任職教育檔案管理探析

1、任職教育檔案管理探析 1引言教學檔案是教學與管理工作的重要部分，但在實際教學活動中尤其是在任職教育院校教學活動中，人們對教學檔案的工作往往不夠重視，致使教學檔案的搜集、整理和建立工作不健全、不標準的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響了教學檔案在任職教育院校中的參考、指導反響等作用。為進步任職院校教育教學檔案管理工作的質量，有必要開展任職教育院校中教學檔案管理工作的討論研究。2任職教育院校教學檔案的特點雖然任職教育院校中的教學檔案同學歷教育院校中的教學檔案類似，都具有信息來源分散、原始性材料多、檔案資料形式多樣化的特點，但由于任職教育院校的辦學理念、辦學方式、教學方法等明顯不同于學歷教育院校，從而決定了任職

2、教育院校的教學檔案有其自身的特殊性。主要表現(xiàn)為：由于任職教育是直接面向學生將來的詳細崗位任職需要，這就決定了一切教學活動，上至教學主管部門的教學改革和人才培養(yǎng)等方面的各種方案、指令、規(guī)定以及老師培訓、進修方案等，下至老師的教學方案、教學大綱、教學任務書、教學課程進度安排表、教學設計與教案等，都要緊緊圍繞崗位任職需要而展開。因此，教學檔案集中反映的是為滿足學生某一詳細的崗位需要而進展的所有教學活動。為滿足學生的崗位需要，任職教育院校的教學活動更多地在實訓基地、專業(yè)教室、實驗場所等展開，這樣教學檔案的采集和搜集也絕大多數(shù)傳統(tǒng)的以紙質為媒介的載體已很難完全反映出理論教學檔案的多樣性和原始性，這一點明

3、顯不同于學歷教育院校中以理論授課為主的教學檔案。任職教育院校在教學過程中會存在各種各樣的短期培訓班。這些短期培訓班是為滿足某一特定人群即將要從事的工作而進展的短期培訓或者已工作多年為后續(xù)晉升而開設的進修培訓或者為適應某一新型產業(yè)而開設的短期培訓。這些培訓直接面向的是學生的現(xiàn)實需要。教學活動根據(jù)學生的需求而及時更新，完全不像學歷教育中以學期或學年或屆次而變動。任職教育院校教學活動的這種短期化和及時化，決定了其教學檔案周期性不強，反映得更多的是當前的需要，時效性更強。任職教育院校是按學科專業(yè)和崗位任職的需要而設置組織的教學活動。在教學工作中既要遵循人才培養(yǎng)成長共性規(guī)律的一面，更要遵循不同學科專業(yè)屬

4、性和不同崗位需求的特殊規(guī)律。不同學科專業(yè)的不同崗位人才的培養(yǎng)，要求按照不同的人才培養(yǎng)大綱，施行不同的教學方案，安排不同的教學環(huán)節(jié)和教學活動，從而適應不同的崗位需要。因此，教學工作針對不同的崗位任職需要而不盡一樣，具有很強的專業(yè)性。3任職教育院校中教學檔案的管理現(xiàn)狀良好的教學檔案管理對任職教育質量的進步不言而喻，但由于人們對教學檔案的長期不重視，使得任職教育院校的教學檔案管理存在諸多問題，主要表現(xiàn)為以下幾點：很大一部分教職員工對教學檔案的建立意識不強，思想上沒有把教學檔案建立重視起來，認為老師的本職工作就是把課上好。上好課本身沒有錯，但問題是上好課除了與老師自身的素質有關外，更重要的是靠平時的積

5、累。教學檔案的建立本身就是以往教學經歷的積累和總結過程。另外除一線的教職員工外，部分教育管理者對教學檔案的建立和工作也沒用有足夠重視。很多院系指導關注的僅是學校的開展，對教學檔案的管理工作較為忽略。這就導致現(xiàn)實中一線教職員工認為教學檔案工作就是簡單整理裝訂，應付了事，使得檔案和教學脫節(jié)。而指導的不重視，往往使得在教學評估等重大活動中檔案材料缺失或搞突擊補齊檔案，使檔案的原始性和真實性遭到破壞。3.2教學檔案的管理不標準，缺乏有效的運行機制這一方面主要表如今缺乏有效的檔案管理規(guī)章制度，沒有完善的檔案建立管理體系。特別是在基層教學檔案管理方面問題較多，教學檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)完好的制度保證和制約

6、機制，很難做到集中統(tǒng)一管理。檔案材料長期存在不歸、漏歸現(xiàn)象，很多檔案材料沒有定時搜集整理，散落在部門或個人手中。另外，由于檔案管理的不科學、不標準，導致搜集整理的數(shù)據(jù)不一致、互相矛盾的現(xiàn)象也時有發(fā)生。無論一線的教育工作者還是最基層的教學管理者，在制定各類教學方案、安排和方案時都不可能與以往的經歷和做法相脫鉤。假設在制定這些新的方案時可以汲取以往工作中的缺乏，那么可及時調整方案，減少工作中的失誤。而現(xiàn)實情況是，由于人們對教學檔案的管理長期不重視，在實際的教學活動中很少有人會去查閱以往的教學檔案，致使教學檔案對教學活動的參考、反響作用沒有有效充分發(fā)揮。目前，在任職教育院校中絕大多數(shù)教學檔案管理人員

7、為兼職人員，雖然從人力本錢而言起到了節(jié)約的作用，但給教學檔案管理帶來了極大弊端。一是人員更換頻繁，導致管理工作時斷時續(xù)，沒有連續(xù)性。二是兼職人員從事多項工作，經常存在無法顧及檔案管理工作的問題，或者由于工作繁忙只能應付了事。三是兼職人員缺乏相應的專業(yè)性，導致檔案管理破綻百出或失誤頻頻，檔案管理成為低程度的材料搜集，毫無建立可言。4進步任職教育院校中教學檔案管理的方法與措施教學檔案管理是任職教育院校中一項必不可少的根底性工作，是進步教學質量、深化教學改革、完善教學管理的重要一環(huán)。但由于種種主客觀原因，目前任職教育院校中教學檔案管理工作還亟待進一步進步。針對任職教育院校中教學檔案管理工作存在的以上

8、問題，筆者提出以下幾點建議。學校要大力加強教學檔案管理的宣傳教育，從思想上逐漸消除人們對教學檔案工作的認識缺乏，讓各級各部門都積極行動起來。同時指導要重視，不但要定期檢查各單位的教學檔案工作，而且最好進展評比，要給予先進者適當?shù)莫剟钊缭谠O備投入、工作條件改善等方面優(yōu)先考慮。4.2制定教學檔案管理的規(guī)章制度，建立健全檔案管理體系在搞好宣傳教育的同時，學校要出臺相應的管理措施和管理制度，明確有關人員的職責，制定檔案建立的標準。同時為獎勵先進、催促后進，也應該建立檔案管理工作的獎懲機制等。這樣就從制度上保證了教學檔案建立的標準性和科學性。一方面要做好教學檔案的信息化管理，要利用校園網(wǎng)、專用機房等有關

9、場地逐步實現(xiàn)教學檔案的開放式管理，使每一級都可以方便及時地查閱到所需的教學檔案信息。另一方面在教育科研活動中，學校要設法引導有關人員及時查閱教學檔案，以發(fā)現(xiàn)以往教學中存在的問題和缺乏，以為教學課題的申報提供研究根據(jù)和有關數(shù)據(jù)統(tǒng)計。教學檔案管理本質屬于管理學科的范疇，這就要請教學檔案管理工作者必須具備相應的檔案管理知識。同時，隨著科學技術不斷進步，現(xiàn)代化的電子教學檔案包括各種電子文檔、電子軟件、視頻、音頻等逐漸增多，故教學管理人員還應具備一定的計算機管理知識。而兼職人員很難同時具備這兩方面的才能。為此，在條件允許時學校應設立專門的教學檔案管理人員，并對其進展業(yè)務培訓和學習，使其可以掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術和理念，促進學校教學檔案管理整體業(yè)務的進步。5小結