物資緊急采購管理辦法

1、基建工程緊急物資采購管理辦法目次 TOC o 1-5 h z 前言II HYPERLINK l bookmark13 o Current Document 1范圍12規(guī)范性引用文件1 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 3術(shù)語和定義1 HYPERLINK l bookmark19 o Current Document 4職責(zé)1 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 5管理活動內(nèi)容與方法2 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document 6檢查與考核5刖 言本標(biāo)準是根

2、據(jù)燃氣熱電有限公司（以下簡稱“熱電”）標(biāo)準體系工作的需要編制，是企業(yè)標(biāo) 準體系建立和實施的個性標(biāo)準。目的是為了更好地滿足工程建設(shè)現(xiàn)場施工進度的要求，保證設(shè)備 、材料及時供貨及質(zhì)量要求，控制設(shè)備和材料的采購成本和便于進行現(xiàn)場材料管理，使物資緊急 采購過程規(guī)范化、程序化；從而規(guī)范并加快企業(yè)標(biāo)準體系的完善，適應(yīng)國家標(biāo)準和行業(yè)標(biāo)準的需 要，特制訂本管理規(guī)定。本標(biāo)準代替了-217.09-04-2012物資緊急采購管理標(biāo)準本標(biāo)準由基建保障部提出并歸口管理。本標(biāo)準起草單位：基建保障部基建工程緊急物資采購管理辦法1范圍1.1目的為了更好地滿足基建工程要求，保證基建工程物資及時供貨及質(zhì)量要求，控制物資的采購成

3、本和便于進行現(xiàn)場材料管理，根據(jù)燃氣熱電有限公司基建工程物資管理標(biāo)準，結(jié)合熱電基建 物資采購實際工作，特制定本標(biāo)準。1.2范圍本標(biāo)準適用于熱電工程所需的緊急物資采購管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。中華人民共和國主席令第91號中華人民共和國招投標(biāo)法H-202.02-13-2013招標(biāo)采購管理辦法-217.09-02-2013招投標(biāo)管理標(biāo)準-217.09-03-2013基建工程物資管理標(biāo)準3術(shù)語和定義3.1熱電是指燃氣熱電有限公司3.2基建工程是指西北

4、熱電中心燃氣熱電項目。3.3物資是指基建工程施工現(xiàn)場所需要的設(shè)備、材料及設(shè)備的備品備件專用工具等。3.4供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)的組織或個人（例如：制造商、批發(fā)商、零售商等）。3.5緊急采購是指在基建過程中，針對基建工程施工現(xiàn)場建筑安裝過程中由不可遇見因素造成的突發(fā)性的 、無法以正常采購程序和常規(guī)采購周期來滿足的現(xiàn)場施工需要所采取的特殊采購方式。4職責(zé)4.1總經(jīng)理 4.1.1負責(zé)緊急物資申請的最終批準;4.1.2負責(zé)緊急物資采購結(jié)果的最終批準。4.2基建保障部 4.2.1基建保障部負責(zé)熱電基建工程緊急物資采購的實施、管理工作，并按照熱電基建工程物 資采購的相關(guān)規(guī)定實施采購。4.2.2負責(zé)了解物資市

5、場行情，熟悉所購物資的規(guī)定、性能、標(biāo)準、用途、用量和一般技術(shù)要 求。4.2.3負責(zé)進行市場調(diào)查工作，收集物資的生產(chǎn)廠家信息，做好供應(yīng)商的調(diào)查推薦工作，為確 定合格供應(yīng)商評定提供依據(jù)。4.2.4負責(zé)選擇新的供應(yīng)商以替換不合格的供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商名單。4.2.5負責(zé)完善供應(yīng)商信息，包括但不限于供應(yīng)商名稱、單位注冊地址、實際辦公地址、聯(lián)系 人、聯(lián)系人電話、開票信息等。4.3基建工程部、設(shè)備管理部、發(fā)電運行部4.3. 1根據(jù)基建工程過程中的特殊需要，在符合物資緊急采購的情況下，負責(zé)提出物資緊急采購 計劃。4.3.2負責(zé)對擬選用供應(yīng)商的質(zhì)量管理進行調(diào)查評價、對產(chǎn)品檢驗或產(chǎn)品試用的質(zhì)量評價、對供 貨

6、質(zhì)量業(yè)績評估、對供應(yīng)商質(zhì)量改進效果評估和對供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查或?qū)徍恕?.3.3基建工程部主要負責(zé)基建工程中涉及的各項調(diào)查、評估評價和審核工作。4.4黨群工作部是物資緊急采購監(jiān)督部門，負責(zé)對職責(zé)部門工作進行全過程監(jiān)督檢查。4.5 總經(jīng)理辦公室負責(zé)基建工程緊急物資采購全過程文件資料的接收及歸檔。5管理活動內(nèi)容與方法5.1緊急物資采購的適用條件在具備下列一種或幾種情形和條件下，可執(zhí)行緊急采購程序：5.1.1工程基建、試運過程中等急需使用的零星物資。5.1.2設(shè)計漏項和設(shè)計變更。由設(shè)計單位提出的緊急設(shè)計變更或意外情況導(dǎo)致的設(shè)備、材料的 增減或變更。5.1.3各種情況導(dǎo)致的現(xiàn)場臨時發(fā)生的緊急變更。根據(jù)工程、

7、試運實際情況，造成所定貨的設(shè) 備和材料增減或變更。5.1.4由于倉儲保管或承建單位不善造成的物資缺損。現(xiàn)場倉儲過程中或發(fā)放給承建單位后， 由于偷盜、遺失、損壞等原因造成直接影響正在進行中的工程施工和檢修維護進度以及生產(chǎn)運行 工作而需要重新訂貨、變更訂貨或補充訂貨的設(shè)備、材料，在確定責(zé)任方前，熱電可先行訂貨并 采購（完成采購后，費用須由確定的責(zé)任方承擔(dān)）。5.1.5運輸過程中發(fā)生設(shè)備、材料的損壞或遺失。設(shè)備材料在運輸過程中發(fā)生損壞和遺失直接 影響正在進行中的工程施工和檢修維護進度以及生產(chǎn)運行工作的，在確定責(zé)任方前，熱電可先行 訂貨并采購（完成采購后，費用須由確定的責(zé)任方承擔(dān)）。5.1.6供應(yīng)商漏

8、供、承建單位不作為導(dǎo)致的設(shè)備物資短缺。由于供應(yīng)商漏供、承建單位不作為 而導(dǎo)致的物資短缺需由熱電自行采購時，且采購周期不能滿足其他采購方式要求的（此種情況下 若采取緊急采購措施，應(yīng)與供應(yīng)商、承建單位溝通信息）。5.1.7試運行過程中發(fā)生的設(shè)備問題急需更換的物資。在設(shè)備試運轉(zhuǎn)、氣密或聯(lián)合試運中出現(xiàn) 的設(shè)計、供貨和施工問題急需更換的物資，如不及時解決，將給工程總體進度造成損失從而導(dǎo)致 裝置或單元無法運轉(zhuǎn)的。5.1.8緊急情況下的物資采購?；谏鲜龈鞣N情況，正常的采購程序和供貨周期無法滿足供貨 要求的，需要采用配貨、尋供、調(diào)劑或下單定制的。5.1.9其它情況。由于設(shè)計、采購、施工等原因造成某些局部物資

9、對整體工程產(chǎn)生影響，由項 目部門負責(zé)人提出，并得到主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準。5.1.10緊急采購程序一般適用于非工藝設(shè)備采購和配件、材料采購，啟動、試運階段、特別需 要的工藝物資也可納入緊急采購程序。5.2緊急采購計劃的提出5.2.1緊急采購提出原則:緊急采購計劃的提出應(yīng)采取慎重原則。5.2.2依據(jù)第5.1款所列情形，可以通過下列方式提出啟動緊急物資采購計劃：1）基建過程如發(fā)生符合上述5.1所列各情況，須經(jīng)物資需求部門專業(yè)工程師填寫緊急物資 需求計劃審批單，并由緊急物資需求部門領(lǐng)導(dǎo)，主管副總經(jīng)理，總經(jīng)理批準后，提交至基建保 障部實施。確認后方可提出物資緊急采購計劃，（計劃中要詳細描述采購需求，包括需

10、求時間、 物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號和相關(guān)技術(shù)要求等），2）如因工程急需，按緊急物資采購流程采購仍無法滿足工程進度要求的，基建保障部在得 到總經(jīng)理郵件或電話批示后先實施采購，由物資需求部門補充完成緊急物資采購計劃審批單 。為滿足工程建設(shè)、生產(chǎn)運行和檢修維護之急需，基建保障部可先行采購，后由相關(guān)部門完成 緊急物資采購計劃審批單的審批手續(xù)。3）在填報緊急物資需求計劃審批單時，緊急物資需求部門應(yīng)詳細闡明采用緊急采購 方式的原因，以及所需物資明細、工程進度要求、需求時間等?；ūＵ喜扛鶕?jù)緊急物資需求計 劃要求，在物資采購詢比價審批表中說明要完成訂貨和到貨的周期、供貨廠商情況、未進行招標(biāo) 的原因等，作為

11、進行緊急物資采購的說明，以便領(lǐng)導(dǎo)審批時參考。5.3緊急采購工作的實施5.3.1基建保障部依據(jù)批準的緊急物資需求計劃審批單和相應(yīng)的工作內(nèi)容描述實施采購工 作。5.3.2 緊急采購的實施原則1）簡化、快速和有效。在確保質(zhì)量的前提下，在限定的期限內(nèi)，以交貨期最短、能夠提供的 現(xiàn)場服務(wù)和技術(shù)支持能力最強為首選，兼顧降低造價的原則選取供應(yīng)商；對于由于現(xiàn)場變更而導(dǎo) 致的緊急采購的采購，在變更單數(shù)量多、規(guī)格品種多而數(shù)量少、正常制造周期無法滿足現(xiàn)場施工 進度的前提下，可以優(yōu)先使用材料集成供應(yīng)商，以現(xiàn)貨采購為主，對變更單中的全部或部分材料 進行一攬子供貨。2）緊急采購中的支付條款一般不采用進度款支付模式，優(yōu)先選

12、用付定金、貨到全額付款或預(yù) 先支付貨款等模式。如采用預(yù)先支付貨款，應(yīng)要求對方提供保函或法人擔(dān)保書等降低交易風(fēng)險的 手續(xù)。5.3.3緊急采購的處理方案：一是通過地理位置最近的生產(chǎn)廠商或者貿(mào)易商采購。二是迅速找到供貨廠商，加以最快的運輸方式。5.4.4緊急采購的實施方式：緊急采購工作可以按以下兩種方式進行：5.4.4.1合同方式采購根據(jù)實際情況也可以細分為“跟蹤采購”、“詢價采購”、“直接采購”等方式實施采購。對 于“直接采購”的采購方式，采購工作至少要由兩人或兩人以上人員同時參加。1）跟蹤采購：即基建保障部通過熱電已確定的零星采購供應(yīng)商、同類產(chǎn)品的最近供應(yīng)商、長 期供應(yīng)商，按已經(jīng)簽訂過的合同價或

13、市場價優(yōu)惠折價后直接供貨。2）詢價采購：即基建保障部編制采購詢價單，以傳真或郵件的形式發(fā)給三家及以上具有相 應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商，供應(yīng)商把報價及服務(wù)承諾在規(guī)定的間內(nèi)以傳真或郵件等形式報送基建保障部， 采用詢價采購方式的一般都采取最低價成交原則，若非最低價成交，基建保障部須組織相關(guān)部門 對質(zhì)量、價格和服務(wù)做出綜合論證，并經(jīng)各部門簽字認可。3）直接采購：是指所購商品的來源渠道單一，或?qū)賹＠?、藝術(shù)品、秘密咨詢、屬原形態(tài)或 首次創(chuàng)造等不能從其他供應(yīng)商處采購等情況。此種情況基建保障部組織相關(guān)部門一起同供應(yīng)商（ 廠家）進行談判，滿足要求后簽訂采購合同。4）采購合同的審批按熱電基建工程合同管理標(biāo)準有關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)

14、行，待完成審批程序 后，采購合同即可簽署并生效執(zhí)行。5.4.3.2非合同方式采購對由于設(shè)計變更等原因引起的材料及零星配件的小額采購（總額小于5000元），可以優(yōu)先采用 非合同方式進行，選擇好供應(yīng)商后，直接下單訂貨并支付貨款。5.6其它5.6.1執(zhí)行正式采購前，應(yīng)履行基建工程物資管理標(biāo)準中的采購方式審批手續(xù)。5.6.2金額達到招標(biāo)條件而又無法招標(biāo)時，應(yīng)履行基建工程招投標(biāo)管理標(biāo)準中的不履行招 標(biāo)審批手續(xù)。5.6.3相關(guān)表格詳見基建工程物資管理標(biāo)準中的緊急物資需求計劃表、詢比價審批單、合 同審簽單。6檢查與考核6.1檢查方法：依據(jù)本標(biāo)準對執(zhí)行情況進行檢查。6.2考核指標(biāo)及獎懲辦法6.2.1不符合緊急

15、采購條件，而按緊急采購提出需求計劃的，若因此而造成成本增加，視情況 扣罰計劃提出責(zé)任人50-500元。6.2.2符合緊急采購條件，而不按緊急采購提出需求計劃的，若因此影響使用的，扣罰計劃提 出責(zé)任人100-500元。6.2.3緊急需求計劃通用材料計劃申報準確率要求達到95%，專用設(shè)備材料計劃申報準確率達到 100%，準確率每下降1%，扣罰計劃提出責(zé)任人50元。6.2.4如因材料名稱、規(guī)格型號等原因錯報而造成浪費者，視情況扣罰責(zé)任人50-200元；6.2.5需求部門已按緊急物資提出需求計劃，而基建保障部未按緊急物資組織采購，從而影響 使用的，給予責(zé)任人100-500元處罰。6.2.6基建保障部組織