091秘書任職資格自評(píng)表案例

1、技術(shù)Technologies Co.,.基礎(chǔ)類任職資格自評(píng)申報(bào)表File on _sHVQ Secretarial Standards ApplicationTitle Page基礎(chǔ)類任職資格標(biāo)準(zhǔn)Basic Vocational Qualification Secretarial Standards自評(píng)情況：單元Unit單元名稱Unit Title自評(píng)結(jié)果備注Remark第一單元Unit 1提高工作流程的效率ABCD第二單元Unit 2培養(yǎng)有效的工作關(guān)系A(chǔ)BCD第三單元Unit 3文檔管理ABCD第四單元Unit 4文檔管理ABCD第五單元Unit 5根據(jù)所提供的材料制作并演示文本ABCD第六

2、單元Unit 6辦公設(shè)備管理ABCD申請人Candidate：部門：中研信令工作地點(diǎn)：NameDeptWorkplace入時(shí)間：2001年月日從事工作時(shí)間(月)：11工號(hào)： Date of JoiningLength of Service as Secretary Employee No.部門主管Supervisor：工作地點(diǎn)：Name Workplace考評(píng)員Assessor：部門：中研信令：1513工號(hào)：NameDeptEmployee No.申報(bào)次數(shù)Time1申報(bào)日期Date已獲資格情況Qualificated無技術(shù)Technologies Co.,.任職資格自評(píng)表Self-Evalua

3、ted基礎(chǔ)類Criteria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處要素 1.1 組織你自己的工作A、運(yùn)用適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒?，最有效地利用時(shí)間 B、使自己的工作和同事的工作協(xié)調(diào)一致C、最大限度地控制材料的浪費(fèi) D、根據(jù)既定的工作程序開展工作能運(yùn)用適當(dāng)方法在工作中按既定的工作程序開展工作，在日常工作中，非常注意控制材料成本、杜絕浪費(fèi)，并經(jīng)常向員工宣傳節(jié)約及成本意識(shí)。需改進(jìn)方面：在提高時(shí)間利用率方面還應(yīng)進(jìn)一加強(qiáng)。B要素 1.2 開發(fā)自我提高績效A、確定和認(rèn)可個(gè)人改進(jìn)目標(biāo)B、準(zhǔn)備和認(rèn)可一項(xiàng)自我改進(jìn)的實(shí)施計(jì)劃 C、實(shí)行與復(fù)審個(gè)人改進(jìn)計(jì)劃能根據(jù)自己的工作制作日常

4、工作，并制定改進(jìn)計(jì)劃，并依計(jì)劃進(jìn)行改進(jìn)實(shí)施。B要素 1.3工作環(huán)境以輔助工作流程A、保持工作環(huán)境整潔安全B、向適當(dāng)影響個(gè)人工作效率而自己又無法控制的工作條件能保持辦公區(qū)工作環(huán)境的整潔安全，當(dāng)有影響個(gè)人工作效率而自己又無法控制的事情發(fā)生時(shí)向相關(guān)反映。B要素 1.4安全和穩(wěn)定的工作場所A、 監(jiān)督和工作場所的安全B、 努力控制意外事故或緊急情況中的人身損失C、工作場所內(nèi)、物品和信息的安全平時(shí)能注意監(jiān)督和工作場所的各項(xiàng)安全，使辦公區(qū)符合5S各項(xiàng)要求，并能經(jīng)常提醒員工注意安全意識(shí)。B取證說明 Remarks on Evidence：反饋意見 Feedback：第七單元Unit 7會(huì)務(wù)工作ABCDCrit

5、eria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處工作效率較高，常規(guī)事務(wù)已規(guī)范化通過了解 的實(shí)際工作情況，證明該申請人達(dá)到了第一單元的標(biāo)準(zhǔn)要素 2.1 創(chuàng)造并保持與其它員工的有效工作關(guān)系A(chǔ)、對屬自己職責(zé)范圍內(nèi)的同事們的要求立即行動(dòng)起來，給予合作B、將相關(guān)信息迅速準(zhǔn)確地傳遞給同事C、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)禮貌地向相關(guān)請求幫助D、解決影響工作關(guān)系的各種問題或者迅速地上報(bào)給相關(guān)E、交流和提供幫助的方式方法應(yīng)符合同事的需要無論職責(zé)范圍內(nèi)外的事情，只要有員工求助，在不影響正常工作開展的情況下，總能盡快熱心給予幫助和解決。當(dāng)工作中遇到時(shí)，也能禮貌虛心向同事求教或及時(shí)反饋給

6、相關(guān)。需改進(jìn)方面：在與同事的及時(shí)溝通交流方面還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。B要素2.2 問候和幫助來訪者A、迅速禮貌地以公司規(guī)定的接待禮儀接待來訪者并明確他們的需要。B、給來訪者提供的恰當(dāng)、符合公司要求的信息C、按照接待流程要求，引導(dǎo)來訪者到目的地 D、禮貌地解釋或不能提供幫助的原E、如遇自己職責(zé)之外的情況，上報(bào)給相關(guān)進(jìn)行處理F、根據(jù)來訪者的具體情況、要求及公司的實(shí)際情況滿足來訪者者的要求例：前一段時(shí)間公司在大招聘，每周都有許多應(yīng)聘來部門 面試。我總是提前準(zhǔn)備好相關(guān)工作表格，對來訪者給予迅速禮貌的接待，并禮貌準(zhǔn)確的回答他們問題，引領(lǐng)他們至各面試地點(diǎn)及面試人處，對他們要求及時(shí)予以幫助。取證說明 Remarks

7、 on Evidence：與同事關(guān)系融洽，主動(dòng)幫助員工解決一些棘手問題。員工對她評(píng)價(jià)很高。對于來訪客人，她能禮貌地給予接待，并按照要求滿足或委婉的 客人要求。反饋意見 Feedback：通過了解 的實(shí)際工作情況，證明該申請人達(dá)到了第二單元的標(biāo)準(zhǔn)Criteria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處要素 3.1 處理入局及出局通話A、以機(jī)構(gòu)認(rèn)可的禮儀迅速清晰地對來話作出反應(yīng)B、正確識(shí)別來話方，并準(zhǔn)確地記下其要求 C、在自己的職權(quán)范圍內(nèi)回答詢問或?qū)⒃儐柼峤幌嚓P(guān)D、正確撥打自己的或代別人撥打出局 E、禮貌地獲取和檢查相關(guān)信息F、迅速準(zhǔn)確地將相關(guān)信息傳遞

8、給相關(guān)G、迅速將通訊設(shè)備故障上報(bào)給相關(guān)責(zé)任部門 H、若需要，根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)定通話對所有來話均能使用“你好， XX(部門)”的規(guī)范應(yīng)答。當(dāng)遇到某員工不在時(shí)，能盡量請對方留下信息，當(dāng)員工回來后及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)。有較強(qiáng)意識(shí)，一般能正確識(shí)別來話方，若不確定來話人員時(shí)，能禮貌獲取和檢查相關(guān)信息，對自己職權(quán)范圍內(nèi)的信息給予及時(shí)正確的解答。需改進(jìn)方面：在代接方面還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。B要素 3.2 收取、整理并分發(fā)郵件 A、根據(jù)機(jī)構(gòu)要求的程序收取郵件 B、在既定時(shí)間里根據(jù)要求整理郵件 C、在規(guī)定的時(shí)間里將郵件分發(fā)相關(guān)D、分發(fā)中若出現(xiàn)無法避免的延誤情況，應(yīng)立即相關(guān)E、郵件地址書寫明了、正確，信函內(nèi)附件附著牢固，發(fā)現(xiàn)丟失，立即

9、上報(bào)F、根據(jù)需要進(jìn)行登記能按規(guī)定整理、收取并分發(fā)郵 件，郵件內(nèi)容簡明扼要，郵件標(biāo)題按規(guī)范書寫，使人一目了然，盡量節(jié)約開發(fā)時(shí)間。例：在向員工發(fā)送郵件前，我一般都會(huì)自己先瀏覽一遍，然后提煉出要點(diǎn)分成1、2、3，放在郵件的最前面，使員工一目了然，再把郵件的全文附在下面，若員工想了解詳細(xì)情況可以參閱。在發(fā)送需要員工反饋的郵件時(shí)，我會(huì)將郵件內(nèi)容列出傻瓜操作1、 2、3點(diǎn)，使員工操作簡單便捷。同時(shí)，還經(jīng)常制作信息匯總這類郵件，將一天中的重要信息整理合并，以輕松活潑的形式發(fā)送給員工，使員工即可以了解一天內(nèi)的重要信息，又緩解了工作的單調(diào)和疲勞。BCriteria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results

10、針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處要素 3.3 信息系統(tǒng)的建立與信息A、根據(jù)公司的規(guī)定使用合適的或方法建立信息系統(tǒng)B、及時(shí)準(zhǔn)確地將新信息輸入信息系統(tǒng) C、根據(jù)公司的規(guī)定處理過期的信息D、當(dāng)源數(shù)據(jù)不完整或不合法時(shí)，向適當(dāng)請求處理辦法E、用公司規(guī)定的方法對有責(zé)任的公共信息系統(tǒng)進(jìn)行按公司相關(guān)規(guī)定，建立有完整的各項(xiàng)信息庫，并及時(shí) ，保證其中信息的及時(shí)準(zhǔn)確。當(dāng)有信息不合法或不完整時(shí)，能向相關(guān)人員反饋，并請求處理。B要素 3.4 信息接收與傳送A、以合適的途徑接收所需信息B、在指定的期限內(nèi)，選擇最適當(dāng)?shù)姆绞秸_并準(zhǔn)確地傳送信息到指定部門、指定C、根據(jù)公司要求，及時(shí)提供重要信息給知道的D、及時(shí)矯正或匯報(bào)

11、出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息，尤其對數(shù)字信息準(zhǔn)確傳達(dá)各項(xiàng)信息至各相關(guān)和部門，并能在傳遞過注意要求。對出現(xiàn)在錯(cuò)誤一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后，能立即修改校正。需改進(jìn)方面：今后在發(fā)送郵件 時(shí)，應(yīng)盡量注意其適用的對象，盡可能少的打擾其他員工。B要素 3.5 信息查找與恢復(fù)A、使用計(jì)算機(jī)選擇有效的查尋方法查找數(shù)據(jù)信息B、重要數(shù)據(jù)信息及時(shí)備份并選擇合適的恢復(fù)C、理解信息需求并確定和索取信息來源 D、保護(hù)信息和設(shè)備不受損失能盡可能利用的便捷工具查找和生成數(shù)據(jù)。并能正確確定數(shù)據(jù)來源，并對相關(guān)數(shù)據(jù)的正確性注意。需改進(jìn)方面： 對重要數(shù)據(jù)今后應(yīng)注意及時(shí)備份。B要素 3.6 信息系統(tǒng)的安全與A、保護(hù)所建立的信息系統(tǒng)能妥善保存數(shù)據(jù)，并在信息傳遞過利

12、用加密等確保信Criteria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處B、信息傳遞過的與安全息安全。取證說明 Remarks on Evidence： 信息及時(shí)準(zhǔn)確，隨時(shí)，都會(huì)最快給出反饋。并能夠?qū)σ恍┯杏眯畔浞?，方便查詢。反饋意?Feedback：通過了解 的實(shí)際工作情況，證明該申請人達(dá)到了第三單元的標(biāo)準(zhǔn)要素 4.1用現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)信息A、迅速將信息按順序在正確的位置B、的資料是完整和安全的C、正確進(jìn)行信息分類D、向適當(dāng)詢問信息分類的疑惑E、信息應(yīng)及時(shí)更新、準(zhǔn)確并且是按照規(guī)定方式的機(jī)器上現(xiàn)有文檔分類明晰準(zhǔn)確，資料完整安全。需改進(jìn)部分：以后應(yīng)注

13、意保存工作過程文檔，以備日后查閱等需要。B要素 4.2 從現(xiàn)有的文檔系統(tǒng)獲取信息A、迅速找到所需信息，并將信息傳遞給正確的人或位置B、信息提供如果延遲，應(yīng)予以通知，并要禮貌地解釋延遲原因C、準(zhǔn)確、及時(shí)更新獲得的信息，并按要求的形式呈現(xiàn)D、識(shí)別丟失或過期的條目，并遵循正確步驟將其找出能迅速找到所需信息，并傳遞給相關(guān)。需改進(jìn)部分：今后在信息提供的及時(shí)性方面還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。B取證說明 Remarks on Evidence：各項(xiàng)信息分類明晰，曾 其工作文檔，能夠很便捷地找到相關(guān)文檔。但過程文檔要注意保留,備查.反饋意見 Feedback：通過了解 的實(shí)際工作情況，證明該申請人達(dá)到了第四單元的標(biāo)準(zhǔn)Cr

14、iteria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處要素 5.1 根據(jù)所提供的材料，利用適當(dāng)工具制作所要求的文本A、理解制作文本的要求B、根據(jù)所提供的 （手稿）、 或口述材料，利用適當(dāng)?shù)墓ぞ呋?，按要求將文稿制作成適合展示的形式C、識(shí)別、檢查并校正文中的錯(cuò)誤及不確定之處D、排版符合公司或部門規(guī)定的風(fēng)格E、按要求整理原件和復(fù)本并保存，按照要求核對、整理并分發(fā)所完成的原件及復(fù)本； F、保持信息的安全與G、在指定期限內(nèi)完成工作，如不能按期完成，須及時(shí)、準(zhǔn)確地匯報(bào)理由能根據(jù)所提供材料，利用適當(dāng)工具及表達(dá)形式，按要求制作所要求的文本。其排版和格式符合公司相關(guān)

15、規(guī)范要求。本人為部門宣傳接口人，為部門制作過多次宣傳材料。要素 5.2復(fù)印A、制作的副本符合要求的數(shù)量和質(zhì)量 B、材料浪費(fèi)被控制在最低限度C、副本按要求進(jìn)行校對D、文件頁依要求加以封裝，封裝要整潔、安全因大批量的復(fù)印平時(shí)一般是交給文員或文印社處理，所以此方面工作平時(shí)涉及較少。在平時(shí)的復(fù)印中能注意盡量使用廢紙或雙面復(fù)印。B取證說明 Remarks on Evidence：作為部門宣傳工作接口人，宣傳工作到位，宣傳效果較好反饋意見 Feedback：通過了解 的實(shí)際工作情況，證明該申請人達(dá)到了第五單元的標(biāo)準(zhǔn)要素 6.1根據(jù)需求申購辦公設(shè)備A、各類辦公設(shè)備的日常使用情況對辦公文具的月消耗量能做到BC

16、riteria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處B、根據(jù)需求，申購辦公設(shè)備 C、申購請求的執(zhí)行情況心中有數(shù)，依需求進(jìn)行及時(shí)申購，保證員工日常工作的正常開展。對平時(shí)文具的取用能做到有效。要素6.2領(lǐng)用辦公設(shè)備，建立資產(chǎn)臺(tái)帳A、及時(shí)查詢到貨信息 B、領(lǐng)取及辦公設(shè)備C、建立資產(chǎn)臺(tái)帳，及時(shí)更新數(shù)據(jù)查詢并領(lǐng)取辦公設(shè)備，依實(shí)際需求給員工。B要素6.3 辦公設(shè)備的日常管理及盤點(diǎn) A、及時(shí)處理資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、清退、報(bào)廢 B、 各類辦公設(shè)備的正常使用狀態(tài)C、定期盤點(diǎn)，根據(jù)公司要求處理盤點(diǎn)結(jié)果對辦公設(shè)備能做到及時(shí)，并排除一些簡單故障，對于自己無法解決的故障通知儀器室

17、進(jìn)行維修，保證員工的正常使用。當(dāng)資產(chǎn)發(fā)生變更時(shí)轉(zhuǎn)移或相關(guān)處理，并配合公司進(jìn)行例行資產(chǎn)盤點(diǎn)。B取證說明 Remarks on Evidence：辦公設(shè)備領(lǐng)取都會(huì)有登 記，希望更清晰了解部門資產(chǎn)情況，同時(shí)更深入了解資產(chǎn)相關(guān)流程.反饋意見 Feedback：通過了解 的實(shí)際工作情況，證明該申請人達(dá)到了第六單元的標(biāo)準(zhǔn)要素 7.1 會(huì)議前準(zhǔn)備做到提前依會(huì)議需求預(yù)定會(huì)議BCriteria詳細(xì)情況 Details自評(píng)結(jié)果 Results針對要素與標(biāo)準(zhǔn)對比，說明做得好的及之處A、明確會(huì)議目的及指示，確定相應(yīng)的會(huì)議事項(xiàng)B、準(zhǔn)備的各項(xiàng)資源應(yīng)配合會(huì)議的時(shí)間及需求 C、準(zhǔn)備滿足個(gè)人特殊需要的設(shè)施D、利用有效的通知與會(huì)

18、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事項(xiàng)；E、確認(rèn)與會(huì)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)資源，對個(gè)人特殊需要的設(shè)施盡量予以解決。提前收 議議題，并在會(huì)前隨會(huì)議通知一起發(fā)給參會(huì)者，使之能提前熟悉并準(zhǔn)備。會(huì)議通知設(shè)回執(zhí)，同時(shí)抄送與會(huì)者 ，并追蹤參會(huì)情況。要素 7.2協(xié)助會(huì)議進(jìn)行A、檢查會(huì)議所需的各項(xiàng)資源正常 B、根據(jù)會(huì)議議程確保會(huì)議如期進(jìn)行C、為與會(huì)提供及時(shí)準(zhǔn)確的會(huì)議信息D、靈活有效的處理意料之外的事情E、根據(jù)需要對會(huì)議的重要內(nèi)容及決策進(jìn)行記錄并整理F、對無法的處理的事情應(yīng)及時(shí)匯報(bào)至?xí)h總協(xié)調(diào)人處會(huì)前能檢查會(huì)議所需各項(xiàng)資源是否到位并正常運(yùn)行，提醒與會(huì)人準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。會(huì)中紀(jì)要，會(huì)后整理并及時(shí)發(fā)布，并依部門相關(guān)會(huì)議制度評(píng)價(jià)與會(huì)者，為其打分。對突發(fā)并無法處理事件向相關(guān)反映，并尋求協(xié)助。B要素 7.3 會(huì)后整理A、對會(huì)議使用完畢的物品進(jìn)行，結(jié)算費(fèi)用B、根據(jù)要求整理會(huì)議相關(guān)資料C、確定是否需要根據(jù)會(huì)務(wù)情況進(jìn)