科技股份有限公司印章管理制度

1、 科技股份有限公司印章管理制度 印章管理制度 1目的：規(guī)范用印管理流程，加強(qiáng)對大區(qū)、分公司公司印章的刻制、改正與廢止、使用及管理，明確相關(guān)用印手續(xù)及責(zé)任，保證用印工作順利進(jìn)行 2適用范圍 2.1印鑒：公司向主管部門登記的或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。如:法人單位公章、 分公司財(cái)務(wù)/發(fā)票/合同專用章等；其中合同專用章由總部刻制； 2.2職銜簽字章：刻有總經(jīng)理職銜及簽名的印章； 2.3以上統(tǒng)稱為印章； 3詳細(xì)制度內(nèi)容 3.1印章管理的負(fù)責(zé)人、刻制 3.1.1印章管理負(fù)責(zé)人 3.1.1.1總部行政部負(fù)責(zé)全公司所有印章的數(shù)量及印章保管人員檔案的管 理,指導(dǎo)印章保管人用印規(guī)范，同時(shí)負(fù)責(zé)印章銷毀工作。 3.1

2、.1.2總部法務(wù)部負(fù)責(zé)印章使用的法律責(zé)任的確定和相關(guān)問題的咨詢解 答。 3.1.1.3行政總監(jiān)（助理行政總監(jiān)）為分公司所有印章的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本 公司印章使用的監(jiān)控。 3.1.1.4分公司行政部為分公司的印章管理部門，負(fù)責(zé)分公司印章的刻制 及建帳管理，銷毀的申請工作。 3.1.1.5具體印章的保管人由行政總監(jiān)指定。 3.1.2刻制：分公司填寫刻章申請單，將印章樣式標(biāo)明在表單中，經(jīng)行政總監(jiān) 同意，報(bào)送總部行政部。總部行政部在一天內(nèi)回復(fù)同意后，方可組織印刻。 任何人不得私自刻制印章。 3.1.3由總部行政部刻制的印章，郵寄到各分公司行政總監(jiān)處，各分公司填寫貨 物確認(rèn)表示收到，同時(shí)行政總監(jiān)以郵件形式將

3、印章保管人員的姓名、職位、 聯(lián)系方式報(bào)告總部行政部。 3.2印章的使用及管理 3.2.1每類印章（包括總部刻制的印章）必須由行政總監(jiān)確定唯一的印章保管人 員，由印章保管人員在印章保管人員檔案表簽字確認(rèn)后，分公司行政部 建立印章保管人員的檔案并報(bào)送總部行政部，總部行政部將其增加在公司印 章保管人員總檔案中。 3.2.2需要用印人員應(yīng)先在印章保管人員處領(lǐng)取用印審批登記臺帳，需用印的 文件、文稿等經(jīng)行政總監(jiān)同意，行政總監(jiān)在用印審批登記臺帳中簽字后， 即可用印。 3.2.3涉及合同、協(xié)議等文檔的用?。ú话偛肯掳l(fā)的標(biāo)準(zhǔn)合同），必須有總部 法務(wù)部簽署同意的法律事務(wù)申請單，方可用印。 3.2.4對于附加

4、協(xié)議的用印，同3.2.3條。 3.2.5印章保管人員在用印后，將用印審批登記臺帳填寫完全，發(fā)生崗位變 動時(shí)，需要將用印審批登記臺帳全冊與新人進(jìn)行書面交接。 3.2.6印章保管人員因請假、出差等情況出現(xiàn)離崗4小時(shí)以上（重要印章的印章 保管人員離崗2小時(shí)以上）的，需將印章交行政總監(jiān)或總監(jiān)指定人員，并填 寫印章交接單，有交接記錄，各種用印程序、規(guī)定必須交代清楚，方可 離開。 3.2.7印章保管人員請假、出差等返回后，接替人員應(yīng)將接替期間的用印登記等 一并交還印章保管人員，同時(shí)將用印情況交接清楚。 3.2.8不允許在空白信箋或空白文書上加蓋印鑒。特殊情況必須取得總部法務(wù)部 同意方可用印，但必須在用印信

5、箋或空白文書上編號。 3.2.9公章等印鑒不得帶出外用。特殊情況下需帶出外用的，由經(jīng)辦人做出書面 報(bào)告，注明用途、借用時(shí)間，經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可帶出外用。 3.2.10任何人包括上級領(lǐng)導(dǎo)無權(quán)強(qiáng)迫印章保管人員用印，對于該種情況，印章保 管人員應(yīng)立即拒絕，否則一切責(zé)任由印章保管人員承擔(dān)。 3.2.11印章保管人員對遇有自己不能掌握的新型或復(fù)雜用印申請要在用印前咨詢 總部法務(wù)部，確認(rèn)后方能用印。 3.2.12公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況，各印章保管人員應(yīng)迅速向行政 總監(jiān)及總部行政部報(bào)告，行政部根據(jù)情況依照本規(guī)定的手續(xù)辦理。 3.3印章的銷毀 3.3.1印章銷毀由總部行政部負(fù)責(zé)。分公司行政部

6、填寫印章銷毀申請表，與需 銷毀印章一起，報(bào)總部行政部，由總部行政部統(tǒng)一銷毀。 3.3.2印章保管人員保管使用的印章若損壞，按刻章申請程序辦理。新章刻好后， 原損壞印章應(yīng)同時(shí)交還總部行政部，由總部行政部存檔或統(tǒng)一銷毀。 3.4違反用印管理規(guī)定所承擔(dān)的后果 3.4.1未將印鑒或加蓋印鑒的空白文書（如合同等）進(jìn)行妥善保管，導(dǎo)致印鑒或 加蓋有效印鑒的空白文書遺失或被盜用的，對文書保管人處以100-500元的 罰款，由此造成的損失由空白文書保管人負(fù)責(zé)賠償，構(gòu)成犯罪的要依法追究 刑事責(zé)任。 3.4.2對于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司內(nèi)通報(bào)印章管理員并處以 50元的罰款，同時(shí)印章保管人必須立即整改到位，否則加倍處罰。 3.4.3對于多次查出問題，多次都無法整改到位的印章保管人，免去其印章保管 人資格，同時(shí)作為工作業(yè)績的一部分在人力備案，作為不再續(xù)聘該人的內(nèi)容 之一。 3.4.4行政總監(jiān)對本公司使用印章出現(xiàn)的用印問題負(fù)連帶責(zé)任，處以100-1000元 的罰款并全公司內(nèi)通報(bào)；情節(jié)嚴(yán)重者，將按瀆職予以免職。 4相關(guān)說明 4.1本文件適用于大區(qū)及分公司的印章管理。 4.2屬于公司標(biāo)準(zhǔn)合同用印的，