信息化辦公常識

1、常用快捷鍵快捷鍵Ctrl+CCtrl+XCtrl+VCtrl+NCtrl+FCtrl+YCtrl+ZCtrl+ICtrl+ACtrl+HomeCtrl+End補充Ctrl+Shift+SpacebarCtrl+ -（連字符）Ctrl+DCtrl+BCtrl+UCtrl+Shift+Ctrl+Shift+Ctrl+QCtrl+SpacebarCtrl+OCtrl+WCtrl+Sexcel2003 行數(shù):65536作用復(fù)制所選文本或?qū)ο蠹羟兴x文本或?qū)ο笳迟N文本或?qū)ο髣?chuàng)建與當(dāng)前或最近使用過的文檔類型相同的新文檔查找文字、格式和特殊項重復(fù)上一操作撤消上一操作使字符變?yōu)樾斌w全部選中當(dāng)前頁面內(nèi)容移至文檔

2、開頭移至文檔結(jié)尾創(chuàng)建不間斷空格創(chuàng)建不間斷連字符改變字符格式（格式菜單中的字體命令）使字符變?yōu)榇煮w為字符添加下劃線縮小字號增大字號刪除段落格式刪除字符格式打開文檔關(guān)閉文檔保存文檔列數(shù):256最后一個單元格名稱：IV65536excel 2007行數(shù):1048576列數(shù):16384 最后一個單元格名稱：XFD1048576選定連續(xù)的若干行：先將光標(biāo)置于選定區(qū)域開始處，配合滾動條將文本翻到所選區(qū)域末尾，按住Shift鍵的同時單擊。選定不連續(xù)文本：在Word 2003中，先選中部分文本，然后按住Ctrl鍵，同時再配合其他選擇方法（鼠標(biāo)左鍵拖動、選定欄單擊或段落中雙擊）可以選中不連續(xù)的文本?；脽羝庞车?/p>

3、快捷鍵：F5從第一頁幻燈片開始放映Shift+F5從當(dāng)前幻燈片開始放映B或句號黑屏或從黑屏返回幻燈片放映W或逗號白屏或從白屏返回幻燈片放映S或加號停止或重新啟動自動幻燈片放映Esc,Ctrl+Break或連字符（-）退出幻燈片放映N,Enter,Page Down，右箭頭（f）,下箭頭（I）或空格鍵：執(zhí)行下一個動畫或換頁 到下一張幻燈片；P,Page Up,左箭頭（），上箭頭或Backspace:執(zhí)行上一個動畫或返回到上一 個幻燈片；后綴名Word： 2003及以下的版本是doc，2007版本的是docxExcel： 2003及以下的版本是.xls， 2007版本的是.xlsxPpt：2003

4、及以下的版本是,ppt，2007版本的是pptx絕對弓I用和相對弓I用的書寫方式$A$1: $A$100叫絕對引用，A1： A100為相對引用例：下列選項中，（B）是絕對引用的書寫方式A A1 ： A5B $A$1:$A$5 C $A1:A$5 D $A1:A5圖片環(huán)繞方式：嵌入型、四周型、緊密型、襯于文字下方、浮于文字上方文字環(huán)繞方式：嵌入型、四周型、緊密型、襯于文字下方、浮于文字上方、上下型、穿越型文檔顯示方式視圖顯示方式：頁面視圖、閱讀版式視圖、web版式視圖、大綱視圖和普通視圖 顯示比例：10%500%、頁寬、文字寬度、整頁、雙頁格式工具欄和常用工具欄里的按鈕Word格式工具欄：格式窗

5、格、樣式、字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、字符邊框、 字符底紋、字符縮放、兩端對齊、居中、右對齊、分散對齊、行距、編號、項目 符號、減少縮進(jìn)量、增加縮進(jìn)量、突出顯示、字體顏色、拼音指南、帶圈字符 常用工具欄：新建、打開、保存、電子郵件、打印、打印預(yù)覽、中文簡繁轉(zhuǎn)換、 拼寫和語法、信息檢索、剪切、復(fù)制、粘貼、格式刷、撤銷、恢復(fù)、插入超鏈接、 表格和邊框、插入表格、插入excel工作表、分欄、更改文字方向、繪圖、文檔 結(jié)構(gòu)圖、顯示比例、顯示/隱藏編輯標(biāo)記、幫助、閱讀excel格式工具欄：字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、左對齊、右對齊、居中、合并 及居中、貨幣樣式、百分比樣式、千位分隔樣式、增加小數(shù)

6、位數(shù)、減少小數(shù)位數(shù)、 減少縮進(jìn)量、增加縮進(jìn)量、邊框、填充顏色、字體顏色常用工具欄：新建、打開、保存、電子郵件、打印、打印預(yù)覽、拼寫檢查、信息 檢索、剪切、復(fù)制、粘貼、格式刷、撤銷、恢復(fù)、插入超鏈接、自動求和、升序 排序、降序排序、圖表向?qū)?、繪圖、顯示比例、幫助Ppt格式工具欄：字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、陰影、左對齊、右對齊、居中、 分散對齊、更改文字方向、編號、項目符號、增大字號、減小字號、減少縮進(jìn)量、 增加縮進(jìn)量、字體顏色、幻燈片設(shè)計、新幻燈片常用工具欄：新建、打開、保存、電子郵件、打印、打印預(yù)覽、拼寫檢查、信息 檢索、剪切、復(fù)制、粘貼、格式刷、撤銷、恢復(fù)、插入圖表、插入表格、表格和

7、邊框、插入超鏈接、全部展開、顯示格式、顯示/隱藏網(wǎng)格、顏色/灰度、顯示比 例、幫助word中狀態(tài)欄的作用和位置位于屏幕的底部，顯示文檔的有關(guān)信息（如頁碼、行號、列號、語言等信息）ppt中可以使用的音樂格式（wav格式）wav格式聲音文件可嵌入到Microsoft Office PowerPoint之中，在任何目錄、機 器中均可以播放，若插入其他格式的音樂文件則類似于一個超級鏈接的類型。excel中文本的對齊方式文本對齊方式包含水平對齊垂直對齊，其中水平對齊的方式有：常規(guī)、靠左（縮進(jìn)）、居中、靠右（縮進(jìn)）、填充、兩端對 齊、跨列居中垂直對齊的方式有：居中、靠下、兩端對齊、分散對齊word中圖片的

8、插入、修改和刪除方法點擊菜單欄的插入一一圖片一一來自文件，選擇路徑，然后插入；在圖片上點擊右鍵一一“顯示圖片工具欄”，可以修改；在圖片上點擊左鍵一一點擊delete鍵刪除常見函數(shù)及其作用sum用來對指定單元格的所有數(shù)字（即”值”）求和max返回選定數(shù)據(jù)庫項中的最大值min返回選定數(shù)據(jù)庫項中的最小值if指定要執(zhí)行的邏輯檢測判斷指定的值（如果滿足條件時則,如果不滿 足條件時則）countif用來搜索指定條件的單元格的個數(shù).即只求和被滿足條件的單元格個數(shù).CPU、主板、內(nèi)存、硬盤、顯示器的作用CPU:即中央處理器（英文Central Processing Unit，CPU）是一臺計算機的運 算核心和

9、控制核心。其功能主要是解釋計算機指令以及處理計算機軟件中的數(shù) 據(jù)。所謂的計算機的可編程性主要是指對CPU的編程。主板：將不同電壓的用電器連接在一起，并提供相應(yīng)的電源；將不同功能的 用電器連接在一起，使它們相互傳遞信息；接收外來數(shù)據(jù)，并給其它設(shè)備處理； 將內(nèi)部設(shè)備處理的數(shù)據(jù)集中，并傳遞給外界；平衡電腦中的數(shù)據(jù)、能源、速 度、溫度、電流等芯片部分補充：BIOS芯片能夠讓主板識別各種硬件，還可以設(shè)置引導(dǎo)系統(tǒng)的設(shè)備，調(diào)整CPU 外頻等。南北橋芯片：北橋芯片主要負(fù)責(zé)處理CPU、內(nèi)存、顯卡三者間的“交通”，由于發(fā) 熱量較大，因而需要散熱片散熱。南橋芯片則負(fù)責(zé)硬盤等存儲設(shè)備和PCI之間 的數(shù)據(jù)流通。南橋和北

10、橋合稱芯片組。RAID控制芯片：相當(dāng)于一塊RAID卡的作用，可支持多個硬盤組成各種RAID 模式。內(nèi)存：內(nèi)存（Memory）也被稱為內(nèi)存儲器，其作用是用于暫時存放CPU中的 運算數(shù)據(jù)，以及與硬盤等外部存儲器交換的數(shù)據(jù)。只要計算機在運行中，CPU 就會把需要運算的數(shù)據(jù)調(diào)到內(nèi)存中進(jìn)行運算，當(dāng)運算完成后CPU再將結(jié)果傳送 出來，內(nèi)存的運行也決定了計算機的穩(wěn)定運行。硬盤：主要功能是存儲操作系統(tǒng)、程序以及數(shù)據(jù)。顯示器：顯示器是屬于電腦的I/O設(shè)備，即輸入輸出設(shè)備。它是一種將一定的電 子文件通過特定的傳輸設(shè)備顯示到屏幕上再反射到人眼的顯示工具。word2003文檔排版應(yīng)注意哪些方面字體、字號、顏色、字符間

11、距、行距、符號、圖片、藝術(shù)字、分欄、頁眉、頁腳、excel中各種排序方法（字符、數(shù)字等）一、數(shù)值排序RANK函數(shù)RANK函數(shù)是Excel計算序數(shù)的主要工具，它的語法為:RANK （ number，ref， order），其中number為參與計算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對參與計 算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數(shù)字（如果order 為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。COUNTIF 函數(shù)COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。3.IF函數(shù)Excel自身帶有排序功能，

12、可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF 函數(shù)結(jié)合，可以計算出沒有空缺的排名。二、文本排序有時需要按姓氏筆劃為文本排序，可以使用以下方法：選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個單元格，擊Excel數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選 項”按鈕。選中“排序選項”對話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排 列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對話框三、自定義排序首先單擊Excel工具”菜單下的“選項”命令，打開“選項”對話框中的“自定義序列” 選項卡，選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會在右邊的“輸入序 列”框內(nèi)閃動，您就可以輸入“一個序列補充：一、一般排序單擊工具欄中的升序或降序按鈕，可完成排序。二、菜單排序選中要排序的所有數(shù)據(jù)，包括標(biāo)題行，然后單擊“數(shù)據(jù)用E序”菜單，在主關(guān)鍵字的下拉列表中，選擇要排序 的列，在右側(cè)選擇“升序排列”或“降序排列”三、自定義排序在“工具”菜單上