工程設(shè)計檔案特點及管理

1、工程設(shè)計檔案特點及管理工程設(shè)計單位既有與一般消費經(jīng)營單位的共性，又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)單位的特性，是以智力勞動為主，多學(xué)科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其消費的設(shè)計產(chǎn)品是設(shè)計人員運用根底資料、先進技術(shù)、科研成果理論經(jīng)歷進展集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建立的全過程看，設(shè)計產(chǎn)品是為工程建立和技術(shù)改造效勞而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建立方案、財政撥貸款、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場施工、建造安裝、消費準備、開工驗收等諸項工作的根據(jù)條件，同時也是設(shè)計單位數(shù)量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲藏即工程設(shè)計檔案。工程設(shè)計檔案直接記錄了設(shè)計人員的科技思想、科技方法和科技配套成

2、果，真實地反映了設(shè)計理論活動的歷史過程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求，對加強工程設(shè)計檔案工作并充分發(fā)揮其作用非常重要?，F(xiàn)就工程設(shè)計檔案的一些主要特點，談?wù)剛€人的假設(shè)干體會。1.組成的成套性一個企業(yè)或結(jié)合企業(yè)、事業(yè)單位或獨立的工程，一般都是作為一個建立工程來安排根本建立工作的，設(shè)計單位也就以一個獨立的工程工程也可能是其中的一個單項工程作為設(shè)計工作對象，把不同專業(yè)的設(shè)計人員組成隊或組、按照嚴格的、科學(xué)的設(shè)計程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設(shè)計工作，并相應(yīng)形成具有嚴密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)絡(luò)不可分割的設(shè)計文件材料整體，從而決定設(shè)計檔案的成套性。

3、一項工程設(shè)計全部設(shè)計文件材料的總和，包括設(shè)計根據(jù)材料、中間設(shè)計成品和最終設(shè)計成品等，按照一個獨立的工程工程把它們組成一套完好、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成局部，這就是它的成套性。工程設(shè)計檔案搜集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約，并在設(shè)計管理工作中做到“三納入“三參加和“四同步從而，按照工程工程將設(shè)計文件材料搜集齊全歸納，有頭有尾、完好無缺；按工程工程進展配套整理，如實地、系統(tǒng)地反映一項工程各個設(shè)計階段、各種設(shè)計專業(yè)技術(shù)活動的歷史過程，維護其歷史全貌；不同工程的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按工程完好、系統(tǒng)地保存，

4、有利于按工程系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。2.形成的階段性根據(jù)設(shè)計工作的根本程序，一項工程一般都要經(jīng)過設(shè)計準備即前期階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段，每個設(shè)計階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)，應(yīng)具備有工作條件，以及必須形成的設(shè)計文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成，格式及審批權(quán)限等，也都在設(shè)計程序中有明確詳細的規(guī)定。前一階段設(shè)計工作沒有完成，或設(shè)計文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準，不得開展下一階段的設(shè)計工作但可做準備。前一階段設(shè)計文件經(jīng)過批準成為后一階段設(shè)計根據(jù)，后一階段設(shè)計文件又是前一階段的設(shè)計文件深化和開展。前后不同階段的設(shè)計文件之間，既有密不可分的有機聯(lián)絡(luò)，又有明顯的嚴格

5、的階段區(qū)分，因此，每個設(shè)計階段各個專業(yè)的設(shè)計文件分別組成各自互相聯(lián)絡(luò)的有機整體，并決定文件材料形成的階段性。3.內(nèi)容的專業(yè)性一項工程設(shè)計是由多種專業(yè)和設(shè)計人員按不同專業(yè)分別開展詳細設(shè)計作業(yè)，又互相配合共同完成，因此，一項工程的設(shè)計文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)結(jié)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須親密協(xié)調(diào)，以互相提供的設(shè)計文件作為根據(jù)而開展工作，其形成的設(shè)計文件之間也必然有著非常嚴密的聯(lián)絡(luò)。但每一專業(yè)設(shè)計文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動的表達和存在形式，它所表達的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點，其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進展。因此，工程設(shè)計檔案在分類、編號、編制檢索工作時，

6、都要考慮設(shè)計文件材料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)絡(luò)特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號構(gòu)造層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程工程、與工程設(shè)計之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的根底知識，理解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷進步管理業(yè)務(wù)程度。比方我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程設(shè)計，我們檔案人員就要熟悉本院各個專業(yè)的特點，掌握必要的專業(yè)知識，才能更好地管理本院的工程設(shè)計檔案。4.修改、補充的多變性工程設(shè)計是技術(shù)上和經(jīng)濟上對擬建工程的全面規(guī)劃，所以設(shè)計工作形成的圖紙文件是設(shè)計人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品，是主觀范疇的東西，

7、它不同于測繪圖紙和開工圖紙那樣是完工后的實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計變更，需要對設(shè)計文件進展必要修改和補充。比方設(shè)計本身可能存在某些缺陷、疏漏或過失；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供給的變化可能改變設(shè)備材料使用；施工方法的改變需要變更設(shè)計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設(shè)計變更以適應(yīng)施工。有時有的圖紙需要屢次修改、補充，有的局部圖紙甚至成套作廢，要重新設(shè)計。設(shè)計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可防止的、必要的和允許的，但又應(yīng)是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。當(dāng)設(shè)計變更時，必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制

8、新圖，并相應(yīng)地做好施工現(xiàn)場和庫存藍圖的修改工作，做到底圖與藍圖一致，圖紙與施工安裝現(xiàn)場一致。做好設(shè)計變更材料與該工程設(shè)計技術(shù)文件材料的配套整理，使工程設(shè)計檔案準確、完好。檔案人員應(yīng)當(dāng)理解設(shè)計變更情況，防止對外提供已經(jīng)作廢了的或已經(jīng)修改正的錯誤圖紙，以免消費建立中造成失誤和損失。5.使用的通用性設(shè)計是一項繼承性和創(chuàng)造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計成果的根底上進展創(chuàng)造，而不可能是全新的設(shè)計，這首先是設(shè)計工作性質(zhì)所決定的客觀要求，也是設(shè)計再消費的前提條件。再那么，工程設(shè)計對象即工程建立產(chǎn)品雖然具有千差萬別的單件性，但其中一些建筑配件、設(shè)備裝置及其零部件或建筑單元等，往往是量大、面廣、共性多、

9、通用性強，使有關(guān)這些內(nèi)容的圖紙文件具有廣為復(fù)用的條件，這也就決定了工程設(shè)計檔案通用性的特點。工程設(shè)計的圖紙文件除了用于某一特點的工程建立工程外，還用于本單位其他工程工程的設(shè)計工作中，或外單位消費建立做參考和借鑒，套用其中的一局部甚至全部圖紙文件，這樣大大防止了重復(fù)勞動，縮短了設(shè)計周期，可加快設(shè)計速度12倍，為整個工程建立贏得了時間，進步了工程效益。6.數(shù)量浩大工程建立產(chǎn)品本身具有整體性的特點，不僅造型龐大、構(gòu)造復(fù)雜、內(nèi)容繁多，而且由一個個單件消費的工程銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬別，各自有它獨特的構(gòu)造、形式和要求，并相應(yīng)形成多種多樣單獨的設(shè)計圖紙文件。因此設(shè)計單位在設(shè)計技術(shù)活動中形成圖紙文件

10、必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；如今已經(jīng)采用自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，進步了貯存密度和檢索效率。7.經(jīng)濟效益的社會性設(shè)計單位的工程設(shè)計檔案，是從事工程設(shè)計技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某詳細工程工程提供設(shè)計圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開發(fā)利用的設(shè)計技術(shù)資源，對內(nèi)可參考復(fù)用，對外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設(shè)計檔案完全是為了滿足消費建立需要向社會提供效勞的。明確工程設(shè)計檔案這一特點，我們在檔案管理工作中必須克制技術(shù)封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向社會，面向技術(shù)市場，面向設(shè)計和消費設(shè)計

11、第一線，面向廣闊設(shè)計人員和現(xiàn)場施工安裝人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程設(shè)計檔案最大限度地在社會上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟效益。8.使用價值的時效性工程設(shè)計檔案用于工程工程第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會二次、三次、假設(shè)干次的利用并發(fā)揮作用，因此說它具有長期使用價值。一般說來，按照技術(shù)文件生命周期理論，工程設(shè)計檔案按其使用價值有它的活潑期和衰減的規(guī)律。即其利用價值和它所反映的技術(shù)程度成比例，和它保管的時間成反比。因此，工程設(shè)計檔案在近期內(nèi)的查閱復(fù)用率就比一般檔案高，時間越往后其查閱復(fù)用率就越低。這說明工程設(shè)計檔案的使用價值不是無限期地保持不變，而是具有一定的時效性，這是它在利用方面的一個特點。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，不斷“吐故納新，經(jīng)常定期進展檔案