建筑工程項目溝通管理教材(32張)課件

1、第十三章 建筑工程項目溝通管理第一節(jié) 項目溝通管理概述第二節(jié) 項目溝通計劃第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理第一節(jié) 項目溝通管理概述 一、溝通 溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。組織協(xié)調(diào)的程度和效果常常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。 通過溝通，不但可以解決各種協(xié)調(diào)的問題，如在技術(shù)、過程、邏輯、管理方法和程序中的矛盾、困難，而且還可以解決各參加者心理的和行為的障礙和爭執(zhí)。下一頁返回第一節(jié) 項目溝通管理概述二、項目溝通管理的概念 工程項目溝通管理就是為確保項目信息及時、正確地提取、收集、傳播、存儲，以及最終進行處置所需實施的一系列過程。其目的是保證項目組織內(nèi)部的信息暢通。項目組

2、織內(nèi)部信息的溝通直接關(guān)系到組織的目標(biāo)、功能和結(jié)構(gòu)，對于項目的成功有著重要的意義。下一頁返回上一頁第一節(jié) 項目溝通管理概述三、項目溝通管理的特點 項目溝通管理的特點如圖13-1所示。下一頁返回上一頁第一節(jié) 項目溝通管理概述 四、項目溝通管理的程序 組織進行項目溝通時，應(yīng)按以下程序進行: (1)根據(jù)項目的實際需要，預(yù)見可能出現(xiàn)的矛盾和問題，則、內(nèi)容、對象、方式、途徑、手段和所要達(dá)到的目標(biāo)。 (2)針對不同階段出現(xiàn)的矛盾和問題，調(diào)整溝通計劃。 (3)運用計算機信息處理技術(shù)，進行項目信息收集、匯總息溝通與協(xié)調(diào)，形成檔案資料。制定溝通與協(xié)調(diào)計劃，明確原、處理、傳輸與應(yīng)用，進行信工程項目溝通的基本流程如圖

3、13-2所示。下一頁返回上一頁第一節(jié) 項目溝通管理概述五、項目溝通管理的類型 溝通管理按照信息流向的不同，可分為下向溝通、上向溝通、平行溝通、外向溝通、單向溝通、雙向溝通;按溝通的方法不同，可分為正式溝通、非正式溝通、書面溝通、口頭溝通、言語溝通、體語溝通;按溝通渠道的不同可分為鏈?zhǔn)綔贤?、輪式溝通、環(huán)式溝通、Y式溝通、全通道式溝通。下一頁返回上一頁第一節(jié) 項目溝通管理概述 另外，溝通管理的類型還包括網(wǎng)絡(luò)溝通。網(wǎng)絡(luò)溝通可大大降低溝通成本，使溝通主體直觀化，極大地縮小信息存儲的空間，工作便利，安全性好，跨平臺，容易集成。網(wǎng)絡(luò)溝通的方式有:基于網(wǎng)絡(luò)的信息平臺、數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)、基于互聯(lián)網(wǎng)的項目專

4、用網(wǎng)站(PSWS )、電子郵件、基于互聯(lián)網(wǎng)的項目信息門戶(PIP)。下一頁返回上一頁第一節(jié) 項目溝通管理概述六、項目溝通管理的內(nèi)容 工程項目溝通管理的內(nèi)容涉及與項目實施有關(guān)的所有信息，主要包括項目各相關(guān)方共享的核心信息，以及項目內(nèi)部和相關(guān)組織產(chǎn)生的有關(guān)信息。 項目溝通管理的內(nèi)容如圖13-3所示。下一頁返回上一頁第一節(jié) 項目溝通管理概述七、項目溝通管理的作用 在工程項目管理中，信息溝通管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面: (1)是決策和計劃的基礎(chǔ)。項目組織要作出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時的信息作為基礎(chǔ)。 (2)是組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。只有通過信息溝通，掌握項目組織內(nèi)的各方面情況，

5、才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項目組織的管理效能。下一頁返回上一頁第一節(jié) 項目溝通管理概述 (3)保證項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)。項目經(jīng)理需要通過各種途徑將意圖傳達(dá)給下級人員，并使下級人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項目就不能按經(jīng)理的意圖進行，最終導(dǎo)致項目混亂，甚至失敗。 (4)有利于建立和改善人際關(guān)系。信息溝通可以將許多獨立的個人、團體組織貫通起來，使之成為一個整體。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善項目組織內(nèi)、外部的關(guān)系。返回上一頁第二節(jié) 項目溝通計劃 一、項目溝通的要求 項目溝通要求是指項目涉及人信息需求的總和。信息需求可結(jié)合信息類型和格式進行定

6、義。信息的類型和格式在信息的數(shù)值分析中是必須的，項目資源只有通過信息溝通才能獲得擴展。決定項目溝通所需要的信息的因素通常包括:下一頁返回第二節(jié) 項目溝通計劃 (1)項目組織和項目涉及人責(zé)任關(guān)系。 (2)涉及項目的紀(jì)律、行政部門、專業(yè)。 (3)項目所需人員的推算以及應(yīng)分配的位置。 (4)外部信息需求(如同媒體的溝通)。下一頁返回上一頁第二節(jié) 項目溝通計劃二、項目溝通的制約與假設(shè)因素 項目溝通的制約與假設(shè)因素如圖13-4所示。下一頁返回上一頁第二節(jié) 項目溝通計劃三、項目溝通技術(shù)的影響因素 在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所使用的技術(shù)和方法有時會有很大差異。例如:從簡短的談話到長期的會議;從簡單的

7、書面文件到即時查詢在線進度表和數(shù)據(jù)庫。項目溝通技術(shù)的影響因素有:下一頁返回上一頁第二節(jié) 項目溝通計劃 (1)信息需求的即時性。項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發(fā)行的報告已足夠? (2)技術(shù)的有效性。已到位的系統(tǒng)運行是否良好，系統(tǒng)是否要做一些變動。 (3)預(yù)期的項目人員配置。計劃中的溝通系統(tǒng)是否同項目參與方的經(jīng)驗和知識相兼容，是否需要大量的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。 (4)項目工期的長短?，F(xiàn)有技術(shù)在項目結(jié)束前是否已經(jīng)發(fā)生變化以至于必須采用更新的技術(shù)。下一頁返回上一頁第二節(jié) 項目溝通計劃四、項目溝通計劃的內(nèi)容 (1)信息溝通方式與途徑。此項內(nèi)容主要說明在項目的不同實施階段，針對不同的項目相

8、關(guān)組織及不同的溝通要求，擬采用的信息溝通方式和溝通途徑。即說明信息(包括狀態(tài)報告、數(shù)據(jù)、進度計劃、技術(shù)文件等)流向何人、將采用什么方法(包括書面報告、文件、會議等)分發(fā)不同類別的信息。下一頁返回上一頁第二節(jié) 項目溝通計劃 (2)信息收集歸檔格式。此項內(nèi)容用于詳細(xì)說明收集和儲存不同類別信息的方法。應(yīng)包括對先前收集和分發(fā)材料、信息的更新和糾正。 (3)信息的發(fā)布。信息的發(fā)布內(nèi)容如圖13-5所示。 (4)更新、修改溝通管理計劃。此項內(nèi)容說明更新、修改溝通管理計劃的方法。 (5)約束條件與假設(shè)。此項內(nèi)容說明信息溝通的約束條件與假設(shè)。下一頁返回上一頁第二節(jié) 項目溝通計劃五、項目溝通管理計劃的實施 項目組

9、織應(yīng)根據(jù)項目溝通管理計劃規(guī)定溝通的具體內(nèi)容、對象、方式、目標(biāo)、責(zé)任人、完成時間、獎罰措施等，采用定期或不定期的形式對溝通管理計劃的執(zhí)行情況進行檢查、考核和評價，并結(jié)合實施結(jié)果進行調(diào)整，確保溝通管理計劃的落實和實施。返回上一頁第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理一、項目溝通障礙的表現(xiàn)形式 項目溝通障礙的表現(xiàn)形式如圖13-6所示。下一頁返回第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理二、項目溝通障礙的解決方法 (1熟悉各種溝通方式的特點，確定統(tǒng)一的溝通語言或文字，以便在進行溝通時能夠采用恰當(dāng)?shù)慕涣鞣绞健?(2)信息溝通后必須同時設(shè)法取得反饋，以弄清溝通方是否已經(jīng)了解，是否愿意遵循并采取了相應(yīng)的行動等。下一頁返回上一頁

10、第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理 (3)應(yīng)重視雙向溝通與協(xié)調(diào)的方法，盡量保持多種溝通渠道的利用，正確運用文字語言等。 (4)項目經(jīng)理部應(yīng)自覺以法律、法規(guī)和社會公德約束自身行為，在出現(xiàn)矛盾和問題時，首先應(yīng)取得政府部門的支持以及社會各界的理解，按程序溝通解決;必要時可借助社會中介組織的力量，調(diào)節(jié)矛盾，解決問題。下一頁返回上一頁第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理三、項目溝通沖突的管理 (1)項目組織。如果項目的組織和行為規(guī)范不合理，就會使過程缺乏溝通，成員對問題的表述含糊會導(dǎo)致理解出現(xiàn)分歧或出現(xiàn)問題無法及時做出決策。當(dāng)項目到了最后階段，就會發(fā)現(xiàn)所有的問題都逐漸顯現(xiàn)出來，而解決起來就很困難，涉及面太廣。下一

11、頁返回上一頁第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理 (2)任務(wù)分配。項目組的成員在具體分配任務(wù)方面可能也會產(chǎn)生沖突。項目實施過程中，每個任務(wù)在工作量、難度、成員的興趣、成員的專長等方面可能有很大的差別，沖突可能會由于分配某個成員從事某項具體的工作任務(wù)而產(chǎn)生。 (3)任務(wù)的先后次序。當(dāng)一個成員同時在多個項目中工作，或者忽然有新的任務(wù)時，就會使正常的工作量突然增加，同時會使工作進程受到干擾。這時在任務(wù)完成的先后次序方面就會產(chǎn)生沖突。下一頁返回上一頁第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理 (4)計劃進度。沖突可能來源于在完成任務(wù)時所需時間的長短、完成任務(wù)的次序等方面各方存在不同意見。項目經(jīng)理在指定項目計劃時，會經(jīng)常

12、碰到這方面的問題。 (5)工作內(nèi)容。一個項目中，在將采用的技術(shù)、工作量、工作完成后的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面都可能存在沖突，不同的成員可能都有自己的看法。 (6)成員差異。項目組成員在思維方式、對待問題的態(tài)度方面的不同也會導(dǎo)致沖突。例如，對某個功能的處理，有人喜歡這樣，有人喜歡那樣。下一頁返回上一頁第三節(jié) 項目溝通障礙與沖突管理四、項目溝通沖突的解決方法 項目管理過程中，人們也許會認(rèn)為沖突是沒有好處的，所以總是盡量避免。然而沖突又是不可避免的，不同的意見存在是正常的。試圖壓制沖突是一種錯誤的做法，因為沖突可能帶來新的信息、新的方法，幫助項目組另辟蹊徑，指定更好的問題解決方案。下一頁返回上一頁第三節(jié) 項目溝

13、通障礙與沖突管理 對建設(shè)工程項目實施各階段出現(xiàn)的沖突，項目經(jīng)理部應(yīng)根據(jù)溝通的進展情況和結(jié)果，按程序要求通過各種方式及時將信息反饋給相關(guān)各方，實現(xiàn)共享，提高溝通與協(xié)調(diào)效果，以便及早解決沖突。項目沖突的解決可采用以下方法: (1)靈活地采用協(xié)商、讓步、緩和、強制和退出等方式。 (2)使項目的相關(guān)方了解項目計劃，明確項目目標(biāo)。 (3)及時做好變更管理。返回上一頁圖13-1 項目溝通管理的特點返回圖13-2 項目溝通基本流程示意圖返回圖13-3 項目溝通管理的內(nèi)容返回圖13-4 項目溝通的制約與假設(shè)因素返回圖13-5 信息的發(fā)布內(nèi)容返回圖13-6 項目溝通障礙的表現(xiàn)形式返回激勵學(xué)生學(xué)習(xí)的名言格言220

14、、每一個成功者都有一個開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會向那些有目標(biāo)和遠(yuǎn)見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進身之階。223、銷售世界上第一號的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關(guān)終歸楚；苦心人，天不負(fù)；臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。229、以誠感人者，人亦

15、誠而應(yīng)。230、積極的人在每一次憂患中都看到一個機會，而消極的人則在每個機會都看到某種憂患。231、出門走好路，出口說好話，出手做好事。232、旁觀者的姓名永遠(yuǎn)爬不到比賽的計分板上。233、怠惰是貧窮的制造廠。234、莫找借口失敗，只找理由成功。（不為失敗找理由，要為成功找方法）235、如果我們想要更多的玫瑰花，就必須種植更多的玫瑰樹。236、偉人之所以偉大，是因為他與別人共處逆境時，別人失去了信心，他卻下決心實現(xiàn)自己的目標(biāo)。237、世上沒有絕望的處境，只有對處境絕望的人。238、回避現(xiàn)實的人，未來將更不理想。239、當(dāng)你感到悲哀痛苦時，最好是去學(xué)些什么東西。學(xué)習(xí)會使你永遠(yuǎn)立于不敗之地。240、偉人所達(dá)到并保持著的高處，并不是一飛就到的，而是他們在同伴們都睡著的時候，一步步艱辛地向上爬241、世界上那些最容易的事