2022年成本合約部檔案管理制度

1、第PAGE10頁共NUMPAGES10頁2022年成本合約部檔案管理制度一、總則1、為加強檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，特制定本制度。2、部門檔案，是指部門接收、制作、載錄以及其他各項活動直接形成的對部門工作有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、承辦人員應(yīng)保證檔案資料的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、資料的收集管理1、部門指定專人負責(zé)文件的管理。2、文件的收集由部門經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交部門負責(zé)人審閱后歸檔。三、歸檔內(nèi)容歸檔內(nèi)容1、對

2、外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。2、各種重要的會議材料、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3、本部門牽頭與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。4、本部門參與會簽的各種文件，包括招投標文件、工程變更、簽證、工作聯(lián)系單等與成本相關(guān)的各種文件材料。5、本部門的各種預(yù)結(jié)算以及審計材料，與協(xié)作單位業(yè)務(wù)對接的各種材料。四、歸檔要求檔案質(zhì)量總的要求是。遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，分類建立檔案目錄，便于保管、利用及查閱。類別歸檔具體要求合同1、所簽訂合同的份數(shù)及頁碼應(yīng)齊全完整；2、與合同相關(guān)的資料一起存檔；3、按年度建立合同檔案；4、按編號排序，

3、便于查找公文公文完整；按年度歸檔；保留收發(fā)憑證并一并歸檔；與公文有關(guān)的資料一并歸檔預(yù)結(jié)算資料齊全完整；與合同及各項簽證一并歸檔；按數(shù)序編號；按年度歸檔其他資料齊全完整；關(guān)聯(lián)性資料一并歸檔；按年度歸檔；按順序編號歸檔五、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、部門檔案只有內(nèi)部人員可以借閱，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門負責(zé)人批準，受控文檔的借閱要由部門負責(zé)人簽字批準。2、建立檔案出入臺賬，建立借、查、閱登記簿；檔

4、案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報部門負責(zé)人處理。3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追究責(zé)任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開始執(zhí)行。2022年成本合約部檔案管理制度（二）一、工作職責(zé)(一)參與工程招、投標工作，編制送達投標

5、書。(二)根據(jù)施工圖編制施工概、預(yù)算，施工主要機具、設(shè)備、材料數(shù)量、并提出產(chǎn)值計劃。(三)參預(yù)各項工程承包、發(fā)包訂貨及增補類的合同文書，并在合同批準生效后監(jiān)督其執(zhí)行情況。(四)配合有關(guān)部門增補洽商合同事宜。(五)對經(jīng)營文件、臺帳單據(jù)及原始資料的歸檔管理。(六)竣工后，負責(zé)與建設(shè)單位、審計單位決算審核工作。(七)在公司的領(lǐng)導(dǎo)下探索新的經(jīng)營渠道、運行機制和發(fā)展新的經(jīng)營理念，努力拓展建筑市場。二、工程招、投標管理(一)接到招投標文件后預(yù)算部門應(yīng)依據(jù)招標文件的要求，認真審圖。(二)切實加強對招標工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)概、預(yù)算人員提供數(shù)據(jù)，認真討論、分析、提出報價方案，由公司領(lǐng)導(dǎo)_進一步研究報價決策，使之最后

6、定案。(三)報價和誤差率(定額、缺項、新工藝、新材料和設(shè)備價，招標文件未注明外)不得低于標底_%，不得高于標底。(四)按招標文件的時間，準時送報招標單位。(五)投標書字跡要工整(用仿宋體)，填寫內(nèi)容齊全，加蓋公章；投標文件要有目錄，封袋要規(guī)范，要蓋齊縫章，并派專人送達在招標文書規(guī)定時間之前辦理完畢。(六)工程接到中標通知書后由成本合約部起草工程承包范圍，合同條款應(yīng)內(nèi)容齊全，措辭嚴謹，合同經(jīng)總經(jīng)理批準后方可對外辦理簽訂。(七)合同簽字生效后，在主管和總經(jīng)理的主持下，向各部門及履行合同單位進行全面交底。三、承包合同管理(一)工程承包合同的基本條件和內(nèi)容：1.工程名稱和地點。2.承包方式，范圍和內(nèi)容

7、。3.開竣工日期。4.工程質(zhì)量、保修期和保修條件。5.工程價款的支付、結(jié)算方式和竣工驗收辦法。6.工程造價。7.設(shè)計文件及概、預(yù)算技術(shù)資料提供的日期。8.材料、設(shè)備供應(yīng)方式。9.雙方協(xié)作的事項。10.獎懲條款。11.其它。(二)工程中特殊情況需要明確的問題，應(yīng)在承包合同中明確以利雙方共同履行。(三)承包合同必須采取書面形式(合同的附件)，合同的附件主要包括：1.工程概算和中標通知書。2.甲方供應(yīng)的材料、設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量和到貨的時間表。3.甲方分包工程的質(zhì)量要符合國家、地方規(guī)范和標準，時間應(yīng)滿足現(xiàn)場要求，建立應(yīng)明確配合費用。4.建筑法不允許甲方支解單項工程和提供材料。這是考慮甲、乙雙方關(guān)系

8、，但是要在合同附加協(xié)議中明確，凡支解分包的單項要服從整體的管理。(四)簽定承包合同的原則：1.遵守國家法律、法令，符合國家政策。2.符合平等互利、協(xié)商一致的原則。3.所承包的工程，必須在開工前簽定承包合同。4.當事人雙方，均應(yīng)有法人資格和履行合同的能力。5.施工圖和技術(shù)資料要齊全。6.施工的準備條件基本具備。(五)承包合同工期確定，確定合同工期要根據(jù)工期定額和業(yè)主及總包單位，總工期的要求并確定獎懲條款，搶工期的工程要提出搶工費。(六)延長合同工期的原則：1.凡屬甲方責(zé)任，未按合同規(guī)定提供施工圖、技術(shù)資料、材料、設(shè)備或其它原因，如結(jié)構(gòu)變更、增加面積造成工程拖延，可補辦工期順延手續(xù)。2.發(fā)生不可抗

9、拒力，而造成工期順延的，可辦理延長手續(xù)。(七)在承包合同的實施期間，應(yīng)按職責(zé)分工，將發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出解決問題的建議和辦法，使合同的履行率不斷提高。(八)承包合同正本兩份，副本四份，甲乙雙方各持正本一份，副本兩份，公司留合同正本一份，由綜合辦公室存檔，并轉(zhuǎn)成本合約部、工程部、項目部各一份副本(或復(fù)印件)，便于掌握執(zhí)行。四、分包合同管理(一)施工隊伍的選擇應(yīng)選管理水平較高，技術(shù)力量較強，資質(zhì)合格證件齊全的隊伍，并有兩支以上隊伍參與競標，自己家施工，也同樣選擇兩個以上項目經(jīng)理部進行競標，優(yōu)勝劣汰。(二)人工費應(yīng)由成本合約部根據(jù)定額人工費及市場價格測定，增加管理費用及經(jīng)總經(jīng)理批準一次性包

10、死。(三)合同內(nèi)容：1.質(zhì)量要求。2.安全文明施工的現(xiàn)場要求。3.工期要求。4.結(jié)構(gòu)裝修水電不是同一支隊伍，施工應(yīng)注明施工范圍，界線、配合條件。5.材料節(jié)約，周轉(zhuǎn)材料使用另行簽訂合同(由計材科施工前辦理)，內(nèi)部、外施同樣要求先辦手續(xù)后施工。6.臨設(shè)要明確，采取一次包死，或執(zhí)行定額人工費的辦法。7.違約責(zé)任，獎懲條款。8.爭議的處理。五、概、預(yù)算編制管理(一)建筑_工程概、預(yù)算和施工圖預(yù)算的編制依據(jù)1.工程部提供的會審施工圖紙(含詳圖和圖集)一次性洽商或初審變更。2.施工_設(shè)計或施工方案。3.現(xiàn)行的建筑_概、預(yù)算定額和材料預(yù)算的價格以及有關(guān)收費定額，并參考市場價格。(二)建筑_工程的概、預(yù)算及施

11、工圖預(yù)算的內(nèi)容和形式：1.預(yù)算封面。一般均應(yīng)填寫建設(shè)單位、單位工程名稱、結(jié)構(gòu)類型、建筑面積、工程造價、單位造價、編制人、編制日期。2.編制說明。簡述編制依據(jù)、編制過程、工程的主要材料做法、檐高等，說明本概、預(yù)算包含的范圍(外線工程要注明起止樁號，要有附圖)，材料調(diào)補價的截止日期及其他需要說明的內(nèi)容。3.工程概預(yù)算書。4.工程費用總表。5.經(jīng)濟分析總表。6.材料大分析及匯總表。7.暫估價的設(shè)備明細表。8.需訂合同的設(shè)備明細表。9.單位工程所需的全部材料預(yù)算書。(三)概、預(yù)算及施工圖預(yù)算的編制要求。1.計算工程量，工程量是編制工程預(yù)算的原始數(shù)據(jù)，嚴格按照定額中各有關(guān)規(guī)定計算，計算條理要清楚，數(shù)字要

12、準確，即將廢除定額制，按“工程量清單”，計價辦法，逐步過渡到與國際貫例接軌。目前公司承接的外墻保溫及涂料工程要算展開面積。2.預(yù)算表格要格式化，專表專用，預(yù)算書的子目內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、正確、清潔、字跡清晰，單價套用合理價位，小計、合計準確無誤，預(yù)算員要學(xué)習(xí)微機應(yīng)用，而且熟練，否則不能勝任預(yù)算員崗位。3.按預(yù)算定額計算書，分部工程的材料用量及匯總表，預(yù)算書項目，凡定額范圍已經(jīng)包括的內(nèi)容，不允許單獨列項，既要防止少算、漏算又要防止巧列名目，高估冒算，預(yù)算的誤差率應(yīng)控制在_%以內(nèi)。(四)編制概、預(yù)算及施工預(yù)算的時間要求(以接到被批準的施工圖時間為準)，按下列時間提預(yù)算(按日歷天數(shù)計算)指全包工程。_公

13、共建筑(五)變更洽商辦理及申報1.為了正確使用反映工程造價，合理及時匯報企業(yè)收入，如有增減必須先辦洽商，有變更洽商必須增減預(yù)算，不簽洽商增減預(yù)算不予施工的原則。2.實行投標包干的工程，既做包干以外的洽商增減帳，以及與甲方結(jié)算又要做包干范圍內(nèi)的洽商增減帳，以便內(nèi)部換算。3.變更洽商的記錄要完整，力求詳盡，數(shù)量、規(guī)格尺寸和改變理由，明確經(jīng)濟責(zé)任，必要有附圖，包括由洽商變更引起相關(guān)的其他損失和處理方法，包括現(xiàn)場必須采取保護措施(如高壓線防護埋地電纜、靠近道路或民房保護)，所發(fā)生的費用洽商。4.洽商變更要經(jīng)甲方簽認后，統(tǒng)一編號，應(yīng)在三日內(nèi)上報公司經(jīng)營科，方便及時編制增減預(yù)算和工料增減數(shù)量，編制要求與施

14、工圖預(yù)算項目。(六)暫估價的辦理及申報1.凡屬于新技術(shù)、新材料以及材料預(yù)算價格的缺項，編制預(yù)算的可按暫估價(或甲方指定價)列入預(yù)算，待竣工結(jié)算時按實際調(diào)整竣工結(jié)算，不得以暫估作為結(jié)算價。2.凡屬于甲方確認的材料設(shè)備價格必須以書面形式取得甲方簽認方可購入，并申報部門經(jīng)理調(diào)整預(yù)算。六、竣工結(jié)算(一)竣工結(jié)算是落實企業(yè)收入，決定工程成本的最終階段，各項目部及時提供竣工結(jié)算依據(jù)。(二)竣工結(jié)算應(yīng)具備條件：1.工程項目已取得“單位工程竣工驗收證明書”。2.概算書、變更洽商，增減預(yù)算已經(jīng)編完，并達到建設(shè)單位簽認。_分包工程結(jié)算特殊材料，加工定貨以及調(diào)整鋼筋定額含量等已經(jīng)落實定案。4.概算中的暫估價、暫定價項目已按實際發(fā)生價格調(diào)整，其他應(yīng)收的費用(如：加工費、技術(shù)措施費、現(xiàn)