談談各類文書檔案保管期限的劃分方法

1、談談各類文書檔案保管期限的劃分方法陳壯國家檔案局第8號令公布的機關文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期限規(guī)定對機關文書檔案如何劃分保管期限 作曲了新規(guī)定，該規(guī)定所附的文書檔案保管期限表列舉 由主要文書檔案應保存的期限。各機關應根據(jù)該表制定本機 關文書檔案保管期限表。然而，僅根據(jù)國家檔案局和各機關 制定的文書檔案保管期限表來劃分檔案的保管期限是不夠 的，各類型機關文書檔案保管期限的劃分有其自身規(guī)律。為 此，我們歸納由如下幾條，供各機關劃分文書檔案保管期限 時參考。一、會議文件材料保管期限的劃分。 一是本機關黨組（或 實行黨委制的黨委）會、黨組黨委擴大會和行政辦公會的紀 要、會議記錄為永久。二是本機

2、關單獨召開的工作會、專題 會的請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、 決議、決定、紀要等重要文件材料劃為永久；典型材料、代 表發(fā)言材料、交流材料、簡報等一般性材料劃為30年；小組會議記錄、參考材料劃為 10年。三是本機關與其他機關 聯(lián)合召開會議中本機關為主辦的重要文件材料為永久，一般 文件材料為30年；本機關為協(xié)辦的重要文件材料為30年，一般的文件材料為10年。該套會議文件材料中的正本由主 辦機關歸檔，副本或復制件由協(xié)辦機關歸檔。這種作法既避 免了協(xié)辦機關這類檔案的重復進館，又不影響其利用。確定 主辦機關的方法，一般是看會議的通知文號用哪個機關的， 那個機關就是主辦單位；以黨委（辦公

3、廳室）、政府（辦公 廳室）名義召開的會議，會議通知往往用黨委（辦公廳室）文號，此時要根據(jù)會議內(nèi)容歸口黨委或政府來確定主辦單 位，如奧縣以“兩辦”名義召開的商貿(mào)工作會議，由于商貿(mào) 工作歸口政府，政府辦公室就是主辦機關。四是本機關承辦 的國際性會議、大型展覽會、博覽會中的重要文件材料為永 久；代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道等一般性材 料為30年；委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議 代表登記表、接待安排材料為10年。五是上級業(yè)務主管機關召開的重要會議（如省檔案局參加的全國檔案工作會）的 重要文件材料為30年；其他材料為10年。六是本級黨代會、 人代會、政協(xié)會、工青婦代會及黨委、人大、政

4、協(xié)、紀委、工青婦的常委會、執(zhí)委會、主席團會、全委會，政府常委會、 辦公會的重要文件材料為永久，一般材料為30年，討論未通過的文件為10年。七是本機關參加同級機關召開的非本 機關主管業(yè)務的會議（如縣檔案局參加的縣統(tǒng)計局統(tǒng)計工作 會議）文件材料一般不歸檔；參加的同級機關屬本機關主管 業(yè)務的重要會議（如市檔案局參加的市統(tǒng)計局召開的統(tǒng)計檔 案工作會議）文件材料，根據(jù)重要性劃分為30年或10年。同一個會議形成的文件材料應根據(jù)其重要程度分別劃分為幾種不同的保管期限，其中反映會議主要內(nèi)容、主要過程的 文件材料保管期限要長，反映事務性的文件材料保管期限相 對較短。區(qū)分的目的是為了區(qū)別重要程度、方便檔案的保管、

5、減少國家檔案館的冗余度。二、本機關業(yè)務文件材料保管期限的劃分。一是本機關 制定的方針政策性、 法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件、中長期規(guī)劃、 綱要等重要文件材料為永久。如奧市檔案局制定的檔案登記、執(zhí)法年檢制度、現(xiàn)行文件中心管理辦法、 業(yè)務建設規(guī)范、檔案移交和接收要求、搶救和保護費管理、重點工程檔案驗 收規(guī)定等，這些文件材料是“重要的”，具有法規(guī)方針政策 性，涉及本機關重大業(yè)務建設，能反映本機關主要職能活動 和基本歷史面貌，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利 用價值。二是本機關制發(fā)的一般性業(yè)務文件劃為30年。如機關管理制度、崗位責任制，目標管理，一般性業(yè)務指導、 檢查，一般的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，非本機關主管業(yè)務工

6、作（如一般機 關的公文處理、檔案、保密、機要、通訊、保密、內(nèi)務管理 等工作）的計劃、總結、報告，一般性的業(yè)務情況通報，宣 傳工作等，這些文件材料是“一般的”，具有常規(guī)性、技術 性、基礎性，涉及本機關一般業(yè)務建設，能反映本機關一般 工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關有查考利用價值。三是本 機關制發(fā)的事務性文件材料劃為10年。如：本單位學習記錄、一般事務性會議通知、節(jié)假日安排、值班記錄、各科室 的工作總結、不重要的情況報告等事務性文件材料，這些文 件材料是“事務性的”。四是本機關編輯、編寫的大事記、組織沿革等劃為永久；簡報、情況反映、工作信息等劃為10年。五是本機關與其他機關聯(lián)合制發(fā)的文件材料中本機關

7、為 主辦的重要業(yè)務問題的文件材料為永久，一般業(yè)務問題的文件材料為30年；本機關為協(xié)辦的重要業(yè)務問題的文件材料 為30年，一般業(yè)務問題的文件材料為10年。區(qū)分主辦機關的方法是看聯(lián)合發(fā)文的文號用哪個機關的，那個機關就是主 辦機關；該文件材料的正本由主辦機關歸檔，副本或復制件 由協(xié)辦機關歸檔。三、行政管理、執(zhí)法檢查，審批、審查、核準文件材料 保管期限的劃分。一是行政管理工作制度、程序、規(guī)定，執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等劃為永久。二是本機關 為主管機關（如發(fā)改委、科委）或承辦單位的固定資產(chǎn)投資、 科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文 件材料，以及本機關為主管機關或所有權單位（如國

8、資委、 國土資源局）的不動產(chǎn)、自然資源的所有權、使用權確認的 文件材料劃為永久。三是本機關（如公安、環(huán)保、工商、國 土資源、藥監(jiān)、專利、林業(yè)、技術監(jiān)督等部門）主管業(yè)務形 成的20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、 資質證、資格證等的審批、管理文件材料劃為永久；20年以下有效的劃為30年。對于10年以下有效的護照、港澳通行 證等可劃為10年。四是建設、公安、海關、信息產(chǎn)業(yè)等部 門的商品房備案、建材備案、竣工備案、裝修備案，企業(yè)備 案、合同備案、海關備案、公安備案、網(wǎng)站備案、域名備案、論壇備案等文件材料劃為 10年。四、行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)任募牧媳９?期限的劃分。對于新聞

9、由版、科技、園林、文物、農(nóng)業(yè)、信 息產(chǎn)業(yè)、無線電管理、質監(jiān)、公安（消防、交警）、海事等 行政管理部門在行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦?形成的文件材料，一是受到警告處罰的10年，受到?jīng)]收非法所得、沒收非法財物、責令停產(chǎn)停業(yè)、暫扣或者吊銷執(zhí)照， 行政拘留處罰形成的文件材料劃為永久；二是行政復議的文 件材料比照受到行政處罰的相同種類劃分保管期限；三是行 政處分中受警告處分的劃為30年，受記過、記大過、降級、撤職、開除處分的劃為永久；四是國家賠償?shù)奈募牧隙紕?為永久。五、計劃、總結、統(tǒng)計、調研、匯報等文件材料保管期 限的劃分。一是本機關年度和年度以上的計劃、總結、匯報、統(tǒng)計材料，反映本機關重

10、要職能活動的總結、重要專題調研 材料劃為永久?！爸匾甭毮芑顒拥暮x是指反映本機關職 能活動的規(guī)模大、影響大、問題重要，如奧省檔案局的全省 檔案館舍建設、已公開現(xiàn)行文件中心、“三農(nóng)”檔案工作等 調研報告。二是本機關半年工作計劃、總結、匯報、統(tǒng)計材 料，一般活動的總結、一般問題的調研材料劃為10年。國資、商務、發(fā)改、統(tǒng)計等經(jīng)濟運行管理部門的半年度、季度 計劃、總結、統(tǒng)計材料劃為 10年，其他機關半年以下的不 歸檔?！耙话恪被顒拥暮x指：不太重要的業(yè)務活動、較小 問題、影響不大的工作。如奧省檔案局形成的機關檔案工作 目標管理調查表、檔案利用效果宣傳工作總結。六、黨、團、工會、婦女工作文件材料保管期

11、限的劃分。 一是工作報告、總結，換屆選舉結果等重要文件材料劃為永 久；二是創(chuàng)建文明單位、先進性教育、“三講”教育等重要 專項活動的報告、總結等文件材料劃為永久。 三是政治學習、 捐款捐物、精神文明建設、紅色旅游等一般性專項活動文件 材料劃為10年。四是黨團員、工會會員名冊，批準加入黨 團、工會組織的文件材料劃為永久。五是情況反映、工作簡 報劃為10年。七、紀檢、監(jiān)察文件材料保管期限的劃分。一是受到警 告以上處分的綜合性報告、調查材料劃為永久。二是受到警 告處分的綜合性報告、調查材料劃為30年。三是調查結論是查無實據(jù)的綜合性報告、調查材料劃為10年。八、機構編制、干部人事文件材料保管期限的劃分。

12、一 是人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件劃為30年。二是人事任免，職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭 職、離退休、死亡、撫恤，人事考核、職稱評審文件材料， 職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根 等涉及到個人利益的文件材料劃為永久。三是獎懲性文件材 料保管期限的劃分。本機關受縣級（含）以上表彰、獎勵的 及受到具有系統(tǒng)性和綜合性表彰、獎勵的（如公、檢、法機 關受到政法機關表彰，莫省水產(chǎn)局、畜牧局受到其主管部門 農(nóng)業(yè)局表彰）先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料 劃為永久；受縣級以下表彰、獎勵的及機關內(nèi)部評選由先進 工作者、優(yōu)秀個人的劃為 30年。本機關有關人員受到黨紀、

13、政紀警告（不含）以上處分的文件材料劃為永久；受到警告處 分的劃為30年。受到通報批評的文件材料劃為10年。九、信訪工作文件材料保管期限的劃分。一是本機關處理的有領導重要批示和處理結果的人民來信來訪的文件材 料劃為永久，其中的領導批示指上級領導對解決來信來訪的 問題有明確的態(tài)度、方式、方法等，如領導批示為：“調查 落實后，嚴肅查處”等。二是其他有處理結果的信訪材料劃 為30年，這其中也包括領導一般批示的，如“請莫單位處 理”或“請奧單位回復”等。三是無處理結果的信訪文件材 料暫不歸檔。十、后勤、保衛(wèi)文件材料保管期限的劃分。一是涉及到 機關或個人經(jīng)濟利益的文件材料，重要的劃為永久，一般的 為10年

14、。具體指：房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料 劃為永久。與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料，涉及金額大的（如 1萬元以上）、時限長的（如 10年以上）、有法律效力的（指行為人具有相應的民事行為 能力，意思表示真實，不違反法律或社會公共利益）、重要 的（事由重要）劃為永久，一般的（如金額在 1萬元以下） 10年。重要的國有資產(chǎn)（如房產(chǎn)、車輛等價值大、用期長的） 在登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等管理工作中形成的文件材 料劃為永久；一般的國有資產(chǎn)（指計算機、復印機、空調機 等辦公設備及用品）管理文件材料劃為10年。二是機關辦公設備及用品、機動車等物資購買及辦理相關手續(xù)的過程（指采購計劃

15、、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機 動車調撥、保險、事故、轉讓等過程）中形成的文件材料一 般為30年。三是級別較高的領導（如縣級單位接待省級領 導）、本級以上人大代表團組、政協(xié)委員團組對本地、本機 關視察、檢查的接待工作計劃、方案劃為30年；其他單位的接待計劃、方案劃為 10年。四是保衛(wèi)部門安全檢查、調 查記錄劃為10年。十一、來文與復文保管期限的劃分。一是本機關重要業(yè) 務問題的請示與上級機關的批復劃為永久；本機關一般業(yè)務 問題的請示與上級機關的批復劃為30年。其中“重要的”，指涉及本機關重大業(yè)務建設文件材料，如縣檔案局設法規(guī) 股、現(xiàn)行文件中心、建設檔案館舍、開放檔案、交流干部等 的請示

16、與批復。“一般的”，指常規(guī)性、技術性、基礎性、 一般業(yè)務建設的請示，如請領導帶隊到外地參觀學習、增加 奧專項工作經(jīng)費等事項的請示與批復。至于舉辦培訓班、外 由參觀學習等事務性、程序性的請示與批復可劃為10年。二是同級機關重要業(yè)務問題的來函與復函（本機關可為去文責任者，也可為復文責任者）重要業(yè)務問題（如是否作為檔 案館的接收范圍）的劃為永久；一般業(yè)務問題（如機關移交 奧一批檔案給檔案館）的劃為 30年。三是本機關與下級機 關的請示與批復、報告與批示、來函與復函、申請與審批等 文件材料，重要的劃為永久；一般的劃為30年。四是本機關與同級機關一般往來文書劃為10年。五是本機關向上級、同級機關發(fā)的請示

17、、函，如沒有批復或復函，一般只保存 10 年。十二、本機關辦理或回復的提案、議案文件材料保管期 限的劃分。一是人大、政協(xié)機關對議案及答復、提案及辦理 結果、議案及提案形成的過程文件都應歸檔并劃為永久。二 是主要承辦機關對議案及答復、提案及辦理結果、本機關形 成的過程文件及協(xié)辦機關報送的文件都應歸檔并劃分為永 久。三是協(xié)辦機關對議案及答復、提案及辦理結果中本機關 的部分文件材料歸檔，劃分為 30年。十三、上級領導視察、上級或同級機關檢查本機關文件 材料保管期限的劃分。一是省部級以上領導對各級機關，市 州級領導對縣級機關較重要的視察、檢查形成的文件材料劃 為永久；一般性的檢查、視察的文件材料劃為3

18、0年。二是本級以上人大代表團組、政協(xié)委員團組對本地、本機關較重 要的視察、檢查形成的文件材料可劃為永久；一般性的視察、 檢查可劃為30年。三是上級業(yè)務主管機關到本機關檢查工 作形成的重要文件材料可劃為 30年；一般性的檢查、指導 形成的文件材料可不歸檔。四是同級主管業(yè)務機關對本機關 較重要的檢查形成的文件材料，保管10年；一般性的檢查、指導形成的文件材料可不歸檔。十四、代擬稿保管期限的劃分。一是本機關代上級機關 起草并被采用的重要法規(guī)性文件（如檔案局代政府擬的檔案 館布局設置方案）、專項業(yè)務文件（如檔案局代“兩辦”擬 寫的關于加強“三農(nóng)”檔案工作的意見）的最后草稿劃為30年；二是以上級機關名義

19、制發(fā)或轉發(fā)的本機關文件，本機關 收到該文件的正式文本后，歸檔并劃為永久。這兩份文件不 能作為一件處理。十五、外事活動文件材料保管期限的劃分。一是由國或 由境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的 公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要 等文件材料劃為永久。二是由國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察 報告、一般性會談記錄劃為 30年。由國、由境考察等活動 形成的材料不應以團組為單位集中歸檔，應按上述規(guī)定劃分 保管期限，分別歸檔。十六、上級機關文件材料保管期限的劃分。一是上級機 關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料，重要的文件劃為 永久，這里的“重要的”指具有政策性、法規(guī)性、方針性、 在很長時間內(nèi)要貫徹執(zhí)行的，如省檔案局收到國家檔案局制 發(fā)的機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范；較重要的劃為 30年， 如省檔案局收到的國家檔案局制發(fā)的關于做好集體林產(chǎn)權 改制檔案工作的通知；一般的劃為10年，如湖南省檔案局收到國家檔案局制發(fā)的關于印發(fā)湖北省開展檔案館功能 建設評估情況的通報。二是上級機關制發(fā)的非本機關主管 業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料劃為10年，如省檔案局制發(fā)給各市檔案局關于做好機關文明建設工作的通知。上級 機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務不需貫徹執(zhí)行的文件材料不 歸檔。三是上級機關制發(fā)的關于本機關機