嶺東科技大學(xué)電子公文系統(tǒng)教育訓(xùn)練教材

1、.：.；P PAGE 9 of P NUMPAGES 9嶺東科技大學(xué)電子公文系統(tǒng)教育訓(xùn)練教材目 錄一、嶺東科技大學(xué)公文處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程P2二、嶺東科技大學(xué)電子公文管理系統(tǒng)線上會簽(辦)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程P3三、電子公文管理系統(tǒng)說明P4四、留意事項(xiàng)P6五、電子公文管理系統(tǒng)線上實(shí)作講解P7六、受訓(xùn)人員實(shí)作練習(xí)P7七、電子公文操作手冊P7一、嶺東科技大學(xué)公文處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程二、嶺東科技大學(xué)電子公文管理系統(tǒng)線上會簽(辦)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程三、電子公文管理系統(tǒng)說明1、公文製作：提供承辦人創(chuàng)簽、函書函、開會通知、公告、令等六種公文製作介面，承辦人透過此介面完成公文製作。 用途公文種類對內(nèi)對外備註創(chuàng)簽 函開會通知內(nèi)部開

2、會通知請勿運(yùn)用公告目前僅有對內(nèi)令2、登記桌：功能為會辦、分文、歸檔作業(yè)(目前為一、二級主管)。2.1分文：登記桌將公文分給業(yè)務(wù)承辦人簽辦。外來文由文書組分文給單位登記桌，登記桌在分文作業(yè)中選擇承辦單位或承辦人，按下傳送並簽收，公文即分至承辦人作業(yè)中之經(jīng)辦公文處。2.2歸檔：單位內(nèi)承辦人結(jié)案後的各類公文，由登記桌完成歸檔作業(yè)。登記桌收到單位內(nèi)承辦人結(jié)案之公文後，點(diǎn)選該筆文做進(jìn)行歸檔作業(yè)。2.3會辦：由其他單位會辦到本單位之各類公文，會出現(xiàn)在登記桌之會辦作業(yè)中。登記桌點(diǎn)開此份文後，到公文流程的頁籤中加被會辦人；(即使被會辦人為單位登記桌本身，亦要加簽到本人身上)。3、承辦人作業(yè)：3.1 流程公文：

3、會辦及陳核的公文會出現(xiàn)在此資料夾；此文非自已所承辦的公文，但業(yè)務(wù)有相關(guān)，所以被會辦。3.2 經(jīng)辦公文：本人創(chuàng)的簽、函等各類公文會出現(xiàn)在此資料夾，分別說明如下3.2.1由本人所創(chuàng)的公文，傳送之前存在此資料夾中含創(chuàng)簽、函、開會通知單、公告等公文。3.2.2因業(yè)務(wù)相關(guān)經(jīng)由單位登記桌分文的外來文，承辦人需針對此份公文擬辦。3.3.3上電子簽核流程的公文，經(jīng)校長核示、判行後的公文會擲回原承辦人之經(jīng)辦公文資料夾，承辦人應(yīng)選送結(jié)案，再至結(jié)案作業(yè)進(jìn)行結(jié)案。 3.3.4 經(jīng)辦公文畫面各按扭及圖示運(yùn)用說明如下 以電子簽核流程處理的公文 以紙本簽核流程處理的公文。刪除：未經(jīng)指示的各類公文回到承辦人的經(jīng)辦公文資料夾中

4、應(yīng)選刪除，將此份公文做刪除動作；各類公文含承辦人所創(chuàng)的簽、函稿、公告、開會通知單等。送發(fā)文：經(jīng)校長判行後的函稿、開會通知單及公告(對外)回到承辦人經(jīng)辦公文資料夾中，承辦人應(yīng)選送發(fā)文，將此份文送文書組發(fā)文。送結(jié)案：經(jīng)校長指示的簽及外來文回到承辦人經(jīng)辦公文資料夾中，承辦人應(yīng)選送結(jié)案，將此份文送到結(jié)案作業(yè)。待發(fā)：經(jīng)校長判行的函稿、開會通知單及公告(對外)回到承辦人經(jīng)辦公文資料夾中，承辦人應(yīng)選待發(fā)，將此份文送待發(fā)資料夾中存放並另製作簽案敘明原委陳校長指示。4、結(jié)案作業(yè)：4.1承辦人所創(chuàng)的函稿送文書組發(fā)文後會回到承辦人的結(jié)案作業(yè)資料夾中，承辦人應(yīng)將此份公文結(jié)案，結(jié)案後此份文會到登記桌歸檔作業(yè)資料夾中。4

5、.2承辦人的創(chuàng)簽、外來文經(jīng)校長指示後，在經(jīng)辦公文資料夾中點(diǎn)選送結(jié)案後，該文會到結(jié)案作業(yè)中。 紙本文請?jiān)诮Y(jié)案作業(yè)輸入校長指示日期，按進(jìn)行結(jié)案。 電子文直接勾選按進(jìn)行結(jié)案。 送文書組發(fā)文，文書組辦結(jié)後，原稿回到結(jié)案作業(yè)中。5、公文追蹤：承辦人所承辦的各類公文在電子簽核流程中，都可以透過公文追蹤查詢目前流程。6、公文查詢：6.1公文根本資料查詢：可查詢一切公文，如選擇全部(包括收文、創(chuàng)函、簽等)。6.2歷史公文查詢：收文公文：查詢歷年一切外來的公文。發(fā)文公文：查詢歷年一切創(chuàng)函的公文。其他：查詢非上述兩種情形的公文。7、資訊管理：7.1個人資料維護(hù)：個人根本資料查詢與維護(hù)。7.2個人常用字彙設(shè)定：常用

6、標(biāo)點(diǎn)符號以及常用字彙自訂輸入。7.3受文者群組設(shè)定：常用內(nèi)部單位受文者群組輸入。7.4預(yù)設(shè)流程設(shè)定：個人常用的流程，可以在此設(shè)定成常用的流程。四、留意事項(xiàng)：6.1、紙本或電子流程的圖示判斷法 以紙本流程處理公文。 以電子流程處理公文。6.2、紙本或電子流程運(yùn)用時(shí)機(jī)6.2.1外來文：由文書組斷定，承辦人經(jīng)辦公文資料夾中該筆文的圖示為時(shí)，則以紙本流程，圖示為時(shí)，則以電子流程處理該份公文。6.2.2創(chuàng)簽：承辦人創(chuàng)簽時(shí)附件無法製成電子檔或?qū)贆C(jī)密簽案時(shí)以紙本方式處理該份公文。6.2.3創(chuàng)函：承辦人創(chuàng)函時(shí)附件無法製成電子檔時(shí)以紙本方式處理該份公文。6.3、會辦留意事項(xiàng)6.3.1承辦公文要會辦其他單位之前，

7、應(yīng)先會該單位的二級主管再會一級主管。6.3.2直屬主管批閱時(shí)，應(yīng)留意承辦人能否有依會辦規(guī)則設(shè)定好公文流程。6.3.3流程設(shè)定需會辦其他單位時(shí)，請直接點(diǎn)開單位點(diǎn)選該單位的主管(人員姓名後面均有職稱)。6.3.4被會辦的單位主管，假設(shè)覺得這份文需求加會其下的組員，可在流程設(shè)定 加簽給承辦人，並運(yùn)用回簽功能，該份文在承辦人簽辦後，會再回到主管本人的流程公文中。6.3.5可以將本人常用的流程設(shè)定成預(yù)設(shè)流程。6.4、修正內(nèi)文:承辦人的直屬主管可以修正公文內(nèi)容。直屬主管定義為承辦人所屬單位內(nèi)的二、一級主管、研發(fā)長、副校長、校長6.5、加(刪)簽：承辦人所設(shè)公文電子流程，直屬主管可以變更承辦人所設(shè)定的會辦單位，即可增、減會辦單位。6.6、退 文：被會辦的單位主管有退該分公文的權(quán)限，退文方式有直接退回承辦人或加簽承辦人兩種方式。五、電子公文管理系統(tǒng)線上實(shí)作講解(範(fàn)例說明)六、受訓(xùn)