行政辦公費用全面控制方案

1、行政辦公費用全面控制方案1辦公費控制方案與工具1辦公費控制關(guān)鍵點辦公費是指因日常行政管理工作需要而購買的辦公用品以及其他辦公物品的消耗，包括購買紙筆的費 用、印制名片的費用、郵寄費、快遞費、報紙以及書刊費用、辦公室清潔衛(wèi)生所需的費用等。辦公費控制 的關(guān)鍵點如圖7-1所示。_ TOC o 1-5 h z r*-._rr_ft. |r關(guān)鍵點1通過制訂各部門每月辦公耗材計劃進行控制關(guān)鍵點2:嚴(yán)格遵守辦公用品領(lǐng)用程序，杜絕計劃外領(lǐng)用辦公用品 一 Lf關(guān)鍵點3減緩辦公用品的升級換代，節(jié)省辦公用品的購置費用：5 1關(guān)鍵點4 盡量不購買不必要的設(shè)備、資產(chǎn)和配件，減少不必要的辦公用品購置費用！JI1I_-_

2、項fiZZk r關(guān)鍵點6合理配置辦公物品，減少損耗，提高利用率，延長辦公用品的使用壽命% 關(guān)鍵點7 修 加強對各部門郵寄費、快遞費和印制名片等費用的監(jiān)督|圖7-1辦公費控制的關(guān)鍵點2辦公費用控制方案執(zhí)行部門方案名稱辦公費用控制方案監(jiān)督部門一、目的為降低公司成本，提高經(jīng)濟效益，減少辦公費用開支，特制定本方案。二、日常辦公費用的控制日常辦公費用是指為滿足公司日常辦公需要所發(fā)生的費用，包括購買辦公用品（如文具、復(fù)印紙、辦公飲用水等）、郵遞、 名片制作、刻章、配鑰匙等雜費。歸口管理部門辦公用品由公司員工按照行政部核定的標(biāo)準(zhǔn)自行領(lǐng)用。報銷審批權(quán)限辦公費用單筆金額超過10 000元(含10 000元)的由

3、總經(jīng)理審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一總經(jīng)理一一財務(wù)報銷。辦公費用單筆金額在4 000元(含4 000元)到10 000元的由行政總監(jiān)審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財務(wù)報銷。辦公費用單筆金額在4 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一財務(wù)報銷。三、印刷費用控制印刷費是指因公印制文件、會議材料、資料、期刊、書籍、年鑒、宣傳品、講義、培訓(xùn)教材、報表、票據(jù)、證書、公文 用紙和信封等印刷品所發(fā)生的費用。歸口管理部門歸口管理部門為行政部，負責(zé)印刷費用的核

4、定、印刷質(zhì)量監(jiān)督和執(zhí)行，堅持從簡、優(yōu)質(zhì)、價廉的原則。業(yè)務(wù)部門提出書面申請，交行政部，經(jīng)審批同意后，統(tǒng)一由行政部聯(lián)系印刷。報銷審批權(quán)限印刷費用單筆金額超過2 000元(含2 000元)的由行政總監(jiān)負責(zé)審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財務(wù)報銷。印刷費用單筆金額在2 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一財務(wù)報銷。四、辦公設(shè)備維修費用控制辦公設(shè)備維修費用是指辦公設(shè)備不能正常工作時，因修理設(shè)備而發(fā)生的費用。歸口管理部門歸口管理部門為行政部，負責(zé)維修費用的日常管理。報銷審批權(quán)限辦公設(shè)備維修費用單筆金額超

5、過1 000元(含1 000元)的由行政總監(jiān)負責(zé)審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財務(wù)報銷。辦公設(shè)備維修費用單筆金額在1 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一財務(wù)報銷。五、網(wǎng)絡(luò)費用控制網(wǎng)絡(luò)費用是指公司各部門使用的網(wǎng)絡(luò)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護、服務(wù)費用。歸口管理部門報銷審批權(quán)限網(wǎng)絡(luò)費用單筆金額超過3 000元(含3 000元)的由行政總監(jiān)負責(zé)審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財務(wù)報銷。網(wǎng)絡(luò)維修費用單筆金額在3 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序為：經(jīng)辦

6、人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一財務(wù)報銷。六、圖書資料費用控制圖書資料費用是指公司訂閱專業(yè)書籍、參考資料以及報紙雜志等的支出。歸口管理部門歸口管理部門為行政部，負責(zé)預(yù)算控制、訂閱以及報銷等日常工作。報銷審批權(quán)限圖書資料費用單筆金額超過1 000元(含1 000元)的由行政總監(jiān)負責(zé)審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門主管一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一行政總監(jiān)一一財務(wù)報銷。圖書資料費用單筆金額在1 000元以下的由部門經(jīng)理審批。審批程序為：經(jīng)辦人一一部門經(jīng)理一一行政部經(jīng)理一一財務(wù)部經(jīng)理一一財務(wù)報銷。2差旅費控制方案與工具1差旅費控制關(guān)鍵點差旅費是公司員工因公出差期間所產(chǎn)生的交通費用、住

7、宿費用和雜運費等各項費用。差旅費控制的關(guān)鍵點如圖7-2所示。關(guān)鍵點1強化對差旅事項的信息化管理，提高出差效率，降低出差頻率 L.-J TOC o 1-5 h z 廠 、關(guān)鍵點2對費用指標(biāo)實行月度分解，將費用指標(biāo)下達到各個部門、各個員工:/ L J%._-1 K - -一- 一- 、關(guān)鍵點3將差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)細化到個人及部門，規(guī)范差旅費的使用情況Lj醇Hi關(guān)鍵點4合理安排出差次數(shù)和人數(shù)，減少不必要的出差，節(jié)省差旅費_J /J一亍關(guān)鍵點5規(guī)范差旅費報銷的審批程序，杜絕虛報、冒領(lǐng)差旅費情況的發(fā)生/ X,J1111 1 . , f= 1B,|p I k 三：二:;.三注 M 了 亍艾任.丁 二.： 疽偵

8、 一關(guān)鍵點6：對各部門需出差人員進行分類，排出時間表，合理安排工作進度和其他事項圖7-2差旅費控制的關(guān)鍵點2差旅費用控制方案差旅費用控制方案執(zhí)行部門監(jiān)督部門一、目的為了有效控制差旅費，規(guī)范員工出差期間的補助和工資的發(fā)放情況，特制定本方案。二、制定差旅費用的支出標(biāo)準(zhǔn)1 .出差交通費用標(biāo)準(zhǔn)(1)選擇出差交通工具員工出差工具的選擇標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。出差工具的選擇出差類型出差情況出差工具短途出差單程距離在300公里以內(nèi)公務(wù)車、自用車前往長途出差同行超過兩人公務(wù)車需要速去速回單程距離在300公里以上公司沒有為其配有公務(wù)車的員工長途出差長途客車、火車客船、飛機及公務(wù)車巳經(jīng)配有公務(wù)車以及有自用車的員工長途出差

9、公務(wù)車、自用車運行時間在6小時以上乘火車出差在當(dāng)日晚6時至次日早8時硬臥經(jīng)理級及企業(yè)聘任的高級專業(yè)人員副總經(jīng)理級以上(含)人員軟臥因故未能乘坐臥鋪的，又逢當(dāng)日晚6時至次日早8時的(2)在無緊急任務(wù)的情況下，乘坐飛機的員工須乘坐機場巴士作為往來機場的交通工具。員工在國內(nèi)旅行時，公司提倡員工使用低成本的市內(nèi)交通工具，但公司也允許員工使用當(dāng)?shù)爻鲎廛嚒T工在申請出 租車費報銷時，必須提供詳細的乘車地點、時間、原因和金額等信息。2.住宿標(biāo)準(zhǔn)(1)在出差過程中，住宿標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容如以下兩表所示。出差住宿標(biāo)準(zhǔn)部門:單位:.元/日出差地區(qū)一級二級三級四級五級六級經(jīng)理級以上人員（包含經(jīng)理）1 5001 2001

10、 000300250200主管級人員250200150其他員工200150100注：總經(jīng)理級（含）以上的干部和薪級為十級以上（含）的專業(yè)人員的住宿費用實報實銷。地區(qū)等級劃分一覽表地區(qū)等級范圍一級日本、北美、西歐、北歐及澳洲等國家和地區(qū)二級東南亞、西亞、東歐、南歐等地區(qū)三級非洲、中美洲、南亞、南美洲等地區(qū)四級上海市、北京市、廣州市、深圳市、珠海市、廈門市、東莞市五級天津市、重慶市、廣東省、浙江省、海南省、蘇州市、常州市、無錫市和部分沿海開放城市及省會級城市六級國內(nèi)除四級、五級所列地區(qū)以外的地區(qū)注：部分沿海開放城市是指不在四級地區(qū)以內(nèi)的沿海開放城市，包括大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、南通、福州

11、、湛江、北海及國家新開發(fā)的沿海城市。（2）差旅中各員工的住宿費用應(yīng)依據(jù)公司員工出差業(yè)務(wù)情況和層級情況選擇。（3）差旅中員工出差日期及離開城市的日期會有所差異，公司應(yīng)依據(jù)出差日期與工作日的關(guān)系，選擇不同的倒休和補助 標(biāo)準(zhǔn)。（4）公司員工在不同地區(qū)出差的補助也會有所差異。補助標(biāo)準(zhǔn)出差的具體補助標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。出差人員補助標(biāo)準(zhǔn)出差人員職務(wù)和情況住宿費用補助標(biāo)準(zhǔn)既有行政職務(wù)又有聘任專業(yè)職級的員工最高標(biāo)準(zhǔn)最高標(biāo)準(zhǔn)有行政職務(wù)但無聘任專業(yè)職級的員工一般員工標(biāo)準(zhǔn)一般員工標(biāo)準(zhǔn)出差期間無需住宿或獲得免費住宿的員工兩人出差中，有一人為異性的較高級別人員的標(biāo)準(zhǔn)較高級別人員的標(biāo)準(zhǔn)級別不相同的兩人出差較高級別人員的標(biāo)準(zhǔn)較

12、高級別人員的標(biāo)準(zhǔn)按各自標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行同行出差的兩人或超過兩人時外出培訓(xùn)或會議人員，費用巳包含食宿費用的出差在本市且無住所的不超過本市區(qū)住宿標(biāo)準(zhǔn)出差在所屬公司的，工作期間免費就餐的無餐費減半全天有對外招待業(yè)務(wù)的無核減當(dāng)日全部餐費補助出差當(dāng)天往返，且時間超過6小時的無補助減半執(zhí)行有對外招待業(yè)務(wù)且超過24小時的無有實際出差天數(shù)計發(fā)補助實習(xí)期、試用期人員出差，工作期間免費就餐的無無不報銷手機話費的人員出差無通信費10元/天出差目的地為本公司分支無無通信費補助駕駛員及巳享受業(yè)績提成的人員按同檔標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行餐費按標(biāo)準(zhǔn)減半執(zhí)行4 .其他差旅費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)其他差旅費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。其他差旅費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)費用明細

13、報銷條件新員工路費、行李托運費人力資源主管簽字辦理出差期間因業(yè)務(wù)發(fā)生的傳真費、郵寄費票據(jù)背面填寫清楚事由，據(jù)實報銷項目組前期未設(shè)餐廳享受餐費補助項目所在地和回總部后的考勤記錄出國考察期間產(chǎn)生的費用考察報告，由行政部簽字的提交考察報告記錄員工發(fā)生的誤機、誤車費用個人承擔(dān)60%的費用出差發(fā)生的訂票費，往返機場、火車站的交通費用人力資源主管簽字辦理未經(jīng)許可逾期返回所產(chǎn)生的費用扣減其逾期天數(shù)的住宿費及出差補助未按照“出差登記表”中擬訂路線產(chǎn)生的費用相關(guān)費用不予報銷，且扣減相應(yīng)天數(shù)的出差補助三、強化差旅費用的審批，杜絕違規(guī)費用支出出差人員需及時按規(guī)定填寫“出差登記表”，經(jīng)上級主管簽署意見，方可預(yù)支相應(yīng)費用。四、規(guī)范差旅費報銷流程1.申請出