2022年備用金管理的制度

1、第PAGE8頁共NUMPAGES8頁2022年備用金管理的制度第一章總則第一條為維護公司資產的完整，提高資金利用水平，加強對備用金業(yè)務的管理，根據_公司會計制度的規(guī)定，制定本辦法。備用金，是指公司借支給西江引水項目辦相關人員的款項，這些款項將用于支付與項目辦相關的以下事項。1、日常零星支出，如汽車保管費、路橋費、外勤車費等日常雜項零星支出。2、個別事項支出，如招待費、會議費、差旅費、汽車維修費、教育經費等支出。3、采購材料支出，如輔助材料、勞保用品、備品備件等不屬于工程項目的材料支出。第二章一般規(guī)定第三條公司備用金分為個人備用金及業(yè)務款二類。個人備用金，是指公司員工因公務需要、以個人名義向公司

2、借支的現(xiàn)金款項(包括現(xiàn)金支票)，主要是指特殊人員定額備用金、差旅費、招待費及其他一些零星支出。業(yè)務款，是指公司員工因公務需要、以個人名義向公司借支的通過銀行轉帳、電匯等方式支付的款項。此類款項一般用于固定資產購置、器材及物資采購、日常維修、房屋租賃、員工體檢、培訓等支出。第四條公司會計核算設置備用金項目管理，個人備用金計入個人賬戶，業(yè)務款同時計入付款單位及個人帳戶。第五條備用金由財務部核算并負責監(jiān)督；備用金借支個人(以下簡稱借支人)所在部門的經理應督促本部門員工按期足額還清備用金。第三章處理程序第六條公司財務部門辦理備用金借支業(yè)務的時間為周一至周五；辦理備用金核銷業(yè)務的時間同上。第七條借支人應

3、根據實際需要申請備用金，不準以任何名義挪用或長期占用公司資金。第八條借支人應按以下規(guī)定辦理借支備用金手續(xù)：一、借支人應如實、規(guī)范填寫備用金申請單。借款時，借支人應按要求填寫由公司財務部門統(tǒng)一印制的備用金申請單，按申請單格式準確填列借款日期、借款類別、借款用途、借款金額(大小寫)、預計還款時間等。個人備用金必須專款專用，不允許一款多用或多筆備用金交叉使用。對于未按要求填寫的備用金申請單，財務部門有權不予受理，由此產生的責任由借支人負責；對于偽造篡改的備用金申請單，財務部門應立即扣留并及時向公司領導人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。借支備用金必須寫明款項的用途，報帳沖銷的內容要和借款時填寫的

4、用途一致，一筆備用金未使用完，要及時到財務部報帳沖銷，不能挪做別的用途，否則不予以報銷。備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人的其他員工代為辦理的，須由借支人本人在備用金申請單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產生的責任由代辦人負責。二、業(yè)務款借支時，借支人須提供相關的合同、協(xié)議、通知書、閱批件等有效文件，并準確填列付款單位全稱、開戶銀行、帳號，否則財務部門有權不予辦理，由此產生的責任由借支人負責。三、備用金借支審批手續(xù)應完備。由經辦人提出后交公司本部門負責人、財務部門負責人、總經理審批。四、現(xiàn)金或銀行出納應根據手續(xù)齊全的備用金申請單辦理付款。借款付出前，主

5、辦會計須簽名；借款付出時，現(xiàn)金或銀行出納須簽名；借款收到時，收款人須簽名。第九條借支人應按時歸還所借備用金。個人備用金均要在一個月內結清，如有特殊情況一個月內無法結清的，必須提前到財務結算部說明，并辦理相應的順延手續(xù)。借支人辦理報銷手續(xù)時，財務部應從借支人的相應備用金賬戶中進行沖銷，備用金賬戶沖平后的差額可支取現(xiàn)金。對于已沖銷備用金的金額，現(xiàn)金出納或銀行出納應開具相應金額的收款收據，借支人應妥善保存，以備查詢。第十條原則上誰借支誰報銷。借支人因故不能親自報賬，而委托他人代辦的，財務部門應在報銷憑證上注明“沖(借支人)賬，金額_(大寫)”字樣。否則對因代辦人員錯誤聲明引起誤沖的，責任由借支人負責

6、。第十一條鑒于生產保障部的業(yè)務需要，給予定額備用金，定額備用金可以長期保留余額，但超過部分仍需按以上規(guī)定處理。第十二條公司員工調離、辭退或辭職時，必須到財務部門辦理備用金清理手續(xù)。凡未辦理備用金清理手續(xù)的員工，公司將不予辦理有關手續(xù)。第四章會計處理第十三條公司應在“其他應收款”下設“個人備用金”“業(yè)務款”明細科目，用于核算公司備用金業(yè)務。在“個人備用金”下，按照公司員工名字設置明細管理項目核算個人借支業(yè)務。在“業(yè)務款”下，按照公司行政部門和員工名字設置明細管理項目核算個人借支業(yè)務。第十四條支付現(xiàn)金或支票給借支人時，按借款金額，借記其他應收款-備用金-_個人，貸記現(xiàn)金或銀行存款。第十五條借支人報

7、賬沖銷備用金賬戶時，借：相關科目(報賬金額)貸：其他應收款-備用金-_個人現(xiàn)金(按報賬金額超過備用金賬戶金額部分)第十六條超過預計還款時間，從工資賬戶中扣還備用金時，按沖銷金額，借記應付工資，貸記其他應收款-備用金-_個人。第十七條超過預計還款時間，扣還借支人所應負擔利息時，按扣還的利息數，借記相關科目，貸記財務費用。第五章罰則第十八條財務部門于每月月底檢查備用金余額情況。借款人應在借款到期之前主動到財務部辦理個人備用金結清或順延手續(xù)，若逾期不辦理，將以當事人的工資沖抵個人備用金，當月工資不足以抵扣的，則在以后數月中繼續(xù)抵扣，直到結清備用金全款為止。第十九條借支人超過預計還款時間尚未結清備用金

8、賬戶，但有合理理由說明原因的，應由借支人提出書面申請，說明不能按時歸還的原因，報有關領導審批。第二十條備用金借款必須按規(guī)定用途使用，不得挪做他用。公款丟失，由本人承擔。第六章附則第二十一條以上規(guī)定自發(fā)出之日起執(zhí)行，本規(guī)定未涉及部分按_公司有關規(guī)定執(zhí)行。第二十二條若本規(guī)定與原有關規(guī)定不一致，按本規(guī)定執(zhí)行。2022年備用金管理的制度（二）為了加強公司備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，明確借款審批、支用、核銷規(guī)定，特制定本制度。一、備用金的管理1.備用金是單位內部工作人員用作零星開支、業(yè)務采購、差旅費、收銀找零等以現(xiàn)金方式借用的款項。2.實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開

9、展業(yè)務，從而提高工作效率，但必須做到專款專用，不得挪用和_，一經發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理，如若丟失，由本人承擔。3.備用金應嚴格執(zhí)行前款不清后款不借的原則。4.備用金借款要一事一單，以保證專款專用，不允許一款多用或多比備用金交叉使用。5.備用金采用雙重管理模式，財務部門負責全公司備用金的管理，各部門負責本部門備用金的管理。6.財務部門應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、建立備用金明細賬，情況發(fā)生變化要及時清理。二、備用金的范圍備用金使用的范圍。因公出差所需的費用。辦公用品等零星的購置。因公需要的財務費用(年檢、審計報告等)領導安排其他應急所需資金。屬于上述結算范圍的支出，部門可使用備用金支付

10、，不屬于上述結算范圍的款項支付一律由財務部門進行支付。三、備用金借款和報銷手續(xù)1.工作人員和部門需借用備用金時，借款人應按規(guī)定的格式內容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經分管領導簽字同意，財務負責人簽字，王總批準后，方可到財務辦1理借款手續(xù)。2.備用金借支原則上由借支人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人的其他員工代為辦理的，須由借支人本人在備用金申請單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產生的一切責任由代辦人負責。3.借支的備用金在完成業(yè)務后應及時到財務部門辦理報銷手續(xù)，出差人員應在回來后三天內報銷，一筆備用金未使用完，要及時到財務部報賬沖銷，不能挪作他用，否則

11、不予報銷。4.借款人辦理報銷手續(xù)時，財務人員應查_銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。5.原則上誰借支誰報銷，借支人因故不能親自報賬而委托他人代辦的，財務部門應在報銷憑證上注明“沖(借支人_)賬，金額(大寫)”字樣。否則對因代辦人員錯誤聲明引起誤沖的，責任由借支人負責。6.對于已核銷的備用金，出納應開具相應金額的收據，注_銷金額及收付款金額，一式三聯(lián)，借款人應妥善保存，以備查詢，如臨時借用的備用金財務未入賬的，報銷時應把借支人的借據原件還給借支人。報銷還款時，借支人要主動索要收據或者原借據，否則由此所產生的責

12、任和錯誤以實際證據為準，承擔相應責任。_公司員工調離、辭退或辭職時，必須到財務部門辦理備用金清理手續(xù)。凡未辦理備用金清理手續(xù)的員工，公司將不予辦理有關手續(xù)。四、拖欠備用金的處罰措施1.備用金借款到期不還，如有特殊情況無法到期結清的，應由借支人提出書面申請，說明不能按時歸還的原因，由借款人所在部門負責人簽字后，報分管財務副總審批。無順延理由到期不還的，直接分月從借支人工資中扣除，直到扣完為止。2.惡意拖欠備用金而不予償還的，公司將通過司法部門解決。借支現(xiàn)金、支票、支出及費用報銷流程與制度第一章：流程一、現(xiàn)金借支流程：1、借支人填寫借款申請單，注明借款時間、事由，采購部門需附經過審核的物品申購單。

13、1、部門經理審核借款金額的合理性。1、梁總審核簽字、王總審批，王總或梁總不在時由財務經理審批。1、財務出納支付現(xiàn)金。1、外地匯款參照上述條款，由財務人員進行匯款。1、王總委托借款，由財務經理與王總電話落實后辦理借款手續(xù)，事后王總補簽手續(xù)。二、支票借支流程：1、借支人填寫借款申請單1、部門經理審核借款金額的合理性。1、梁總或王總審批，王總或梁總不在時由財務經理審批。1、由出納人員填寫支票并登記支票領用登記表，并由使用人簽字后領取第二章：制度1、在借支現(xiàn)金、支票、報銷時嚴格按上述流程執(zhí)行。2、現(xiàn)金統(tǒng)一由財務部門管理。現(xiàn)金日記帳要日清月結、帳款相符，3、不準個人借用公款。4、不準公款私存。5、當借款人需大量使用現(xiàn)金或匯票時，(超過_萬含_萬元)需提前壹天通知財務部經理，以便做好資金使用計劃。6、采購員借款應在當天辦理報銷，如當天來不及應在第二天辦理，不得拖延。7、出差人應在借款出差回來三天內報銷還款。8、借款不按時報銷者不予辦理新的借款。9、報銷人應保證票據的真實性、合理性對不符合規(guī)定的票據財務部有權退回。10、報銷單據與報銷事由