秘書學(xué)講課一

1、主講人：李俊林班級(jí)：文秘班學(xué)號(hào)：20101300236秘書學(xué)秘書學(xué)秘書禮儀檔案管理秘書實(shí)務(wù)秘書禮儀儀態(tài)儀禮儀式儀餐儀俗儀容儀表禮儀（基本概念） 禮儀的內(nèi)容豐富多彩。隨著時(shí)代的變遷、社會(huì)的進(jìn)步和人類文明程度的提高，禮儀的內(nèi)容也在不斷地推陳出新。禮儀是禮節(jié)和儀式的總稱，是人們?cè)诟鞣N社會(huì)交往中，互相尊重而約定俗成、共同認(rèn)可的行為規(guī)范和程序。 禮儀 是人們?cè)诮浑H過(guò)程中逐漸形成的約定俗成的和慣用的各種行為規(guī)范之總和。禮節(jié)是社會(huì)外在文明的組成部分，具有嚴(yán)格的禮儀性質(zhì)。它反映著一定的道德原則的內(nèi)容，反映著對(duì)人對(duì)己的尊重，是人們心靈美的外化。在階級(jí)社會(huì)，由于不同階級(jí)的人在利益上的根本沖突，禮節(jié)多流于形式。 禮

2、節(jié) 在現(xiàn)代社會(huì)中，由于人與人之間地位平等，其禮節(jié)從形式到內(nèi)容都體現(xiàn)出人與人之間相互平等、相互尊重和相互關(guān)心?，F(xiàn)代禮節(jié)主要包括：介紹的禮節(jié)、握手的禮節(jié)、打招呼的禮節(jié)、鞠躬的禮節(jié)、擁抱的禮節(jié)、親吻的禮節(jié)、舉手的禮節(jié)。脫帽的禮節(jié)、致意的禮節(jié)；作揖的禮節(jié)、使用名片的禮節(jié)、使用電話的禮節(jié)、約會(huì)的禮節(jié)、聚會(huì)的禮節(jié)、舞會(huì)的禮節(jié)、宴會(huì)的禮節(jié)等等。 禮貌是指人們?cè)谏鐣?huì)交往過(guò)程中良好的言談和行為。它主要包括口頭語(yǔ)言的禮貌、書面語(yǔ)言的禮貌。態(tài)度和行為舉止的禮貌。禮貌是人的道德品質(zhì)修養(yǎng)的最簡(jiǎn)單最直接的體現(xiàn)，也是人類文明行為的最基本的要求。在現(xiàn)代社會(huì)，使用禮貌用語(yǔ)，對(duì)他人態(tài)度和藹，舉止適度，彬彬有禮，尊重他人已成為日常

3、的行為規(guī)范。 禮貌 儀式指行禮的具體過(guò)程或程序。它是禮儀的具體表現(xiàn)形式。儀式是一種比較正規(guī)、隆重的禮儀形式。人們?cè)谏鐣?huì)交往過(guò)程中或是組織在開(kāi)展各項(xiàng)專題活動(dòng)過(guò)程中，常常要舉辦各種儀式，以體現(xiàn)出對(duì)某人或某事的重視，或是為了紀(jì)念等等。常見(jiàn)的儀式包括成人儀式、結(jié)婚儀式、安葬儀式、憑吊儀式、告別儀式、開(kāi)業(yè)或開(kāi)幕儀式。閉幕儀式、歡迎儀式、升旗儀式、入場(chǎng)儀式、簽字儀式、剪彩儀式、揭匾掛牌儀式、頒獎(jiǎng)授勛儀式、宣誓就職儀式、交接儀式、奠基儀式、洗禮儀式；捐贈(zèng)儀式等。 儀式 儀容、儀表和儀態(tài)都是指人的外表而言，但“儀容”重在人的容貌，“儀表”重在人的服飾、風(fēng)度，“儀態(tài)”重在人的姿態(tài)。儀容、儀表、儀態(tài)綜合起來(lái)構(gòu)成了

4、自己展示給他人的自我外在形象，在很多儀式當(dāng)中，參與者特定的儀容、儀表、儀態(tài)都是儀式的組成部分。在日常工作和生活當(dāng)中，儀容、儀表、儀態(tài)又是禮節(jié)的組成部分，將自身良好的容貌、親切的表情、規(guī)范的著裝、優(yōu)雅的舉止展示給別人，讓看到我們所有儀容、儀表、儀態(tài)人心情愉悅，是我們尊重他人的表現(xiàn)。 在我們工作場(chǎng)合當(dāng)中，秘書的個(gè)人形象并不僅代表“自己”，而是代表著秘書個(gè)人所為之工作的組織。秘書自身的良好形象，在交往對(duì)象眼里都是秘書所在組織的良好形象。很多秘書身處要職，起著領(lǐng)導(dǎo)與群眾信息溝通及情感交流的橋梁作用。因此，秘書的儀容、儀表、儀態(tài)，及所有的言行舉止對(duì)秘書的事業(yè)而言都格外重要。握手禮鞠躬禮站姿抬頭平肩垂臂直

5、腰挺軀并腿坐姿男士的標(biāo)準(zhǔn)式坐姿男士的重疊式坐姿女士的標(biāo)準(zhǔn)式坐姿女士的側(cè)立式坐姿女士的交叉式坐姿女士的重疊式坐姿蹲姿下蹲拾物時(shí)的姿態(tài)握手 握手時(shí)力度要適中，大家可以練練，太輕給人以輕視，太重也不好 時(shí)間：在心里默數(shù)12345后才緊開(kāi)手迎接禮儀 1、要先介紹最高領(lǐng)導(dǎo)，依次介紹。你好！這位是我們公司的*，這位是我們公司的* 2、把男士介紹給女士“你好，這是王先生” 3、把小的介紹給老的“劉總，你好，這是小王”，千萬(wàn)別調(diào)換了 接待禮儀常識(shí) 4、飛機(jī)場(chǎng)接人時(shí)，拿行李，安排住宿。“你好，辛苦了！”旅途怎么樣？接待禮儀1、引導(dǎo)要走在客人前面，上樓下樓都走在客人前面距離為一，兩個(gè)臺(tái)階，不要走的太快，一步走兩三

6、個(gè)臺(tái)階，有的客人，尤其是女的，穿著小裙子走不動(dòng)，你一下邁兩三個(gè)臺(tái)階，她要在后面跑才能跟上你，會(huì)累壞人家的2、要讓客人走樓梯的內(nèi)側(cè)，主人走外側(cè)，所謂內(nèi)側(cè)是繞著中心一側(cè)接待禮儀應(yīng)注意的（一）對(duì)前來(lái)訪問(wèn)、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國(guó)，外地客人，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車次，航班、安排與客人身份職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接，若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人做出禮貌的解釋（二）主人到車站機(jī)場(chǎng)區(qū)迎接客人時(shí)，應(yīng)提前到達(dá)，恭候客人的到來(lái)，決不能遲到讓客人久等等，客人看到有人來(lái)迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來(lái)遲，必定會(huì)給客人留下陰影，事后無(wú)論怎樣解釋也難以消除這種失職和不守信譽(yù)的印象，事項(xiàng)（三

7、）接到客人時(shí)應(yīng)首先問(wèn)候一聲“一路辛苦了”“歡迎來(lái)到我們這個(gè)美麗的城市”“歡迎來(lái)到我們公司”然后向?qū)Ψ阶鲎晕医榻B，如果有名片可以送予對(duì)方，注意遞名片的禮儀：1、當(dāng)你與長(zhǎng)者尊者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說(shuō)一句:請(qǐng)多關(guān)照。你想得到對(duì)方的名片時(shí)，可以用請(qǐng)求的口吻：如果您方便的話能否留張名片給我2、作為接名片的人，應(yīng)雙手接過(guò)名片后，應(yīng)仔細(xì)的看一遍，千萬(wàn)不要看也不看就放入口袋，也不要順手桌上扔（四）迎接客人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具， 不要等客人到了才匆匆忙忙的準(zhǔn)備交通工具，那樣會(huì)因讓客人久等而誤事（五）主人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)，并將客人引進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服

8、務(wù)，設(shè)施，將活動(dòng)的計(jì)劃日程安排交給客人，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖，名勝古跡的材料送給客人給客人，將客人送到住地后，主人不要立即離開(kāi)，應(yīng)稍做停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到高興，比如客人與參加活動(dòng)的背景材料，當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情，有特點(diǎn)的自然景觀，特產(chǎn)，物價(jià)等，考慮到客人一路旅途勞累，主人不易久留，讓客人早些休息，分手時(shí)將下次與可聯(lián)系的時(shí)間地點(diǎn)等告訴客人 禮儀是禮和儀的綜合，而秘書禮 儀則是指秘書在其單位內(nèi)部的工作場(chǎng)合當(dāng)中，以及秘書在與外界進(jìn)行各種交往活動(dòng)的場(chǎng)合當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)自覺(jué)遵從的基本行為規(guī)范、行為準(zhǔn)則和規(guī)范化的活動(dòng)程序，其目的是向交往對(duì)象表示尊重、友好，從而建立和諧的關(guān)系?？偨Y(jié) 禮儀的本質(zhì)就是通過(guò)

9、規(guī)范化的行為，對(duì)他人表示敬重、友善和體諒?！皭?ài)人者，人恒愛(ài)之 ；敬人者，仁恒敬之。”注意禮節(jié)講究禮貌是秘書應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)。我們?cè)谧⒅囟Y儀、敬重別人的同時(shí)，也會(huì)贏得別人的敬重。 學(xué)好禮儀的秘書，才能成為一名受大家歡迎的秘書 1檔案： 是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 2檔案的本質(zhì)屬性：檔案是原始的歷史記錄，這是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性。因?yàn)闄n案以自身的原始性和記錄性特點(diǎn)區(qū)別于其它歷史遺物和信息資料，所以檔案注重原本、原稿和孤本 檔案基礎(chǔ)知識(shí)3、絕密： 是保密

10、內(nèi)容的核心部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的，一旦泄密會(huì)使黨和國(guó)家遭受嚴(yán)重危害的重大損失。4、檔案的特點(diǎn)和范圍 （1）檔案是由現(xiàn)實(shí)使用過(guò)的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的歷史記錄。文件被使用和辦理完畢之后，一部分隨著記述辦事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，失去其社會(huì)價(jià)值而被淘汰；另一部分由于對(duì)日后仍有查考價(jià)值，則被選擇保存下來(lái)成為檔案。這也決定了檔案的本質(zhì)屬性及與其它資料的不同：檔案是原始的歷史記錄，不是事后編寫的材料，檔案以其記錄性和原始性集于一體的特點(diǎn)區(qū)別于一般的歷史遺物。 （2）檔案是各種機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的文件組合體。其生產(chǎn)與存在，始終淵源于其專門的形成單位，并由此構(gòu)成檔案文件之

11、間的內(nèi)在聯(lián)系。（3）由于檔案是歷史原始記錄物，故更具可靠性，并多具有單一性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點(diǎn)區(qū)別于其他資料，這對(duì)于保護(hù)和利用也有特殊的要求。（4）檔案的種類和形式豐富多彩，檔案的范圍相當(dāng)廣泛。一些歷史悠久、性質(zhì)或載體比較特殊的檔案，往往與文物、圖書、資料等有一定的轉(zhuǎn)化關(guān)系或部分重合關(guān)系，即具有雙重性或幾重性。 5、檔案價(jià)值 （1）檔案價(jià)值即指檔案的屬性或使用價(jià)值，它只是客觀存在的，與人們的需求無(wú)關(guān)；（2）檔案價(jià)值是由人們的需求而決定的主觀產(chǎn)物，沒(méi)有也不可能有客觀的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)；（3）檔案價(jià)值是凝結(jié)在檔案中的勞動(dòng)，檔案價(jià)值的大小決定于形成檔案過(guò)程中的勞動(dòng)，檔案價(jià)值的大小決定于形

12、成檔案過(guò)程中所耗費(fèi)的勞動(dòng)量（4）檔案價(jià)值主體和客體之間的關(guān)系范疇，即檔案客體對(duì)人們主體需要的滿足及其程度的表現(xiàn)形式。一般認(rèn)為檔案價(jià)值是由檔案本身的各種因素和社會(huì)對(duì)檔案利用需求二者的結(jié)合所決定的機(jī)關(guān)檔案的管理：明確有關(guān)機(jī)關(guān)提交相應(yīng)文件整理、歸檔責(zé)任。收集、整理、歸檔日期和移交應(yīng)與立項(xiàng)準(zhǔn)備，檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。1、確定歸檔范圍的原則。2、確定檔案范圍的依據(jù)。3、對(duì)所形成的科技文件材料進(jìn)行相應(yīng)鑒別工作。4、對(duì)科技文件材料進(jìn)行科技的分類、排列、編目和裝訂。5、將科技文件材料組成案卷，并編目。6、具備檔案的要求。 舉例 確定會(huì)議主題與議題 確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期 確定與會(huì)者名單會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容會(huì)前準(zhǔn)備工作 選擇會(huì)議地點(diǎn) 安排會(huì)議議程和日程 制發(fā)會(huì)議通知