí)間交貨地點(diǎn)用途備注 總經(jīng)理： 分公司經(jīng)理： 申請(qǐng)人：說(shuō)明：1、實(shí)際需求量=工程所需量-現(xiàn)有庫(kù)存量。（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫(kù)管，一聯(lián)送交采購(gòu)，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部）表單編號(hào)： 表8 公司2005年 月采購(gòu)計(jì)劃 請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容 貨品名稱規(guī) 格數(shù) 量單 位金 額需用日期備 注申請(qǐng)人采購(gòu)主管財(cái)務(wù)主管總經(jīng)理日期：日期日期：日期：（此表一式兩聯(lián)，一聯(lián)送交物流配送中心，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部。）表9 武漢賽洛燃?xì)夤居?貨 單供貨方： 合同編號(hào)訂貨方于_年_月_日向供貨方訂購(gòu)如下產(chǎn)品 序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額備 注12345678910合計(jì)合計(jì)人民幣大寫(xiě)： 仟 佰 拾 萬(wàn) 千 百 拾 元整 小寫(xiě)：￥其它貨運(yùn)要求貨運(yùn)方式：貨運(yùn)地址：收貨人： 電話： 手機(jī)：匯款信息戶名： 開(kāi)戶行：卡號(hào)：稅號(hào)：開(kāi)票要求完整的公司名稱，即訂貨方名稱具體的單價(jià)、數(shù)量、及總金額所開(kāi)發(fā)票相關(guān)項(xiàng)目必須與每一張訂貨單相關(guān)項(xiàng)目一致說(shuō)明：1.本訂貨單一經(jīng)雙方簽字即予生效，未經(jīng)對(duì)方許可，任何一方不得隨意改動(dòng)。 2.本訂貨單經(jīng)訂貨方填寫(xiě)確認(rèn)無(wú)誤后，以傳真形式發(fā)給供貨方，傳真件有效。 3.貨物運(yùn)輸如果保價(jià)，請(qǐng)供應(yīng)商付保險(xiǎn)。供貨方： 訂貨方：經(jīng)辦人： 經(jīng)辦人：