PDCA閉環(huán)與會務(wù)工作(表格版)

1、PDCA閉環(huán)與會務(wù)工作PDCA （ Plan-Do-Check-Action ）是一個質(zhì)量管理概念意即策劃一一實施一一檢查一一改進。按照流程規(guī)劃（P）-流程執(zhí)行（D）-流程檢查（C）-流程優(yōu)化（A）的模型 來展開。項目內(nèi)容目的規(guī)劃（P）制定詳細周 密的計劃和 方案.會務(wù)分工.會場布置.設(shè)備調(diào)試.會議資料準備.會議用品準備.會場秩序維持.與會人員簽到實現(xiàn)途徑、預(yù) 期目標、達到 效果，以及對 規(guī)劃內(nèi)容的 梳理例如，在籌備一次地稅系統(tǒng)工作會議時，我們把辦會流 程和往年作了一個列表式的比較，在逐一對照檢查中，我們 在告知會議座位表環(huán)節(jié)梳理由了三個方案的優(yōu)劣：一是會場 前張貼座位表（花錢少，但容易讓參會

2、人員堵在會場外） 二是在微信平臺發(fā)布會議座位號（不花錢，但不是每個人都用微信）；三是通過短信系統(tǒng)告知參會人員具體座位（效果 好，但工作量大且易生錯）?？紤]到流程梳理的目的就是盡 可能簡化，我們最終選擇了第二個方案，對沒有微信的參會 人員，配合采用第一方案。項目內(nèi)容目的執(zhí)行（D）準確、嚴格地執(zhí)行.靈活應(yīng)對和處理會議 中由現(xiàn)的意外事件；.在會前，還要對布置 的工作逐一進行梳理， 未完成的要及時跟進， 消除方案實施過程中 的偏差；例如，某次會議有簽訂責任狀的議程。 流程安排A負責 把兩類責任狀按一式三份分好。會前 B臨時有事找A幫忙， A便把分責任狀的任務(wù)轉(zhuǎn)交給 Co回來后，由于A還兼顧統(tǒng) 籌前臺引

3、導工作，認為分責任狀的事情已有 C在負責了，就 沒有關(guān)注落實情況。而C以為責任狀已由 A分好，簽訂時直 接拿由去就行了。好在會前會務(wù)組對各環(huán)節(jié)執(zhí)行情況進行審 查時發(fā)現(xiàn)了這一疏漏，及時進行了修正。項目內(nèi)容目的檢查(C)會務(wù)工作進 行檢查和總 結(jié).對經(jīng)驗的總結(jié).對問題的分析.對改進措施的探討， 制定由短期糾正措施 和長期預(yù)防機制，以防 止類似事件重復(fù)發(fā)生.對會議資料的歸檔， 形成盡可能完善的資料匯編，便于今后查 詢。是 個發(fā)現(xiàn) 問題、解決問 題和積累經(jīng) 驗的環(huán)小。例如，在一次表彰大會后，對照會務(wù)方案和實際流程進 行檢查，發(fā)現(xiàn)頒獎環(huán)節(jié)不夠順暢。先進代表上臺領(lǐng)獎時，接 受獎狀后轉(zhuǎn)身的方向、拿著獎狀合影

4、時獎狀的擺放位置、每 組代表在主席臺停留合影的時間，以及領(lǐng)獎后退下主席臺的 方向等具體細節(jié)，由于會前沒有進行統(tǒng)一，因此頒獎時主席 臺上由現(xiàn)了不協(xié)調(diào)的情況。這提醒在以后的類似會議中，這 一環(huán)節(jié)需要多加注意并進行詳細設(shè)計。項目內(nèi)容目的優(yōu)化（A）對會務(wù)工作 的流程進行 改進和完善每次會議結(jié)束之后 要及時進行總結(jié)，在必 要的時候?qū)σ延械墓?作流程、工作規(guī)則和服 務(wù)指南等進行修訂增 補，使之更加科學、規(guī) 范。把經(jīng)驗和教 訓變成制度 性的東西固 化下來，使會 務(wù)工作愈加 精簡與同效。例如，某次年度會議結(jié)束后，我們安排專人就會務(wù)質(zhì)量 分別征集領(lǐng)導、與會代表和辦會人員的意見和建議。有同事 反映在會議進行中某個

5、環(huán)節(jié)臨時急需人手幫忙，但不方便打 電話，建議引入某軟件手機客戶端，通過共享協(xié)作的方式， 標注每一環(huán)節(jié)完成進度，發(fā)生求助需求，讓承辦者隨時掌握 會務(wù)工作的進程。建議采納后，這個軟件得到利用，給以后 的會務(wù)工作提供了很好幫助。（口，建立微信群）很多時候，我們在會務(wù)工作中往往更關(guān)注規(guī)劃（P）和實施（D）,容易忽視檢查（C）和優(yōu)化（A）。如果對后兩個 環(huán)節(jié)給予充分重視，形成一個完整的 PDCA閉環(huán)，辦會效率 就會得到有效提升。（文章摘自秘書工作雜志 2016年第2期。原題目:用PDCA閉環(huán)理念提升會務(wù)工作效率；作者：龐麒銘）手機所動，來一條微信消息，他說： 我開好房間了，等你！他們都說你技術(shù)好，我想試

6、試真假。真的，我平時對你也不錯吧，你可不能讓我干等著呀。她回：那好吧，你先等我，我在家里，先洗個澡，換身衣服吧。半個小時后，她問：你在哪里開房？歡樂斗地主，電信一區(qū)，12號房間，不見不散哦。給老娘滾!當然，以上是個笑話。不過，近日成都一家燃氣公司也發(fā)生了一件類似的事情，董事長在微信里發(fā)了一個六十塊錢的紅包，三名員工一時手癢，按耐不住誘惑，結(jié)果伸手一搶紛紛中招：工作時間玩手機，罰款五百！在面對記者采訪時，董事長表示：我為了了解大家的思想動態(tài)，所以加入了員工的微信群里。貴董事長顯然忘記了，微信是一款私人社交APP,主要用于朋友間的情感交流，如果談工作，我們有 OA或IMO等專門的辦公協(xié)作軟件。QQ

7、或者微信當做辦公交流的專用軟件。如果公司實在不成氣候，一時沒有使用這樣的專業(yè)應(yīng)用程序，也應(yīng)當提前與員工約定，公司把沒有事先的約定，董事長從微信里冒出來，就是以朋友”的身份，而非 老板”的身份。朋友發(fā)紅包，搶還是不搶呢？朋友上班搶紅包，罰還是不罰呢？顯然，天真的員工把董事長當做了朋友，所以搶了紅包，而老謀深算的董事長沒有把員工當做朋友，所以罰了員工。試探是一把雙刃劍，你在試探別人的時候，往往先暴露了自己然而，朋友圈里的試探之風經(jīng)久不衰。最常見的試探：精清吧，不用回。試試吧，復(fù)制我發(fā)的消息，找到微信里的設(shè)置，通用，群發(fā)助手，全選，粘貼復(fù)制的信息發(fā)送就行，誰的發(fā)送失敗了，就是把你拉黑了，你再扔掉那些

8、尸體就OK啦！ ”發(fā)出這種試探信息的人，骨子里肯定極端自卑，而且平時很可能不大受待見，要不怎么老懷疑自己被朋友刪了呢？像馬云，我猜他一定不會糾結(jié)于自己是不是被微信好友給刪了。我一般收到這樣的消息，會當下把對方拉黑。既然你連這點做人的底氣都沒有，咱倆之間的友誼連這點信任的基礎(chǔ)都沒有，我還有必要把你保留在我的朋友圈里嗎？試探朋友關(guān)系的升級版，是在朋友圈求助。臨時急用，不多，就兩千，哪位朋友方便的話請來電告訴我，事情萬分緊急，不挨著問了，謝謝！”看到這樣的信息，是朋友的自然要趕緊打個電話，電話接通那邊卻是云淡風輕，沒事兒，我就試試。沒丫小學沒畢業(yè)吧，狼來了的故事聽過沒？下次你再說有急事，我可保不準是

9、真是假，到時候看我?guī)筒粠湍?。還有，剛才急著打電話，晾了個好幾億的大單，你賠不賠？你當我像你這么閑呢！ ！還有一種另類的試探，是從網(wǎng)上狂下美女圖片，把自己的朋友圈打扮的花枝招展，然后換個昵稱，換張頭像，給自己的老公來一句：哥哥，約嗎？ ”如果老公回一個心花怒放的表情，得咧，回去跪搓衣板吧。小公主碎了一地的玻璃心，一時半會兒是哄不好了。要是老公如柳下惠般一本正經(jīng)，事情就這樣完美收工了嗎？不，她會 繼續(xù)下載更妖艷更動人的圖片，直到有一天老公隨口地問一句：請問多少錢一晚？ ”男人記住，女人試探的時候，往往心里已經(jīng)有了預(yù)設(shè)的結(jié)果，預(yù)設(shè)的結(jié)果沒有出現(xiàn)，那就是自己試探的還不夠。帶著一種不見黃河不死心，不見棺

10、材不落淚的執(zhí)著，女人生生把幸福推向 遠方。女人，試想一下，假如你是一個男人，遇見一個才貌雙全不求名利，一心只想倒貼給你的凡間仙子，難道你不會動心？試探人性的弱點，只會暴露自己的無知。而這樣的試探，有百害而無一利，卻有很多無知的朋友樂此不疲。所以說，如果你缺乏安全感，不知道你的朋友是否把你當朋友，也不知道你的愛人是否把你當愛人，那你不妨多學習，多打扮，充實內(nèi)心，提升自己。記住，你若盛開，蝴蝶自來,無味的試探，只會使你化身荊棘，刺痛別人，刺傷自己！生活有壓力，經(jīng)濟有壓力，學業(yè)有壓力，晉升有壓力，人際關(guān)系有壓力，情感世界有壓力，婚姻也有壓力,人們的交談中，無不涉及林林總總的壓力。壓力像汽油桶被打翻，

11、彌散到現(xiàn)代生活的各個領(lǐng)域，散發(fā)著濃烈的氣味，我們躲不勝躲，防不勝防，它不定在哪個瞬間就燃起火焰。其實，適當?shù)膲毫κ潜３只钚缘闹匾獥l件。如果空氣沒有了壓力，我們的呼吸就會衰竭；如果血液沒有了壓力，我們的四肢就會癱瘓；如果水管子沒有了壓力，那結(jié)果是讓任何一個住在高層樓房的人都噤若寒蟬的，你將失去可飲可用的清潔水。20世紀的石油英雄 王鐵人”也說過， 并無壓力不出油，人無壓力不進步” .只是這壓力須適度。比如冬日里柔柔的陽光照在身上，這是一種輕松的壓力，讓我們溫暖和振奮。設(shè)想這壓力增加十倍，在吐魯番酷熱的夏季，大伙兒只有躲到地窖里才能過活。假如這壓力繼續(xù)增加，到了百倍千倍，結(jié)果就是人們成了一堆焦炭了?，F(xiàn)代人常常陷于壓力構(gòu)建的如焚困境之中。也許是某一方面的壓力過強，也許是多方面的壓力綜合在一起。如是后者，單獨某一方面的壓力尚可容忍，但積少成多、日積月累，細微 的壓力堆積起來就成了如山的重負。金屬都有疲勞的時候，遑論血肉之軀？如不減壓，真怕有一天成了菌粉。如果你因壓力忙到無力自拔，忙到昏天黑地，忘記了自己的生日和家人的聚會，忘掉了自己如此辛辛苦苦究竟是為了什么，如果你想改變，就試著了解壓力吧。尋找壓力的種種成因, 為撲朔迷離、捉摸不定的壓力畫像，澄清了我們對壓力的迷惘之處，讓折磨我們的壓力毒蛇