合同管理辦法

1、一、合同管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范集團(tuán)公司及所屬各子公司、各分支機(jī)構(gòu)（含不具備法人資格的辦事處、基地及其他派出機(jī)構(gòu)）簽訂合同的流程，加強(qiáng)集團(tuán)公司對(duì)合同的統(tǒng)一管理，確保合同的簽訂符合法律、法規(guī)的規(guī)定，明確合同管理職責(zé)，界定合同管理界限，減少和避免公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律風(fēng)險(xiǎn)，提高公司經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，保障公司的合法權(quán)益以及保證合同的順利履行，特制定本辦法。第二條集團(tuán)公司各部門及各子公司、各分支機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂的所有合同均適用本辦法。本辦法所稱合同是指合同、合約、協(xié)議、契約、備忘錄、意向書(shū)等依照法律規(guī)定，對(duì)相關(guān)各方具有法律約束力的書(shū)面或電子形式的法律文件。第三條公司對(duì)各類合同管理，實(shí)行“統(tǒng)

2、一管理、分級(jí)審查、歸口負(fù)責(zé)”的原則?！敖y(tǒng)一管理”即由指定的專職部門負(fù)責(zé)合同的保管、歸檔、借閱、復(fù)印等，公司內(nèi)部需要辦理前述事項(xiàng)的，應(yīng)遵照該部門相關(guān)規(guī)定； “分級(jí)審查”即合同簽署之前，應(yīng)按公司內(nèi)部合同簽署流程，由業(yè)務(wù)部門申報(bào)，職能部門審查，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示并最終簽署的過(guò)程； “歸口負(fù)責(zé)”即合同審查過(guò)程中，各部門各司其職，在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對(duì)其出具的意見(jiàn)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第四條人事行政部負(fù)責(zé)建立健全合同管理制度，監(jiān)督、檢查各部門合同管理情況，負(fù)責(zé)合同簽訂后的正本（原件）統(tǒng)一歸檔和管理，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計(jì)及報(bào)告制度，組織合同管理知識(shí)培訓(xùn)。第五條合約部負(fù)責(zé)合同商務(wù)條款審核的管理工作、法務(wù)部負(fù)責(zé)法律條款審核的管理

3、工作，并為合同承辦部門提供法律服務(wù)，同時(shí)合約部與法務(wù)部協(xié)助業(yè)務(wù)部門合同的簽訂和管理，實(shí)時(shí)了解合同履行情況，及時(shí)提供建議，防止發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。合同履行出現(xiàn)糾紛的，法務(wù)部應(yīng)及時(shí)提出處理建議，與經(jīng)辦部門共同協(xié)商解決。并負(fù)責(zé)合同修改稿與完成稿的復(fù)核。合約部應(yīng)根據(jù)各部門業(yè)務(wù)需要，分類建立合作方管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并注重選擇合作較好的單位建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，在滿足需要和提升品質(zhì)的前提下，控制成本和降低風(fēng)險(xiǎn)，并負(fù)責(zé)合同修改稿與完成稿的復(fù)核。第六條合同經(jīng)辦部門按其部門職責(zé)申請(qǐng)合同立項(xiàng)，確定合同經(jīng)辦人，對(duì)潛在的合作方進(jìn)行可行性論證、意向接觸和資信調(diào)查，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)和合約部審批；組織合同的談判，起草合同文本，并組織合同審查會(huì)簽，

4、負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行。合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生需要變更、另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議或精選范本其他對(duì)合同正常履行產(chǎn)生影響的情況的，應(yīng)及時(shí)與合約部、法務(wù)部溝通協(xié)商，征求其意見(jiàn)后，按公司內(nèi)部管理流程報(bào)批執(zhí)行。第七條合同審查會(huì)簽部門的職責(zé)：（一）業(yè)務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)按職責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)合同的相關(guān)條款的可靠性、可行性及稅收問(wèn)題等問(wèn)題提出審查意見(jiàn)。（二）合約部和法務(wù)部對(duì)合同內(nèi)容提供專業(yè)意見(jiàn)，將業(yè)務(wù)部部門與對(duì)方協(xié)商后的商務(wù)條款以合法合理的形式體現(xiàn)于合同文本中。（三）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金來(lái)源、支付方式的合理性、可行性及涉及稅收問(wèn)題等提供專業(yè)意見(jiàn)。第八條本辦法中的合同經(jīng)辦人是組織合同談判、簽訂和履行相關(guān)工作的第一責(zé)任人。合同經(jīng)辦部門

5、應(yīng)對(duì)合同自協(xié)商至履行完畢的全過(guò)程負(fù)責(zé)；合同經(jīng)辦人對(duì)期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問(wèn)題，按國(guó)家有關(guān)法律及本辦法的辦法，須及時(shí)與部門負(fù)責(zé)人、歸口管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，并由經(jīng)辦人（或另指定專人）負(fù)責(zé)進(jìn)行處理。合同經(jīng)辦人在崗位變動(dòng)或離職時(shí)，合同經(jīng)辦部門應(yīng)指定專人和合同經(jīng)辦人辦理合同相關(guān)資料的移交手續(xù)。第二章簽訂合同的準(zhǔn)備第九條 公司對(duì)外各項(xiàng)工作，需要簽署合同的，應(yīng)以合同簽署作為確定工作正式開(kāi)展的標(biāo)志。第十條合同經(jīng)辦部門應(yīng)在簽訂合同至少 7 個(gè)工作日前，填寫(xiě)招標(biāo)計(jì)劃審定表（見(jiàn)附件 2），將合約事由、簽約要求及初選合作方等資料報(bào)送合約部。按公司要求需要進(jìn)行招投標(biāo)的合同，合同經(jīng)辦部門應(yīng)在簽訂合同至少個(gè)工作日前，將相

6、關(guān)資料報(bào)送合約部。第十一條初選合作方應(yīng)具備簽約資格。合同經(jīng)辦部門沒(méi)有初選合作方的，也可以不提供相關(guān)資料，最終由合同經(jīng)辦部門和合約部共同選擇合作方。第十二條 合約部收到合同經(jīng)辦部門招標(biāo)計(jì)劃審定表后，指派采購(gòu)、招投標(biāo)會(huì)同經(jīng)辦部門經(jīng)辦人一起，負(fù)責(zé)合同合作方的選定、合同條款的談判及簽訂工作。第十三條工程合同金額超過(guò) 100 萬(wàn)元合同，非工程合同超過(guò) 50 萬(wàn)元的合同，由集團(tuán)合約部牽頭同平臺(tái)項(xiàng)目公司組成談判小組進(jìn)行談判；工程合同金額低于 100 萬(wàn)元（含）的合同，非工程合同低于 50 萬(wàn)元（含）的合同，由平臺(tái)項(xiàng)目公司牽頭同平臺(tái)項(xiàng)目公司合約部組成談判小組進(jìn)行談判。談判小組一般應(yīng)由技術(shù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)及與合同內(nèi)

7、容相關(guān)的其他職能部門派員參加，業(yè)務(wù)部門和合約部負(fù)責(zé)組織和確定參加的具體人員。第十四條合同談判前應(yīng)召開(kāi)準(zhǔn)備會(huì)議，各部門協(xié)商確定談判事項(xiàng)，明確談判原精選范本則、策略、重點(diǎn)及主談人員。第十五條經(jīng)辦人對(duì)合同談判中遇到的重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)向部門分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。談判結(jié)束后，經(jīng)辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人簽字確認(rèn)；備忘錄應(yīng)記錄會(huì)議時(shí)間、參加人員、進(jìn)展情況、形成的一致意見(jiàn)、聲明保留意見(jiàn)、需要請(qǐng)示的事項(xiàng)、雙方存在的主要分歧以及下一步談判的應(yīng)對(duì)意見(jiàn)。第十六條合約部和合同經(jīng)辦部門應(yīng)從簽約資格、合同價(jià)格、合同約定的乙方責(zé)任、乙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、履約能力、資信情況等幾個(gè)方面綜合考察、選定合同合

8、作方。對(duì)于合同合作方的選定，包括合同經(jīng)辦部門推薦的初選合作方在內(nèi)，原則上應(yīng)考察不少于 3 家。第十七條合同文本應(yīng)盡可能使用公司制定的合同范本。第三章合同的審核第十八條合同合作方選定后，由合同經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人填寫(xiě)合同審核會(huì)簽單（見(jiàn)附件 3），將合同文本及其附件提交各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。第十九條合同必須經(jīng)法務(wù)部審核。法務(wù)部主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的法務(wù)條款進(jìn)行審核，同時(shí)有權(quán)對(duì)合同的商務(wù)條款提出建議。合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將建議反饋給合同合作方，并進(jìn)行修改。第二十條各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)簽署審核意見(jiàn)，各級(jí)審核時(shí)間原則上遵照下述辦法：1）標(biāo)的在人民幣 10 萬(wàn)元（含）以下的合同， 1 個(gè)工作日內(nèi)；2）標(biāo)的在人民幣 10

9、 萬(wàn)元 50 萬(wàn)元（含）的合同， 2 個(gè)工作日內(nèi)；3）標(biāo)的在人民幣 50 萬(wàn)元以上的合同， 3 個(gè)工作日內(nèi)。第二十一條 對(duì)于標(biāo)的在人民幣 50000 元（含）以下的合同以及合同經(jīng)辦部門和特定合作方簽訂的合同（如財(cái)務(wù)審計(jì)合同、融資合同等） ，合同經(jīng)辦部門可直接選定合同合作方并進(jìn)入合同會(huì)簽流程，但合同經(jīng)辦人必須在合同審核會(huì)簽單上注明。第二十二條 除第二十一條辦法的情況外，其它所有合同的合作方都必須由經(jīng)辦部門和合約部共同考察確定，否則合約部有權(quán)在合同審核會(huì)簽時(shí)予以否決。第四章合同的簽訂第二十三條 對(duì)通過(guò)審核的合同，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理合同的簽字、蓋章手續(xù)。第二十四條 合同經(jīng)辦人有責(zé)任保證審核、修改后的

10、合同與簽字、蓋章的合同在條款內(nèi)容上保持一致。第二十五條合同各方應(yīng)有代表人簽字，并注明合同簽訂日期；人事行政部在合精選范本同蓋章時(shí)應(yīng)督促代表人簽字和簽署日期，并督促合同經(jīng)辦人將蓋章簽訂后的合同及時(shí)歸檔。第五章合同的履行第二十六條 合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同的履行、申請(qǐng)付款、驗(yàn)收等工作。第二十七條分期付款的合同進(jìn)行支付時(shí)，須由合同經(jīng)辦部門填寫(xiě)合同付款申請(qǐng)單 ( 見(jiàn)附件 4) ，同時(shí)提交相關(guān)證明文件；合同尾款支付須經(jīng)有關(guān)部門確認(rèn)無(wú)遺留事項(xiàng)后方可支付。第二十八條合同履行過(guò)程中，如發(fā)生重大違約情況導(dǎo)致合同中止或者需要終止履行的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)告知合約部及法務(wù)部。第二十九條如合同需要變更或簽署補(bǔ)充協(xié)議，合同

11、經(jīng)辦部門應(yīng)按本辦法重新辦理合同簽訂、審核手續(xù)。第三十條 合同對(duì)方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議，經(jīng)辦部門應(yīng)在征求合約部法務(wù)部意見(jiàn)后，在法定或約定的時(shí)間內(nèi)以法定或約定的方式提出意見(jiàn)或予以答復(fù)；合同出現(xiàn)糾紛，經(jīng)辦部門應(yīng)立即向其主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并通知合約部和法務(wù)部，同時(shí)應(yīng)收集整理處理合同爭(zhēng)議的文件和證據(jù)資料。合同糾紛協(xié)商、調(diào)解，應(yīng)由合同經(jīng)辦部門及合約部、法務(wù)部共同進(jìn)行：協(xié)商或協(xié)調(diào)達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依法簽訂書(shū)面協(xié)議；協(xié)商或協(xié)調(diào)不能達(dá)成一致的，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。第六章合同的存檔和保管第三十一條 合同在各方簽字蓋章后，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)及時(shí)將合同送交人事行政部、財(cái)務(wù)部和合約部

12、存檔。人事行政部存合同正本；財(cái)務(wù)部可存復(fù)印件；合約部工程合同存合同副本，其他合同可存復(fù)印件。第三十二條公司公章專管員須指導(dǎo)和督促經(jīng)辦人負(fù)責(zé)的合同（包括請(qǐng)示、批復(fù)、批準(zhǔn)等加蓋公司公章的文件、信函）在蓋章后及時(shí)辦理歸檔。人事行政部對(duì)此負(fù)有指導(dǎo)督促責(zé)任。第三十三條合同簽訂申請(qǐng)表 、合同審核會(huì)簽單由人事行政部存檔； 合同付款申請(qǐng)單由財(cái)務(wù)部存檔。合同簽訂前和履行過(guò)程中雙方的來(lái)往信函、傳真（須復(fù)印后歸檔） 、履約憑證等合同附屬文件，在合同履行完畢后，由經(jīng)辦部門移交人事行政部存檔。票據(jù)等結(jié)算憑證由財(cái)務(wù)部存檔。第三十四條合同經(jīng)辦人在合同會(huì)簽過(guò)程中負(fù)有對(duì)合同的保管責(zé)任，應(yīng)避免合同文本的缺損及遺失。精選范本第三十五條 合同存檔后，各部門對(duì)合同的保管應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。第三十六條 未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不得私自借閱、復(fù)印合同。