《秘書學(xué)概論》重點綱要

1、.PAGE ：.；復(fù)習(xí)提綱名詞解釋：、秘書學(xué)：是研討秘書任務(wù)規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、運用性的學(xué)科。通俗地說，秘書學(xué)就是研討人員如何做好秘書任務(wù)的學(xué)科。P、輔助：指在主導(dǎo)的指點、指揮、控制之下，又是從旁協(xié)助 主導(dǎo)完成共同的目的。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)親密相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。P 、三省制：在魏晉開場構(gòu)成，唐代確定。即：中書、門下、尚書三省共同擔(dān)任朝廷的秘書任務(wù)，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行，既相互分工、配合，又相互監(jiān)視、牽制。P、一文一制：宋朝規(guī)定：朝廷百官和地方的奏章必需一文一事，非一宗事者不得同為一文，以便行文歸口和由主管部門及時批復(fù)、處置。P、文書立卷制：元朝規(guī)

2、定：處置終了的文書經(jīng)監(jiān)察官“照刷檢查之后予以編號立卷。同一類事立為一卷，年終交案，歸檔保管。P、貼黃引黃制：魏晉以后，公文多用黃紙書寫。唐代規(guī)定：公文如有個別文字更改，可另寫小塊紙補貼，稱為“貼黃。以后，又將文書內(nèi)容要點另寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃，也就是“公文摘要的由來。P、條旨制：明朝規(guī)定：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處置意見，貼在文書上供皇帝參考，又稱“票擬。P、綜理制：是指一切秘書任務(wù)由辦公廳或辦公室一致或分派人員辦理，下面不再分設(shè)部門。這適宜于秘書任務(wù)量不太大的機關(guān)或單位。如市、縣政協(xié)和大多數(shù)企事業(yè)單位都采用綜理制。P、辦公自動化：辦公自動化是對秘書機構(gòu)和秘書

3、任務(wù)的要求之一，簡稱OA，是研討如何將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)運用于數(shù)據(jù)信息和非數(shù)據(jù)信息的辦公活動。P、角色沖突：每個人在人生舞臺上都要扮演一定的角色，又往往在不同的場所、背景、不同的角色群中扮演不同的角色即角色轉(zhuǎn)換或同時扮演多種角色。個人承當(dāng)多種角色，每一種角色的認(rèn)識和行為規(guī)范不能夠一樣，有能夠協(xié)調(diào)一致，也能夠產(chǎn)生矛盾沖突，產(chǎn)生矛盾沖突的即稱之為“角色沖突。P、公允：要求秘書處事待人要公正，老實，既不自欺，又不欺人。不貪人之功為己有，也不文過飾非或推卸責(zé)任。P、尊重：秘書應(yīng)抑制人際關(guān)系中的位置妨礙，無論對上司、對同事或是對重要來訪者、普通交往者都要尊重。通常而言，要獲得他人的

4、尊重，首先得尊重他人。人都有自尊心，都希望得到他人的尊重。尊重他人和遭到尊重，是相對相應(yīng)的。相互尊重就能增進(jìn)彼此的友誼和信任，就能激發(fā)彼此的責(zé)任感和任務(wù)積極性。P、督查：是指秘書協(xié)助指點，把曾經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的任務(wù)自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。P、印信任務(wù)：是指機關(guān)、單位公務(wù)印章和引見信的管理、運用任務(wù)，屬于秘書任務(wù)范圍。公章是機關(guān)、單位職責(zé)權(quán)益的意味，引見信那么是證明本機關(guān)、單位員工的身份，引見聯(lián)絡(luò)公務(wù)之用。假設(shè)管理運用不當(dāng)，會給本機關(guān)、本單位乃至社會呵斥危害，秘書人員必需仔細(xì)對待這項任務(wù)。P、單位印章：代表機關(guān)、單位的正式署名，具有法定的權(quán)威和效能，多用于正式文件和引見信

5、、證明信等。P、指點人簽章：是根據(jù)機關(guān)、單位主管用鋼筆字或毛筆字親身簽名制成的印章，為方形或長方形，由秘書保管運用，多用于簽發(fā)文件、公告之用。P、電子簽名：是指以數(shù)據(jù)電文中以電子方式所含、所附用于識別簽名人身份并闡明簽名人身份認(rèn)可其內(nèi)容的數(shù)據(jù)。P、電子印章：是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進(jìn)展了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，其中包含了用戶身份、印章信息、公開密鑰、有效期等許多相關(guān)信息。P、政策法規(guī)信息：這主要是指點人的有關(guān)方針、政策的重要講話，國家和地方政府公布的法令、法規(guī)、條例等等，通常以文件方式下達(dá)或在報刊上公開發(fā)表、刊登。P、無構(gòu)造訪問：就是調(diào)查者根據(jù)事先擬就的提綱或問題直截了

6、當(dāng)?shù)靥岢?，普通適用于比較熟習(xí)或有了一定根底的被訪問者，適用于與被訪者沒有直接利害關(guān)系的問題。被訪者可以無顧忌地直接、明確回答。P、公文立卷：是指機關(guān)文書部門將曾經(jīng)辦理終了的、具有一定查考利用價值的文件資料，按照它們在構(gòu)成過程中的聯(lián)絡(luò)和一定的規(guī)律組成案卷。、與會者：就是參與會議的正式人員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他效力人員。詳細(xì)地說，與會者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。、信訪：是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、走訪等方式，向各級人民政府、縣級以上人民政府任務(wù)部門反映情況，提出建議、意見或者贊揚懇求，依法由有關(guān)行政機關(guān)處置的活動。、記者款待會：是指組織為實現(xiàn)一定宣傳

7、目的，約請報刊、電臺、電視臺等新聞媒介單位記者召開的會議，也可稱為“新聞發(fā)布會。、雙向溝通：即要求對方反響、回復(fù)，以求相互了解，進(jìn)一步磋商的溝通。除表達(dá)己方的意圖之外，還要求對方能認(rèn)可、協(xié)作，包含有共同目的。思索題：第一章一、什么是秘書？現(xiàn)代秘書確實切涵義是怎樣的？宮中的秘藏之書。一開場指書而不是指人。東漢后期，出現(xiàn)管理秘藏圖書的官府“秘書監(jiān)，主管官員稱“秘書令或“秘書監(jiān)。秘書不僅指物，也指機構(gòu)、人。在清代末年，或者說是在辛亥革命前后，秘書概念的名實相符。輔臣。行政職位。現(xiàn)代中國，秘書不斷被當(dāng)作一種行政職位，秘書人員被看做行政人員的一部分，而且是中心的一部分。秘書已成為管理和處置日常行政事務(wù)的

8、重要人員，成為行政首長的得力助手。秘書是廣泛的社會職業(yè)之一。社會職業(yè)秘書以其處置文書，它包括各種智力效力。秘書不僅效力于政府機關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位，也效力于私人?？茖W(xué)家、作家、教授等多有雇傭私人秘書作為本人任務(wù)或生活助手的。廣義，指指點人的事務(wù)與信息助手包括公務(wù)/私人秘書。狹義不包括私人秘書，指一種職務(wù)稱號，社會職業(yè)，處于指點身邊，直接為指點從事事務(wù)性、信息性等輔助效力任務(wù)的助手。二、秘書任務(wù)主要包括哪些內(nèi)容？特點是什么？P秘書任務(wù)主要包括哪些內(nèi)容：文書撰寫上司口述或會議記錄、整理，文件起草、修正、潤色等；文書制造打字、復(fù)印、編排、裝訂等；文書處置收發(fā)、傳送、辦理、保管、立卷等檔案管理歸檔

9、、鑒定、管理、提供等會議組織預(yù)備、記錄、文件、善后等調(diào)查研討方案、實施、分析、研討等信息資料任務(wù)搜集、整理、提供、儲存等信訪任務(wù)群眾來信來訪或顧客贊揚處置等接待任務(wù)日常來訪與方案來訪接待、安排、效力等協(xié)調(diào)任務(wù)(政策、任務(wù)、地域、部門、人際關(guān)系等)督查任務(wù)政策推行或決議實施的督促、檢查等日程安排為上司安排任務(wù)日程、會晤及差旅事宜等日常事務(wù)通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等辦公室管理環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費等其他暫時交辦事項。秘書任務(wù)的特點是什么？輔助性“輔助是相對于“主導(dǎo)而言的。輔助，是指在主導(dǎo)的指點、指揮、控制之下，又是從旁協(xié)助 主導(dǎo)完成共同的目的。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)親密相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。秘

10、書人員就是處于助手的位置，它的任務(wù)就是協(xié)助 上司或雇主完成其規(guī)定的義務(wù)，實現(xiàn)其預(yù)定的目的。位置再高的秘書也終究是比他更高一級的指點的助手。各級各類秘書人員都必需認(rèn)清本人的助手位置，認(rèn)清本人任務(wù)的輔助性質(zhì)。綜合性 所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一同。秘書任務(wù)就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強的例行任務(wù)，又有暫時性的、突發(fā)的非例行性任務(wù)；既有機要性任務(wù)，又有非機要性任務(wù)；既有操作簡易的任務(wù)，又要操作復(fù)雜的任務(wù)。它們類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要運用腦力，又要破費膂力，需求廣泛的知識和多種技藝才干勝任。性 秘書，最初是“秘藏圖書和“文書，是指物，后來開展為指人，即“文書任務(wù)者

11、。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。不論是機關(guān)、企業(yè)、私人的秘書，其任務(wù)內(nèi)容都或多或少地涉及機要和，或者是個人的隱私。所以，擅長保守就成為秘書人員的首要職業(yè)品德。效力性 秘書職業(yè)屬于第三產(chǎn)業(yè)，具有明顯的效力性，但又有其本人的特點。除了“效力的直接性和“效力的穩(wěn)定性之外，秘書效力還具有“廣泛性。年全國秘書長會議上，中央?yún)s提出了秘書任務(wù)要做到“三個效力。為本機關(guān)指點和上級機關(guān)指點效力為本機關(guān)其他平級的職能部門效力為下級機關(guān)和人民群眾效力。通俗地說，秘書任務(wù)應(yīng)對“上、中、下三個層面效力。當(dāng)然首要的是為指點、為上司、為雇主效力，但也不能忽視另外兩個效力。 認(rèn)清秘書任務(wù)的四個性質(zhì)，或稱職業(yè)的

12、四個特點，秘書人員才干擺正本人在機關(guān)、單位中的位置，擺正本人在社會上的角色位置，才干具有正確的角色認(rèn)識和角色行為，才干自覺地做好各項任務(wù)。三、什么是秘書學(xué)？秘書學(xué)主要研討哪些內(nèi)容？P秘書學(xué)：秘書學(xué)是研討秘書任務(wù)規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、運用性的學(xué)科。通俗地說，秘書學(xué)就是研討人員如何做好秘書任務(wù)的學(xué)科。研討內(nèi)容：研討我國秘書任務(wù)的現(xiàn)狀，了解其內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；研討中央秘書機關(guān)對秘書任務(wù)的指示、規(guī)范與要求；研討我國古代秘書任務(wù)和外國秘書任務(wù)閱歷，批判地承繼古代秘書任務(wù)遺產(chǎn)，自創(chuàng)與吸收外國秘書任務(wù)的有益成分；研討秘書人員應(yīng)有的知識、才干、涵養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)品德

13、，了解秘書的任職資歷與要求；研討秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系，以促使秘書學(xué)的豐富與開展。四、秘書怎樣才干順應(yīng)現(xiàn)代社會的變革？P秘書任務(wù)職能的轉(zhuǎn)變支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?，又?jǐn)M制方案政府機關(guān)、企事業(yè)單位的秘書人員，不僅要掌握本單位的行政管理和企業(yè)管理業(yè)務(wù)流程，抓住政務(wù)活動和消費過程中的薄弱環(huán)節(jié)，把在實際中發(fā)生的問題隨時匯報給指點、上司，還要有本人的獨立看法。把本身思想和行動置于日新月異的國內(nèi)外市場中，置于復(fù)雜多變的社會大環(huán)境中，隨時參與對政治、經(jīng)濟(jì)活動，及時更新思想方式和處事方法，把握社會動向、市場行情。在跟隨指點、上司深化實地調(diào)查研討時，自動接受鮮活閱歷，促使思想活潑、觀念常新。秘書還應(yīng)

14、運用逆向思想、發(fā)散性思想來補充指點、上司的缺乏。輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦谛Я?、協(xié)調(diào)、控制作為指點的助手，秘書輔助管理的重心也必然隨之轉(zhuǎn)變。秘書應(yīng)多了解、研討下情，多跑基層，多協(xié)商、溝通、建議、調(diào)解、調(diào)理，多做為企業(yè)、為消費者、為公眾、為社會效力的詳細(xì)任務(wù)。處置信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通訊息一方面，秘書人員應(yīng)運用和完善雙向信息溝通手段，如來信來訪、民意檢驗、基層訪問調(diào)查等，自動搜集反響信息；另一方面，政府機關(guān)應(yīng)更好地履行政務(wù)活動公開原那么，提高行政的透明度；建立和完善政府發(fā)言人制度、政府新聞發(fā)布制度；進(jìn)一步拓寬社會溝通渠道，吸引公眾參政議政。方案任務(wù)，由重在

15、重重傳達(dá)方案轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵毩⑵髣澝貢匦杈邆洫毩⑵髣澓桶l(fā)明才干。秘書要自動地、廣泛地去搜集信息，尤其是研討信息，有本人的分析，有本人的獨立見解，然后提供應(yīng)上司，經(jīng)采用后寫成方案。秘書任務(wù)方式的轉(zhuǎn)變效力對象、效力方式，由“三個效力，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤拘Я?，又為社會效力秘書效力方式開場出現(xiàn)挪動手機通訊秘書效力、BP機尋呼秘書效力以及電子郵件方式的網(wǎng)絡(luò)秘書效力。秘書效力業(yè)興起的緣由：專業(yè)化分工越來越細(xì)與日常事務(wù)的復(fù)雜化程度越來越高的矛盾；現(xiàn)代生活節(jié)拍越來越快；其他專業(yè)化公司的添加；秘書職業(yè)化的不斷加強。辦公方式，由封鎖式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公貫徹上級指示，不斷擴展網(wǎng)上辦公的范圍和深度，逐漸向

16、“電子政府的方向開展。大力推行政務(wù)公開、廠務(wù)公開、校務(wù)公開的做法，遵照崗位責(zé)任制，盡快熟習(xí)和順應(yīng)快節(jié)拍的任務(wù)程序，提高辦事才干和效率。此外，秘書人員還要全面掌握電腦操作、網(wǎng)絡(luò)運作、遠(yuǎn)程通訊的技巧。秘書獨立操作認(rèn)識和自動效力才干也應(yīng)大大加強。會務(wù)任務(wù)，由單純組織會議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會議，又辦會展秘書在會展中起著輔助有時甚至是獨立的組織、謀劃作用。秘書在會展中擔(dān)任聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織任務(wù)；承當(dāng)會展的會議組織任務(wù)；承當(dāng)會展的文書任務(wù)。操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮髅貢藛T必需跟上日新月異的電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高本人的操作和運用才干，學(xué)會修繕電腦軟、硬件和維護(hù)系統(tǒng)的身手。秘書行業(yè)越來越向著專業(yè)化、職業(yè)化和

17、社會化方向邁進(jìn)，秘書人員應(yīng)不斷更新知識、完善本身，與時俱進(jìn)。第二章一、世紀(jì)年代以后，我國秘書任務(wù)的新局面表如今哪幾個方面？P秘書任務(wù)的正?；?、制度化。黨的十一屆三中全會以后，各級黨政機關(guān)迅速地重新組織或調(diào)整了秘書任務(wù)和人員班子，學(xué)習(xí)了有關(guān)文件指示，制定了崗位責(zé)任制，保證了秘書任務(wù)的正?；椭贫然?。文書任務(wù)、檔案任務(wù)的加強。各級秘書部門普遍加強了文書的撰擬、審核、制造、傳送、處置和立卷任務(wù)?？h級以上政府機關(guān)普遍設(shè)立了檔案館、黨史資料征集室和地方志編纂室，加強了搜集、整理和保管任務(wù)。企事業(yè)單位不僅健全了歷史檔案、人事檔案，也開場注重與建立科技檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、教學(xué)檔案等。群眾情況調(diào)查、注重政策研討。

18、各級各類秘書部門普遍、經(jīng)常進(jìn)展情況調(diào)查，搜集信息資料，進(jìn)展分析研討?？h以上機關(guān)普遍設(shè)置政策研討室，配置得力人員，為指點部門提供 決策根據(jù)和方案，充任顧問與助手。信訪任務(wù)發(fā)揚艱苦作用。各級機關(guān)普遍將信訪不蒙獨立建制，人員得到加強。信訪任務(wù)還搜集各種信息和反響信息，推進(jìn)著四化建立?？茖W(xué)、系統(tǒng)地培育秘書人才，開展秘書學(xué)實際研討。從中央到各省市普遍注重秘書人才的培育，改動了傳統(tǒng)的傳、幫、帶的手工業(yè)方式，而由高等院校和中等專業(yè)學(xué)?？茖W(xué)地、 系統(tǒng)地培育秘書人才，也推進(jìn)了秘書學(xué)實際研討的蓬勃開展。走向辦公自動化和秘書任務(wù)的科學(xué)管理。隨著經(jīng)濟(jì)和科技的開展，越來越多的秘書部門和秘書人員運用錄音、錄像、靜電復(fù)印等

19、先進(jìn)辦公設(shè)備，逐漸實現(xiàn)辦公自動化，同時也逐漸引入信息論、系統(tǒng)論等原理對秘書任務(wù)進(jìn)展科學(xué)管理?？傊?，秘書任務(wù)已踏上了一個新的高度。二、外國秘書任務(wù)的特點和趨勢是怎樣的？P特點：就全世界而言，秘書任務(wù)的顯著特點是它的普遍化、年輕化和女性化。秘書任務(wù)不僅存在于政府機關(guān)和企事業(yè)單位，而且遍及于社會各個角落。私人秘書人數(shù)更多。秘書人員年齡平均不到歲，而且女生占%以上。由于秘書任務(wù)輔助功能很強，任務(wù)順應(yīng)面廣，因此它具有普遍化，可以起到全面輔助或部分替代上司任務(wù)的作用。秘書已成為現(xiàn)代社會高效管理不可或缺的重要要素。趨勢：國外秘書任務(wù)的一個開展趨勢是由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型。變現(xiàn)為辦公自動化程度的提高，許多事務(wù)性任

20、務(wù)如記錄、謄寫、校正等處置已普遍由手工操作轉(zhuǎn)為運用電腦；另一方面，越來越多的秘書人員進(jìn)入高級秘書階層，成為“外腦型和“智囊型人員。秘書任務(wù)日益專業(yè)化。變現(xiàn)為秘書任務(wù)分工日細(xì)，技術(shù)要求越來越高。秘書人員的高學(xué)歷、秘書任務(wù)的永業(yè)化。近年來，越來越多的青年人由高等院?；蚵殬I(yè)培訓(xùn)機構(gòu)直接跨入中高級秘書階層。秘書的專業(yè)性終于得到了社會公認(rèn)，其位置日益提高與穩(wěn)定，以秘書為終身職業(yè)者日益增多。第三章P一、秘書任務(wù)機構(gòu)設(shè)置有哪幾項原那么？P一、精簡原那么。人員精簡是為了提高任務(wù)效率，防止人浮于事。二、縱向?qū)哟伪M量少?？v向?qū)哟问菫榱松舷聹贤ㄈ蝿?wù)方便、及時，防止中間阻隔和官僚主義。三、橫向幅度可適度加大。橫向幅度

21、大事由于秘書任務(wù)涉及面廣、頭緒多，事務(wù)繁雜。二、秘書任務(wù)機構(gòu)有哪些職能？P一、助手職能：例如協(xié)助 或替代指點部門處置日程文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省指點的閱歷與時間等。二、顧問職能：例如調(diào)查與提供指點決策所需求的信息資料，支持指點決策。三、樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)絡(luò)左右的樞紐功能。四、協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負(fù)有在上下之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，到達(dá)平衡、調(diào)和、協(xié)作、一致的協(xié)調(diào)職能。五、嚴(yán)密職能：秘書部門在機關(guān)和企業(yè)中處于中樞位置，擔(dān)任保管各種文件、資料，擔(dān)任組織回想、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有嚴(yán)密職能。六、公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無專職人員

22、的組織中，秘書部門還承當(dāng)著處置公共關(guān)系的職能。秘書部門還應(yīng)本著“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求開展的原那么處置好各種關(guān)系。三、秘書人員怎樣進(jìn)展自我管理？P一、任務(wù)方面：首先要有明確的任務(wù)方案。其次是要區(qū)分輕重緩急，決議任務(wù)次序，有條理地去進(jìn)展。但無論做什么都要高規(guī)范、嚴(yán)要求。二、行為管理：秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的任務(wù)義務(wù)、不同的工會對象、不同的任務(wù)環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞?。秘書要做事干凈利落，動作?zhǔn)確到位。秘書還應(yīng)做到任何場所都不能背后議論上司的長短，不議論或泄露他人的隱私。三、時間管理：秘書應(yīng)科學(xué)地支配時間和充分地利用時間。四、辦公環(huán)境管理秘書應(yīng)留意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些管

23、理對提高秘書任務(wù)效率，樹立良好組織籠統(tǒng)大有益處。第四章一、秘書應(yīng)具有怎樣的知識構(gòu)造？P秘書任務(wù)的綜合性，要求秘書人員橫向具有較廣大的知識面；秘書任務(wù)又有本人的專業(yè)特點，這又要求秘書人員縱向具有較深沉的專業(yè)知識。秘書應(yīng)有四方面知識的縱橫結(jié)合，其構(gòu)造可以用羅馬字母“來表示。一、根底知識：一方面是社會科學(xué)根底知識。另一方面是自然科學(xué)知識。二、專業(yè)知識：三、行業(yè)知識：四、相關(guān)知識;二、秘書應(yīng)具有哪些才干？P一、寫作才干：詳細(xì)是指公文和事務(wù)運用文的寫作才干。二、口頭表達(dá)才干：秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書應(yīng)會說一口規(guī)范而且流利的普通話，要口吃明晰、不緊不慢。三、聽知才干：秘書要擅長耐心傾聽和正確

24、了解他人的發(fā)言，要聽從他人的冗長、反復(fù)的發(fā)言中概括出要領(lǐng)，或是從眾口交加、猛烈爭論中抓住重點，并且能轉(zhuǎn)化為本人明晰簡明的言語加以復(fù)述。四、閱讀概括才干：秘書要擅長閱讀，既擅長精度又要擅長快讀和泛讀。五、社交活動才干：秘書人員必需具有一定的社會活動才干，懂得各種場所的禮儀、禮節(jié)，擅長待人接物，擅優(yōu)點理復(fù)雜的人際關(guān)系。六、協(xié)調(diào)才干：秘書要擅長發(fā)現(xiàn)機關(guān)與機關(guān)之間、部門與部門之間、機關(guān)與基層之間任務(wù)上的矛盾或不平衡；要擅長發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要擅長發(fā)現(xiàn)指點與指點哦啊、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通協(xié)調(diào)。七、察看分析才干：秘書在任務(wù)中要時時、事事、處處做有心人，擅長

25、察看“死角，及時提請指點留意，要擅長做拾遺補缺任務(wù)。八、應(yīng)變才干：秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變才干，處置問題既要符合原那么，又要有一定的機動性和靈敏性。九、運用先進(jìn)辦公器械的才干：凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會運用。十、預(yù)測才干：有閱歷并富有發(fā)明精神的秘書人員應(yīng)培育和鍛煉本人的預(yù)測才干，這有助于進(jìn)展自動效力和預(yù)防任務(wù)過失，也有助于秘書人員獲得提升為管理者、決策者的時機。三、秘書應(yīng)具有那些職業(yè)品德？P一、忠于職守：這是秘書職業(yè)品德的中心。秘書應(yīng)忠于職守，大而言之是忠于國家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本機關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。忠于職守的另一個含義是

26、對任務(wù)擔(dān)任、一絲不茍。二、嚴(yán)守：秘書人員要嚴(yán)守黨和國家，也不得泄露或出賣本單位的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報。三、遵守信譽：秘書任務(wù)嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任艱苦。秘書人員為忠于職守必需在任務(wù)中、人際交往中遵守信譽。四、文明禮貌：秘書在任務(wù)中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶淺笑。五、廉潔奉公：秘書應(yīng)該做到奉公守法、廉潔潔白，不以私謀權(quán)，不接受賄賂。四、他根本上屬于哪種氣質(zhì)？他以為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？P完美性格：、開朗。具有樂觀豐滿的心情，擅長接受復(fù)雜而艱巨的任務(wù)義務(wù)并無埋怨之心和牢騷之言。開朗還表現(xiàn)為對同志的熱情、關(guān)懷、樂于助人。遇到困難不是垂頭喪氣，而是有勇氣去戰(zhàn)勝它。開朗

27、，還能給人以歡樂，給人以勇氣，能團(tuán)結(jié)同志共同斗爭。、矯捷。思想矯捷，對事物敏感，易于接受，擅長分析；動作矯捷，做事干凈利落，不拖泥帶水，不遷延，不推諉；筆頭矯捷，沉思熟慮之后，腹稿打就，下筆千言，立馬可待，再字斟句酌，反復(fù)修正，使文章字字珠璣，無懈可擊。、穩(wěn)健。遇事細(xì)心，察看細(xì)致，思索周詳；辦事穩(wěn)當(dāng)，不冒失從事，也不敷衍了事；待人穩(wěn)重，溫暖文雅。、堅毅。做事要有百折不回、堅持究竟的勇氣和毅力；堅毅要求多任務(wù)能任勞任怨，任務(wù)不為人了解時仍能仔細(xì)去做，甚至遭到冤枉時能忍辱負(fù)重；堅毅還包括要努力抑制本身的缺陷，做到自信、自重、自愛。、幽默。幽默是智慧、機警、學(xué)問、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，而不是油腔滑調(diào)或開低

28、級庸俗的玩笑，更不是對他人的作弄或嘲諷。、自制。秘書人員要培育和提高自制力；在不同場所、不同情景、不同對象面前要擅長選擇和控制本人的心情和行為方式；不因心情激動而手舞足蹈，饒舌不止；也不因心情低沉而緊縮雙眉，沉默寡言；任何時候都要防止本人心情的忽冷忽熱。如何塑造：博覽群書，開闊胸襟。秘書人員不能滿足于只讀專業(yè)書，或者說，只為了應(yīng)付任務(wù)而讀書，還應(yīng)該為了提高本人的素養(yǎng)而讀書。培育廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對豐富個人生活，調(diào)理心思興趣是必不可少的，秘書人員應(yīng)該培育廣泛的興趣，文藝、音樂、體育、旅游、交友等等，凡是有益于身心安康的活動都可以進(jìn)展。業(yè)余喜好不僅可以陶冶性情，培育樂觀心情，還能促進(jìn)

29、人際交往，廣交朋友，豐富感情生活。擅長反省，自我調(diào)適。秘書人員遇到困難、波折，甚至打擊，要擅長反省，即冷靜地、客觀地從本身尋覓緣由和教訓(xùn)，而不應(yīng)總是無謂地怨天尤人，應(yīng)具有“歸根究竟靠本人的思想。還應(yīng)擅長本人進(jìn)展心思調(diào)試，即俗話說的“想得開。想得開，就是本人能開導(dǎo)本人，壓服本人，撫慰本人，能從本身尋覓到有利要素去抑制不利要素，從本身獲取力量和自信心。傾訴、宣泄、調(diào)理心情。假設(shè)自我調(diào)試難以奏效，就只能尋覓外援了。秘書人員可以向至愛摯友傾訴、發(fā)泄本人的煩惱或苦楚，可以得到對方的撫慰和勸解。女性秘書怎樣才干維護(hù)本人？P正確的認(rèn)識和心態(tài) 女性秘書應(yīng)該認(rèn)識到，本人“出賣的是智力和勞力，而絕不是色相，本人是

30、當(dāng)助手和顧問的，而決不是花瓶或情婦。女性秘書決不是所謂吃青春飯的，做到五六十歲退休的女秘書大有人在。其實，青年女性從事任何職業(yè)都能夠遭到男性的性騷擾，只是在秘書職業(yè)環(huán)境中更普遍而已，因此需求女性秘書有更清醒的認(rèn)識，更自尊、自愛、自重。 自我維護(hù)認(rèn)識和方法 女性秘書，尤其是剛出校門就擔(dān)任秘書的青年女性，要加強自我維護(hù)認(rèn)識，維護(hù)本人的感情和身體都不遭到損傷。 有了自我維護(hù)認(rèn)識，還需求自我維護(hù)方法。有閱歷和成熟的女性秘書在這方面也積累了豐富的閱歷，概而言之是：堅持原那么，靈敏對待，防微杜漸，自尊自愛。詳細(xì)方法主要有：任務(wù)態(tài)度仔細(xì)踏實，不浮夸，不取巧；穿著裝扮樸素優(yōu)雅，不艷麗，不新潮；言談舉止端莊大方

31、，不賣弄，不輕佻；對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；不接受分外的報酬和貴重的禮物；不參與同事關(guān)于男女情事的說話；不在上司辦公室作非任務(wù)性的逗留；不傾聽男性上司或同事婚姻不幸的傾訴；不讓對方誤解他的關(guān)懷和協(xié)助 是愛情；不接受男性上司或同事的單獨約請；盡量少參與男性上司的家庭事務(wù)或個人應(yīng)付；盡量防止與男性上司單獨出差，差旅中尤其要留意言行細(xì)節(jié)；及時闡明他已婚或已有男朋友；不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏；必要時依托法律，尋求維護(hù)。六、秘書的考核P考核內(nèi)容德：政治思想品德。主要指政治態(tài)度、思想作風(fēng)、遵紀(jì)守法、廉潔奉公、遵守職業(yè)品德和社會公德。能：任務(wù)才干。主要指管理才干、辦事才干、操作才干、業(yè)

32、務(wù)和技術(shù)程度。勤：主要之任務(wù)出勤率和平常任務(wù)態(tài)度?？儯喝蝿?wù)業(yè)績。指完成任務(wù)義務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、時間效率等?？己艘?guī)范直接量化。即直接用數(shù)量衡量任務(wù)義務(wù)完成的情況，如撰寫文稿的篇數(shù)、字?jǐn)?shù)，打字的字?jǐn)?shù)，接待來客的人數(shù)，搜集、整理信息的條數(shù)。比率化。即按一定階段實施任務(wù)過程或到達(dá)任務(wù)效果計算其完成目的的比率，如信訪辦案的結(jié)案率，文書立卷、催辦任務(wù)的完成率，打字的過失率等。綜合目的化。即任務(wù)質(zhì)量要求和數(shù)量概括相結(jié)合的目的方法，如文書處置無喪失、無錯發(fā)、無誤辦、無泄密，印章管理無誤差，合稱“五無。類比目的法。即在本系統(tǒng)、本地域或全國同類任務(wù)義務(wù)到達(dá)目的或完成情況相比較，陳列名次并規(guī)定相對的規(guī)范和要求?？己朔?/p>

33、法平?？己恕Ｃ貢粘Ｈ蝿?wù)的一切書面記錄都是平?？己说闹匾鶕?jù)。平?？己擞蓹C關(guān)考評員，或辦公室主任、秘書科長，或業(yè)務(wù)主管主持，每月一次，考評結(jié)果有書面記錄。年終考核。年終考核在每年年終時進(jìn)展，通常分三個步驟：先是秘書人員在總結(jié)的根底上提出自我評價；其次是辦公室或業(yè)務(wù)部門民主評議，寫成意見；最后是主管指點審定。第五章三、秘書處置人際關(guān)系的普通準(zhǔn)那么有哪些？P尊重。秘書應(yīng)抑制人際關(guān)系中的位置妨礙，無論對上司、對同事或是對重要來訪者、普通交往者都要尊重。通常而言，要獲得他人的尊重，首先得尊重他人。人都有自尊心，都希望得到他人的尊重。尊重他人和遭到尊重，是相對相應(yīng)的。相互尊重就能增進(jìn)彼此的友誼和信任，就

34、能激發(fā)彼此的責(zé)任感和任務(wù)積極性。禮貌和禮儀。人際關(guān)系中尊重的最初也是最近的方式就是禮貌。禮貌要求秘書在公司或其他場所會見指點、上司、同事或客人時，首先應(yīng)做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時，面帶真誠的淺笑，舉止文雅；與人交談時，用語得體、口齒明晰、語音溫暖。在各種交際場所自覺注重和嚴(yán)厲遵守各種禮儀禮節(jié)。樂于助人。秘書的角色位置主要是助手，協(xié)助 主管或上司做好各項任務(wù)，甚至必要的生活照顧與效力，乃是秘書的天職。秘書任務(wù)又是綜合性的任務(wù)，它需求多方面的配合和協(xié)助 才干做好。因此，秘書人員應(yīng)具有根深蒂固的“助人為樂的認(rèn)識，養(yǎng)成自動、勤勞的習(xí)慣。無論對上司、或同事、或客戶、或有任務(wù)交往的普通群

35、眾，只需知道或看出對方有需求，就應(yīng)自動地伸手協(xié)助 。贊譽他人。秘書不是卑賤者，但他她的角色位置要求其必需是個真正的謙虛者。謙虛不等于自大，正如自尊也不等于驕傲。確切地說，真正自尊、謙虛的人就在于他們既能正確地估量本人，又能正確地對待他人。寬容與體諒。秘書人員要擅長在人際交往中學(xué)會寬容與體諒。對他人身上這樣或那樣的弱點或缺陷要予以寬容，對他人的粗魯言語、舉止或錯誤行為，只需不損傷公司及個人，要予以寬恕。進(jìn)而能設(shè)身處地為對方著想，多給人一點同情和體諒。公允。公允要求秘書處事待人要公正，老實，既不自欺，又不欺人。不貪人之功為己有，也不文過飾非或推卸責(zé)任。秘書應(yīng)怎樣處置好與上司的關(guān)系？秘書與上司關(guān)系的

36、特征任務(wù)上的主從性。秘書是上司尤其是主管上司直接的、全面的任務(wù)助手。在任務(wù)上，上司為主，秘書為輔、為從。知識、才干、膂力、思想的補充性。秘書與上司任務(wù)的配合既是一種助力，也應(yīng)該是一種合力，應(yīng)該是相加，而不是相減或抵消。人際關(guān)系的首屬性。秘書與上司尤其是主管上司的關(guān)系是首屬關(guān)系，建立并穩(wěn)定這種首屬關(guān)系，對秘書的任務(wù)成果和事業(yè)前景是完全必要的。人格上的平等性。秘書與上司在任務(wù)上是“主從關(guān)系，而決不是“主奴關(guān)系。秘書應(yīng)堅持人格上的獨立性，不應(yīng)該成為上司的附庸或其他。秘書與上司關(guān)系的處置原那么自動配合、順應(yīng)。秘書應(yīng)擅長了解上司的任務(wù)意圖，自動配合上司做好各項任務(wù)，而不能撥一撥，動一動。服從，但不盲從。

37、秘書對上司的根本態(tài)度是服從，這也是秘書職業(yè)特征的要求。尤其是初級秘書對資深上司，服從就更多一些。上司對秘書尤其是中高級秘書常有咨詢的能夠，秘書也有提出建議甚至不贊同見的必要。再者，秘書接觸文件較多，對各種法規(guī)、制度更為熟習(xí)，自然負(fù)有對上司某種程度監(jiān)視的責(zé)任。因此，秘書對上司不能盲從。委婉提示，適時奉勸。秘書應(yīng)該采用委婉、含蓄地提示、提示的方式，讓上司本人發(fā)現(xiàn)錯誤，或是等待一定的時間再做請示，讓上司本人冷靜下來，重新作出決議。維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。秘書主要為主管上司之外還有其他職位不等或分工不同的上司。秘書主要為主管上司效力，還應(yīng)該力所能及地執(zhí)行其他上司的指令，而不可只顧本人的直接上司，得罪其他的上

38、司，也不可遇事越過直接上司向更高一級上司請示。秘書既應(yīng)維護(hù)直接上司的威信和利益，也應(yīng)維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。秘書應(yīng)怎樣處置好與普通同事的關(guān)系？P秘書與普通同事關(guān)系的特征秘書與普通同事純粹是任務(wù)上的協(xié)作關(guān)系，是完全平等的、相對穩(wěn)定的業(yè)緣關(guān)系。但是由于秘書的特殊位置，處于主管與基層職工之間，接近上司而比較疏遠(yuǎn)職工，容易遭到嫉妒或猜疑，很難與基層職工之間打成一片。而秘書任務(wù)的性質(zhì)又要求他們在主管與職工之間傳達(dá)指令、反映情況、溝通協(xié)調(diào)，職工往往視秘書為上司的替身，上司又會把秘書看作職工的代言人。假設(shè)上下關(guān)系融洽，秘書自然是左右逢源；假設(shè)上下關(guān)系緊張，秘書就成了矛盾的焦點。因此，秘書要處置好與普通職工和同事的

39、關(guān)系，比之與上司的關(guān)系更為困難一些，這也是大多數(shù)秘書容易遭到上司的信任、器重而缺乏群眾根底的重要緣由。秘書處置與普通同事關(guān)系的原那么和要求真誠地關(guān)懷他人。首先要以謙虛、平等的態(tài)度對待同事，切不可以“二首長身份自居。任務(wù)上應(yīng)多體諒?fù)碌碾y處，盡力給以協(xié)助 處理。秘書對同事也應(yīng)樹立“效力的觀念。秘書還應(yīng)關(guān)懷同事的生活和心情，抽空多與同事接觸，與他們談心，以添加了解，消除隔閡，促進(jìn)友好協(xié)作。同等友好。秘書與普通同事之間應(yīng)盡量做到同等友好，而不要和某些人特別親密。維護(hù)團(tuán)結(jié)。秘書作為主管上司與普通職工之間的中介和橋梁，應(yīng)努力維護(hù)上下直接愛他與同事之間的團(tuán)結(jié)。第六章三、接待任務(wù)應(yīng)遵照哪些原那么？P、文明禮

40、貌：秘書對待任何來客都應(yīng)以禮相待，而不計其職務(wù)高低、穿著服飾、能否熟習(xí)等情況。對經(jīng)常聯(lián)絡(luò)或上司約請的來客，秘書自動稱謂，問候?qū)Ψ剑皶r通報或引見給上司，并視需求送上茶水或咖啡。、擔(dān)任：秘書在接待來客時要對本單位擔(dān)任，也要對來客擔(dān)任。對于初次來訪者應(yīng)該確定其身份再交談，在交談的過程中應(yīng)留意必要的內(nèi)容和范圍。在明確了客人的來意之后秘書應(yīng)擔(dān)任地辦理，不能故意推諉、拖延或敷衍了事。、與人方便：秘書應(yīng)盡能夠給來客提供方便。引見、提供資料、轉(zhuǎn)告轉(zhuǎn)辦、引見情況、提供資料等，對外地來客，秘書還應(yīng)該協(xié)助 辦理膳宿以及指點交通道路，代辦車、船、機票等。、講務(wù)虛效：秘書接待時應(yīng)留意不浪費客人的時間，也不浪費本人的時

41、間，更要節(jié)省上司的時間。擅長在上司會見客人出現(xiàn)為難局面或遭到無理糾纏時替上司解圍。、按制度辦事：秘書在接待任務(wù)尤其是規(guī)模較大、時間較長的會議接待或團(tuán)體接待中應(yīng)嚴(yán)厲按制度辦事。、遵守紀(jì)律：接待任務(wù)中秘書外出時機多，自在度也比較大，尤應(yīng)留意自覺遵守紀(jì)律，比如保守紀(jì)律等。四、怎樣做好日程安排任務(wù)P、服從于組織的總目的和整體方案：上司的任務(wù)只是整個機關(guān)的、單位任務(wù)的一部分。秘書為上司，即使是主管安排日程時，首先應(yīng)該思索的是服從于組織的總目的、總義務(wù)和整體方案，要顧及主管上司上下左右的任務(wù)配合、任務(wù)制約，如發(fā)現(xiàn)有沖突，應(yīng)及時匯報上司，征得贊同后進(jìn)展協(xié)調(diào)、處理。、區(qū)分輕重緩急：秘書應(yīng)對上司的任務(wù)義務(wù)、各種

42、會議、經(jīng)常聯(lián)絡(luò)的同事和客人、方案中的出差、社會交往乃至休假等等大大小小的活動進(jìn)展全面了解并作記錄。然后，分清輕重緩急，先遠(yuǎn)后近、先重后輕，先外后內(nèi)，按年、月、周、日作出初步安排。、隨時補充、調(diào)整：秘書不可墨守成規(guī)，而應(yīng)隨機應(yīng)變，仍應(yīng)根據(jù)先重后輕、先外后內(nèi)的原那么隨時做補充、更改或取消。、提示和督促：秘書不僅要為上司排出科學(xué)、合理的任務(wù)日程表。而且還有責(zé)任協(xié)助 上司實施。包括協(xié)助 上司記憶任務(wù)的內(nèi)容和時間表，及時提示和督促，將上司的重要活動通知有關(guān)的同事及汽車司機，并要求他們與上司親密配合等等。、酌留彈性、勞逸結(jié)合：安排上司的任務(wù)日程切不可滿打滿算，普通不超越任務(wù)量的%。既要思索到暫時添加的內(nèi)容

43、，又要留出足夠的時間讓上司做預(yù)備，免得窮于應(yīng)付，反而達(dá)不到任務(wù)效果，也應(yīng)該留意上司的勞逸結(jié)合，白虎上司的身體安康和心情穩(wěn)定。第七章一、督察任務(wù)應(yīng)該遵照哪些原那么和程序？P原那么：指點擔(dān)任：包括事前同意、事后檢查，以及辦理過程中必要的指點。秘書那么應(yīng)該事前、事后和辦理過程中作必要的請示和匯報，艱苦事項不可獨斷專行。分級擔(dān)任：秘書任務(wù)不能越上級的權(quán)，不能越下級的權(quán)，只能一級促一級，一級抓一級，構(gòu)成自上而下逐級落實，都抓落實的正常機制。實事求是。督察任務(wù)的第一步是了解情況，只需查清了情況才有資歷督促。不能直接辦案。秘書督查只是督促、檢查、協(xié)助 下級任務(wù)，而不是越俎代庖。講求時效。秘書應(yīng)以只爭朝夕、鍥

44、而不舍的精神和作風(fēng)去辦理，按時按質(zhì)辦理，切不可再拖延或半途而廢。程序：查辦立項。秘書吧查辦的單位、內(nèi)容和目的填寫查辦單。單內(nèi)還應(yīng)寫明查辦的詳細(xì)目的、操作步驟、擔(dān)任部門人及人員，然后呈送指點指示。查辦通知。立項后由秘書將查辦內(nèi)容、要求與指點指示通知原經(jīng)辦單位、部門或人員，要求他們在規(guī)定的時限內(nèi)核實情況，予以處置。通知的方式有會議、發(fā)文、派員四種。催辦。通知下達(dá)后，秘書應(yīng)定時催辦或查詢，以了解辦理的進(jìn)程和結(jié)果，如有艱苦疑問，要及時像指點匯報。直接調(diào)查。如經(jīng)催辦到限時仍無結(jié)果者，由秘書直接調(diào)查。其 目的是為了摸清情況，不宜當(dāng)場表態(tài)。商討處置。秘書對調(diào)查得來的情況進(jìn)展分析研討，提出處置意見，經(jīng)指點審核

45、贊同后，再會同原經(jīng)辦單位、人員商討決議，仍有原經(jīng)辦單位、人員處置。結(jié)案反響。原經(jīng)辦單位、人員處置后，將結(jié)果反響給秘書。秘書應(yīng)審核能否正確、適當(dāng)，然后將處置結(jié)果；聯(lián)通秘書審核意見呈報指點。立卷歸檔。最后，秘書將查辦過程中的全部文件：立項單、指點指示、查辦原件、調(diào)查報告、處置結(jié)果、審核意見等組成案卷，歸檔備查。四、秘書為什么要做好值班任務(wù)？P普通的政府機關(guān)、企事業(yè)單位的行政部門都是實行小時任務(wù)制。白天任務(wù)，夜間休憩。我國還實行每周雙休日制。這樣，一年天，有 個星期六、日，再加上天法定假日，共有天使非任務(wù)日?？墒墙煌?、消費、醫(yī)療平安等部門都是每日小時延續(xù)任務(wù)的，何況業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)、人來人往、信息傳送、自然

46、變化也不能夠都限制在任務(wù)時日之內(nèi)，尤其是國際交往、世界性業(yè)務(wù)還涉及不同時區(qū)，這些都需求行政部門采取補充方法，就有了秘書的值班任務(wù)。五、面對突發(fā)事件，秘書應(yīng)如何行動？P、根本原那么：根本原那么是加強組織指點，堅持實行一致指揮，分級、分部門擔(dān)任。、根本要求：詳細(xì)了解事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、人員傷亡情況和損失情況，及時報告指點和上級。及時處置突發(fā)事件，妥善處置善后任務(wù)。寫出事件的處置經(jīng)過，報指點審閱后歸檔備查。、根本內(nèi)容：包括兩方面的內(nèi)容，一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較艱苦的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需求緊急決策處置，采取果斷措施；另一個是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽形狀，平常需求

47、做好各種預(yù)防、預(yù)備性任務(wù)，設(shè)立本人的信息情報網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)。、根本過程：有思想預(yù)備和心思預(yù)備。突發(fā)事件雖然不是經(jīng)常發(fā)生的，但應(yīng)急原卻應(yīng)該常記在心中，如何應(yīng)對突發(fā)事件的發(fā)生，是衡量秘書心思素質(zhì)和綜合才干的重要方面。做好通訊預(yù)備。對處置突發(fā)事件的各種預(yù)案和措施，秘書應(yīng)該了然于胸，尤其是熟習(xí)各種通訊方式和通訊手段，如各級指點、公安局、醫(yī)療機構(gòu)、交通部門等的、地址。問清詳細(xì)情況。如秘書接到火災(zāi)的報告，應(yīng)問清火災(zāi)的地點、火情、撲救情況等。采取應(yīng)急措施。在非常緊急的突發(fā)事件發(fā)生后，要采取正確的應(yīng)急措施。如發(fā)生大的火災(zāi)，應(yīng)及時通知消防部門，應(yīng)在報告指點的同時，通知公安部門派人到現(xiàn)場，了解消防力量能否夠用

48、，如不夠應(yīng)立刻報告上級部門。及時向指點、上司和上級匯報、請示。如我國規(guī)定，有人員傷亡的公共衛(wèi)惹事件、艱苦事故和疫情應(yīng)必需在小時內(nèi)上報衛(wèi)生部及有關(guān)部門。包括事件發(fā)生的時間、地點、傷亡情況、發(fā)生緣由以及當(dāng)?shù)亟M織救護(hù)的指點、人員、救治才干、采取的措施和需求處理的問題等。秘書人員應(yīng)嚴(yán)厲按照制度辦事。根據(jù)指點指示及時處置。如就近組織人力搶險；立刻組織救護(hù)力量或?qū)I(yè)防治隊伍迅速趕赴現(xiàn)場進(jìn)展救護(hù)和疾病防治；組織專家盡快到現(xiàn)場查明緣由，并提出報告；或依托臨近機關(guān)、單位、部隊，或維護(hù)事故現(xiàn)場，或緊急轉(zhuǎn)移機要文件和貴重物資等，并根據(jù)指點指示進(jìn)一步做好善后任務(wù)。假設(shè)屬于刑事案件，必需及時撥打，并把時間移交司法、公安

49、部門處置。第八章一、秘書應(yīng)留意搜集哪幾方面的信息？P.政策法規(guī)信息。主要是指中央指點人的有關(guān)方針、政策的重要講話，國家和地方政府公布的法令、法規(guī)、條約等，通常以文件方式下達(dá)或在報刊雜志上公開發(fā)表、刊登。指揮性信息。指上級機關(guān)、單位有關(guān)任務(wù)、消費的指示、指令、通知、方案、指示以及政府主管部門的管理性、業(yè)務(wù)指點性的方法細(xì)那么等，通常以內(nèi)部文件、公函等方式下達(dá)。本單位信息。包括本單位內(nèi)部的、上下兩方面的信息以及本單位和外單位各種直接業(yè)務(wù)往來的信息。社會反響信息。指人民群眾對政府機關(guān)，顧客、客戶對企業(yè)的信件、訪問、中所反映的正反兩方面的反響信息?？杀刃畔ⅰＶ覆煌赜?、不同國家的同類事物可作橫向比較的信

50、息，以便參照學(xué)習(xí)。相關(guān)信息。指粗看起來各不相關(guān)，當(dāng)為研討某一課題時卻相互有關(guān)聯(lián)的信息。未來信息。現(xiàn)代社會的決策者要富有預(yù)見性、前瞻性。二、秘書向指點提供信息應(yīng)留意哪些問題？P.適事。指提供信息應(yīng)有針對性、適用性。適時。指點、上司要處理或處置的問題往往有時間性，秘書提供信息也應(yīng)把握適當(dāng)?shù)臅r機和時間。適度。指點、上司要處理或處置的問題往往有時間性，秘書提供信息也應(yīng)把握適當(dāng)?shù)臅r機和時間。三、調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺陷。P.類型：()普遍調(diào)查。簡稱普查，是指對總體對象中每個詳細(xì)的單位都進(jìn)展調(diào)查。優(yōu)點：適用于艱苦的根本情況調(diào)查。例：我國對人口實行普查。普查得來的資料全面、客觀、準(zhǔn)確。缺陷

51、：缺乏生動性、詳細(xì)性。普查范圍廣、對象多、任務(wù)量大，只能采用書面問卷和數(shù)學(xué)統(tǒng)計方法。大規(guī)模的普查需求一致的時間限制，否那么會發(fā)生偏向。()典型調(diào)查。是從總體或不同類型的對象中選擇個別有代表性的單位進(jìn)展調(diào)查。優(yōu)點：適用于閱歷性調(diào)查。在人力、物力等條件缺乏時，典型調(diào)查是一種有效的方法。由于它的對象少，便于集中、深化地調(diào)查，得來的資料生動而詳細(xì)。缺陷：典型是調(diào)查者選定的，有人為的客觀要素，選錯了對象便能夠前功盡棄。 典型的調(diào)查偏重于定性分析，有特殊性，假設(shè)硬性推行至總體，容易犯“一刀切的缺陷。()個案調(diào)查。就是對個別的對象進(jìn)展調(diào)查，如突發(fā)事件調(diào)查。優(yōu)點：有明顯的針對性。缺陷：個案調(diào)查不局限于當(dāng)?shù)亍?dāng)

52、事人，常涉及歷史背景、社會環(huán)境等其他要素。因此，調(diào)查不能就事論事。()重點調(diào)查。對調(diào)查對象總體中部分起主要作用或決議性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他普通單位。優(yōu)點：重點是客觀存在的。重點調(diào)查既可作定性分析，又可以作定量分析。 調(diào)查方式多樣，破費小，效果高。缺陷：假設(shè)各單位彼此間情況相差不大，不能硬從“矮中拔高如此就犯了與盲目選典型同樣的錯誤了。()抽樣調(diào)查。就是從總體中抽取部分樣本進(jìn)展調(diào)查，將其結(jié)果推斷總體。分為隨機抽樣和非隨機抽樣。優(yōu)點：兼有典型調(diào)查，重點調(diào)查，普遍調(diào)查的優(yōu)點，在現(xiàn)代社會運用最普遍。缺陷：無法提供全面、生動、詳細(xì)的資料。方法：察看法。就是調(diào)查者對調(diào)查對象的形狀、變化進(jìn)

53、展直接憑肉眼或借助于工具、儀器作察看、記錄。優(yōu)點：分為參與察看和非參與察看。參與察看是動態(tài)的，便于了解開展變化的過程，非參與察看是靜態(tài)的，只能了解某一片段。缺陷：對于一些突發(fā)事件，只能在事后做非參與察看。訪問法。比察看法進(jìn)一步，除了看還能問。訪問的對象只能是人?？梢越?jīng)過與對象的交流與討論，了解更深層的內(nèi)容。優(yōu)點：是與被訪者面對面交談，可以詰問，可以討論，了解情況可以全面、深化。又是邊問邊看，察言觀色，容易區(qū)分情況的真?zhèn)纬潭取Ｈ毕荩嘿M事費力，難以作大規(guī)模的調(diào)查。 問題難有一致、科學(xué)的規(guī)范，所得情況不易作定量分析。文獻(xiàn)法。指調(diào)查者查閱有關(guān)的書面資料，以獲得所需求的資料。優(yōu)點： 資料豐富，事件、空間

54、跨度上，搜集察看中受制約少，破費低。 缺陷：所獲得的信息滯后于現(xiàn)實，也缺乏生動性、詳細(xì)性。問卷法。調(diào)查者把需求了解的情況設(shè)計成不同類型的標(biāo)題并組合成書面問卷，由被調(diào)查者做書面答案。分為封鎖式問卷和開放式問卷。優(yōu)點：封鎖式問卷：用數(shù)字或者符號表示答案，方便計算機統(tǒng)計。開放式：便于答卷人各抒己見，答案豐富、詳細(xì)，有共性，也有個性?？傮w來說，問卷法可以大規(guī)模進(jìn)展，省時省力。缺陷：封鎖式問卷：答案有限定，無法調(diào)查特殊和深層的情況。開放式：無法用計算機統(tǒng)計，只能由人工閱卷。總體來說，標(biāo)題和答案的設(shè)計會不合理，有些調(diào)查者會閉門造車，不了解實踐情況。四、研討有哪幾種主要方法？試比較其偏重點。P.()歸納法。

55、就是將多件同類的個別事物歸在一同，從中概括出共同屬性或特征以加深認(rèn)識的研討方法。()綜合法。將眾多的零散事物進(jìn)展橫向組合或縱向串聯(lián)，視作一個整體研討。()統(tǒng)計法。運用統(tǒng)計數(shù)據(jù)來描畫社會經(jīng)濟(jì)景象的情況和變化，認(rèn)識社會經(jīng)濟(jì)規(guī)律的方法。()比較法。把兩個或兩個以上既同類又有不同之處的事物放在一同比較、分析，可以深化地認(rèn)識各自的特點。()分析法。就是將復(fù)雜的事物進(jìn)展分解，聯(lián)絡(luò)其他有關(guān)要素，從而辨析、認(rèn)識事物的本質(zhì)和規(guī)律。()演繹法。是邏輯推理的方法之一。前三者適于做定量研討。后三者那么宜于作定性研討。五、艱苦課題的調(diào)查研討應(yīng)該用怎樣的程序和步驟？P.()確定調(diào)查研討的課題。是機關(guān)、單位或指點層在決策、

56、管理、推行任務(wù)、消費以及科學(xué)實驗中需求掌握的信息資料主題或必需處理的問題。秘書應(yīng)更多地思索可行性，去實施課題的調(diào)查研討。()確立調(diào)查的對象、類型、方式。秘書接受課題后，首先應(yīng)思索課題的性質(zhì)和要求，才干確定調(diào)查的范圍，對象多少，用何種方式進(jìn)展調(diào)查。()擬定調(diào)查工程和題型。課題是調(diào)查研討的總體內(nèi)容和要求。擬定調(diào)查工程和提型，應(yīng)遵照“必要的和“能夠的的原那么。()規(guī)定調(diào)查的時間和地點。應(yīng)思索好時間要素，事過境遷的話，調(diào)查研討就會失真。我國地域遼闊，各地域間差別大，調(diào)查者應(yīng)留意到地域特點。()制定調(diào)查研討方案。方案普通包括調(diào)查研討的主題、目的、對象、范圍、步驟、人員和組織安排、經(jīng)費等。()組織調(diào)查研討

57、實施。艱苦的調(diào)研活動可以分成幾個小組或幾個階段進(jìn)展，要根據(jù)情況的變化，修正方案。調(diào)查研討應(yīng)留意深化全面。()研討調(diào)查資料。調(diào)查所得的信息資料先要經(jīng)過整理，然后進(jìn)展研討。研討時要留意資料的全面性，與思索資料的重點性并重。()撰寫調(diào)查研討報告。調(diào)查研討的最后一道程序就是將調(diào)查研討的結(jié)果寫成書面報告，供指點參閱運用。普通包括：調(diào)查過程，調(diào)查結(jié)果，研討結(jié)果三個組成部分。最重要的是實事求是。第十章一、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？P收文處置程序：簽收、拆封和登記。簽收。要對照文件投遞清單或送文登記薄仔細(xì)清點，做到四個“查清。拆封。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件并要取干凈，然后要檢查文件能否齊全。登記。

58、收文登記的方式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式。分辦和傳閱。擬辦與批辦。擬辦。文件的擬辦是指對來文的處置提出初步意見，供指點人批辦時參考。批辦。指機關(guān)指點人對送批的文件如何處置所作的指示。承辦、催辦和注辦。承辦。指機關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)展詳細(xì)任務(wù)或辦理復(fù)文。催辦。指必需辦理回答的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進(jìn)展督促和檢查。主辦。也稱辦復(fù)。指對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處置單上簡單注明。發(fā)文辦理程序：擬稿、審核與簽發(fā)。擬稿。是文件承辦人根據(jù)指點的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。審核。是指擬稿人員的上級擔(dān)任人對初稿的審查和核實，要做到“六查。簽發(fā)。指機關(guān)指點人對

59、文稿的最后審定、簽字發(fā)出?？樣∨c校正?？樣?。指對曾經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)展謄清、復(fù)印或排版印制。校正。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。用印、登記與封發(fā)。 用印。是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章。 登記。主要是為了便于對文件的管理和查找。 封發(fā)。指對預(yù)備發(fā)出的文件進(jìn)展分裝和發(fā)送。二、公文立卷的意義。P公文立卷可以堅持文件之間的歷史聯(lián)絡(luò)，便于文件的查找利用。公文立卷可以維護(hù)文件的完好與平安，也便于文件的保管。公文立卷，為檔案任務(wù)打下了根底。三、什么是案卷歸檔？怎樣進(jìn)展案卷歸檔？p案卷歸檔：有關(guān)某一題或某一任務(wù)活動的系統(tǒng)的具有親密聯(lián)絡(luò)的文件資料的組合體必需逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管。()案

60、卷目錄的編制。案卷目錄的工程有：案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注等。有種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機關(guān)檔案室一致組織，指點各部門的文書立卷人員一致分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件資料的目錄、卡片等。編制的內(nèi)容有：文號索引，文件分類目錄。案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必需逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。要留意歸檔范圍，歸檔時限和歸檔要求。第十一章一、會議有哪些要素？P與會者。與會者就是參與會議的正式人員，包括主持人，