公文寫作方法及注意事項(xiàng)

1、公文寫作注意事項(xiàng)報(bào)告報(bào)告是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。報(bào)告是陳述性文體。寫作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方 式.報(bào)告是行政公文中的上行文種，撰寫報(bào)告的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況， 了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工 作或作出某一決策提供依據(jù)。下情上達(dá)是制發(fā)報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí) 為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達(dá)方式以概括為主，語氣要 委婉、謙和、不宜用指令性語言。報(bào)告的特點(diǎn)：一、報(bào)告的目的為了向上級匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接

2、請求上級機(jī)關(guān)正 面回答報(bào)告中的問題，所以不帶請示事項(xiàng)，這是它與請示的重要區(qū)別之一。二、報(bào)告中一般不提建議或意見。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出 的建議或意見，可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件 的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。三、報(bào)告在內(nèi)容上不像請示那樣有一文一事的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾 件事情，層次結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。四、報(bào)告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。 向上級及時(shí)匯報(bào)工作、反映問題、提出建議，也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。報(bào)告的種類報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告

3、、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。寫法報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的 寫法一、匯報(bào)性報(bào)告匯報(bào)性報(bào)告主要是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：1、綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯 報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對今后工作的意見 或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。2、專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對某項(xiàng)工作中的某個(gè)問題，向上級所寫的匯報(bào)性報(bào)告。二、答復(fù)性報(bào)告這種報(bào)告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

4、三、呈報(bào)性報(bào)告呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級向上級報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話 說明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。四、例行工作報(bào)告例行工作報(bào)告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用 支出報(bào)告等。公告公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。公告的寫法公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡潔 明快。一、標(biāo)題。公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種 以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如公告，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編 號。二、正文正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

5、主旨單獨(dú)成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事 項(xiàng)。結(jié)尾一般用特此公告作為結(jié)語。三、落款及日期公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文 單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。會議紀(jì)要會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè) 單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會議精神， 以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作的依據(jù)。同時(shí)會議紀(jì)要 是可以多向行文，具有上報(bào)、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。會議紀(jì)要的寫法會議紀(jì)要一

6、般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：一、首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目內(nèi)容。 會議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如*公司*會議紀(jì)要。二、正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。1、前言。首先概括交代會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會 議形式以及會議主要的成果。2、主體。它是會議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時(shí)要注意緊 緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于 會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實(shí)予以反映。三、尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。電

7、子公文隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性 的變化，但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方 式還無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化。電子公文的寫法電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。、收件單位/人二、抄送單位/人三、主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如關(guān)于*請示、關(guān)于*報(bào)告。四、事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若 提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。五、落款。署名及成文時(shí)間 遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導(dǎo)為宜。公文寫作試論公文的格式公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用

8、章）、發(fā)文 時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機(jī)密等級、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。一、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三 要素”。如：延華集團(tuán)董事局關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者的通知這一文件標(biāo)題中，“延華集團(tuán)董事局”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者”是發(fā)文事由，“通知” 是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開 首，居于正文的上端中央。二、主送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡 下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)；下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報(bào)告或請示的公文， 一般只寫一

9、個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之 前、標(biāo)題之下、頂行寫。三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容 要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實(shí)事求是， 合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印， 不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效的憑證。五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開始生效。發(fā)文日期位于公 文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開。發(fā)文日期必

10、須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考 察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如T人 事 任免通知”，“財(cái)務(wù)管理規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號，用醒目的黑體字標(biāo)出， 以便分類歸檔。七、抄報(bào)、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級機(jī)關(guān)列為 抄報(bào)，是平級或下級機(jī)關(guān)列為抄送。抄報(bào)、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了 整齊美觀，文尾處的抄報(bào)抄送單位、印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線隔開，主題 詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文

11、。版頭以大紅套字印上 XXXXXXC機(jī)關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。九、公文編號。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)19975號”，代表的 是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務(wù)院的代字，“1997 ”是年號，（年號要 使用方括號“ ”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的 發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無 文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查 找；在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號使用。十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報(bào)告，需要印有簽

12、發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負(fù)責(zé)。 簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式 為“簽發(fā)人：XXX”。十一、機(jī)密等級。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、 “秘密，等字樣。機(jī)密等級由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定，并據(jù)此確定 其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公 文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。十二、緊急程度。這是對公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急” 幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問題的及時(shí)處

13、 理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通 常寫在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán) 級）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱 讀范圍。十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不 是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng) 當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附 件X件”。十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排

14、。擬寫、譽(yù)寫公文，一律用鋼筆或毛筆， 嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。公文的行文關(guān)系行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。注意：一、下級機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文（如函、通知等），不能使用 上行文（如請示、報(bào)告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。三、要分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級的請示，不要同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)；向下級機(jī)關(guān)的重 要行文，可以抄送直接上級機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機(jī)關(guān)的請示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明 主送機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請求的問題；上級機(jī)

15、關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行 文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府 名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。公文種類請示和報(bào)告（一）什么事情應(yīng)該請示？1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復(fù)才能辦理的 事項(xiàng)。3、工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項(xiàng)。4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項(xiàng)。5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項(xiàng)。6、有章可循，有法可依，可以開展工

16、作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級 審核的事項(xiàng)。7、按上級明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需報(bào)請上級審核的有關(guān)事項(xiàng)。（二）撰寫請示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題， 為什么要向上級請求。請示事項(xiàng)要專題專文，以便上級及時(shí)答復(fù)。2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時(shí)可 引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以 分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復(fù)。3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示；由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重， 希望上級盡

17、快答復(fù)，甚至務(wù)請?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)答復(fù)；提請上級批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問題， 否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復(fù)前，建議上級同意暫先按什么原則進(jìn)行工作； 等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用 要挾的言辭。二、報(bào)告。報(bào)告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào) 告；按時(shí)間可分為年度報(bào)告、季度報(bào)告、月份報(bào)告和工作進(jìn)程報(bào)告等。為了陳述清楚，報(bào)告的擬寫方式一般可分為四個(gè)部分：一、情況；二、經(jīng)驗(yàn);三、問題；四、 今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報(bào)告，也可分為四個(gè)部分：一、情況；二、 原因；三、責(zé)任；四、處理情況和意見。通知一

18、、一般性通知。在上級機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)，如：慶祝某個(gè)節(jié)日， 成立、調(diào)整、合并、撤銷某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請下級機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料等， 都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。二、會議通知。上級機(jī)關(guān)要召開比較重要的會議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就 是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止 時(shí)間、參加人員、會議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不 清，丟三拉四，就可能影響會議的按時(shí)召開和正常進(jìn)行。三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機(jī)關(guān)的有關(guān)任

19、免事項(xiàng)需要下級機(jī)關(guān) 知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、 會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：一、通知一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題“三要素”（即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題，使人一 看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡單地使用“通知”作標(biāo)題，這 是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)?。三、如果所通知的事?xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這 就是常見的“緊急通知”。通報(bào)通報(bào)是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、

20、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。通報(bào)的作用在于溝通消息，互通情報(bào)，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹立全局思想， 安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗(yàn)，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取 他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局， 拿準(zhǔn)所通報(bào)內(nèi)容的普遍意義。要事實(shí)準(zhǔn)確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫 清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。通報(bào)采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。函函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、 詢問和答復(fù)問題時(shí)所使用

21、的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭， 也可不編文件號，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡便。公函大體有以下幾種用法：一、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)詢問一般事宜，或上級機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來通知一般事項(xiàng)。如通知開一般性的會議、要求下級機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些 數(shù)字等時(shí)，也常用公函。四、向上級機(jī)關(guān)請示較小事宜也常用函。函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：制發(fā)文件單位擬稿送機(jī)關(guān)辦公室核稿呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)機(jī)要員登記編號打字校對付印裝訂機(jī)要員用印留存

22、發(fā)文單位發(fā)出文件公文的基本處理程序公文的基本處理程序公文辦理程序:公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登 記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員，應(yīng)以 高度負(fù)責(zé)的精神，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安 全。公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢,并答復(fù)報(bào)文單 位。因問題復(fù)雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的，應(yīng)向報(bào)文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時(shí)限 要求的文件，必須在時(shí)限內(nèi)辦完。具體有以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：簽收、登記:首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度，加強(qiáng)對公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理,保證收 到的公文件件

23、有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處（室）負(fù)責(zé)簽收、拆封，并按規(guī)定編號、 登記。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專門收文科室拆封， 按其內(nèi)容和性質(zhì)，分別處理。對需納入收文辦理的,應(yīng)編號、登記，按規(guī)定程序處理。收文登 記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容:收文日期、收文編號、來文單位、來文標(biāo)題、密級、份數(shù)、承辦單 位或分送范圍。分辦、擬辦:凡需辦理的公文，由文書處理部門根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序，及時(shí)提出注 批、注辦意見，呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)職能部門辦理。緊急公文應(yīng)按要求時(shí)限辦理完 畢;一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。除特殊情況外,領(lǐng)導(dǎo)同 志不受理和審批未經(jīng)

24、文書處理部門登記、注批的公文。催辦:各級國家行政機(jī)關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的 公文,無論是交職能部門辦理的還是呈送領(lǐng)導(dǎo)人批示的，都應(yīng)及時(shí)催辦。做到緊急公文跟蹤催 辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對 部門拖不辦經(jīng)多次催辦無回音的，可以上門催辦;對上門催辦也解決不了的，可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后督辦部門辦理。辦結(jié);公文承辦人員對已處理的文件，要定期進(jìn)行清理檢查,根據(jù)有關(guān)規(guī)定和情況，確 定是否辦畢結(jié)案。確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準(zhǔn)確，不應(yīng)把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類，也不 宜把已結(jié)案的文件長時(shí)間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件，在正

25、式立卷前,由承辦人按 一定方法暫存一段時(shí)間。承辦人員應(yīng)對暫存文件作適當(dāng)整理，要注意文件形成的先后次序和 有機(jī)聯(lián)，保持材料的完整、齊全，并剔除重份。暫存文件的管理，以便于查找利用和便于立卷、 歸檔為原則，一般可采用分類依號排列法,也可由承辦處（室）自行確定符號這一原則的其他 方法。立卷、歸檔:公文辦結(jié)后，應(yīng)按中華人民共和國檔案法及有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定 稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為 主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷,完整地反映本機(jī)關(guān)的 主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其他單位

26、保 存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章，并視同正式文件管 理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定,定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿 等材料。公文發(fā)文程序:發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分 發(fā)、立卷、歸檔等程序。擬稿。擬稿一般應(yīng)本著誰主辦、誰擬稿的原則進(jìn)行。重要文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志親自 動手起草、或親自主持研究,明確提出擬文的主要觀點(diǎn)、意見和辦法，組織專人擬稿。草擬文 稿應(yīng)按照國家機(jī)關(guān)公文處理辦法和四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則的有關(guān)要 求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)恰當(dāng)?shù)卮_定 密級和緊急程

27、度。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：擬稿應(yīng)使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要 工整。修改較多、不容易認(rèn)的文稿,應(yīng)清稿譽(yù)正。符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定應(yīng)與有關(guān) 部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短,涉及緊 急或秘密事項(xiàng)的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定緊急程度或密級。人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。時(shí)間應(yīng)寫具體年月日。除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的 數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字

28、用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計(jì)量單位。引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。公文使用規(guī)范簡化字,不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡 稱應(yīng)先使用全稱,并注明簡稱。草擬全文,須按檔案管理的要求，使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應(yīng)符合要 求,不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，本書將在辨析篇中就如何把好公 文文稿的審核關(guān)中作專題介紹，這里不再敘述。簽發(fā)。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿， 必須由每一會簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與 有關(guān)單位聯(lián)系，送請會簽

29、。如會簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實(shí)匯報(bào)，并由 具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見,一并報(bào)請上級部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定。校對。文件打印后需由專職校對人員進(jìn)行校對。一般需經(jīng)三人共同校稿通過看稿、 讀稿、核稿三道程序，每個(gè)程序都應(yīng)簽字，落實(shí)責(zé)任,保證校對質(zhì)量。經(jīng)校對后的清樣,交核稿 人核對后，在終稿清樣上簽字后付印。校對符號嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。印刷。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)印出;急件應(yīng)在要求的時(shí)間內(nèi)印出，不得延誤。文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科（室）統(tǒng)一發(fā)送。公文的格式公文的格式公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。國家行政機(jī)關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊

30、急程度、秘密 等級等組成。占文件首頁的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。文件名稱由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加上文件二字組成（函只署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱），置 于首頁的上端，用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,牽頭主辦機(jī)關(guān)排列在 前，也可只用主辦機(jī)關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文，黨委排列在前。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、標(biāo)于括號內(nèi)的年份、順序號組成位于文件名稱之下、橫 隔線之上正中位置（函的發(fā)文字號標(biāo)注在標(biāo)題的右上方）。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)明主 辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。上報(bào)的文件，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號的同一行右端標(biāo)明簽發(fā)人姓名。秘密等級、緊急程度，應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標(biāo)注在文件名稱的左上角

31、。秘 密等級分為秘密、機(jī)密”、絕密三種;緊急程度分為急件、特急件氣 機(jī)密、絕密文 件應(yīng)標(biāo)注份號。政府令的文頭由套紅印刷的政府令和編號組成。政府令的編號為第號。公文的正文部分一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)等。標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、內(nèi)容提要和文 種三部分組成。公文標(biāo)題的作用:一是揭示內(nèi)容，點(diǎn)明主題，使人一目了然;二是給公文定名， 標(biāo)題就是該公文的名稱，便于收文機(jī)關(guān)登記管理,便于查找詢問。公文標(biāo)題位于橫隔線之下居 中位置。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號，不能以引用文件字號 代替內(nèi)容提要。主送機(jī)關(guān)。指收受、辦理文件的單

32、位。俗稱抬頭。除公告、布告”、通告以外，正式公文一 般都應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱位置一般在標(biāo)題之下，正文之上左端頂格位置書寫。 決定、命令（令廣、會議紀(jì)要等文種，主送機(jī)關(guān)可置于文尾主題詞之下，發(fā)送欄內(nèi)抄送機(jī) 關(guān)的上方，標(biāo)為主送：或分送：。向上級機(jī)關(guān)的請示，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān),用抄送形式。正文。即公文的具體內(nèi)容，是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時(shí)，一般排列順 序是:第一層用一”,第二層用”（一）”,第三層用：1.,第四層用（1）。行政規(guī)章視需要按章、 節(jié)、條、款、項(xiàng)標(biāo)明層次。正文的位置在主送機(jī)關(guān)以下。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié) 尾三部分組成。正文的寫法從內(nèi)容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準(zhǔn)確無誤。 觀點(diǎn)要鮮明。需要受文單位做什么,解決什么問題，準(zhǔn)確明白。從形式上講，條理層次清楚， 文字簡練確切，標(biāo)點(diǎn)符號準(zhǔn)確無誤，篇幅力求短。發(fā)文機(jī)關(guān)。是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)的位置在正文之后偏右下方。如 果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時(shí),可將落款放在空白頁，同時(shí)，必須在落 款前的空白處用括號加以注明:此頁無正文。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。（也 可用單位的印章代替）成文時(shí)間。是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會