生產(chǎn)企業(yè)檔案管理操作規(guī)程

1、生產(chǎn)企業(yè)檔案管理操作規(guī)程The pony was revised in January 2021管理文件和管理程序頁(yè)號(hào):1/4Page：Administration Document & Management Procedure標(biāo)準(zhǔn)操作程序起草人：日期：Standard Operating ProcedureDrafted by:Date：審核人：日期：Reviewed by：Date：公司檔案管理操作規(guī)程批準(zhǔn)人：日期：Approved by：Date：SOP-AM 008 00執(zhí)行日期：簽名：Executive Date：Sign:使用部門：檔案室、公司各部門變更記教：修訂號(hào)：批準(zhǔn)日期：執(zhí)行

2、日期：History：RevNo.Approved DateImplement Date變更原因:Rationale:變更目的：Objective：SOP-AM 008 00頁(yè)號(hào) Page: 2/4.目的 Purpose ：制定公司檔案管理的操作規(guī)程。.范圍 Scope:本程序適用于公司檔案管理的操作。.程序 Procedure:歸檔的文件材料必須按年度立卷，各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料， 都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。辦理結(jié)束后及時(shí)交與檔案管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因 故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文

3、件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。2文件材料的收集管理1要堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理 本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。3. 2. 2凡本公司印發(fā)的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā) 的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。3. 2. 3一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì) 議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。3. 2. 4公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。3.

4、 2. 5本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手 續(xù)。3.2.6各部門專（兼）職文書的職責(zé)：3. 2. 6. 1 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材 料。3. 2. 6. 2認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng) 將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3. 2. 6. 3承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件 材料登記手續(xù)。3. 3歸檔范圍3. 3.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)

5、報(bào)、會(huì)議記錄等。3. 3. 2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材 料。本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。3. 3. 3本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。3.3.4本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。3. 3. 5各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。3. 3. 6有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。3. 2. 7本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。3. 3. 8勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。3. 3. 9史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。3. 4平時(shí)歸卷3. 4.1各部

6、門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書 集中統(tǒng)一保管。3. 4. 2各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類 目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。3. 4. 3公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送 交本部門專（兼）職文書歸卷。3. 4. 4專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照”案卷類目”條款，放入平時(shí)保 存文件卷夾內(nèi)”對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。3. 5立卷3.5.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案

7、員負(fù)責(zé)組卷、編目。3. 5. 2案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同 的價(jià)值，便于保管和利用。3. 5. 3歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。3. 5. 4在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件 與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單 獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。3. 5. 5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有 復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷

8、；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最 后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3. 5. 6卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù) 在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或 特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。3. 5. 7卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面 的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。3. 5. 8永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷 內(nèi)目錄放在卷首。5. 9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，可填寫立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期。備考表應(yīng)置卷尾。10案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。5.11案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式11.1案卷裝訂。裝