集團公司管理制度匯編2－行政后勤管理

1、行政后勤管理篇一、請示匯報制度（天科公司） 2二、會議制度（集團公司）6三、會議室使用管理規(guī)定（天科公司）13四、文件管理制度（集團公司）15五、印章管理制度（集團公司）21六、檔案管理制度（集團公司）24七、辦公用品管理制度（集團公司）29八、通迅通訊管理制度（集團公司）42九、計算機網(wǎng)絡(luò)管理制度（集團公司）44十、視頻監(jiān)控及音像設(shè)備管理規(guī)定（集團公司）49十一、車輛管理制度（集團公司）53十二、廠區(qū)交通管理制度（天科公司）67十三、內(nèi)江天科工業(yè)園區(qū)大門管理規(guī)定（集團公司）72十四、緊急意外事故處置預(yù)案（集團公司）74十五、保安工作管理制度（集團公司）77十六、保安人員執(zhí)勤管理制度（天科公司

2、）83十七、值班管理制度（天科公司）87十八、環(huán)境衛(wèi)生管理制度（集團公司）89十九、公共關(guān)系管理制度（集團公司）94二十、黨群組織工作制度（集團公司）96一、請示匯報制度 第一條 請示匯報的基本原則。第一款 按照層次管理的要求，公司各級各類員工均應(yīng)加強請示匯報，規(guī)范、有序地開展工作。第二款 請示匯報不準越級進行。各部門必須按照公司領(lǐng)導(dǎo)的分工，向分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報（分管領(lǐng)導(dǎo)在外時可電話聯(lián)系）。分管領(lǐng)導(dǎo)是否向非分管領(lǐng)導(dǎo)通氣或者是否向公司總經(jīng)理請示匯報，由分管領(lǐng)導(dǎo)把握。第三款 請示匯報不準重復(fù)進行。在一般情況下，對下級請示的問題，直接領(lǐng)導(dǎo)必須明確表態(tài)或者在五個工作日內(nèi)作出批復(fù)、答復(fù)，否則視為認同。直接

3、領(lǐng)導(dǎo)明確表態(tài)后，下級不得以任何理由重復(fù)請示直接領(lǐng)導(dǎo)或者上級領(lǐng)導(dǎo)（即直接領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)）。第四款 請示匯報不準交叉進行。就同一問題向直接領(lǐng)導(dǎo)或者分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報后，不得再向同級其他領(lǐng)導(dǎo)或者非分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，以免領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)或者答復(fù)不一致或者不完全一致而使下級難以理解和執(zhí)行，也防止在領(lǐng)導(dǎo)成員間造成不必要的誤會而影響團結(jié)。第二條 向公司領(lǐng)導(dǎo)請示的事項及其時限。第一款 需報請省、市、縣政府及其有關(guān)部門和金融企業(yè)審批審核的重要事項，提前24小時。第二款 省、市、縣黨委、政府及其有關(guān)部門和金融企業(yè)負責(zé)人來公司視察工作，提前2小時。 第三款 黨組織、工會、共青團利用工作時間開展活動，由相關(guān)職能部門審核后請示

4、，提前72小時。第四款 向大眾傳媒提供涉及公司內(nèi)容的新聞稿件(包括文、圖、音、像)，提前24小時。第五款 赴省外參加各種會議、學(xué)術(shù)活動、參觀學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、辦理公務(wù)等事宜，提前48小時。第六款 修改公司已形成的制度、規(guī)定和決定，提前5個工作日。第七款 涉及公司的重要活動及其安排的事項，提前24小時。第八款 重大技改、維修、添置設(shè)備等，單項金額在1萬元以上的，提前七個工作日。第九款 其他需要請示的事宜及其時限視情而定。第三條 向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報的事項及其時限。第一款 執(zhí)行公司決定及批辦事項的情況和結(jié)果，24小時內(nèi)。第二款 參加有關(guān)重要會議、重要活動、參觀學(xué)習(xí)、赴外考察、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等的情況，歸來后的72

5、小時內(nèi)。 第三款 在技術(shù)創(chuàng)新、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護、企業(yè)綜合管理諸方面取得的重大成果以及突出的好人好事，48小時內(nèi)。 第四款 公司內(nèi)突發(fā)事件、重大事故苗頭和事故的發(fā)生及其處理情況，隨即。 第五款 與兄弟企事業(yè)單位、團體開展技術(shù)交流或者合作的情況，48小時內(nèi)。 第六款 得到合作伙伴有關(guān)高層管理人員變動、財務(wù)部門負責(zé)人變動、購銷部門負責(zé)人變動、重要客戶變化（新增或減少）、重大生產(chǎn)或技術(shù)變化、重大經(jīng)營和資本運作變化情況，隨即。第七款 各部門、車間主要負責(zé)人出差或者請假離開公司，提前24小時內(nèi)。 第八款 涉外活動中遇到的情況和問題，隨即。 第九款 員工病?；蛘咚劳?，12小時內(nèi)。 第十款 在公司內(nèi)發(fā)生的刑

6、事案件、員工在外發(fā)生違法違紀案，24小時內(nèi)。 第十一款 由部門牽頭協(xié)調(diào)處理的有關(guān)重大問題以及領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的執(zhí)行情況和結(jié)果，24小時內(nèi)。第十二款 部門間因工作交叉出現(xiàn)矛盾后通過協(xié)調(diào)解決的事項，24小時內(nèi)。 第十三款 各項技改、工程建設(shè)進展情況，每周。 第十四款 其他應(yīng)當(dāng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報的事宜及其時限視情而定。 第四條 請示匯報的程序和要求。 第一款 根據(jù)部門或者個人的職責(zé)范圍，凡屬必須請示、匯報的事項，首先由經(jīng)辦人或者當(dāng)事人向本部門領(lǐng)導(dǎo)請示或者匯報，部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況確定以書面或者口頭形式向公司領(lǐng)導(dǎo)請示或者匯報。第二款 在正常情況下，各部門或者個人的書面請示、匯報件應(yīng)先送公司行政部。公司行政部接請示

7、、匯報件后，按公司領(lǐng)導(dǎo)分工，呈送分管該項工作的公司領(lǐng)導(dǎo)。第三款 各部門向公司請示匯報，一般應(yīng)采用書面形式，并明確載明部門的意見或者建議，由本部門主要負責(zé)人簽字后，送公司行政部按本條第二款的規(guī)定轉(zhuǎn)呈。公司行政部不得以任何理由拒接、推諉或者拖延。第四款 在緊急情況下，發(fā)生重大事件或者突發(fā)事件的相關(guān)部門負責(zé)人應(yīng)按照集團公司制定的緊急意外事故處置預(yù)案的規(guī)定，一面緊急處置一面向公司領(lǐng)導(dǎo)口頭請示、匯報，事后再按規(guī)定的程序作出全面的書面匯報。第五款 員工對公司工作的重要意見、合理化建議和對有損企業(yè)權(quán)益的人和事可越級向公司總經(jīng)理直至向集團董事長書面匯報和舉報。第六款 各部門向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，旨在使領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地掌

8、握全局和局部的情況，科學(xué)部署和調(diào)整企業(yè)運營的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)，“匯報”一般無須領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)。第七款 各部門完成領(lǐng)導(dǎo)批辦的事項的結(jié)果送公司行政部統(tǒng)一轉(zhuǎn)報公司領(lǐng)導(dǎo)。第八款 參加有關(guān)重要會議、重要活動、參觀學(xué)習(xí)、赴外考察、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等的中層管理人員，在出行前必須到行政部登記。第九款 部門或者個人的請示和匯報必須實事求是，及時準確。凡職責(zé)范圍內(nèi)的工作要積極地、主動地、創(chuàng)造性地開展，同時禁止越位、越權(quán)、失職、瀆職，不準報喜不報憂。（本制度自2006年8月18日起執(zhí)行）附件：請示匯報流程圖書面請示匯報流程圖到行政部領(lǐng)取或者下載請示匯報審批表。 在請示匯報審批表中填寫“文件題目或者摘要”、“來件部門”及其部門意見或者建議

9、，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，附上請示匯報書面材料，送行政部。（有的請示匯報的制式報表中已有領(lǐng)導(dǎo)批示欄目的不再使用此表）。 由行政部填寫“收件順序號”、“收文時間”，并對文件進行初審，登記。由行政部將請示匯報審批表呈送企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)。是否需要非分管領(lǐng)導(dǎo)會簽和是否需要再呈總裁或者總經(jīng)理審批，由分管領(lǐng)導(dǎo)把握。 公司領(lǐng)導(dǎo)作出終批后，由行政部向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報終批意見，同時向有關(guān)部門和視情向監(jiān)察部送達其復(fù)印件，原件存檔。二、會議制度第一條 會議的目的第一款 企業(yè)的各類會議是保障企業(yè)決策機制正常運行的重要載體和有效形式。第二款 企業(yè)召開會議旨在及時地提出問題、科學(xué)地分析問題和有效地解決問題，提高管理質(zhì)量，增強執(zhí)行力，

10、促進生產(chǎn)經(jīng)營。第二條 會議的種類第一款 集團總裁會議。1、總裁會議不定期舉行，由總裁主持。2、會議成員：全集團高層管理人員。3、會議內(nèi)容由總裁確定。4、會議實行集思廣益基礎(chǔ)上的總裁決策制。 第二款 集團總裁辦公會。 1、辦公會不定期舉行，由總裁主持。 2、辦公會成員：各公司總經(jīng)理（常務(wù)副總經(jīng)理）、集團公司部門經(jīng)理及其以上管理人員。與會議內(nèi)容相關(guān)的人員按會議通知列席會議。 3、會議主要討論決定全集團資本運作、生產(chǎn)經(jīng)營等發(fā)展戰(zhàn)略問題和解決企業(yè)在運營過程中出現(xiàn)的重大問題和重大難題，部署重大的企業(yè)行為。 4、會議實行集思廣益基礎(chǔ)上的總裁決策制。 第三款 公司總經(jīng)理辦公會。 1、辦公會一般每周五上午舉行

11、，由總經(jīng)理主持。 2、辦公會成員：公司中層以上管理人員。與會議內(nèi)容相關(guān)的人員按會議通知列席會議。 3、會議主要研究討論企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的重大問題，或者總結(jié)本周、本月、本季度、本年度目標(biāo)計劃完成情況，確定下周、下月、下季度、下年度目標(biāo)計劃。 4、會議實行集思廣益基礎(chǔ)上的總經(jīng)理決策制。 第四款 管理人員大會。 1、集團公司管理人員大會由總裁組織召開。公司管理人員大會由總經(jīng)理組織召開。2、與會成員，根據(jù)會議內(nèi)容確定。必要時可擴大至班組長。3、會議主要由企業(yè)負責(zé)人安排布置工作，發(fā)布指令。 第五款 員工大會或者員工代表會。 1、會議一般每年度舉行一次。2、集團公司員工大會或者員工代表會由集團公司工會負責(zé)

12、人主持。公司員工大會或者員工代表會由公司工會負責(zé)人主持。 3、會議主要由企業(yè)經(jīng)營者通報企業(yè)的重大戰(zhàn)略決策和重要決定，通報當(dāng)年經(jīng)營目標(biāo)計劃及完成情況，通報新的一年的目標(biāo)計劃，以及通報企業(yè)產(chǎn)、購、銷、管的有關(guān)情況。4、員工大會，全體員工（值班者除外）與會。員工代表會，員工代表與會。5、參加員工代表會的代表，一般應(yīng)當(dāng)由廣大員工選舉產(chǎn)生。 第六款 公司產(chǎn)購銷管通氣會。 1、會議一般每周五下午定期舉行，由總經(jīng)理主持。 2、與會成員：中層以上管理人員。與會議內(nèi)容相關(guān)的人員按會議通知列席會議。 3、會議主要就生產(chǎn)、原材料采購、產(chǎn)品及副產(chǎn)品銷售、資金利用等方面的有關(guān)問題相互通氣、質(zhì)詢、論證，研究解決辦法，落實

13、行動措施。 4、會議實行集思廣益基礎(chǔ)上的總經(jīng)理決策制。 第七款 專題會議。 1、根據(jù)實際情況，企業(yè)定期或者不定期地召開投資決策、資本運作、企業(yè)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計工作、生產(chǎn)與工藝技術(shù)管理、商務(wù)行為與合同管理、原材料采購、產(chǎn)品銷售、購銷價格、商務(wù)招投標(biāo)、安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)、后勤保障、工作總結(jié)、表彰先進等方面的專題會議。 2、根據(jù)會議內(nèi)容，會議或者由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主持，或者由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)委托承辦會議的部門負責(zé)人主持。 3、與會人員視會議內(nèi)容確定。 4、專題會議需要作出相應(yīng)決定時，集團公司召開的專題會議實行總裁決策制，公司召開的專題會議實行總經(jīng)理決策制。 第八款 部門會議。 1、部門會議包括各部

14、門、車間（掘進隊、采煤隊、項目部、保安隊）就自身工作召開的周會和臨時性會議。 2、周會每周六上午定期召開，主要總結(jié)本周工作完成情況，確定下周工作計劃，學(xué)習(xí)管理制度和企業(yè)文件。 3、會議由部門、車間負責(zé)人主持。4、部門會議，所屬全體人員與會。5、車間（掘進隊、采煤隊、項目部、保安隊）會議，所屬班組長及其以上人員與會。6、會議實行部門、車間負責(zé)人決策制。第九款 班組會議。 1、集團公司和公司綜合部下屬的班組、車間（掘進隊、采煤隊、項目部、保安隊）下屬的班組的班組會即上班前的晨會，每天早上召開，由班組長主持。2、班組會主要總結(jié)昨日生產(chǎn)和工作完成情況，肯定成績，找出問題，提出解決辦法；布置當(dāng)日的生產(chǎn)和

15、工作任務(wù)；強調(diào)安全生產(chǎn)和勞動紀律；傳達上級的決定和指令；齊聲朗誦兩遍本集團“團結(jié)奮進，艱苦奮斗”的企業(yè)精神。3、本班組全體人員與會。4、班組會列隊召開。每次會議時間一般不超過15分鐘。 第三條 股東大會、股東代表會、董事會會議、董事長辦公會、監(jiān)事會會議 第一款 集團公司股東大會、股東代表會、董事會會議、董事長辦公會、監(jiān)事會會議按四川省威遠建業(yè)集團有限公司章程的規(guī)定召開。 第二款 天科公司股東大會、股東代表會、董事會會議、董事長辦公會、監(jiān)事會會議按內(nèi)江天科化工股份有限公司章程的規(guī)定召開。 第四條 其他會議 黨、團、工會的會議按其章程和工會法的規(guī)定自行召開，原則上不得占用工作時間。第五條 會議的準

16、備 第一款 召開不定期會議和專題會議，集團公司由總裁直接決定，也可由副總裁、總裁助理、中心總經(jīng)理（總監(jiān)）或者相關(guān)職能部門負責(zé)人提議，報總裁決定；公司由總經(jīng)理直接決定，也可由副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、總監(jiān)（師）或者相關(guān)職能部門負責(zé)人提議，報總經(jīng)理決定；部門、車間由其負責(zé)人決定。 第二款 集團總裁會議、集團總裁辦公會、公司總經(jīng)理辦公會、管理人員大會、公司產(chǎn)購銷管通氣會由綜合部承辦；企業(yè)員工大會或者員工代表會由工會承辦；企業(yè)的專題會議由與會議內(nèi)容相關(guān)的職能部門承辦。會議通知中另作明確的除外。 第三款 不同的會議在時間上發(fā)生矛盾時，下級會議服從上級會議,臨時性會議服從定期會議，所有會議服從因處置突發(fā)事件而

17、召開的緊急會議。第四款 集團公司和公司級的會議，會議通知中應(yīng)明確會議主要內(nèi)容和列席會議的人員、所需準備的資料以及其他要求。 第五款 集團公司和公司級會議需向與會人員發(fā)放的資料，由會議承辦部門（工會）提前半天以上送達與會者。因故不能參加會議者，須在會議召開的前一天向會議的承辦部門（工會）請假。第六款 會議承辦部門（工會）須根據(jù)會議的實際需要提前布置好會場，準備好會議所需的各種設(shè)施、用品。非綜合部承辦的會議，綜合部應(yīng)協(xié)助會議承辦部門（工會）做好會前準備。 第七款 大型會議或者重要會議的會標(biāo)，應(yīng)報經(jīng)會議的最高組織者審定。 第八款 需設(shè)主席臺的會議，應(yīng)擺放座位牌確定主席臺成員座次。 第九款 會務(wù)人員應(yīng)

18、提前到達會場，檢查會務(wù)落實情況。第六條 會議的召開 第一款 定期會議必須按本制度第二條規(guī)定的時間召開，遇特殊情況需變更時間，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)確定。 第二款 已決定召開的會議，無特殊情況不得推延。確需改期，應(yīng)及時通知與會人員。 第三款 會議可采取傳達、討論、質(zhì)詢、聽證等單獨方式或者綜合性方式進行。 第四款 會議主持人一般應(yīng)于會議開始時，講清會議的主要議程和會議預(yù)期的目的以及注意事項。 第五款 會間，會議的決策人應(yīng)開門見山地提出自身的主見，發(fā)言者應(yīng)言簡意賅，緊扣議題，允許爭論和質(zhì)詢。禁止漫無邊際的泛談，必要時可限定每個人的發(fā)言時間，并指定會務(wù)人員作提示。會議決策人應(yīng)根據(jù)會議進展情況，對與會者進行適時、必

19、要的引導(dǎo)，提高會議效率，防止議而不決。 第六款 部署工作類的會議，一般會上不展開討論，重在貫徹執(zhí)行。 第七款 非禁止記錄的會議，可采用文字、錄音、攝影、攝像等手段記錄。專事負責(zé)會議記錄的人員所作的記錄，歸入檔案材料管理。 第七條 會議的紀律第一款 與會人員一般應(yīng)提前五分鐘進入會場，不溜會，不早退。酗酒者和未被通知到會的人員不準進入會場。第二款 與會人員必須按規(guī)定著裝和佩戴胸牌、徽章。 第三款 會間須將手機調(diào)至震動功能，原則上不允許接聽電話，確需接聽時，應(yīng)到會場外接聽。第四款 與會人員不得在會間隨意走動和竊竊私語。禁止吸煙的會議，除集團董事長外，一律不得吸煙。第五款 與會人員應(yīng)當(dāng)注重文明禮貌。非

20、傳達性會議，允許爭論和質(zhì)詢，但須遵循會議主持人的要求，不得無理取鬧、起哄或者以其它方式擾亂會場秩序，保持良好會風(fēng)。 第六款 根據(jù)會議的需要，可指派保安人員實施對會場的安全保衛(wèi)。 第八條 會議精神的傳達貫徹第一款 會議決議和會議精神需在較大范圍傳達貫徹的，由會議承辦部門（工會）擬稿，按規(guī)定的程序以紅頭文件的形式印發(fā)；集團公司總部和各公司及其部門、車間（掘進隊、采煤隊、項目部）應(yīng)按文件規(guī)定的傳達范圍迅速組織傳達學(xué)習(xí)，使會議精神盡快落到實處。 第二款 對會議決議和會議精神的傳達貫徹和落實執(zhí)行情況，企管部門應(yīng)進行督促和檢查，防止有令不行，有禁不止。 第九條 附則 第一款 會議內(nèi)容不允許公開傳達或者限定

21、了傳達范圍的，必須按保密制度的規(guī)定做好保密工作。 第二款 下級召開的會議所作出的決定、規(guī)定以及提出的計劃、措施，不得與上級的決定、規(guī)定、計劃、措施和管理制度相抵觸。 第三款 應(yīng)召開的會議必須開，不需要召開的會議堅決不開。第四款 厲行節(jié)約，禁止鋪張浪費。（本制度自2005年11月10日起執(zhí)行）三、會議室使用管理規(guī)定第一條 為了合理安排和使用會議室，保證公司各種會務(wù)和接待工作，更好地為公司各部門提供服務(wù)，特制定本管理規(guī)定。第二條 我公司目前設(shè)有公司、車間會議室，董事長會議室為董事長專用會議室，公司第一和第二會議室為公用會議室，主要用作公司總經(jīng)理辦公會，月會，生產(chǎn)分析會，供、產(chǎn)、銷聯(lián)席會，質(zhì)量分析會

22、，事故分析會，鑒定、評審、論證會，外賓接待，全公司相當(dāng)規(guī)模會議及其它公共活動使用，車間會議室為車間學(xué)習(xí)和會議等使用。 第三條 公司第一和第二會議室由行政部管理，車間會議室由各車間負責(zé)管理。第四條 使用第一和第二會議室，請?zhí)崆皥笾姓?，同時說明使用的時間、人數(shù)、需用設(shè)備等，會議室使用時間若有沖突，由行政部負責(zé)統(tǒng)籌安排，公司會議優(yōu)先。第五條 公用會議室配置的影視、音響設(shè)備由行政部提供使用和管理。會議使用部門應(yīng)愛護會議室的公共設(shè)備，若使用不當(dāng)造成損壞，應(yīng)及時向行政部報告，分析原因，明確責(zé)任，由當(dāng)事人負責(zé)賠償。第六條 行政部負責(zé)公用會議室的清掃和茶水等供應(yīng)，接待員做到會議室干凈整潔，桌椅排放整齊，按

23、會議需要備好茶杯，飲用水，會后及時打掃清理，其它會議室由車間或部門安排人員定期清掃。 第七條 會議室配置的設(shè)備、家具未經(jīng)許可，不得隨意搬動挪作它用，若確因需要借用，必須征得行政部同意后方可動用，用后歸還原處。 第八條 會議室使用部門應(yīng)文明使用會議室，墻面等部位不得隨意張貼、涂寫、不得亂扔廢紙等雜物。 第九條 會議所發(fā)生的（茶水、鮮花、餐飲等）費用進入部門成本，公司組織召開的劃歸行政部進入部門成本，各部門組織的研討、鑒定、評審、論證會發(fā)生的費用，劃歸該部門進入部門成本。 （本規(guī)定自2006年3月20日起執(zhí)行）四、文件管理制度第一條 文件的屬性 第一款 文件是上級發(fā)布指令、交流情況、指導(dǎo)工作的重要

24、載體。 第二款 企業(yè)發(fā)布文件旨在強化管理，規(guī)范行為，提高效益。 第二條 文件的范疇第一款 本制度所指文件為企業(yè)內(nèi)部的紅頭文件、非紅頭文件和企業(yè)與外部往來的文件。第二款 本制度所指文件包括命令、規(guī)定、決定、決議、指示、通知、通告、通報、意見、請示、匯報、批復(fù)、函、會議紀要、計劃、安排、總結(jié)、簡報以及合同（協(xié)議）等法律文書。 第三條 文件的辦理第一款 集團公司和公司文件，由文件內(nèi)容所及的職能部門承辦。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)特別指定的除外。部門文件由各部門承辦。第二款 集團公司和公司文件以紅頭文件形式印發(fā)，必須編文號。部門文件以白頭文件形式印發(fā)，不編文號。第三款 文件制作的一般要求：1、應(yīng)主題突出，觀點鮮明，實事

25、求是，條理清晰，邏輯嚴謹，文法準確，簡明扼要，格式規(guī)范。2、須使用國際標(biāo)準A4型(297mm210mm)紙復(fù)印。文件標(biāo)題、正文、落款均為黑色字。一律從左邊裝訂，七上八下。3、標(biāo)題用二號標(biāo)準宋體字，正文用小三號仿宋字；文件每頁為26行，每行30字。4、紅頭文件由行政部分年度統(tǒng)一編制文件號。文件編年編號用三號幼圓字。5、人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準確。引用文件時應(yīng)先載明所引文件的標(biāo)題，后在括號中載明文件號。使用計量單位必須規(guī)范。6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層次為“一”， 第二層次為“（一）”，第三層次為“1”， 第四層次為“（1）”；典章類文件第一層次為“第一條”， 第二層次為“第一款”， 第三層次為“1

26、”， 第四層次為“（1）”。7、如需使用簡稱，應(yīng)在同一文件中先用全稱的同時在括號中載明以下簡稱什么后再使用簡稱。8、須在文頭線的右上角用三號楷體字載明文件的簽發(fā)人。9、在正文后右下方往左縮兩格載明發(fā)文單位和發(fā)文時間，發(fā)文單位和發(fā)文時間之間應(yīng)間隔一行。命令類文件須在發(fā)文單位和發(fā)文時間之間預(yù)留出命令簽發(fā)人的簽名位置。發(fā)文時間應(yīng)使用漢文字。10、在落款左下方縮兩格用小三號楷體字（加粗）載明傳達范圍和翻印范圍。密級文件須在標(biāo)題的左上方用三號大黑字頂格載明其秘密等級。11、在文后用小三號大黑字載明文件的主題詞。12、以紅頭文件形式印發(fā)的文件，在主題詞下分行依序載明文件的抄報范圍、主送范圍、抄送范圍，末行

27、載明承辦單位、擬稿者、審核者、打印者、校對者以及打印份數(shù)，明確責(zé)任，以利于過錯追究。文件抬頭載明了主送單位的，文后不再載明主送范圍。13、集團公司和公司的簡報，可以紅頭形式印發(fā)，不編文號，須載明按年度編制的期數(shù)。14、文件末頁不能無正文。第四條 文件的審批第一款 送審文件，由承辦部門填寫統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單。集團公司文件須經(jīng)集團董事長、總裁審批簽發(fā)，公司文件須經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽發(fā)。本款所規(guī)定的有文件簽發(fā)權(quán)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)另有授權(quán)的除外。集團公司簡報由集團公司行政部經(jīng)理審批簽發(fā)，公司簡報由公司行政部經(jīng)理審批簽發(fā)。部門文件須經(jīng)部門主要負責(zé)人簽發(fā)，有分管領(lǐng)導(dǎo)的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。第二款 送審擬用紅頭文件的形

28、式印發(fā)的文件，行政部在傳呈給簽發(fā)人審批前，須以本制度第三條第三款為依據(jù)，審查其是否符合文件制作的一般要求，對不符合要求的，必須要求承辦部門進行規(guī)范直至達到要求后送審。第三款 經(jīng)審批簽發(fā)的文件不能更改，確需更改的，須征得簽發(fā)人同意。第四款 在一般情況下，文件由行政部打印，由承辦部門校對。雙面復(fù)印。紅頭文件須套紅準確。文件印完后應(yīng)加蓋印章。 第五條 文件的報送第一款 在一般情況下，集團公司文件應(yīng)抄報集團董事長、監(jiān)事會，抄送集團公司黨群組織；公司文件應(yīng)抄報集團總裁和集團公司各職能部門，抄送公司黨群組織；文件的主送范圍根據(jù)實際情況確定。密級文件根據(jù)秘密等級嚴格控制發(fā)放范圍。非密級和在規(guī)定的傳達范圍內(nèi)的

29、上級文件，下級可自主翻印。第二款 在一般情況下，集團公司各部門上報并需集團董事長、總裁作出批示的文件，交集團公司行政部報送。各公司抄報集團總裁和集團公司各職能部門的文件交集團公司行政部傳遞；上報并需集團總裁作出批示的文件，集團公司有對口職能部門的，須經(jīng)對口的職能部門審查并簽署明確意見后交行政部報送，無對口職能部門的交行政部報送。第三款 上報并需公司總經(jīng)理作出批示的文件，各部門交公司行政部報送，各車間（掘進隊、采煤隊、項目部）須經(jīng)公司對口的職能部門審查并簽署明確意見后交行政部報送。第四款 集團公司和公司文件，由行政部發(fā)放并做好發(fā)文登記。收文者必須簽字。部門文件自行發(fā)放。第五款 外來文件（包括傳真

30、件和郵件）均由行政部統(tǒng)一收文，并做好收文登記。明確了由誰收啟的文件行政部不應(yīng)啟封，直接送達收件人或者收件部門，個人或者部門收啟后，需呈企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)閱示的，按本條第二款、第三款的規(guī)定辦理；未明確由誰收啟的文件由行政部啟封后，需呈企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)閱示的，按本條第二款、第三款的規(guī)定辦理，需直接轉(zhuǎn)送相關(guān)職能部門的直接轉(zhuǎn)送。 第六款 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批示傳達或者傳閱的外來文件，由行政部按領(lǐng)導(dǎo)批示負責(zé)落實。 第六條 文件的執(zhí)行第一款 認真做好和組織做好上級文件的傳達和執(zhí)行是下級的職責(zé)。第二款 傳達上級文件必須嚴格按照文件規(guī)定的傳達范圍進行。第三款 集團公司各部和各公司及其各部門、車間（掘進隊、采煤隊、項目部）須于收到文件后的

31、兩個工作日內(nèi)傳達至規(guī)定傳達的范圍。對應(yīng)當(dāng)向其傳達但因公出差和請假的，應(yīng)在歸來后的兩個工作日內(nèi)向其補充傳達。第四款 文件的傳達可采取集中學(xué)習(xí)和傳閱兩種方式進行。組織集中學(xué)習(xí)的須做好學(xué)習(xí)記錄，組織傳閱的須由傳閱者本人在傳閱后簽字。第五款 典章和規(guī)定類文件按文件載明的執(zhí)行時間執(zhí)行；未載明執(zhí)行時間的其他文件從文件下發(fā)之日起執(zhí)行。 第六款 對文件的傳達、貫徹和執(zhí)行情況，督察職能部門必須以督察工作管理制度為依據(jù)，及時實施日常督察，防止有令不行，有禁不止；發(fā)現(xiàn)問題，責(zé)成改正，情況嚴重時必須及時向集團公司作出專題報告。 第七款 下級對上級文件有何不同意見或者建議，可開門見山地向文件的承辦部門提出；在上級未作出

32、修改前，必須無條件貫徹執(zhí)行。 第七條 文件的存檔第一款 企業(yè)的紅頭文件，哪級組織發(fā)文即由哪級組織的行政部按文號順序立卷歸檔；上級文件和外來文件，由行政部單獨立卷歸檔。部門的文件，由發(fā)文部門和收文部門立卷歸檔。 第二款 利用計算機管理文件檔案的應(yīng)做備份處理。 第三款 企業(yè)的各類文件原則上實行無限期保存，一般文件達10周年以上確需銷毀的，由行政部提出意見并征得文件的承辦部門同意和報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。批準銷毀的文件，行政部必須留存銷毀文件目錄。銷毀密級文件須由督察職能部門派員驗明銷毀的文號，實施現(xiàn)場監(jiān)督。部門文件由部門根據(jù)實際情況自行決定其銷毀。 第八條 附則第一款 企業(yè)制定的文件，從根本上不得與

33、國家的法律和政府的行政規(guī)章相悖。第二款 本制度對集團公司董事會、監(jiān)事會的文件管理，對天科公司董事會、監(jiān)事會的文件管理，對企業(yè)中黨群組織的文件管理，不具有效力。第三款 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的設(shè)計方案、可行性報告、技術(shù)規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準、生產(chǎn)工藝、圖表、圖紙等專業(yè)技術(shù)資料的管理，可參照本制度執(zhí)行。第四款 文件的擬稿、審核、校對、打印、傳遞者以及其他可能接觸文件者應(yīng)按保密制度的規(guī)定做好送審文件和已簽發(fā)的密級文件的保密工作。第五款 在本集團內(nèi)，同級組織對同類問題的規(guī)定，新文件下發(fā)后，以新文件為準，舊文件自行失效或者部分失效。第六款 集團公司各部和各公司在執(zhí)行集團公司的文件時，可根據(jù)文件精神細化執(zhí)行的具體辦法

34、，其內(nèi)容不得與集團公司文件相抵觸。下級的文件與上級的文件相悖時，以上級的文件為準。 （本制度自2005年12月1日起執(zhí)行）五、印章管理制度第一條 為保證印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護企業(yè)利益，防止違法行為的發(fā)生，制定本制度。第二條 本企業(yè)印章分為公司級印章、職銜簽字章和部門印章。第一款 公司級印章指公司向主管機關(guān)登記的公司印制或指定業(yè)務(wù)專用的公司印制，包括企業(yè)法人印章（即俗稱的公章）、法定代表人印章和企業(yè)各類專用章（如財務(wù)專用章、合同專用章等）。第二款 職銜簽字章是指刻有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)職銜及簽名的印章。第三款 部門印章是指刻有企業(yè)部門名稱的印章，此類印章不對外，可加注“對內(nèi)專用”。第三

35、條 印章的刻制與銷毀。第一款 公司級印章的刻制由企業(yè)法定代表人批準；職銜簽字章的刻制由其直接領(lǐng)導(dǎo)批準；部門印章的刻制由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。第二款 不再使用的印章由保管部門提出銷毀申請，公司級印章由企業(yè)的法定代表人批準，部門印章由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，經(jīng)批準銷毀的印章由企管部監(jiān)督銷毀。第四條 印章的保管。第一款 集團公司和各公司的法人印章、法定代表人印章由集團公司和各公司行政部確定專人保管。第二款 集團公司和各公司的財務(wù)專用章由集團公司財務(wù)部和各公司財務(wù)部確定專人保管，財務(wù)部門在銀行所留印鑒和財務(wù)專用章不得由同一人保管。第三款 集團公司和各公司合同專用章由行政部確定專人保管。第四款 職銜簽字章由其本人

36、保管或由其本人指定專人保管。第五款 部門印章由部門負責(zé)人或指定專人保管。第五條 印章的使用。第一款 印章的使用只限在公司辦公室內(nèi)，不得將印章攜帶出辦公室以外使用。第二款 加蓋公司級印章時須持有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字的書面證明。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在外出差且需蓋章的緊急文件，印章管理人員須電話請示，同意后方能加蓋，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)回來后須補簽書面證明。印章加蓋后印章管理人員和經(jīng)辦人員必須在印章使用登記表上簽字。第三款 除勞動合同以外的所有合同、協(xié)議只能加蓋合同專用章（特殊情況的須由經(jīng)辦人另外寫明原因并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意）；財務(wù)專用章只用于與企業(yè)財務(wù)相關(guān)的文件。第四款 職銜簽字章用于需由其本人簽名時加蓋。第五款 不得在任何無文

37、字內(nèi)容的紙和其它物品上加蓋公司級印章，如因工作需要或其它特殊情況確需加蓋的必須申請并經(jīng)企業(yè)法定代表人批準，行政部做特別登記、追蹤管理。辦事員外出工作歸來必須向公司行政部匯報登記其使用情況（只得用于申請事項），并對其承擔(dān)一切責(zé)任，未使用的必須交回。第六款 因業(yè)務(wù)需要確需將公司級印章借出外用時，必須提前一天申請，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準并向行政部經(jīng)理打借條簽字后才準借出。印章借出后，只可將印章用于申請事由，并對印章的使用承擔(dān)一切責(zé)任，在使用時必須要有本企業(yè)二位以上員工在場。第七款 公司級印章對外具有法律效力，部門印章只在集團內(nèi)部具有效力，對外不具有法律效力。第六條 罰則第一款 嚴禁未經(jīng)批準私自刻制公章

38、，否則無論緣于何種目的，都要嚴肅追究責(zé)任。第二款 違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責(zé)任人的行政和經(jīng)濟責(zé)任，觸犯刑律者，提請司法機關(guān)依法追究法律責(zé)任。第三款 印章管理人員必須嚴格執(zhí)行印章管理辦法，不得違規(guī)使用印章，任何人不得脅迫印章管理人員違規(guī)使用印章，違者按獎懲制度的規(guī)定處理。（本制度自2005年10月14日起執(zhí)行）六、檔案管理制度第一條 檔案是指企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營、技改建設(shè)、技術(shù)開發(fā)、信息開發(fā)、房地產(chǎn)開發(fā)、施工承建工作中形成的反映企業(yè)一切經(jīng)營活動的具有保密、保存、查考利用價值的各種門類和載體的文書、科技、設(shè)備、人事、信息、會計憑證、帳簿、報表、電子、聲像等材料,任何部門和個人不得

39、據(jù)為已有。第二條 集團公司設(shè)立檔案室，由行政部管理，并配置專職的檔案管理員。檔案管理員的職責(zé)如下：第一款 認真執(zhí)行檔案法和檔案工作的有關(guān)條例、規(guī)定、規(guī)范標(biāo)準。第二款 負責(zé)草擬和修改企業(yè)檔案工作所涉及的有關(guān)文件、大事記、組織機構(gòu)沿革、全宗介紹、檔案室內(nèi)索引、柜內(nèi)索引、全宗目錄等業(yè)務(wù)材料。第三款 負責(zé)企業(yè)檔案資料的收集、整理、歸檔工作。第四款 對企業(yè)各種門類和載體的檔案資料實行集中統(tǒng)一保管。第五款 負責(zé)對企業(yè)檔案日常的提供利用工作。第六款 開展對企業(yè)檔案的編研業(yè)務(wù)，編寫一定數(shù)量的文字資料，主動為企業(yè)各項工作服務(wù)。第七款 建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，熟悉檔案的門類與內(nèi)容。第三條 檔案的歸檔。第一款 歸檔是

40、指各部門的資料移交到檔案室管理的過程，歸檔既是各類文件材料、電子材料、聲像材料處理工作的終點，也是檔案工作的起點。第二款 歸檔時間。1、文書檔案，實行隨辦隨歸或年終集中整理歸檔，各部門每年二季度前將上年收集、整理好的檔案向檔案室移交，或者定期向檔案室移交。2、科技、設(shè)備、信息，生產(chǎn)技改、新工藝研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、企業(yè)經(jīng)營活動中形成的重要信息材料實行隨辦隨歸，整理完善即刻向檔案室移交。3、人事檔案，由經(jīng)辦部門負責(zé)收集、歸檔、整理后，按人頭定期移交檔案室歸檔保存。4、基建檔案，在每項工程竣工驗收后將所有整理好的工程檔案向檔案室移交。5、房地產(chǎn)開發(fā)檔案，在每項開發(fā)工程手續(xù)辦理完善、營銷工作完成后將所有整

41、理好的檔案向檔案室移交。6、會計檔案，由財務(wù)部門整理好會計憑證、帳簿、報表，并由其保管滿一年后，再向檔案室移交。7、聲像檔案，隨時向檔案室移交。8、電子檔案，使用不可擦除型光盤存儲歸檔保存。9、與企業(yè)經(jīng)營活動有關(guān)的其他資料，書籍，隨時向檔案室移交。第三款 歸檔要求。1、歸檔的各類文書、科技、設(shè)備、圖紙、憑證、帳、表必須齊全、完整、能準確反映企業(yè)的各項經(jīng)營活動、企業(yè)文化和歷史面貌。2、歸檔文件的字跡、載體必須適宜于永久、長期保存，凡是用鉛筆、園珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、彩色筆書寫，字跡易褪變、擴散的文件材料而且又沒有打?。ㄓ陀。┘木鶓?yīng)復(fù)制后歸檔。3、按照檔案的形成規(guī)律和保持檔案之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分

42、保存價值，進行分類整理和歸檔。4、歸檔的各種門類的檔案必須符合有關(guān)標(biāo)準要求。第四條 檔案的保管。第一款 檔案庫房堅固適用，具有防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等功能。第二款 做好溫濕度記錄、適時開窗通風(fēng)、盡量把溫濕度控制在有利于保存檔案的范圍內(nèi)（國家標(biāo)準：標(biāo)準溫度14-24度，標(biāo)準濕度45-60）。第三款 定期對室藏檔案資料進行抽查，年終全面檢查，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生、無雜物。第四款 各種門類和載體的檔案按系統(tǒng)排列存放，編制簡明確切的檔案（資料）陳放位置示意圖。第五款 對破損和褪變的檔案材料，要及時修復(fù)或復(fù)制。第六款 檔案管理人員變動工作，應(yīng)辦理交接手續(xù)。第七款 建立健全檔

43、案全宗卷，及時補充完善其內(nèi)容。第五條 檔案的利用。第一款 凡在檔案室查閱、抄錄、復(fù)制可開發(fā)檔案，必須經(jīng)所查檔案內(nèi)容的相關(guān)部門負責(zé)人批準同意。第二款 凡在檔案室查閱、抄錄、復(fù)制劃分了密級的檔案必須經(jīng)董事長或者企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準同意。第三款 查檔人員必須辦理借閱手續(xù)，填寫“利用登記”和“利用效果登記”。第四款 自覺維護檔案的完整與安全，所利用的檔案不得轉(zhuǎn)借和私自影印、翻印、復(fù)制，未經(jīng)許可不得公布檔案內(nèi)容，不得遺失、拆散、調(diào)換、抽取、污損、涂改、加注標(biāo)記（圖點、批注、勾劃）檔案。第五款 檔案工作人員對借閱利用的檔案，歸還交接時要當(dāng)面點清、檢查,以監(jiān)督檔案是否受損,如有損毀,要及時上報,嚴肅處理。第六條

44、 檔案的保密。第一款 對密級以上文件的檔案管理按保密制度的規(guī)定執(zhí)行。企業(yè)員工發(fā)現(xiàn)企業(yè)密級檔案已經(jīng)泄露、或者可能泄露時，應(yīng)當(dāng)立即報告檔案管理員或行政部負責(zé)人，采取補救措施和作出處理。第二款 嚴禁擅自把保密檔案攜帶出檔案室，及時收回與清點所利用的檔案和機密資料，以防止丟失。第三款 對沒有保存價值的檔案要集中妥善保管，不得隨意出售和亂放，經(jīng)鑒定、登記造冊并由檔案形成的直接部門負責(zé)人和分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準后及時銷毀。第四款 檔案工作人員離開檔案室，必須將門窗關(guān)閉，以防意外事故發(fā)生。第七條 電子檔案的管理。第一款 電子檔案是指企業(yè)在經(jīng)濟活動中直接形成的，通過計算機傳輸處理的文本、圖片、圖形、圖像、

45、聲音、數(shù)據(jù)等具有保存價值的歷史記錄。第二款 電子文件歸檔管理工作納入單位文書處理程序和人員崗位職責(zé)。第三款 電子文件形成部門負責(zé)電子文件收集和積累工作，協(xié)助檔案部門搞好電子文件歸檔管理，并接受檔案部門監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。第四款 電子文件的處置和留存要符合國家相關(guān)規(guī)定，采取必要措施確保電子文件的真實性、完整性、有效性保護。第五款 歸檔電子文件應(yīng)同時具備電子和非電子簽章，不同數(shù)據(jù)形式的電子文件分別以國家規(guī)定的通用格式保存。做好電子文件背景信息、軟件、硬件環(huán)境的登記和收集工作。第六款 電子文件形成部門定期將電子文件及其背景數(shù)據(jù)備份到本機和符合保管要求的脫機載體上，并及時通過網(wǎng)絡(luò)或脫機載體向檔案部門移交

46、，由檔案部門進行真實、完整、有效性檢測。電子文件形成部門留存有歸檔前電子文件的載體至少一年。第七款 歸檔電子文件按DA/T22規(guī)定和本單位檔案分類方案進行整理。歸檔范圍和保管期限執(zhí)行紙質(zhì)檔案標(biāo)準。具有永久和長期保存價值的文本或圖形形式的電子文件必須同時保存紙質(zhì)文本或縮微品。第八款 已歸檔整理的電子文件（含機讀目錄、背景數(shù)據(jù)等）按數(shù)據(jù)類別代碼相對集中組織存儲載體（1式3套，分別封存、提供利用、異地保存）。存儲載體必須符合耐久性要求（不允許使用軟磁盤），且應(yīng)按電子公文歸檔管理暫行辦法、四川省檔案局關(guān)于印發(fā)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的通知的通知要求填寫載體封面和有關(guān)登記表。第九款 經(jīng)檢測和驗收合格的電子文件

47、歸檔載體進行統(tǒng)一管理、集中保存。保管環(huán)境除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)達到防寫、防擦劃、遠離磁場、遠離強熱、遠離有害氣體、溫度17-20、相對濕度35-45%、豎放保管等要求和標(biāo)準。第十款 每年檢查電子文件處理設(shè)備更新情況，定期（2-4年）抽樣機讀檢驗，及時做好數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)存工作。第十一款 歸檔電子文件（含載體）的利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作執(zhí)行紙質(zhì)檔案的相關(guān)規(guī)定。（本制度自2007年1月5日起執(zhí)行）七、辦公用品管理細則第一條 為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費，制定本管理細則。第二條 根據(jù)辦公用品的性質(zhì)，將辦公用品分為易耗類和耐用類。 第一款 易耗類辦公用品包

48、括鉛筆、信箋、信封、打印紙、印泥、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印刷品、刀片、墨水、筆芯、圓珠筆、中性筆、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、夾子、圖釘、修正液、橡皮、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、紙杯、電池、光盤、拖把、掃帚、毛巾、日化用品等。第二款 耐用類辦公用品包括文件夾、文具盒、剪刀、非一次性水杯、釘書機、打孔機、美工刀、鎖、鋼筆、日期章（戳）、直尺、計算器、算盤、插線板、驗鈔機、攝像磁帶、錄音磁帶、電話機、傳真機、復(fù)印機、飲水機、電風(fēng)扇、照相機、攝像機、光收發(fā)器、調(diào)制器、電腦軟硬件及外設(shè)、電視監(jiān)控設(shè)備、音像設(shè)備、掃描儀、投影儀、計算機網(wǎng)絡(luò)、辦公桌椅、文件廚、檔案廚、沙發(fā)、茶幾、摩托車、自行

49、車等。第三條 辦公用品由集團公司和各公司行政部集中管理，統(tǒng)一采購和發(fā)放，行政部設(shè)立專職或兼職采購員和保管員負責(zé)。其中監(jiān)控及其網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（施）、計算機及其網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（施）和音像設(shè)備的采購、驗收和發(fā)放管理由集團公司公關(guān)網(wǎng)絡(luò)部按電視監(jiān)控、計算機網(wǎng)絡(luò)、音像設(shè)備管理細則的規(guī)定執(zhí)行。第四條 根據(jù)辦公用品的使用范圍，將辦公用品分為個人辦公用品、部門辦公用品和公用辦公用品。第一款 個人辦公用品指企業(yè)給員工個人配置的日常工作所需的辦公器具，如辦公桌椅、電腦軟硬件及外設(shè)、紙、墨、筆等。 第二款 部門辦公用品指企業(yè)給部門配置的辦公器具，如文件柜、傳真機、打印機、掃描儀、沙發(fā)等。第三款 公用辦公用品指企業(yè)公用的辦公設(shè)備，

50、如公共區(qū)域的傳真機、打印機、復(fù)印機等。第五條 辦公用品計劃。 第一款 對易耗類辦公用品，各部門根據(jù)本部門消耗和使用情況，每月25日前編制下月辦公用品領(lǐng)用計劃，經(jīng)部門負責(zé)人審核后交行政部。行政部保管員統(tǒng)計各部門提交的辦公用品領(lǐng)用計劃，查對辦公用品臺賬和庫存，編制易耗品類辦公用品購置計劃，由行政部經(jīng)理審核后提交辦公費用管理制度中規(guī)定有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)審批。第二款 對耐用類辦公用品，所需部門（或個人）須作出耐用類辦公用品購置計劃，由本部門經(jīng)理審核后提交辦公費用管理制度中規(guī)定有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后的計劃交行政部。第六條 辦公用品購置。第一款 行政部采購人員根據(jù)批準的辦公用品購置計劃，按照采購管理制度

51、的規(guī)定實施采購。行政部采購有困難的可委托采購部門采購或者聯(lián)合采購部門共同采購。第二款 行政部采購人員采購辦公用品后須向供應(yīng)商索取合法的票據(jù)，并按費用報銷的規(guī)定進行報銷。 第七條 辦公用品驗收和保管。第一款 采購回的辦公用品由行政部保管員根據(jù)經(jīng)批準的購置計劃的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量進行嚴格檢驗，合格后登記入庫。第二款 保管員須建立辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。第三款 保管員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。第四款 保管員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。第五款 保管員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和

52、數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。 第八條 辦公用品領(lǐng)用。第一款 對易耗品類辦公用品，各部門根據(jù)提交的領(lǐng)用計劃于每月1-5日集中到行政部領(lǐng)用。第二款 對管理品類辦公用品，行政部購回入庫后應(yīng)及時通知提交購置計劃的部門或個人領(lǐng)用。第三款 使用公共辦公用品，如打印、復(fù)印或傳真文檔時，使用人員應(yīng)自覺登記。第四款 新到崗員工所需易耗類辦公用品由所在部門提交領(lǐng)用計劃，本部門負責(zé)人審核后到行政部領(lǐng)用，所需耐用類辦公用品按本制度第五條第二款的規(guī)定執(zhí)行。第五款 耐用類辦公用品自第二次領(lǐng)用起須以舊換新。第九條 辦公用品使用管理。第一款 個人辦公用品的使用由本人管理和日常維護；部門辦公用品的使用實行部門負責(zé)人責(zé)任

53、制，由本部門負責(zé)管理和日常維護；公共辦公用品的使用由行政部負責(zé)管理和日常維護。第二款 行政部對耐用類辦公用品設(shè)立個人辦公用品管理卡和部門辦公用品管理卡。第三款 對耐用類辦公用品，如有故障或損壞，應(yīng)及時向行政部申請修理或以舊換新，如遺失應(yīng)由領(lǐng)用人或領(lǐng)用部門按折舊后的余價賠償。屬無法修復(fù)的固定資產(chǎn)，由行政部填寫辦公用品報停、報廢申報表，申請報停報廢，批準后入庫封存或按廢舊物資處理。第四款 部門負責(zé)人離崗時，所在部門的辦公用品按本部門的部門耐用類辦公用品管理卡的登記移交給下一任負責(zé)人或移交給行政部保管員。第五款 員工離職時，其辦公用品按其個人的個人耐用類辦公用品管理卡上的登記退回行政部。第六款 每位

54、員工應(yīng)當(dāng)愛護各類辦公設(shè)施，節(jié)約使用各種易耗類辦公用品。第十條 每月底，行政部保管員對各部門辦公用品的消耗情況進行統(tǒng)計和匯總，提交績效考核辦計入各部門的績效考核。第十一條 本細則由集團公司行政部編制，經(jīng)總裁批準公布實施，修改亦同。（本細則自2008年10月16日起執(zhí)行）附件：1、易耗類辦公用品計劃、購置、發(fā)放流程圖2、耐用類辦公用品計劃、購置、發(fā)放、使用管理流程圖3、易耗類辦公用品領(lǐng)用計劃表式樣4、耐用類辦公用品購置計劃申報表式樣5、辦公用品入庫登記表式樣6、辦公用品領(lǐng)用登記表式樣7、個人辦公用品（耐用類）管理卡式樣8、部門辦公用品（耐用類）管理卡式樣9、耐用類辦公用品報停、報廢申報表式樣附件1

55、：易耗類辦公用品計劃、購置、發(fā)放流程圖各部門每月25日前作出下月易耗類辦公用品的領(lǐng)用計劃，部門負責(zé)人審核后交行政部。行政部保管員統(tǒng)計各部門的領(lǐng)用計劃，核查臺帳和庫存后作出易耗類辦公用品購置計劃，行政部負責(zé)人審核后提交辦公費用管理制度規(guī)定的有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部采購員根據(jù)批準的購置計劃，按照采購管理制度的規(guī)定實施采購。采購回的易耗類辦公用品由行政部保管員按照購置計劃的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量進行嚴格檢驗，合格后登記入庫。各部門根據(jù)提交的領(lǐng)用計劃于每月1-5日集中到行政部領(lǐng)用。附件2：耐用類辦公用品計劃、購置、發(fā)放、使用管理流程圖所需部門或個人作出耐用類辦公用品購置計劃，由部門負責(zé)人審核

56、后提交辦公費用管理制度規(guī)定的有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)審批。批準后的購置計劃交行政部。行政部采購員根據(jù)批準的購置計劃，按照采購管理制度的規(guī)定實施采購。采購回的耐用類辦公用品由行政部保管員按照購置計劃的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量進行嚴格檢驗，合格后登記入庫。行政部保管員及時通知提交購置計劃的部門或個人領(lǐng)取。屬無法修復(fù)的固定資產(chǎn)，由行政部填寫辦公用品報停、報廢申報表，申請報停報廢，批準后入庫封存或按廢舊物資處理。如有故障或損壞，應(yīng)及時向行政部申請修理或以舊換新，如遺失應(yīng)由領(lǐng)用人或領(lǐng)用部門按折舊后的余價賠償。員工離職時，其辦公用品按其個人的個人耐用類辦公用品管理卡上的登記退回行政部。部門負責(zé)人離崗時，所在部門

57、的辦公用品按本部門的部門耐用類辦公用品管理卡的登記移交給下一任負責(zé)人或移交給行政部保管員。附件3：易耗類辦公用品領(lǐng)用計劃表領(lǐng)用部門（個人）： 年 月份序號品 名規(guī)格型號單位數(shù)量備 注1234567891011121314151617181920合計制表： 審核：附件4： 耐用類辦公用品購置計劃申報表申報部門（個人）： 年 月 日序號品 名規(guī)格型號單位數(shù)量需用日期用途備 注123456789101112131415合計 制表： 審核： 審批：附件5： 辦公用品入庫登記表序號日期品 名規(guī)格型號單位數(shù)量備 注采購： 驗收： 保管：附件6： 辦公用品領(lǐng)用登記表序 號日 期品 名規(guī)格型號單位數(shù)量使 用

58、部 門領(lǐng)用人簽名部門經(jīng)理簽名保管簽名附件7： 個人辦公用品（耐用類）管理卡使用人姓名： 建卡時間： 年 月 日 序號品 名規(guī)格型號單位數(shù)量領(lǐng)用日期使用年限領(lǐng)用時所在部門領(lǐng)取人簽字發(fā)放人簽字備注123456789101112131415附件8： 部門辦公用品（耐用類）管理卡使用部門： 建卡時間： 年 月 日 序號品名規(guī)格型號單位數(shù)量領(lǐng)用日期使用年限批準購置人領(lǐng)取人簽字發(fā)放人簽字備注123456789101112131415附件9： 耐用類辦公用品報停、報廢申報表 申報日期： 年 月 日名稱規(guī)格型號單位數(shù)量購置時間情況說明附證明部門經(jīng)理審查行政部經(jīng)理確認公司領(lǐng)導(dǎo)審批八、通訊管理制度第一條 為提高通

59、訊、辦事效率，規(guī)范管理企業(yè)的通訊及其設(shè)備，制定本制度。第二條 本制度所指通訊設(shè)備包括企業(yè)配置的內(nèi)線電話、直撥電話、網(wǎng)絡(luò)電話、移動電話（含小靈通、大靈通）和傳真。第三條 本企業(yè)所有通訊設(shè)備及其業(yè)務(wù)由集團公司公關(guān)網(wǎng)絡(luò)部統(tǒng)一歸口管理，使用部門負責(zé)保管設(shè)備，監(jiān)督控制使用費用。第四條 各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要需配置通訊設(shè)備時提出申請，報公關(guān)網(wǎng)絡(luò)部審核，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準后辦理。第五條 電話使用管理。第一款 本企業(yè)的內(nèi)線電話主要是方便崗位之間的工作聯(lián)系，原則上不開通市話，一律不開通長途。確需開通市話的由所在部門提出申請，公關(guān)網(wǎng)絡(luò)部審核，報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準后辦理。第二款 開通市話的內(nèi)線電話和其它可撥打外線的電話，主要是作為

60、方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，禁止員工在公司內(nèi)打私人電話。第三款 打電話時，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少時間。 第六條 傳真機使用管理。第一款 部門配置了傳真機的，收發(fā)傳真件由本部門自行負責(zé)；行政部的傳真機，其傳真件的收發(fā)納入公司文書收發(fā)管理辦法范圍內(nèi)。第二款 傳真機應(yīng)隨時處于開機接收狀態(tài)。第三款 傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤文件收發(fā)。第七條 對撥打私話或占用電話吹牛、聊天等行為，除全額承擔(dān)其產(chǎn)生的通訊費用外，還按獎懲制度處理。第八條 對享受通訊補貼的員工，其通訊補貼由公關(guān)網(wǎng)絡(luò)部按照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準的金額每月定期充值到其指定的號碼上，其移動電話必須保證每天早7：00至晚11：00處