活動策劃及管理

1、活動策劃及管理品牌推廣部活動組2009-07-301是什么為什么活動2活動公關(guān)會議營銷 會議營銷是通過會議的形式，利用數(shù)據(jù)庫客戶資源，采取現(xiàn)場教育、引導(dǎo)與互動的方法，達到品牌、渠道、廣告、促銷等主題工作的高效整合，實現(xiàn)價值傳遞一步抵終端的過程。會議營銷的目的1、集中目標顧客，“現(xiàn)身說法”， 制造價值傳遞高潮。2、有效了解客戶需求、挖掘潛在客戶和項目信息。3、和顧客進行雙向溝通，培養(yǎng)顧客忠誠度，建立良好的口碑宣傳。4、搜集顧客檔案，為數(shù)據(jù)庫營銷奠定基礎(chǔ)。5、實現(xiàn)品牌和銷售雙贏。3針對性隱蔽性節(jié)約性感染性連續(xù)性排他性服務(wù)性靈活性會議營銷的優(yōu)勢單一性高產(chǎn)性長久性資源性會議營銷的優(yōu)勢4會議營銷流程圖開

2、發(fā)期活動期跟進期營銷計劃邀請參會回訪服務(wù)會議策劃專題講座重復(fù)邀約篩選名單深入溝通服務(wù)促銷會前準備總結(jié)評估鞏固關(guān)系5大哥，別忽悠了！來點干貨吧！6活動策劃管理前期策劃團隊組成和時間表活動場地車輛安排現(xiàn)場布置來賓接待后勤工作目標和程序、預(yù)算構(gòu)思團隊組成項目推進表活動管理表選擇要求場地情況停車場接待用車活動策劃管理核心內(nèi)容7完整的活動策劃所包含的內(nèi)容市場背景活動對象活動目的活動主題活動日程規(guī)劃活動準備與分工活動執(zhí)行規(guī)范活動傳播計劃活動預(yù)算活動效果評估8活動策劃五要素主題與內(nèi)容預(yù)算目的對象創(chuàng)意9公關(guān)策劃321法則1個目的 滿足客戶要求3個前提：2個關(guān)鍵點產(chǎn)品同質(zhì)化價值點策劃資源有限化議題策劃會議泛濫化

3、主題策劃符合定位支持品牌/產(chǎn)品定位結(jié)果導(dǎo)向方案的可行性符合客戶要求策劃=策略+規(guī)劃10活動策劃的關(guān)鍵點目的確定你的目標-意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實的努力判斷二：在活動中體現(xiàn)什么內(nèi)容判斷三：拋棄一切非目標必須的華麗想法11活動策劃的關(guān)鍵點確立目標的程序定位準確與同事共同陳述活動的目的與主管反復(fù)討論達成一致盡快讓項目組成員參與討論定義清楚如何衡量活動效果?怎樣使活動效果可量化評估?公布活動的評估標準確定資源列出所需資源檢查已有資源尋求可調(diào)用資源在三分鐘內(nèi)向新成員解釋清楚活動目標任何活動都可評估,只是難易的區(qū)別為所有模糊區(qū)域設(shè)定清楚的評估標準標準

4、可包括時間/數(shù)量/質(zhì)量/成本等所需時間資源/人力資源/預(yù)算資源什么是已經(jīng)有的?什么是可能有的?12活動策劃的關(guān)鍵點主題13活動策劃的關(guān)鍵點對象對Target說話對Target說他們聽得懂的話并且只對Target說話14活動策劃的關(guān)鍵點創(chuàng)意提煉靈感醞釀消化收集資料5、提煉靈感不是一產(chǎn)生就是完善的。更要耐心研討，找出不足之處，以接受客觀的批評，補充先前忽略的不足之處。不要太孤芳自賞，因為如果它是一個好的靈感，其他人亦會受到感染而補足它，不要以為這是多么了不起的主意，只有被人接受才有價值。4、靈感靈感無處不在，洗澡時、在車上、半夢半醒間，午夜夢回時，你的無意識將變成日。可能把黃加紅成為橘黃色。這是靈

5、感飄然而至的方式：經(jīng)常在放棄苦思冥想和在求索之后的休息和放松時到來。3、醞釀先不提問題，而交由潛意識去想。這不應(yīng)被認為不負責(zé)任，因為思維最有創(chuàng)意時，會創(chuàng)造神奇。有人稱之為直覺，有人稱“得來全不費功夫（靈感）”不要無所事事，繼續(xù)刺激你的想象力和情感。聽聽音樂，看電影，看電視，讀書，與朋友聊天一句話、一幅圖、一個表情都能激發(fā)靈感。2、消化這些資料素材會縈繞于你的腦海，從不同角度和不同思路吸究它們，著力尋找其新的關(guān)聯(lián)和新的結(jié)合。如果將之與事實結(jié)合的任務(wù)變得費時費力，并且最終發(fā)現(xiàn)它是毫無希望的，那就不妨放棄。提示：把最初哪怕是瘋狂的或不成熟的想法記下來，以后也許會派上用場。1、收集資料這一點顯然很重要

6、，因為它需要大量的時間和努力收集資料。被趕時間和其他權(quán)宜之計而忽略。這是錯誤的省事，現(xiàn)在花時間以后就省事了。否則對著張白紙閉門造車更糟糕，有兩種資料需要收集。.與產(chǎn)品和消費者有關(guān)的事實，盡力了解這兩方面。使用產(chǎn)品，拆開它試著和其制造者一樣了解產(chǎn)品與消費者見面。了解其習(xí)慣，講話方式，生活方式。.收集一切信息，需要對任何事、對生活各方面感興趣，尋根究底，無話題不含常識、自然，所有前述的智威湯遜法則都包括在這個資料的收集過程中。5、提煉靈感不是一產(chǎn)生就是完善的。更要耐心研討，找出不足之處，以接受客觀的批評，補充先前忽略的不足之處。不要太孤芳自賞，因為如果它是一個好的靈感，其他人亦會受到感染而補足它，

7、不要以為這是多么了不起的主意，只有被人接受才有價值。4、靈感靈感無處不在，洗澡時、在車上、半夢半醒間，午夜夢回時，你的無意識將變成日?？赡馨腰S加紅成為橘黃色。這是靈感飄然而至的方式：經(jīng)常在放棄苦思冥想和在求索之后的休息和放松時到來。3、醞釀先不提問題，而交由潛意識去想。這不應(yīng)被認為不負責(zé)任，因為思維最有創(chuàng)意時，會創(chuàng)造神奇。有人稱之為直覺，有人稱“得來全不費功夫（靈感）”不要無所事事，繼續(xù)刺激你的想象力和情感。聽聽音樂，看電影，看電視，讀書，與朋友聊天一句話、一幅圖、一個表情都能激發(fā)靈感。2、消化這些資料素材會縈繞于你的腦海，從不同角度和不同思路吸究它們，著力尋找其新的關(guān)聯(lián)和新的結(jié)合。如果將之與

8、事實結(jié)合的任務(wù)變得費時費力，并且最終發(fā)現(xiàn)它是毫無希望的，那就不妨放棄。提示：把最初哪怕是瘋狂的或不成熟的想法記下來，以后也許會派上用場。1、收集資料這一點顯然很重要，因為它需要大量的時間和努力收集資料。被趕時間和其他權(quán)宜之計而忽略。這是錯誤的省事，現(xiàn)在花時間以后就省事了。否則對著張白紙閉門造車更糟糕，有兩種資料需要收集。.與產(chǎn)品和消費者有關(guān)的事實，盡力了解這兩方面。使用產(chǎn)品，拆開它試著和其制造者一樣了解產(chǎn)品與消費者見面。了解其習(xí)慣，講話方式，生活方式。.收集一切信息，需要對任何事、對生活各方面感興趣，尋根究底，無話題不含常識、自然，所有前述的智威湯遜法則都包括在這個資料的收集過程中。5、提煉

9、靈感不是一產(chǎn)生就是完善的。更要耐心研討，找出不足之處，以接受客觀的批評，補充先前忽略的不足之處。不要太孤芳自賞，因為如果它是一個好的靈感，其他人亦會受到感染而補足它，不要以為這是多么了不起的主意，只有被人接受才有價值。4、靈感 靈感無處不在，洗澡時、在車上、半夢半醒間，午夜夢回時，你的無意識將變成日?？赡馨腰S加紅成為橘黃色。這是靈感飄然而至的方式：經(jīng)常在放棄苦思冥想和在求索之后的休息和放松時到來。3、醞釀 先不提問題，而交由潛意識去想。這不應(yīng)被認為不負責(zé)任，因為思維最有創(chuàng)意時，會創(chuàng)造神奇。有人稱之為直覺，有人稱“得來全不費功夫（靈感）”不要無所事事，繼續(xù)刺激你的想象力和情感。聽聽音樂，看電影，

10、看電視，讀書，與朋友聊天一句話、一幅圖、一個表情都能激發(fā)靈感。2、消化 這些資料素材會縈繞于你的腦海，從不同角度和不同思路吸究它們，著力尋找其新的關(guān)聯(lián)和新的結(jié)合。如果將之與事實結(jié)合的任務(wù)變得費時費力，并且最終發(fā)現(xiàn)它是毫無希望的，那就不妨放棄。提示：把最初哪怕是瘋狂的或不成熟的想法記下來，以后也許會派上用場。1、收集資料 這一點顯然很重要，因為它需要大量的時間和努力收集資料。被趕時間和其他權(quán)宜之計而忽略。這是錯誤的省事，現(xiàn)在花時間以后就省事了。否則對著張白紙閉門造車更糟糕，有兩種資料需要收集。.與產(chǎn)品和消費者有關(guān)的事實，盡力了解這兩方面。使用產(chǎn)品，拆開它試著和其制造者一樣了解產(chǎn)品與消費者見面。了

11、解其習(xí)慣，講話方式，生活方式。.收集一切信息，需要對任何事、對生活各方面感興趣，尋根究底，無話題不含常識、自然，所有前述的智威湯遜法則都包括在這個資料的收集過程中。15活動策劃的關(guān)鍵點創(chuàng)意創(chuàng)意是駕御關(guān)聯(lián)的能力在有些人的眼中，每件事都是獨立的、瑣小的，而對于有創(chuàng)造力的人來說，事實是知識鏈上連接的某一環(huán)。從小狗的溫順可聯(lián)系到衛(wèi)生紙的柔軟；漢堡包的形狀從某一角度像嘴形。創(chuàng)意是舊因素的新組合“萬花筒”，一個裝了彩色玻璃碎片的筒，每轉(zhuǎn)一下就會變成新的搭配顯出新的花樣。而且由成千上萬種人搭配。創(chuàng)意亦是新的花樣，有創(chuàng)意力的頭腦就是花樣制造機，將品牌信息與從大千世界中提煉的知識和經(jīng)驗相結(jié)合。創(chuàng)意兩大原則16活

12、動策劃的關(guān)鍵點預(yù)算先確定預(yù)算，再確定計劃是穩(wěn)妥的方法確定必須成本 來賓交通及接待 場地費用和搭建 資料禮品的準備納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等其他17前期準備構(gòu)思摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程，這個想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補充：每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方每個環(huán)節(jié)所需用到的物料每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否達到？在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？18團隊構(gòu)成和時間表團隊項目負責(zé)人參與部門項目所必須的人員配備供應(yīng)商列表和對應(yīng)聯(lián)系人： 場地 搭建 租車/禮儀 攝影攝像 其他確定你的工作

13、團隊確定你的供應(yīng)商19團隊構(gòu)成和時間表項目推進表項目推進表（為可控因素預(yù)留必要時間：比正常時間多1/3 ）項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容物料清單：列舉已有物料及需要準備的物料人員分工：列出每個子項目負責(zé)人必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地重要來賓：他們的時間、行程是不確定的其他不可控因素預(yù)定的檢查時間通報:向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的項目去做什么?應(yīng)付意外情況、贏得補救機會20項目推進表的分解正確制定并運用子目標制定子目標的原則:所有子目標的完成將自然導(dǎo)致總目標的完成

14、制定子目標的程序:與所有成員逐個討論總目標明確每個成員的工作及在總體任務(wù)中的位置為每個成員限定目標要求及資源制定子目標時的問題:使每個成員了解子目標,但同時知道總目標每個個體都應(yīng)該擁有完成子目標所相應(yīng)的權(quán)利運用子目標來限定責(zé)任和要求2122墨菲法則：可能出錯的就一定會出錯！23團隊構(gòu)成和時間表活動管理表活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等）活動物料匯總接待流程和要求活動現(xiàn)場具體分工（人員位置和要求）文案準備新聞稿主持人稿領(lǐng)導(dǎo)講話稿重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料通訊錄24活動管理表的主要目的確定活動基本要素/相互關(guān)系及檢查點明確活動基本要素利于活動掌控參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率新增

15、人員的活動手冊，利于快速到位（補位）相互關(guān)系的確認部門之間的配合和各自負責(zé)人；哪些事情可以同時進行；完成項目的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法；檢查點可為我們提供補救的機會定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展，并對意外情況作出補救。25示例：26場地選擇列出要求需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求來賓人數(shù)：測算最小面積要求活動內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額27場地選擇詢問是否有檔期？是否有足

16、夠的布展時間？場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？場地清掃需要特別安排嗎？場地可容納多少人？使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？是否有噪音及安全、清潔方面的要求？場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費？現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？是否有供貴賓和工作人員休息的地方？場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動的服務(wù)經(jīng)驗？場地是否有存放雜物或資料的地方？28車輛安排停車場停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要多長時間？通過哪些線路？停車場的開放和關(guān)閉時間？停車場需要什么憑證？是否可以專辟停車場？是否有VIP專用停車場？是否有“停車已滿”標志牌？停車場是否

17、有保安管理？工作用車停在哪里？是否需付費？29車輛安排活動班車來賓來自哪里？何時啟程？正常何時抵達？以每半小時為單位，列出航班抵達時間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、發(fā)車輛數(shù)班車品牌？新舊程度？司機素質(zhì)如何？會否迷路？聯(lián)系方式？班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？預(yù)留至少一輛機動車輛30車輛安排特殊來賓接待特殊來賓有多少人（正確職務(wù)）？他們啟程和抵達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時間和離開時間？特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？特殊來賓的行程安排（活動當天），征求本人或隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？）特殊來

18、賓的活動文件夾準備：簡易流程、講話稿、行程提醒31來賓接待當來賓準備趕赴機場時，接待工作已經(jīng)開始：來賓是否拿到了正確的機票？來賓是否方便抵達機場？當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續(xù)？來賓是否知道下飛機后應(yīng)該如何做？突發(fā)情況處理：航班延誤個別來賓遲到32來賓接待當來賓走下飛機后：確保第一時間知道接站人位置在班車等候時間不能超過30分鐘在班車行程中為來賓播放輕松音樂突發(fā)情況處理：班車損壞部分來賓延誤班車迷路33來賓接待當來賓抵達接待區(qū)時：確保第一時間看到接待人員和接待指示牌預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒

19、店總臺在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)如果是直接進入會場，應(yīng)準備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌突發(fā)情況處理：因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增34來賓接待來賓登記時應(yīng)了解什么？活動的日程安排活動所需佩戴證件及使用要求活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置何時可以離開？離開機票領(lǐng)取的時間和方式來程時的費用報銷時間、地點、方式離開時是否有班車接送？用餐時間、地點？用餐憑證？35來賓接待當來賓進入酒店房間休息：準備小型歡迎卡確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員是否需要提前清空房間內(nèi)的收費物品？房間內(nèi)是否需要準備鮮花及水果？房間內(nèi)應(yīng)準備當?shù)芈糜问謨约暗貓D36現(xiàn)場布置來賓行走線路現(xiàn)場勘察：場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進入？來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置？不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？是否有來賓需要特別休息