項目工程檔案管理制度完

1、項目文檔管理及上墻資料標準作業(yè)指引編制蔣楊龍日期2009.03.25審核日期批準日期修訂記錄日期修訂 狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人為加強項目質(zhì)量管理體系的有效運行，進一步強化項目檔案記錄文件的實施管理，規(guī)范工程檔案管理工作，做到統(tǒng)一的分類、存檔、編號，強調(diào)臺帳目錄管理；明確文件處理的流程以及經(jīng)辦閱辦的要求。同時規(guī)范項目上墻資料的統(tǒng)一規(guī)范性，全面提升項目部CI形象。二、適用范圍各項目文件的收集、編號、審核、發(fā)放、回收、銷毀及張貼、歸檔。三、經(jīng)辦部門：工程管理部四、職責（一）工程管理部負責本部門文件資料與質(zhì)量記錄的實施與管理，并負責本指引的執(zhí)行工作，項目部經(jīng)理是實施的第一負責人。負責工程文件檔案

2、的審核、批準。工程文件檔案實行授權(quán)審批制，對外發(fā)放工程文件和對內(nèi)重要信息必須經(jīng)工程總監(jiān)或其授權(quán)代表批準并簽署。授權(quán)代表須由部門經(jīng)理提出申請，經(jīng)公司工程總監(jiān)同意，由 行政人事部 書面發(fā)文授權(quán)，明確授權(quán)范圍并備案。項目資料員是實施與管理的主要責任人，負責工程文件檔案的接收、編號、登記、發(fā)放、回收、移交及存檔并組織完成工程竣工檔案驗收事務(wù)。工程管理部各專業(yè)工程師、配套工程師是實施責任人、執(zhí)行人，必須按照文件規(guī)定要求進行過程管理活動，負責工程文件檔案的形成、回復(fù)、積累、送審、移交歸檔。項目部必須按照有關(guān)規(guī)定進行文件資料與質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、歸檔、保存、移交等工作。項目部必須及時更新上墻資料，資

3、料員負責，各專業(yè)工程師配合。五、工作程序（一） 發(fā)文1、文件實行授權(quán)審批制，對外發(fā)放文件和對內(nèi)重要文件必須經(jīng)項目經(jīng)理或其授權(quán)代表批準并簽署。項目部對內(nèi)（項目現(xiàn)場所有單位）發(fā)文形式應(yīng)該以工程指令、獎罰通知單三種形式下發(fā)，不允許有第四種形式；對外發(fā)文，包括對合作方、供方總部、政府部門、公司各部門或領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)一采用工作聯(lián)系函形式發(fā)出，并統(tǒng)一使用公司制定 VI標準中Word模板。各經(jīng)辦工程師在辦文的同時應(yīng)在文 件目錄（電子目錄）上登記，登記的文件名力求言簡意駭、表達清晰，編號應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范。項目部各專業(yè)或配套工程師辦理相關(guān)文件后，由經(jīng)辦人負責跟蹤審批手續(xù)。完成審批簽字手續(xù)后，原則上統(tǒng)一交由資料員登記造冊、復(fù)

4、印、分發(fā)、存檔。原件存檔的同時應(yīng)在卷內(nèi)目錄上登記， 登記的內(nèi)容名稱編號必須與電子目錄上一致。,根據(jù)文件要求發(fā)放給（1）對內(nèi)發(fā)文：資料員根據(jù)發(fā)放數(shù)量進行復(fù)印，填寫文件發(fā)放登記表相關(guān)人員及單位，由接收人簽名確認；（2）對外發(fā)文（傳真）：填寫文件發(fā)放登記表及傳真后須及時電話確認是否收到，并保留傳真憑據(jù)和電話確認記錄，附于文件發(fā)放登記表上；（3）對外發(fā)文（文本）：由資料員填寫文件發(fā)放登記表，由文件經(jīng)辦人負責送達文件，并攜帶文件發(fā)放登記表負責完成對方簽收手續(xù)，并將完成后的文件發(fā)放登記表返還項目秘書存放。4、每月15日由資料員檢查文件清單目錄，防止遺漏。經(jīng)辦工程師文件名需完整表達文件主題內(nèi)容，以方便查閱。

5、對于錯辦、誤辦或其它原因引起的文件作廢，資料員應(yīng)及時做好回收文件工作，回收的文件同時應(yīng)該單獨存檔并建立管理目錄。對于撤回重發(fā)的文件要先收回已發(fā)文件，再將修改后的文件使用原編號下發(fā)，杜絕產(chǎn)生重號或誤用。（二）收文1、外來文件統(tǒng)一由資料員對口接收，直接登記在電子目錄文件存檔登記臺帳中，并在文件第1頁左下角加蓋文件傳閱章后，第一時間送達項目經(jīng)理處。項目經(jīng)理簽字后上報工程管理部，工程經(jīng)理及工程總監(jiān)簽署指定執(zhí)行人和傳閱人后，資料員負責提供復(fù)印件給文件執(zhí)行人，同時對原件跟蹤傳閱簽收手續(xù)，完成手續(xù)后存檔。特殊緊急文件，可知會發(fā)文單位在將文件提交給資料員同時，提交 一份給經(jīng)辦工程師提前處理緊急事務(wù)。2、資料員

6、應(yīng)負責組織督促落實收文編號統(tǒng)一規(guī)范工作，規(guī)范項目現(xiàn)場各家合作方對文件編號的統(tǒng)一性，對編號不合格的文件可拒收。同時及時將文件歸檔，在卷內(nèi)目錄上登記造冊。（三）圖紙管理1、 資料員負責施工圖的接收、登記、標識、更新、發(fā)放、回收、移交及歸檔管理工作。2、圖紙到位后，資料員負責清點圖紙份數(shù)，屬下發(fā)的圖紙，應(yīng)分別填寫文件發(fā)放登記表，辦理下發(fā)手續(xù)；屬存檔的圖紙，造冊登記，并按單位工程、圖紙專業(yè)、圖號、歸檔日期等分類編制建檔。并同時建立圖紙電子管理共享目錄。（四）文件移交資料員負責組織工程檔案移交工作。2、每期工程竣工，資料員負責組織監(jiān)理公司、施工單位移交工程竣工資料，竣工資料按一式兩套，分別移交市城建檔案

7、管和物業(yè)公司。六、文件歸檔（一）文件歸檔統(tǒng)一使用 A4幅面的紙質(zhì)資料盒，資料盒厚度根據(jù)資料類別可選用20mm50 mm項目部日常工作中產(chǎn)生的文件檔案原件統(tǒng)一由資料員登記歸檔，并填寫卷內(nèi)目錄，項目各專業(yè)工程師根據(jù)需要可選擇性自行復(fù)印留底。存檔的文件要求是簽字蓋章手續(xù)完備的正式文本。項目部文件統(tǒng)一按 三冊24類68卷分門別類建檔，在資料盒側(cè)面案卷題名處用加粗黑體字打印題名，資料盒正面采用正楷手書編號及題名，書寫一律采用碳素筆。（四）項目部文件應(yīng)按類別區(qū)分，分別建立文件盒目錄總索引、卷內(nèi)總目錄、卷內(nèi)分目錄此三級索引表，以便對歸檔文件進行檢索。1、文件盒目錄總索引：列明歸檔文件各卷名，存放位置；2、卷

8、內(nèi)總目錄列明本卷歸檔文件的分類；3、卷內(nèi)分目錄作為質(zhì)量記錄、文件的最終目錄，在文件歸檔時進行登錄，須列明文件的名 稱、編號、及歸檔時間。（五）文件分類及檔案編號m /分冊m /分期檔號/分類縮微號/卷名備 注A冊體系文件無A1類：國家規(guī)范A1/國家規(guī)范國家及地方技術(shù)規(guī)范及管理制度A2類：公司流程A2/公司流程公司9000程序A3類：公司標準A3公司標準公司各類技術(shù)質(zhì)量標準A4類：管理制度A4/管理制度項目架構(gòu)度：公司各類管理制度指引A5類：質(zhì)量目標A5/質(zhì)量目標公司年度質(zhì)量目標A6類：項目架構(gòu)A6/項目架構(gòu)項目部管理職責、架構(gòu)及各專業(yè)工程師崗位職責A7類：工程管理指導(dǎo) 書A7/工程管理指導(dǎo)書項

9、目部分期編制的工程管理指導(dǎo)文件A8類：成本管理指導(dǎo) 書A8/成本管理指導(dǎo)書成本部分期編制的成本管理指導(dǎo)文件A9類：視頻資料Aa視頻資料公司及項目各類視頻光盤教學資料B冊城建 文件B-05 或B- I期B1類：合同文件B1-a施工合同文件如：總包施工合同B1-b前期合同文件如：勘查、供水等合同B1-c環(huán)境合同文件如：園建、綠化合同B1-d材料采購合同如：電纜電線、涂料、瓷磚等僅供貨B1-e供貨安裝合同如：櫥柜、欄桿等供貨安裝B2類：圖紙文件B2-a建筑施工圖B2-b結(jié)構(gòu)施工圖B2-c電氣施工圖B2-d水暖施工圖m /分冊m /分期檔號/分類縮微號/卷名備 注B冊城建B2-e通風施工圖B2-f空調(diào)

10、施工圖B2-g環(huán)境施工圖含園建綠化圖紙B2-h市政施工圖含室外道路、雨污水、強弱電、燃氣等B2-i圖紙會審紀要B3類：指令指示B3-a工程指令涉及到費用的指令性文件，含現(xiàn)場臨時修 改、設(shè)計變更等文件的下發(fā)B3-b工程指令確認單對工程指令完成后的費用確認單B3-c工程指示對供方洽談、要求、通知類的文件B3-d工程指示回復(fù)單收文單位對工程指示的回復(fù)文件B4類：計劃管理B4-a 一級計劃公司計委發(fā)布的開發(fā)計劃及更新計劃B4-b二級計劃項目關(guān)鍵節(jié)點計劃及更新計劃B4-c三級計劃總包單體施工總計劃及更新計劃B4-d四、五級計劃總包月計劃、分包計劃、室外計劃、周計劃B4-e銷售配合計劃B4-f竣工交付計劃

11、備案計劃及驗收計劃B4-g招標計劃含總包招標、材料部品招標計劃及更新B5類：材料管理B5-a甲供材料計劃B5-b材料封樣文件含甲供和乙供材料樣板確認單及封樣臺帳B5-c材料訂貨文件含材料申請單及訂貨單B5-d材料搬運文件含領(lǐng)用單、出入庫單、調(diào)撥單B5-e材料驗收文件僅材料進場驗收單B5-f材料證明文件指甲供材料、設(shè)備出廠合格證、檢測報告、準用證等B5-g材料復(fù)檢文件指抽查的乙供材料報告和復(fù)檢證明文件等B6類：合同付款B6-a合同付款文件指合同付款審批表B6-b獎罰記錄文件含扣款通知單、獎勵通知單B6-c費用往來報告關(guān)于合同費用往來報告申請等B7類：質(zhì)量記錄B7-a工序檢查記錄指工序檢查表B7-

12、b竣工驗收記錄指預(yù)驗收記錄表格、報告等文件B7-c質(zhì)量處理文件含滲漏等重要質(zhì)量問題的記錄、處理的文件 資料、專題報告等B8類：竣工備案B8竣工備案文件含竣工報告、水電環(huán)境檢測、檔案備案等資 料B9類：會議紀要B9-a項目協(xié)調(diào)會議公司組織項目月度協(xié)調(diào)會B9-b項目例會項目部內(nèi)部會議B9-c項目3+X會議B9-d項目其它會議專題會議、現(xiàn)場協(xié)調(diào)會議B10類：監(jiān)理文件B10-a監(jiān)理人員證明B10-b監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理人員登記表及證明資料 監(jiān)理規(guī)劃及審批表B10-c監(jiān)理細則監(jiān)理細則及審批表m /m /W/分類縮微號/卷名備 注分冊分期文件B10-d監(jiān)理例會紀要B10-e監(jiān)理通知單B10-f監(jiān)理月報B10-g監(jiān)

13、理其它文件B11類：總包文件B11-a總包人員證明B11-b施工組織設(shè)計含審批文件B11-c施工作業(yè)指導(dǎo)書含審批文件B11-d工作聯(lián)系函提出需洽談的內(nèi)容B11-e技術(shù)核定單提出設(shè)計修改的文件記錄B11-f總包其它文件會議、交底等文件B12類：分包文件B12-a分包人員證明B12-b施工作業(yè)指導(dǎo)書含審批文件B12-C工作聯(lián)系函提出需洽談的內(nèi)容B12-d技術(shù)核定單提出設(shè)計修改的文件記錄B12-e分包其它文件會議、交底等文件B冊B-06 或按上述分類按上述分類城建B- 口期文件B-07 或按上述分類按上述分類B- HI 期C1類：公司往來文件C1/公司往來文件C冊無C2類：政府往來文件C2政府往來文

14、件C3類：其它往來文件C3其它往來文件行政C4類：后勤管理C4-a考勤表文件C4-b部門費用表C4-C固定資產(chǎn)C4-d其它文件注：A2-A8檔號文件可采用電子文本形式存檔，建立共享文件夾，無須打印文件存檔。（TK）文件編號1、文件編號規(guī)則c.發(fā)文部d.文件類別或級RONGH UI 一b.項目名稱）2、字段解釋a： CQR重慶融匯b :項目名稱：重慶融匯泉景B區(qū)項目部 (Project Office of Zone B, Ronghui SpringView,Chongqing ) C.Gc：發(fā)文部門或項目分期，采用英文的第一個字母縮寫。后 2位為所在項目的開發(fā)期號。工程管理部(Engineer

15、ing management Dept ):E.M.D ;合約管理部(Contract management Dept ):C.M.D ;聯(lián)盛監(jiān)理公司(LIAN SHENG supervision of construction Co.,Ltd ): X.D.S.C;中天建筑公司(Zhong Tian Construction Co.,):乙T.C.C;一期(One period ) ：1Pd:文件類別一一代碼參見下述內(nèi)容：?Ru:制度(rule)- 各類規(guī)章制度?Gu：指引(guide )-各類管理指導(dǎo)書、作業(yè)指引?Ap：審批(approve)-各類方案、細則、文件的審批?Re：報告(rep

16、ort )-各類請示及報告類文件?Ne：洽談(negotiation )-對內(nèi)對外的工作聯(lián)系函、洽商文件? In :指令(instruction )-各類工程指令、指示文件? Rp:獎罰(rewards and punishments )-各類獎罰文件、單據(jù)?Or：訂貨(order )-各類材料訂貨單?Te：試驗(test )-各類材料質(zhì)保證明文件? In:檢驗(Inspection ) -各類工程驗收、材料驗收記錄? Ma:材料(material )-其它材料管理方面文件? Sa:樣品(sample)-各類材料封樣文件? De:設(shè)計(design )-各類設(shè)計圖紙文件，按專業(yè)分建筑Ar(ar

17、chitecture) 、結(jié)構(gòu) St(structure )、水 Wa water )、電 El (electricity )、通風 Ve(ventilation) 、空調(diào) Ac(air - condition)?Va：修改(variation )-各類修改性設(shè)計文件、做法變更、圖紙會審紀要等?Ms：月報(monthly statement )-各類工程月報、監(jiān)理月報、經(jīng)理月報等?PL：計劃（plan）-各類工程、采購計劃等文件 （注：各級計劃級別（class ）按：cl、c2、c3、c4、c5 編號）? Mi ：紀要（minutes）-各類會議紀要? Ot:其它（other） 其它類型的文件

18、說明：（1）.各類合同、協(xié)議、委托書、付款等文件暫沿用合約管理部的編號；（2）項目部在執(zhí)行行中認為有必要增加其它分類或代碼或文件級別時，可提出變更申請，由 工程管理部批準。（5） e :文件流水號一一以文彳夾為單位，從 001開始編制。編號范例：如：重慶融匯泉景 B區(qū)1期工程第100號工程指令CQRHCG -CGPD1P - （In）-100#現(xiàn)代監(jiān)理公司上報第 5期監(jiān)理例會紀要CQRH-C.G -XDSC1P- （Mi） -005#浙江中天第三次上報 1期工程月度計劃（屬 4級計劃）CQRH-C.G -ZTCC1P- PLC4-003#（七）檔案盒編號范例B冊城建Ii!B05期B10!ii案

19、卷題名!監(jiān)理細則監(jiān)理文件檔號：B10監(jiān)理文件檔案管（室）號：城花項目部縮微號：B10-C檔案盒案卷題名：監(jiān)理細則編制單位：重慶融匯 XXXXXXX編制日期：2009年3月保管期限：無宓 幺形而（八）卷內(nèi)總目錄范例序號文件類別文檔號歸檔日期備注123編制人：（九）卷內(nèi)分目錄卷內(nèi)分目錄廳P文件名稱文件編號歸檔日期備注123編制人：（十）文件發(fā)放登記表范例文件發(fā)放登記表發(fā)文類別：工程指令序號文件編號文件名稱發(fā)文日期發(fā)送單位簽收人備注編制人：注：發(fā)文登記表應(yīng)分類建立。按工程合同、施工圖紙、圖紙會審紀要、工程指令、工程指令、工程指令確認單、獎罰通知單、其它文件、合同付款等分為 9類（十一）文件存檔登記臺

20、帳（電子臺帳）七、項目部上墻資料項目部上墻資料應(yīng)包括：項目概況、項目組織架構(gòu)圖、崗位職責、施工節(jié)點控制表、形象進度示意圖、形象進度照（詳見附圖四）、晴雨表、項目分期總平面圖、項目分期施工臨建布置圖、施工單位評比表。會議室應(yīng)布置：項目概況、施工節(jié)點控制表、項目分期形象進度示意圖、形象進度照、項目分期總平面圖、項目分期施工臨建布置圖、施工單位評比表等。（三）辦公室應(yīng)布置：項目組織架構(gòu)圖、崗位職責、晴雨表。（四）各類資料說明。1、項目概況：內(nèi)容涵蓋設(shè)計單位及主要指標、項目地理位置、建筑形態(tài)簡要說明、功能，并附上平面效果圖。圖板尺寸統(tǒng)一為：1200 （高）X1200-1300 （寬）項目概況重慶融匯投

21、資有限公司XXXXX 項目項目啟 動時間主要 指標規(guī)劃用地建筑層數(shù)居住戶數(shù)綠化率一 一總建筑面積地上面積容積率建筑密度卜殳計規(guī) 劃單位區(qū)位功1能介紹1建筑形1態(tài)特征2、施工節(jié)點控制表：即項目關(guān)鍵節(jié)點計劃，如存在計劃調(diào)整，應(yīng)及時更新重新張貼。圖板尺寸統(tǒng)一為：1200 （高）M2001500 （寬）項目控制節(jié)點重慶融匯投資有限公司XXXXXXX項目部、,、單位名稱 節(jié)、 下點名稱、示范單位公建一期（05期）二期（06期）三期（07期）四期（08期）樁或墩基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)至 正負零結(jié)構(gòu)達到 預(yù)售條件結(jié)構(gòu)封頂小池區(qū)開放砌體完工室內(nèi)濕作 業(yè)完工外架拆除室外小院室外管網(wǎng)室外造園竣工備案內(nèi)部預(yù)驗收房屋交付3、項目分

22、期形象進度示意圖：根據(jù)項目分期特點，制作若干形象進度示意圖版，并及時張貼更新。統(tǒng)一采用 A4紙張粘貼，圖板尺寸：1200 （高）X 14001800 （寬）張貼樣板圖范例:主體期間粘貼圖樣裝修期間粘貼圖樣4、形象進度照：每月將現(xiàn)場進度情況拍照張貼在形象進度版圖上，版圖尺寸1200 （高）X2500（寬），統(tǒng)一米用A3紙粘貼。粘貼范例（A3紙張）05期1標段05期3標段06期1標段1200 （高）進度說明：05期I、II標段架空土方回填完成；05 期1標段2#外架開始拆除，3#6#外墻涂 料收尾；05期II標段室內(nèi)抹灰收尾；05 期III標段主體結(jié)構(gòu)封頂；06期折板墩帽基礎(chǔ)施工；06期泳池、 連廊墊層、燈塔二層施工；06期商業(yè)地下室施工底板完成；5、項目分期總