物業(yè)公司行政管理制度

1、物業(yè)公司行政管理制度第一節(jié) 公文流轉制度一、由行政人事部負責管理公司內部及集團總部下發(fā)的各種文件的流轉工作。二、上報集團總部的各類文件必須由總經理簽字確認后方可上報。三、各類文件必須經由行政人事部批轉后，方可分送至相關部門或領導進行流轉和審批。四、各類文件在按照規(guī)定程序流轉審批后，由行政人事部負責對外發(fā)送，并存檔備查。五、文件流轉過程由行政人事部組織進行，他人不得自行傳閱，以防止文件丟失或泄密。六、各部門對閱辦完畢的文件應簽字并注明日期及時間，原則上每個部門的批文時間不得超過小時。如在規(guī)定的時間內未能閱辦完畢，應向行政人事部說明原因，并由行政人事部酌情處理。第二節(jié) 會議管理制度一、公司會議管理

2、部門為行政人事部，各部門會議管理為部門本身。公司會議由會議管理部門負責安排會議時間、地點、與會人員，并準備會議資料。二、會議具體類別如下：1、公司會議：（1）公司周例會由公司各部門匯報上周工作總結和下周工作計劃，總經理、副總經理作出工作要求及指示。參加人員為各部門經理、副經理及主管級以上人員，召開時間為每周一上午：。（2）專題會議研究解決公司內部的專題事項。參加人員和召開時間由行政人事部，根據工作需要負責安排。（3）半年度、年度工作匯報會議由主管級以上人員匯報半年度、年度工作情況。會議形式和召開時間由行政部負責安排及通知。2、各部門內部會議各部門結合自身情況自行安排會議形式，嚴格遵照執(zhí)行。第三

3、節(jié) 印鑒管理制度一、大連錦聯(lián)經典生活物業(yè)管理有限公司公章、合同章由行政人事部負責管理，并指定專人保管。二、使用公司公章、合同章必須嚴格履行審批程序。申請用印部門或個人，須填寫印鑒使用申請單，詳細填寫用印事由、時間、申請人，并由部門負責人簽字確認，經行政人事部審核，總經理批準后方可用印，并做好登記。其中：1、合同、協(xié)議蓋章前，必須出示批文，且合同文本中須有總經理或代理人簽字后，方可加蓋合同章。2、公司內部行政公文、對外函件須經分管領導和總經理審批后，方可加蓋公章。3、公司員工辦理婚育證明、工資證明、解除合同證明等個人事宜時，須經行政人事部審批、總經理批示后，方可加蓋公章。4、凡在前述中未提及的事

4、務，需使用公章、合同章時，均需行政人部請示總經理后，方可用印。三、嚴格做好印鑒使用登記工作，使用印鑒時，印鑒管理人員須填寫印鑒使用申請單，將用印文件名稱（編號）、文件份數、用印事由、批準人、用印時間等準確登記，并由經辦人簽字確認。四、嚴禁在空白文本或局部空白文本上加蓋印章。五、非特殊情況，公司公章、合同章嚴禁帶出行政人事部使用。如確需帶出使用，必須報請總經理批準后由行政人事部派員現場監(jiān)督用印。附件一： 印鑒使用申請單印章名稱文件名稱（編號）用印時間份數部門負責人：使用人：批準人：經辦人：注：申請使用印鑒，審核本單時必須一并隨附所需蓋章的文件附件二：印鑒、證照使（借）用登記表序號使（借）用日期印

5、鑒、證照名稱使用資料使用人批準人使用類型使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用使用借用第四節(jié) 檔案管理制度一、行政人事部為檔案管理部門。各部門的檔案管理均要提交給行政人事部備份。二、凡在工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件資料，必須及時向檔案管理部門移交備檔。三、歸檔具體范圍1、集團或政府頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；2、政府領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊；3、集團頒發(fā)的（包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿；4、請示、申請及集團領導或職能部門的批復文

6、件；5、各部門、單位的工作計劃、總結、報告；6、各種會議資料以及形成的聲像材料；7、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；8、領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；9、反映公司經營管理的專業(yè)文件材料，如租賃、銀行貸款等業(yè)務中產生的各種文件、資料、合同等；10、統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；11、組織機構、人員編制等文件材料；12、公司制定的規(guī)章制度；13、公司大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件

7、材料；14、集團對公司各部門干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資、退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；15、員工名冊、黨員名冊、介紹信存根；16、外事活動中形成的請示、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；17、解決法律糾紛問題形成的文件材料；18、與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；19、固定資產登記，財產、物資、檔案等移交憑證；20、購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料；21、其它文檔。四、歸檔要求1、需歸檔的文件資料應及時向行政人事部移交，財

8、務檔案由財務部門負責歸檔。2、必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料，如有材料還需使用，也應先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。3、嚴格履行移交手續(xù)。4、歸檔立卷要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數均應齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、中間稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件組合在一起，不得分開。（3）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后。正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后

9、。（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（5）案卷必須填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內。（）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和經辦者。五、檔案的借閱1、借閱檔案時須經分管領導批準，然后到行政人事部填寫借閱登記簿，方可借閱。2、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，登記內容包括部門、借閱人、檔號、用途、歸還日期。3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆

10、散、轉借、復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況或確屬工作需要，需要轉借、復印或攜帶檔案外出時，須經總經理或副總經理批準后方可執(zhí)行。4、借閱的檔案用完后應及時歸還不得遺失借用時間不得超過三天。第五節(jié) 車輛使用管理制度一、車輛日常管理規(guī)定1、辦公用車由指定專人駕駛，非專職司機不允許駕駛車輛。2、原則上目的地距離公司一站地內的路程不予派車，如遇特殊情況特殊對待；3、在派車時應本著一車多用，路線、時間安排合理的原則。4、車輛夜間須停放在經典生活區(qū)地下停車場。二、司機管理規(guī)定1、司機要認真貫徹執(zhí)行交通管理的各項制度，謹慎駕駛車輛，確保安全行車。2、做好車輛日常維護保養(yǎng)工作。保證車況良好，車輛清潔，機器運轉正

11、常。3、嚴格控制用油，積極開展節(jié)油活動。4、服從領導，聽從調度，嚴格按派車任務準時出車，不出私車，堅守崗位，做到隨傳隨到。5、司機要提高自我修養(yǎng)，注重個人形象，服裝干凈整潔，不能過于休閑，嚴禁穿拖鞋出車，不說污言穢語，不在車內吸煙、睡覺。6、遵守保密守則，車上領導、客人的談話做到不介入，不插話，不傳播。7、每次長途出車后，要對停車費、過路費進行及時報銷，不得滯留；要求在每一張單據背后標明費用發(fā)生原因、地點及日期。三、處罰管理規(guī)定1、有派車權的相關人員出現違規(guī)用車行為，一經發(fā)現將處以元罰款，對違規(guī)出車行為未拒絕的駕駛員處以元罰款；2、駕駛員有違規(guī)用車、酒后駕車等行為，一經發(fā)現將處以元元罰款；3、

12、駕駛員有未按照本制度規(guī)定入庫停車行為，一經發(fā)現將處以元罰款； 4、駕駛員違反交通規(guī)則及造成事故的罰款由當事人承擔。因駕駛員違反規(guī)則，情節(jié)嚴重并給公司造成損失的，將處以一定數額的罰款，具體處罰標準如下表：序 號事故保險發(fā)生額罰款處理方案元以下元元元元元元元元以上元四、上述制度未提及事宜參照集團制度執(zhí)行第六節(jié) 業(yè)務宴請制度一、由行政人事部負責公司業(yè)務宴請的協(xié)調工作。二、各部門確有需要進行宴請活動，必須事前向行政人事部提出申請，說明事由、宴請標準、人數等，經總經理、副總經理批準后，方可實行。三、安排宴請時必須嚴格控制宴請時間、標準和陪餐人數。各部門宴請時間原則上安排在晚間，若需安排在中午，無特殊情況

13、不允許喝酒。四、凡違反本制度的，除責任人自負帳款外，還要提請行政人事部門予以處罰。第七節(jié) 計算機網絡管理制度一、公司計算機設備統(tǒng)一由行政人事部負責管理。二、工作時間嚴禁使用計算機進行與工作無關的其他活動，如炒股、玩游戲、看電影、聽音樂等；三、嚴禁訪問非正常的網站，嚴禁使用等軟件下載任何網絡資源；四、光盤、等存儲設備使用前須經病毒檢測后接入計算機；五、不得將來歷不明的軟件裝入計算機運行，防止染上“病毒”。發(fā)現機器故障及時報修，不得擅自進行維護，防止造成損失。電腦設備維修應由行政人事部負責協(xié)調。六、違反以上制度的相關人員，將依據情節(jié)對其進行經濟處罰，警告和辭退處理。第八節(jié) 辦公用品管理制度一、計算機、傳真機、復印機、打印機、辦公家具、電話等辦公設備由行政人事部統(tǒng)一負責管理。二、申購和采購：辦公用品由行政人事部門根據消耗情況進行申購備領，每月月末各部門上報辦公用品申購單，經公司總經理批準；批準后的申購單交采購員執(zhí)行購買。未填寫申購單及未經領導批準擅自購買的不予報銷。三、管理和發(fā)放：1