秘書工作實(shí)務(wù)基本培訓(xùn)

1、秘書工作實(shí)務(wù) 2012年7月一、秘書工作機(jī)構(gòu) 秘書機(jī)構(gòu)有狹義與廣義之分。 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文書性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù) 。辦公廳：中央、省、部級(jí)的秘書機(jī)構(gòu)名稱 國務(wù)院辦公廳是協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志處理國務(wù)院日常工作的機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)有： （一）負(fù)責(zé)國務(wù)院會(huì)議的準(zhǔn)備工作，協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織會(huì)議決定事項(xiàng)的實(shí)施。 （二）協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織起草或?qū)徍艘試鴦?wù)院、國務(wù)院辦

2、公廳名義發(fā)布的公文。 （三）研究國務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請(qǐng)示國務(wù)院的問題，提出審核意見，報(bào)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。 （七）處理群眾來信、接待群眾來訪，及時(shí)向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)。 （八）根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，組織專題調(diào)查研究，及時(shí)反映情況、提出建議。 （九）負(fù)責(zé)國務(wù)院值班工作，及時(shí)向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重要情況，協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國務(wù)院反映的重要問題。 （十）做好行政事務(wù)工作，為國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)。 （十一）辦理國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項(xiàng)。 （摘自國辦發(fā) 1998 31 號(hào)文）秘

3、書機(jī)關(guān)秘書部門秘書崗位中央和省級(jí)中級(jí)組織基層、小企業(yè) 機(jī)構(gòu)設(shè)置二、秘書工作職責(zé)秘書工作職責(zé)管理事務(wù)做好服務(wù)參謀政務(wù)中心工作（一）參謀政務(wù) 參謀政務(wù)職責(zé)具體體現(xiàn)在綜合文稿寫作， 信息收集反饋，對(duì)外宣傳報(bào)道，督促工作落實(shí)等等，從這個(gè)意義上說，秘書部門是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，促進(jìn)工作落實(shí)的“參謀部” 。 義理：講道理，有見解 考據(jù)：材料準(zhǔn)確辭章：有好的表現(xiàn)形式，涉及文章的 語言、章法和風(fēng)格等許多方面 綜合文稿寫作： 文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。準(zhǔn)確性屬于概念、判斷和推理問題，這些都是邏輯問題。鮮明性和生動(dòng)性，除了邏輯問題以外，還有辭章問題。毛主席“三性說”： 什么是好的機(jī)關(guān)文稿

4、 講符合實(shí)際的話 “領(lǐng)異標(biāo)新二月花” 要言不煩、意盡言止 習(xí)近平副主席在中央黨校的講話短 實(shí) 新 什么是好的機(jī)關(guān)文稿 什么是文章？文章是客觀事物的反映，文章的目的是反映客觀實(shí)際，反映事物的本質(zhì)和規(guī)律。領(lǐng)導(dǎo)干部、領(lǐng)導(dǎo)部門的文章，都是圍繞現(xiàn)實(shí)生活和實(shí)際工作提出問題、分析問題和解決問題而展開的。李瑞環(huán)在全國政協(xié)工作經(jīng)驗(yàn)座談會(huì)上的講話 信息收集反饋： 信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反映重要情況，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策具有重要意義。主要是反映上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研檢查，重要會(huì)議活動(dòng)，年度、季度和階段性重點(diǎn)工作，存在的問題及對(duì)策，具有推廣價(jià)值的工作經(jīng)驗(yàn)，有參考價(jià)值的各種專題調(diào)研報(bào)告等。信息報(bào)送要注重時(shí)效性、實(shí)用

5、性，同時(shí)要堅(jiān)持喜憂兼報(bào)的原則，力求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)全面及時(shí)了解情況。 在實(shí)際工作中，可以采用定期通報(bào)信息報(bào)送情況、定期發(fā)布信息報(bào)送要點(diǎn)以及量化考核制度，激勵(lì)各單位及時(shí)報(bào)送信息。還發(fā)現(xiàn)信息報(bào)送存在質(zhì)量問題，有的基層單位把握不住信息的重點(diǎn)，雖然報(bào)送了很多信息，但反映不出工作的關(guān)鍵點(diǎn)，采用率不高。 對(duì)外宣傳報(bào)道： 新聞宣傳工作是各單位中心工作的重要組成部分，也是單位的重要窗口。宣傳工作做得好，對(duì)內(nèi)可以統(tǒng)一思想，凝聚力量，調(diào)動(dòng)的積極性；對(duì)外可以樹立良好形象，形成有利于發(fā)展的輿論環(huán)境。重大事件的宣傳做不好，就有可能會(huì)造成思想混亂，工作被動(dòng)，甚至是無法估量的損失。洪澇災(zāi)害干旱缺水水土流失水污染 在黨史資料上，可以

6、看見毛澤東多次對(duì)新華社、解放日?qǐng)?bào)社的有關(guān)文章如何發(fā)表的口徑語氣的批示。人民解放軍解放南陽，毛澤東親自寫了報(bào)道；而那一篇在國共重慶談判前寫下的沁園春.雪，更是一首出自領(lǐng)袖之手波瀾壯闊、空前絕后的詩文，讓蔣介石自愧不如，更是埋在蔣思想深處的一顆重磅炸彈，令蔣在談判前遜色三分。 督促工作落實(shí)： 無論是機(jī)關(guān)、單位還是企業(yè)，工作落實(shí)都是特別重要的。好的政策、意見得不到落實(shí)，工作就會(huì)陷入被動(dòng)。督辦督查工作是貫徹上級(jí)精神，保證決策實(shí)施，狠抓工作落實(shí)的重要手段，是提高執(zhí)行力的有效途徑。 在實(shí)際工作中，可以采取分類督辦的方法，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示、本單位領(lǐng)導(dǎo)批示、辦公會(huì)研究確定事項(xiàng)、以及重要限時(shí)辦理事項(xiàng)分別建立臺(tái)賬，

7、及時(shí)督辦。督辦督查電話督辦督辦通知定期通報(bào)（二）管理事務(wù) 管理事務(wù)職責(zé)具體體現(xiàn)在公文辦理、會(huì)務(wù)、日程安排、值班安排、檔案、保密等方面，主要是機(jī)關(guān)單位中心工作輔助性的事項(xiàng)。 公文辦理流程： 收文：登記編號(hào)初審 擬定擬辦意見呈單位領(lǐng)導(dǎo)審簽分辦督辦整理歸檔 發(fā)文：擬文報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審簽文秘部門審核文秘部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審單位領(lǐng)導(dǎo)審簽編號(hào)印刷用印發(fā)文 公文處理的依據(jù)： 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號(hào)） 黨政機(jī)關(guān)公文格式公文辦理常見問題： 1、文種使用錯(cuò)誤。最常見的是“報(bào)告”中夾帶“請(qǐng)示”事項(xiàng)，這種情況下，文種須使用“請(qǐng)示”。 2、行文關(guān)系錯(cuò)誤。有的同級(jí)部門之間用“請(qǐng)示”，有的越級(jí)行文，有的“請(qǐng)示”

8、主送兩個(gè)單位，有的主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。 3、文件格式錯(cuò)誤。有的文號(hào)六角方括號(hào)寫成方括號(hào)，有的“請(qǐng)示”未標(biāo)注簽發(fā)人，有的請(qǐng)示沒有附注等等。 會(huì)務(wù)工作流程: 會(huì)前：確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期 確定與會(huì)者名單 選擇會(huì)議地點(diǎn) 安排會(huì)議議程和日程 制發(fā)會(huì)議通知 安排食住行準(zhǔn)備會(huì)議文件材料 制作會(huì)議證件 布置會(huì)場 會(huì)場檢查會(huì)議報(bào)到 安排食宿 發(fā)放材料開會(huì)會(huì)議報(bào)到會(huì)場檢查主席臺(tái)座位安排 會(huì)后：會(huì)議宣傳報(bào)道 會(huì)議材料整理歸檔印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話會(huì)議貫徹落實(shí)督查貫徹落實(shí)情況收集反饋形成綜合材料報(bào)送領(lǐng)導(dǎo) 除了大規(guī)模的會(huì)議以外

9、，一般的機(jī)關(guān)、單位日常工作中都離不開會(huì)議，包括領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、專題會(huì)等等，秘書要做好會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、及時(shí)督促落實(shí)等等工作。.情景案例： 波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示，而公司沒有放映機(jī)，租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉秘書。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉秘書打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。 9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉秘書一看表，呀，已

10、經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉秘書馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉秘書心急如焚思考： 1、假如你是劉秘書，如果放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，應(yīng)該如何處理? 假如你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程? 2、召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排? 日程安排： 準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)工作安排，包括重大會(huì)議，重要事項(xiàng)，外出調(diào)研等等，編制日程安排表，為領(lǐng)導(dǎo)安排下一步工作提供參考。 值班安排： 安排好雙休日，節(jié)假日值班工作，排出值班表，以便出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)解決。 檔案工作： 做文秘工作要特別注意資料收集整理，一般是邊工作邊整理，可以準(zhǔn)備若干個(gè)

11、文件夾，每一項(xiàng)工作做完后，及時(shí)將有關(guān)資料存到相應(yīng)文件夾內(nèi)。重要文件編號(hào)管理，辦完后及時(shí)歸檔。重大會(huì)議、重大活動(dòng)結(jié)束后，要及時(shí)將相關(guān)資料整理歸檔。同時(shí)，檔案工作也是對(duì)機(jī)關(guān)、單位工作歷程的完整記錄，做好檔案工作十分關(guān)鍵。 保密工作： 每個(gè)公民都有保密工作的職責(zé)，特別是秘書崗位，保密工作異常重要。不僅要保守國家秘密，還要保守商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。（三）做好服務(wù) 后勤服務(wù)： 主要包括辦公室管理、水、電、空調(diào)、車輛等工作，工作繁雜，事務(wù)很多，需要分清主次，耐心細(xì)致做好。 公務(wù)接待： 公務(wù)接待工作也是樹立形象的重要工作，要安排妥當(dāng)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)場、材料、用餐、車輛等等，同時(shí)又要考慮到對(duì)方的習(xí)慣等多方面的因素

12、，做好公務(wù)接待也是非常難的。 三、秘書工作的原則 綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一 秘書部門不是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)部門，而是機(jī)關(guān)的綜合部門，所涉及的內(nèi)容和范圍相當(dāng)廣泛，具有較強(qiáng)的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進(jìn)行綜合性的調(diào)研，處理綜合性的事務(wù)，綜合各部門的情況，辦理不屬于業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)。綜合性又不完全等同于廣泛性，更重要的是對(duì)各種情況或信息進(jìn)行去粗求精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個(gè)別上升到一般，由現(xiàn)象深入到本質(zhì)，總結(jié)出規(guī)律性的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內(nèi)涵。 這就要求秘書工作人員必須有全局觀念，立足工作全局，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度觀察、分析和處理問題

13、；必須要有較寬的知識(shí)面，成為本系統(tǒng)、本單位的“通才”和“雜家”，以適應(yīng)駕馭全局的工作需要。另一方面，秘書工作又具有很強(qiáng)的專業(yè)性，秘書工作有著自己獨(dú)特的工作規(guī)律和職業(yè)技能，從事文秘工作的人員要熟悉公文辦理、公務(wù)接待、會(huì)務(wù)安排等各項(xiàng)工作流程，對(duì)繁瑣的工作要能做到得心應(yīng)手。 主動(dòng)性與被動(dòng)性相統(tǒng)一 由于秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)，受到各種因素制約，所以，工作的被動(dòng)性非常強(qiáng)，沒有上班下班，經(jīng)常加班加點(diǎn)。但是，秘書工作又不能完全陷于被動(dòng)之中，要超前謀劃，主動(dòng)作為，做到“例行公事提前辦，信息工作隨手做，資料收集不能停，突發(fā)事件立即辦”。宏觀的被動(dòng)之中，尋求微觀主動(dòng)；整體被動(dòng)的態(tài)勢下，尋求局部主動(dòng)。

14、做到不越位、不盲從，忙而不亂，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作。、 原則性與靈活性相統(tǒng)一 做任何工作，都要堅(jiān)持原則性與靈活性的統(tǒng)一。原則性是由事業(yè)的方向、目標(biāo)決定的，失去原則性，就失去了大方向和總目標(biāo)，即使工作取得一點(diǎn)成績也沒有意義。靈活性是由事業(yè)的復(fù)雜性、艱巨性和曲折性決定的，許多事情人們無法預(yù)料，也不可能按人們?cè)O(shè)計(jì)的方向發(fā)展的。在大是大非面前，要堅(jiān)持原則，毫不動(dòng)搖，遵守法律法規(guī)，維護(hù)大局利益。在細(xì)節(jié)方面，要堅(jiān)持有利于工作，有利于解決問題，靈活處理，隨機(jī)應(yīng)對(duì)，不拘泥于陳規(guī)。四、秘書工作的要求 突出一個(gè)“文”字 文字能力是機(jī)關(guān)工作、文秘工作的最重要的能力之一?？梢哉f，文字能力是秘書工作者的安身立命之本。文字能力不僅體現(xiàn)在對(duì)語言文字的駕馭上，更體現(xiàn)在對(duì)工作的了解程度上。一篇好的文稿，不僅要在謀篇布局、遣詞造句上下功夫，而且要做到正確傳達(dá)上級(jí)精神，準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，如實(shí)反映現(xiàn)實(shí)情況，具有很強(qiáng)的針對(duì)性、可操作性，這是需要相當(dāng)高的綜合素質(zhì)和分析綜合能力才能做得到，不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的。 突出一個(gè)“細(xì)”字 文秘工作無小事，任何一點(diǎn)疏忽大意，都有可能造成無法估量的后果，后患無窮。任