談?wù)劯黝愇臅鴻n案保管期限的劃分方法

1、談?wù)劯黝愇臅鴻n案保管期限的劃分方法陳壯國家檔案局第8號令公布的機關(guān)文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期限規(guī)定對機關(guān)文書檔案如何劃分保管期限 作曲了新規(guī)定，該規(guī)定所附的文書檔案保管期限表列舉 由主要文書檔案應(yīng)保存的期限。各機關(guān)應(yīng)根據(jù)該表制定本機 關(guān)文書檔案保管期限表。然而，僅根據(jù)國家檔案局和各機關(guān) 制定的文書檔案保管期限表來劃分檔案的保管期限是不夠 的，各類型機關(guān)文書檔案保管期限的劃分有其自身規(guī)律。為 此，我們歸納由如下幾條，供各機關(guān)劃分文書檔案保管期限 時參考。一、會議文件材料保管期限的劃分。 一是本機關(guān)黨組（或 實行黨委制的黨委）會、黨組黨委擴大會和行政辦公會的紀 要、會議記錄為永久。二是本機

2、關(guān)單獨召開的工作會、專題 會的請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、 決議、決定、紀要等重要文件材料劃為永久；典型材料、代 表發(fā)言材料、交流材料、簡報等一般性材料劃為30年；小組會議記錄、參考材料劃為 10年。三是本機關(guān)與其他機關(guān) 聯(lián)合召開會議中本機關(guān)為主辦的重要文件材料為永久，一般 文件材料為30年；本機關(guān)為協(xié)辦的重要文件材料為30年，一般的文件材料為10年。該套會議文件材料中的正本由主 辦機關(guān)歸檔，副本或復(fù)制件由協(xié)辦機關(guān)歸檔。這種作法既避 免了協(xié)辦機關(guān)這類檔案的重復(fù)進館，又不影響其利用。確定 主辦機關(guān)的方法，一般是看會議的通知文號用哪個機關(guān)的， 那個機關(guān)就是主辦單位；以黨委（辦公

3、廳室）、政府（辦公 廳室）名義召開的會議，會議通知往往用黨委（辦公廳室）文號，此時要根據(jù)會議內(nèi)容歸口黨委或政府來確定主辦單 位，如奧縣以“兩辦”名義召開的商貿(mào)工作會議，由于商貿(mào) 工作歸口政府，政府辦公室就是主辦機關(guān)。四是本機關(guān)承辦 的國際性會議、大型展覽會、博覽會中的重要文件材料為永 久；代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道等一般性材 料為30年；委員會、分會會議和學術(shù)會的討論記錄，會議 代表登記表、接待安排材料為10年。五是上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)召開的重要會議（如省檔案局參加的全國檔案工作會）的 重要文件材料為30年；其他材料為10年。六是本級黨代會、 人代會、政協(xié)會、工青婦代會及黨委、人大、政

4、協(xié)、紀委、工青婦的常委會、執(zhí)委會、主席團會、全委會，政府常委會、 辦公會的重要文件材料為永久，一般材料為30年，討論未通過的文件為10年。七是本機關(guān)參加同級機關(guān)召開的非本 機關(guān)主管業(yè)務(wù)的會議（如縣檔案局參加的縣統(tǒng)計局統(tǒng)計工作 會議）文件材料一般不歸檔；參加的同級機關(guān)屬本機關(guān)主管 業(yè)務(wù)的重要會議（如市檔案局參加的市統(tǒng)計局召開的統(tǒng)計檔 案工作會議）文件材料，根據(jù)重要性劃分為30年或10年。同一個會議形成的文件材料應(yīng)根據(jù)其重要程度分別劃分為幾種不同的保管期限，其中反映會議主要內(nèi)容、主要過程的 文件材料保管期限要長，反映事務(wù)性的文件材料保管期限相 對較短。區(qū)分的目的是為了區(qū)別重要程度、方便檔案的保管、

5、減少國家檔案館的冗余度。二、本機關(guān)業(yè)務(wù)文件材料保管期限的劃分。一是本機關(guān) 制定的方針政策性、 法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件、中長期規(guī)劃、 綱要等重要文件材料為永久。如奧市檔案局制定的檔案登記、執(zhí)法年檢制度、現(xiàn)行文件中心管理辦法、 業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范、檔案移交和接收要求、搶救和保護費管理、重點工程檔案驗 收規(guī)定等，這些文件材料是“重要的”，具有法規(guī)方針政策 性，涉及本機關(guān)重大業(yè)務(wù)建設(shè)，能反映本機關(guān)主要職能活動 和基本歷史面貌，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利 用價值。二是本機關(guān)制發(fā)的一般性業(yè)務(wù)文件劃為30年。如機關(guān)管理制度、崗位責任制，目標管理，一般性業(yè)務(wù)指導(dǎo)、 檢查，一般的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)工

6、作（如一般機 關(guān)的公文處理、檔案、保密、機要、通訊、保密、內(nèi)務(wù)管理 等工作）的計劃、總結(jié)、報告，一般性的業(yè)務(wù)情況通報，宣 傳工作等，這些文件材料是“一般的”，具有常規(guī)性、技術(shù) 性、基礎(chǔ)性，涉及本機關(guān)一般業(yè)務(wù)建設(shè)，能反映本機關(guān)一般 工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)有查考利用價值。三是本 機關(guān)制發(fā)的事務(wù)性文件材料劃為10年。如：本單位學習記錄、一般事務(wù)性會議通知、節(jié)假日安排、值班記錄、各科室 的工作總結(jié)、不重要的情況報告等事務(wù)性文件材料，這些文 件材料是“事務(wù)性的”。四是本機關(guān)編輯、編寫的大事記、組織沿革等劃為永久；簡報、情況反映、工作信息等劃為10年。五是本機關(guān)與其他機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的文件材料中本機關(guān)

7、為 主辦的重要業(yè)務(wù)問題的文件材料為永久，一般業(yè)務(wù)問題的文件材料為30年；本機關(guān)為協(xié)辦的重要業(yè)務(wù)問題的文件材料 為30年，一般業(yè)務(wù)問題的文件材料為10年。區(qū)分主辦機關(guān)的方法是看聯(lián)合發(fā)文的文號用哪個機關(guān)的，那個機關(guān)就是主 辦機關(guān)；該文件材料的正本由主辦機關(guān)歸檔，副本或復(fù)制件 由協(xié)辦機關(guān)歸檔。三、行政管理、執(zhí)法檢查，審批、審查、核準文件材料 保管期限的劃分。一是行政管理工作制度、程序、規(guī)定，執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等劃為永久。二是本機關(guān) 為主管機關(guān)（如發(fā)改委、科委）或承辦單位的固定資產(chǎn)投資、 科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文 件材料，以及本機關(guān)為主管機關(guān)或所有權(quán)單位（如國

8、資委、 國土資源局）的不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的 文件材料劃為永久。三是本機關(guān)（如公安、環(huán)保、工商、國 土資源、藥監(jiān)、專利、林業(yè)、技術(shù)監(jiān)督等部門）主管業(yè)務(wù)形 成的20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、 資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料劃為永久；20年以下有效的劃為30年。對于10年以下有效的護照、港澳通行 證等可劃為10年。四是建設(shè)、公安、海關(guān)、信息產(chǎn)業(yè)等部 門的商品房備案、建材備案、竣工備案、裝修備案，企業(yè)備 案、合同備案、海關(guān)備案、公安備案、網(wǎng)站備案、域名備案、論壇備案等文件材料劃為 10年。四、行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)任募牧媳９?期限的劃分。對于新聞

9、由版、科技、園林、文物、農(nóng)業(yè)、信 息產(chǎn)業(yè)、無線電管理、質(zhì)監(jiān)、公安（消防、交警）、海事等 行政管理部門在行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦?形成的文件材料，一是受到警告處罰的10年，受到?jīng)]收非法所得、沒收非法財物、責令停產(chǎn)停業(yè)、暫扣或者吊銷執(zhí)照， 行政拘留處罰形成的文件材料劃為永久；二是行政復(fù)議的文 件材料比照受到行政處罰的相同種類劃分保管期限；三是行 政處分中受警告處分的劃為30年，受記過、記大過、降級、撤職、開除處分的劃為永久；四是國家賠償?shù)奈募牧隙紕?為永久。五、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研、匯報等文件材料保管期 限的劃分。一是本機關(guān)年度和年度以上的計劃、總結(jié)、匯報、統(tǒng)計材料，反映本機關(guān)重

10、要職能活動的總結(jié)、重要專題調(diào)研 材料劃為永久?！爸匾甭毮芑顒拥暮x是指反映本機關(guān)職 能活動的規(guī)模大、影響大、問題重要，如奧省檔案局的全省 檔案館舍建設(shè)、已公開現(xiàn)行文件中心、“三農(nóng)”檔案工作等 調(diào)研報告。二是本機關(guān)半年工作計劃、總結(jié)、匯報、統(tǒng)計材 料，一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料劃為10年。國資、商務(wù)、發(fā)改、統(tǒng)計等經(jīng)濟運行管理部門的半年度、季度 計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料劃為 10年，其他機關(guān)半年以下的不 歸檔?！耙话恪被顒拥暮x指：不太重要的業(yè)務(wù)活動、較小 問題、影響不大的工作。如奧省檔案局形成的機關(guān)檔案工作 目標管理調(diào)查表、檔案利用效果宣傳工作總結(jié)。六、黨、團、工會、婦女工作文件材料保管期

11、限的劃分。 一是工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果等重要文件材料劃為永 久；二是創(chuàng)建文明單位、先進性教育、“三講”教育等重要 專項活動的報告、總結(jié)等文件材料劃為永久。 三是政治學習、 捐款捐物、精神文明建設(shè)、紅色旅游等一般性專項活動文件 材料劃為10年。四是黨團員、工會會員名冊，批準加入黨 團、工會組織的文件材料劃為永久。五是情況反映、工作簡 報劃為10年。七、紀檢、監(jiān)察文件材料保管期限的劃分。一是受到警 告以上處分的綜合性報告、調(diào)查材料劃為永久。二是受到警 告處分的綜合性報告、調(diào)查材料劃為30年。三是調(diào)查結(jié)論是查無實據(jù)的綜合性報告、調(diào)查材料劃為10年。八、機構(gòu)編制、干部人事文件材料保管期限的劃分。

12、一 是人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件劃為30年。二是人事任免，職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭 職、離退休、死亡、撫恤，人事考核、職稱評審文件材料， 職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關(guān)系的介紹信及存根 等涉及到個人利益的文件材料劃為永久。三是獎懲性文件材 料保管期限的劃分。本機關(guān)受縣級（含）以上表彰、獎勵的 及受到具有系統(tǒng)性和綜合性表彰、獎勵的（如公、檢、法機 關(guān)受到政法機關(guān)表彰，莫省水產(chǎn)局、畜牧局受到其主管部門 農(nóng)業(yè)局表彰）先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料 劃為永久；受縣級以下表彰、獎勵的及機關(guān)內(nèi)部評選由先進 工作者、優(yōu)秀個人的劃為 30年。本機關(guān)有關(guān)人員受到黨紀、

13、政紀警告（不含）以上處分的文件材料劃為永久；受到警告處 分的劃為30年。受到通報批評的文件材料劃為10年。九、信訪工作文件材料保管期限的劃分。一是本機關(guān)處理的有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的人民來信來訪的文件材 料劃為永久，其中的領(lǐng)導(dǎo)批示指上級領(lǐng)導(dǎo)對解決來信來訪的 問題有明確的態(tài)度、方式、方法等，如領(lǐng)導(dǎo)批示為：“調(diào)查 落實后，嚴肅查處”等。二是其他有處理結(jié)果的信訪材料劃 為30年，這其中也包括領(lǐng)導(dǎo)一般批示的，如“請莫單位處 理”或“請奧單位回復(fù)”等。三是無處理結(jié)果的信訪文件材 料暫不歸檔。十、后勤、保衛(wèi)文件材料保管期限的劃分。一是涉及到 機關(guān)或個人經(jīng)濟利益的文件材料，重要的劃為永久，一般的 為10年

14、。具體指：房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 劃為永久。與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料，涉及金額大的（如 1萬元以上）、時限長的（如 10年以上）、有法律效力的（指行為人具有相應(yīng)的民事行為 能力，意思表示真實，不違反法律或社會公共利益）、重要 的（事由重要）劃為永久，一般的（如金額在 1萬元以下） 10年。重要的國有資產(chǎn)（如房產(chǎn)、車輛等價值大、用期長的） 在登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等管理工作中形成的文件材 料劃為永久；一般的國有資產(chǎn)（指計算機、復(fù)印機、空調(diào)機 等辦公設(shè)備及用品）管理文件材料劃為10年。二是機關(guān)辦公設(shè)備及用品、機動車等物資購買及辦理相關(guān)手續(xù)的過程（指采購計劃

15、、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機 動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等過程）中形成的文件材料一 般為30年。三是級別較高的領(lǐng)導(dǎo)（如縣級單位接待省級領(lǐng) 導(dǎo)）、本級以上人大代表團組、政協(xié)委員團組對本地、本機 關(guān)視察、檢查的接待工作計劃、方案劃為30年；其他單位的接待計劃、方案劃為 10年。四是保衛(wèi)部門安全檢查、調(diào) 查記錄劃為10年。十一、來文與復(fù)文保管期限的劃分。一是本機關(guān)重要業(yè) 務(wù)問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)劃為永久；本機關(guān)一般業(yè)務(wù) 問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)劃為30年。其中“重要的”，指涉及本機關(guān)重大業(yè)務(wù)建設(shè)文件材料，如縣檔案局設(shè)法規(guī) 股、現(xiàn)行文件中心、建設(shè)檔案館舍、開放檔案、交流干部等 的請示

16、與批復(fù)?！耙话愕摹保赋Ｒ?guī)性、技術(shù)性、基礎(chǔ)性、 一般業(yè)務(wù)建設(shè)的請示，如請領(lǐng)導(dǎo)帶隊到外地參觀學習、增加 奧專項工作經(jīng)費等事項的請示與批復(fù)。至于舉辦培訓班、外 由參觀學習等事務(wù)性、程序性的請示與批復(fù)可劃為10年。二是同級機關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的來函與復(fù)函（本機關(guān)可為去文責任者，也可為復(fù)文責任者）重要業(yè)務(wù)問題（如是否作為檔 案館的接收范圍）的劃為永久；一般業(yè)務(wù)問題（如機關(guān)移交 奧一批檔案給檔案館）的劃為 30年。三是本機關(guān)與下級機 關(guān)的請示與批復(fù)、報告與批示、來函與復(fù)函、申請與審批等 文件材料，重要的劃為永久；一般的劃為30年。四是本機關(guān)與同級機關(guān)一般往來文書劃為10年。五是本機關(guān)向上級、同級機關(guān)發(fā)的請示

17、、函，如沒有批復(fù)或復(fù)函，一般只保存 10 年。十二、本機關(guān)辦理或回復(fù)的提案、議案文件材料保管期 限的劃分。一是人大、政協(xié)機關(guān)對議案及答復(fù)、提案及辦理 結(jié)果、議案及提案形成的過程文件都應(yīng)歸檔并劃為永久。二 是主要承辦機關(guān)對議案及答復(fù)、提案及辦理結(jié)果、本機關(guān)形 成的過程文件及協(xié)辦機關(guān)報送的文件都應(yīng)歸檔并劃分為永 久。三是協(xié)辦機關(guān)對議案及答復(fù)、提案及辦理結(jié)果中本機關(guān) 的部分文件材料歸檔，劃分為 30年。十三、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、上級或同級機關(guān)檢查本機關(guān)文件 材料保管期限的劃分。一是省部級以上領(lǐng)導(dǎo)對各級機關(guān)，市 州級領(lǐng)導(dǎo)對縣級機關(guān)較重要的視察、檢查形成的文件材料劃 為永久；一般性的檢查、視察的文件材料劃為3

18、0年。二是本級以上人大代表團組、政協(xié)委員團組對本地、本機關(guān)較重 要的視察、檢查形成的文件材料可劃為永久；一般性的視察、 檢查可劃為30年。三是上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)到本機關(guān)檢查工 作形成的重要文件材料可劃為 30年；一般性的檢查、指導(dǎo) 形成的文件材料可不歸檔。四是同級主管業(yè)務(wù)機關(guān)對本機關(guān) 較重要的檢查形成的文件材料，保管10年；一般性的檢查、指導(dǎo)形成的文件材料可不歸檔。十四、代擬稿保管期限的劃分。一是本機關(guān)代上級機關(guān) 起草并被采用的重要法規(guī)性文件（如檔案局代政府擬的檔案 館布局設(shè)置方案）、專項業(yè)務(wù)文件（如檔案局代“兩辦”擬 寫的關(guān)于加強“三農(nóng)”檔案工作的意見）的最后草稿劃為30年；二是以上級機關(guān)名義

19、制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的本機關(guān)文件，本機關(guān) 收到該文件的正式文本后，歸檔并劃為永久。這兩份文件不 能作為一件處理。十五、外事活動文件材料保管期限的劃分。一是由國或 由境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的 公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要 等文件材料劃為永久。二是由國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察 報告、一般性會談記錄劃為 30年。由國、由境考察等活動 形成的材料不應(yīng)以團組為單位集中歸檔，應(yīng)按上述規(guī)定劃分 保管期限，分別歸檔。十六、上級機關(guān)文件材料保管期限的劃分。一是上級機 關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料，重要的文件劃為 永久，這里的“重要的”指具有政策性、法規(guī)性、方針性、 在很長時間內(nèi)要貫徹執(zhí)行的，如省檔案局收到國家檔案局制 發(fā)的機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范；較重要的劃為 30年， 如省檔案局收到的國家檔案局制發(fā)的關(guān)于做好集體林產(chǎn)權(quán) 改制檔案工作的通知；一般的劃為10年，如湖南省檔案局收到國家檔案局制發(fā)的關(guān)于印發(fā)湖北省開展檔案館功能 建設(shè)評估情況的通報。二是上級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管 業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料劃為10年，如省檔案局制發(fā)給各市檔案局關(guān)于做好機關(guān)文明建設(shè)工作的通知。上級 機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)不需貫徹執(zhí)行的文件材料不 歸檔。三是上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)機