現(xiàn)代秘書的會議管理講義全

1、WORD.8/8摘要秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手；會議是公眾議事的重要社會活動和管理手段，是實施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要形式，秘書會議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會議效果，對組織形象與領(lǐng)導(dǎo)的管理成效也有著不可低估的影響。關(guān)鍵詞秘書 會議管理 溝通協(xié)調(diào) 效率 對策會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議目標實現(xiàn)，會議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個因素就是會議工作開展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包括秘書

2、人員的實務(wù)工作做得如何，而秘書會議事務(wù)工作的繁簡，與會議的規(guī)模、級別、議題的重要程度直接相關(guān)。一 會議管理和秘書工作容（一） 秘書工作容秘書與秘書機構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為對象開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動被稱為秘書工作。容包括八個方面：事務(wù)管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。（二）會議管理主要工作容無論開展何種會議的會務(wù)工作，其總的要：充分準備、嚴密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書人員的工作例會中的主要會務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。會議按其圍來分，可概括的分為對會議和對外會議。1.對會議

3、對會議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門都經(jīng)常召開各種形式的對會議，比如業(yè)務(wù)的月報會、周例會、日報會、協(xié)調(diào)會等等。（1）會前準備秘書在會前要做的充分的籌劃準備工作主要有五個步驟：明確要點、準備議題、通知開會、會場準備、安排會議議程。秘書做常規(guī)會務(wù)，首先要明確領(lǐng)帶開會的目的、任務(wù)、容、中心議題、參加人員、會議地點、會議日期。作為對會議，常常是在上一次會議結(jié)束時有所交代，秘書應(yīng)當用心留意。秘書要準備有關(guān)的上級文件、本機關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準備好會上要討論的問題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個人的討論發(fā)言提供準備，提供依據(jù)；另一方面，為會議的討論提供方向性資料，促使會議“有議必

4、決”。因為會上要討論的問題不止一個，科學地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書辦會的重要原則。在不考慮其他因素時，一般應(yīng)當先進行部分人員的議題，在進行全體人員的議題，再進行全體人員的議題。這樣小圍的會場容易集中、會場好掌握，會議議程也容易緊湊地控制。做好以上準備工作，秘書就該通知相關(guān)人員按時參加會議了。會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、通知和會議通知。秘書在通知開會時是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。會場是在發(fā)放會議通知之前就定下的。部會議只需確認場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準備好記錄用紙即可。（2）會間服務(wù)與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，

5、清點人數(shù)，弄清那個缺席人與缺席原因，然后報告會議主持人集中精力做好會議記錄 會議記錄要求準確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要實現(xiàn)準備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。 部會議上，一般會議服務(wù)都是由一名秘書來做，不另安排服務(wù)員。會議中，秘書要做好隨時接聽打進來的，根據(jù)需要進行處理。（3）會后工作會議結(jié)束后，秘書的善后和落實工作也相當重要。與時清理會議室，使一切復(fù)原，一遍其他會議正常進行，并下發(fā)會議文件，對會上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔秘書在會議管理工作中的一項重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進行會議容并協(xié)助對會議所有議題形成結(jié)果。按議程進行會議容是避免

6、無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以與督辦方法等2.對外會議與對會以不同，對外會議的規(guī)模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書人員，對外會議的會議管理要更為嚴謹。（1）會前準備1.1擬訂會議議程、日程，提供會議地點的備選方案外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個

7、人時間的依據(jù)。 制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉與各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。性較強的議題，一般放在后面。 會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符，場地要有良好的設(shè)備配置，交通便利，應(yīng)考慮有無停車場所，場地租借的成本必須合理。實地考察會議地點，會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。1.2布置會場和安排座次，發(fā)布會議信息對外會議無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。 發(fā)布會議信息前要進行報審，要對媒體進

8、行選擇。一面給企業(yè)帶來不利影響。 1.3安排會議食宿，邀請會議嘉賓 秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡與菜單擺上。 根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準，提倡實行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應(yīng)。 如果由主辦方支付費用，則需按其職務(wù)標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標準應(yīng)相近，預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。 要事先確定嘉賓，并事先與嘉賓溝通確認能否出場，發(fā)出正式邀請函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數(shù)不宜過多。 在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。 1.4準備會議資料、會議用品 ，

9、安排會議禮儀服務(wù)，再次檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常。（2）會中服務(wù)1.1安排會議值班 會議值班起著溝通上下、聯(lián)系外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。明確值班工作任務(wù)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。 1.2接待采訪會議的新聞媒體由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。 在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。 在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。 1.3做好會議的記錄工作和簡報工作會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。 標題。一種是會議名稱+文種

10、。另一種是文種。 正文。首部+主體+結(jié)尾。 尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。 做好會議的簡報工作 會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。 1.4反饋會議信息反饋會前信息、會息以與會后傳達落實的情況。 （3）會后工作編寫會議紀要,做好會后督促工作。會議紀要要事，忠于會議實際，容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。二 會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題與原因解析會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，

11、反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題1.會荒或會海常年不開會，某些人對會議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項、解決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務(wù)、促進工作落實、總結(jié)經(jīng)驗、激勵士氣等的一個非常有效的工具和手段。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；2.拖沓會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”。秘書會前準備如匯報材料或會議流程、時間表不清晰也會造成會議拖沓

12、；3.議題繁多，重復(fù)會議會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點水，一碰到大一點的或難一點就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標卻不治本的方案；4.地點安排不當有些公司為了節(jié)省成本，會議都在公司召開?？墒且恍┲卮蟮氖马棻仨氁诔浞钟懻?、無太多干擾或頭腦風暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。5.會前、會下不溝通會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會議基本屬于臨時通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；6.會議紀律亂不到、遲到、早

13、退，秘書會前簽到制度沒有落到實處。7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。（二）會議出現(xiàn)問題，導(dǎo)致效果不佳的原因出現(xiàn)這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會議的地點以與會議的準備工作。1.會議時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。2.會議地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無常進行。3.開會對象必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4.主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5.會議

14、的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。對于會議來說，做預(yù)防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進行。三 會議管理工作對策思考知道了會議管理工作中可能出問題的地方，秘書就可以有針對性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，必須在會前、會中、會后各方面都要注意。（一）會前準備1.會議要規(guī)劃根據(jù)公司或部門實際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則

15、，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標，可調(diào)整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應(yīng)有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。2.準備要充分要想會議高效，會前必須做好充分的準備。重大事項必須提前足夠的時間思考和準備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點、參與人、議程、時間表等最好都在會議通知中必須提前一定時間告知好讓相關(guān)人員準備，會議方程在會議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。3.

16、主題要集中一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關(guān)人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。(二)會中服務(wù)1.流程要合理會議的流程關(guān)系到會議是否真正、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會議，而應(yīng)該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會議發(fā)表意見時貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀點盡量少談，盡量談有建設(shè)性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點而應(yīng)以事實和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時要與時拉回來；四是繁簡得當，

17、有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學習、工作經(jīng)歷和崗位職責不同，所關(guān)注的重點通常也會有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢互補；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗，想出各種應(yīng)對風險的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時候要議，該決的的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防措

18、施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。2.時間要緊湊要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。3.決議要與時會議的記錄一定要完整、規(guī)、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)、準確、可查，避免事后不認賬。會議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因為會議臨時講的

19、可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會與決議相關(guān)人員簽名確認以有人推脫。為了要與時貫徹會議精神，要與時發(fā)放會議決議：一可增強會議時效性，發(fā)揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執(zhí)行力；四可明確責任，并通知到相關(guān)部門。4.手段要先進會前充分準備，多應(yīng)用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對這一塊最好組織專門如何準備和匯報PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機的情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會后督促1.執(zhí)行要檢查會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來持續(xù)跟進和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習慣為止，當然最好能有配套的培訓(xùn)來進一步強化執(zhí)行力。會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（