GB/T 31914-2015電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南

ICS3524001

L73..

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T31914—2015

電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南

Guidelinesfordesigningandimplementingof

electronicrecordsmanagementsystem

2015-09-11發(fā)布2016-05-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布

中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T31914—2015

目次

前言

…………………………Ⅴ

引言

…………………………Ⅵ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………1

總則

4………………………2

的作用

4.1ERMS………………………2

系統(tǒng)建設(shè)原則

4.2………………………3

業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)原則

4.2.1……………3

標(biāo)準(zhǔn)化原則

4.2.2……………………3

用戶(hù)參與原則

4.2.3…………………3

開(kāi)放性原則

4.2.4……………………3

靈活性原則

4.2.5……………………3

可擴(kuò)展性原則

4.2.6…………………3

銜接性原則

4.2.7……………………3

安全性原則

4.2.8……………………4

系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程

4.3………………………4

概述

4.3.1……………4

系統(tǒng)規(guī)劃

4.3.2………………………4

系統(tǒng)分析

4.3.3………………………4

系統(tǒng)設(shè)計(jì)

4.3.4………………………5

系統(tǒng)實(shí)施

4.3.5………………………5

系統(tǒng)維護(hù)

4.3.6………………………5

系統(tǒng)更新

4.3.7………………………5

系統(tǒng)建設(shè)的保障

4.4……………………5

概述

4.4.1……………5

項(xiàng)目管理

4.4.2………………………5

組織建設(shè)

4.4.3………………………6

培訓(xùn)

4.4.4……………6

可行性研究

5………………6

初步調(diào)查

5.1……………6

調(diào)查目的

5.1.1………………………6

調(diào)查內(nèi)容

5.1.2………………………6

調(diào)查方法

5.1.3………………………7

調(diào)查結(jié)果的評(píng)審和利用

5.1.4………………………7

系統(tǒng)定位

5.2……………7

管理對(duì)象

5.2.1………………………7

實(shí)施范圍

5.2.2………………………8

Ⅰ

GB/T31914—2015

實(shí)現(xiàn)方式

5.2.3………………………8

的開(kāi)發(fā)方式

5.2.3.1ERMS…………8

與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)系

5.2.3.2ERMS…………………8

和電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)的關(guān)系

5.2.3.3ERMS…………………9

跨機(jī)構(gòu)的部署模式

5.2.3.4ERMS………………9

業(yè)務(wù)分析

6…………………10

業(yè)務(wù)分析的目的

6.1……………………10

業(yè)務(wù)分析的方法

6.2……………………10

方法概述

6.2.1………………………10

層次分析法

6.2.2……………………10

順序分析法

6.2.3……………………11

規(guī)范制定

7…………………11

管理規(guī)范

7.1……………11

文件分類(lèi)方案

7.1.1…………………11

文件保管期限與處置表

7.1.2………………………13

元數(shù)據(jù)方案

7.1.3……………………14

信息利用規(guī)定

7.1.4…………………14

電子文件題名擬制規(guī)范

7.1.5………………………14

電子文件編號(hào)規(guī)則

7.1.6……………15

技術(shù)規(guī)范

7.2……………15

文件管理需求分析

8………………………15

角色及其操作權(quán)限

8.1…………………15

捕獲登記需求

8.2………………………15

概念理解

8.2.1………………………15

捕獲對(duì)象

8.2.2………………………16

捕獲主體

8.2.3………………………16

捕獲方式

8.2.4………………………16

元數(shù)據(jù)的捕獲

8.2.5…………………17

分類(lèi)組織需求

8.3………………………17

概念理解

8.3.1………………………17

分類(lèi)組織主體

8.3.2…………………17

分類(lèi)方案的配置

8.3.3………………18

文件歸類(lèi)方式

8.3.4…………………18

案卷管理

8.3.5………………………18

類(lèi)目管理

8.3.6………………………18

信息組織

8.3.7………………………19

鑒定處置需求

8.4………………………19

概念理解

8.4.1………………………19

鑒定處置主體

8.4.2…………………19

鑒定方式

8.4.3………………………19

處置行為的觸發(fā)和記錄

8.4.4………………………19

處置行為移交

8.4.5———……………20

處置行為銷(xiāo)毀

8.4.6———……………20

Ⅱ

GB/T31914—2015

處置行為續(xù)存

8.4.7———……………21

存儲(chǔ)保管需求

8.5………………………21

概念理解

8.5.1………………………21

存儲(chǔ)設(shè)備

8.5.2………………………21

存儲(chǔ)格式

8.5.3………………………21

存儲(chǔ)管理

8.5.4………………………22

檢索利用需求

8.6………………………22

概念理解

8.6.1………………………22

檢索范圍與對(duì)象

8.6.2………………22

檢索策略

8.6.3………………………22

利用方式

8.6.4………………………22

結(jié)果顯示與打印

8.6.5………………23

安全管理需求

8.7………………………23

概念理解

8.7.1………………………23

實(shí)施分級(jí)保護(hù)和等級(jí)保護(hù)制度

8.7.2………………23

認(rèn)證技術(shù)的應(yīng)用

8.7.3………………23

審計(jì)跟蹤管理

8.7.4…………………23

系統(tǒng)實(shí)施

9…………………24

實(shí)施準(zhǔn)備

9.1……………24

實(shí)施方法

9.2ERMS……………………24

備選方法

9.2.1………………………24

方法選擇

9.2.2………………………24

軟件配置

9.3……………25

管理規(guī)范配置

9.3.1…………………25

系統(tǒng)默認(rèn)功能設(shè)置

9.3.2……………25

可用性配置

9.3.3……………………25

系統(tǒng)測(cè)試

9.4……………25

系統(tǒng)遷移

9.5……………25

組織建設(shè)

10………………26

組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

10.1ERMS……………26

獲得機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)的廣泛支持

10.2ERMS……………26

獲得管理層支持

10.2.1……………26

提升相關(guān)人員對(duì)的認(rèn)知程度

10.2.2ERMS………26

與用戶(hù)建立持續(xù)的溝通渠道

10.2.3………………26

監(jiān)控和審查實(shí)施效果

10.2.4ERMS………………27

將電子文件管理納入相關(guān)人員的績(jī)效考核

10.2.5………………27

適時(shí)開(kāi)展組織變革

10.3………………27

培訓(xùn)

11……………………27

高端培訓(xùn)

11.1…………………………27

系統(tǒng)人員培訓(xùn)

11.2……………………27

用戶(hù)培訓(xùn)

11.3…………………………27

參考文獻(xiàn)

……………………29

Ⅲ

GB/T31914—2015

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家密碼管理局提出并歸口

。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

:、。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人劉越男錢(qián)毅姚思遠(yuǎn)馬林青譚嘯宇張靜程主劉芳張喜波

:、、、、、、、、。

Ⅴ

GB/T31914—2015

引言

電子文件是指機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中通過(guò)計(jì)

(ElectronicRecords)、、,

算機(jī)等電子設(shè)備形成辦理傳輸和存儲(chǔ)的文字圖表圖像音頻視頻等不同形式的信息記錄電子文

、、、、、、。

件的管理最終將依靠以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為中心的綜合方法體系在電子文件生命周期中電子文件管理系

,。,

統(tǒng)具有重要的作用它負(fù)責(zé)從產(chǎn)生電子文件的業(yè)務(wù)

(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS),

系統(tǒng)中捕獲電子文件實(shí)施維護(hù)利用處置并將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件移交給電子文件長(zhǎng)期保

,、、,

存系統(tǒng)

。

電子文件管理系統(tǒng)的成效主要取決于應(yīng)用軟件的質(zhì)量和用戶(hù)單位系統(tǒng)建設(shè)的水平為提升商業(yè)現(xiàn)貨

。

產(chǎn)品的質(zhì)量引導(dǎo)應(yīng)用軟件的研發(fā)年底國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了

(COTS),,2012,GB/T29194—2012

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求為指導(dǎo)電子文件管理系統(tǒng)在用戶(hù)單位的實(shí)施維護(hù)電子化的業(yè)務(wù)憑

《》。,

證強(qiáng)化其對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息支撐全面保護(hù)機(jī)構(gòu)的信息資產(chǎn)特制定本標(biāo)準(zhǔn)

,,,。

Ⅵ

GB/T31914—2015

電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程

(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)、

方法和要求

。

本標(biāo)準(zhǔn)主要適用于實(shí)施的機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織以下稱(chēng)機(jī)構(gòu)以及為

ERMS、、(),

機(jī)構(gòu)提供服務(wù)的咨詢(xún)研發(fā)和實(shí)施單位為其設(shè)計(jì)實(shí)施使用和評(píng)估提供方法和具體指

ERMS、,、、ERMS

導(dǎo)也可供相關(guān)主管部門(mén)科研教學(xué)機(jī)構(gòu)參考

,、。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,(