歸檔文件整理規(guī)則

1、- PAGE 23 -歸檔文件整理規(guī)則目 錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc447009714 一、有關(guān)說明 PAGEREF _Toc447009714 h 3 HYPERLINK l _Toc447009715 1、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施時(shí)間 PAGEREF _Toc447009715 h 3 HYPERLINK l _Toc447009716 2、標(biāo)準(zhǔn)適用范圍 PAGEREF _Toc447009716 h 3 HYPERLINK l _Toc447009717 3、分類、整理方法 PAGEREF _Toc447009717 h 3 HYPERLINK l _Toc44

2、7009718 4、立檔單位適用范圍 PAGEREF _Toc447009718 h 3 HYPERLINK l _Toc447009719 5、檔案工作有關(guān)定義和術(shù)語 PAGEREF _Toc447009719 h 4 HYPERLINK l _Toc447009720 二、歸檔文件整理的一般要求 PAGEREF _Toc447009720 h 5 HYPERLINK l _Toc447009721 1、組件 PAGEREF _Toc447009721 h 5 HYPERLINK l _Toc447009722 2、件內(nèi)文件的排序 PAGEREF _Toc447009722 h 5 HYPE

3、RLINK l _Toc447009723 3、分類 PAGEREF _Toc447009723 h 6 HYPERLINK l _Toc447009724 4、排列 PAGEREF _Toc447009724 h 7 HYPERLINK l _Toc447009725 5、編號 PAGEREF _Toc447009725 h 7 HYPERLINK l _Toc447009726 6、編目 PAGEREF _Toc447009726 h 9 HYPERLINK l _Toc447009727 三、紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒、排架 PAGEREF _Toc447009727 h 11

4、 HYPERLINK l _Toc447009728 1、紙質(zhì)歸檔文件材料修整要求 PAGEREF _Toc447009728 h 11 HYPERLINK l _Toc447009729 2、紙質(zhì)歸檔文件材料裝訂要求 PAGEREF _Toc447009729 h 12 HYPERLINK l _Toc447009730 3、紙質(zhì)歸檔文件材料編頁要求 PAGEREF _Toc447009730 h 12 HYPERLINK l _Toc447009731 4、歸檔文件裝盒要求 PAGEREF _Toc447009731 h 13 HYPERLINK l _Toc447009732 5、盒內(nèi)備

5、考表的內(nèi)容和要求 PAGEREF _Toc447009732 h 13 HYPERLINK l _Toc447009733 6、歸檔文件的排架 PAGEREF _Toc447009733 h 14 HYPERLINK l _Toc447009734 四、歸檔電子文件的整理要求 PAGEREF _Toc447009734 h 14 HYPERLINK l _Toc447009735 附錄： PAGEREF _Toc447009735 h 16-23一、有關(guān)說明1、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施時(shí)間2015年10月25日發(fā)布的中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則從2016年6月1日實(shí)施，此標(biāo)準(zhǔn)也將從此代替2000

6、年的中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則（原稱的“新規(guī)則”）。2、標(biāo)準(zhǔn)適用范圍2016年版的歸檔文件整理規(guī)則，將標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍由原來的紙質(zhì)文件材料，擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料。3、分類、整理方法2016年版的歸檔文件整理規(guī)則，調(diào)整了歸檔文件的分類、整理方法。例如：、增加了歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；、增加了歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求；、將室編件號和館編件號統(tǒng)一為件號；、增加了歸檔章示例，及直角裝訂方法。4、立檔單位適用范圍2016年版的歸檔文件整理規(guī)則，適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織；對其應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類的檔案可以參照執(zhí)

7、行。如果企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定。5、檔案工作有關(guān)定義和術(shù)語2016年版的歸檔文件整理規(guī)則中所指的：歸檔文件：是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)文件材料和電子文件材料。整理：是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（其中，紙質(zhì)歸檔文件的整理包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件的整理包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等）使之有序化的過程。件：是指歸檔文件的整理單位。檔號：是指在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。、整理原則：a、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保

8、持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；b、歸檔文件的整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；c、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理；d、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。二、歸檔文件整理的一般要求1、組件歸檔文件一般是以每一份文件為一件。有正文、附件的應(yīng)為一件；有文件正本與定稿的應(yīng)為一件（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿和正文應(yīng)為一件）；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)為一件；原件與復(fù)制件應(yīng)為一件；正本與翻譯本應(yīng)為一件；中文本與外文本應(yīng)為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（但作為文件的附件時(shí)除外）；簡報(bào)、周報(bào)等刊物一期視為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般是一次會議視為一件，

9、如果會議記錄是一年一本的，一本視為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件的，也可視為一件。此外，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙應(yīng)與相關(guān)文件為一件。2、件內(nèi)文件的排序一般是正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，沒有特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后（批復(fù)在前，請示在后）。此外，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。3、分類、立檔單位的分類：立檔單位（各單位），或者說同

10、一全宗檔案的分類，應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。、歸檔文件的分類：歸檔文件一般采用：年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限、年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類，上述兩種分類稱為三級分類。a、按年度分類：是將文件按其形成的年度分類。跨年度的一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)；對于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)、以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期來判定所屬年度；對于跨年度形成的會議文件應(yīng)歸入閉幕年；對于跨年度辦理的文件應(yīng)歸入辦結(jié)年。如果，當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，但必須在附注項(xiàng)加以說明。b、按機(jī)構(gòu)（問題）分類：是將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。但是機(jī)構(gòu)分類法與問題分

11、類法只能選擇其中的一種，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成機(jī)構(gòu)或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，如果涉及多部門形成的歸檔文件，應(yīng)歸入文件的主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。c、按保管期限分類：就是將文件按各單位制定的保管期限表來進(jìn)行分類。d、如果規(guī)模較小或者是公文辦理程序不適合于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度保管期限等的方法進(jìn)行兩級分類。4、排列、歸檔文件排列：歸檔文件的排列，應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由來排列。、同一事由文件排列：同一事由中的文件，應(yīng)按文件形成的先后順序排列。、成套性文件排列：會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性的文件

12、可以集中排列。5、編號、歸檔文件的編號原則：根據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號。檔號的編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性的原則。、檔號的內(nèi)容 檔號的內(nèi)容一般包括：全宗號檔案門類代碼年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）代碼件號。上、下位代碼之間用“”短橫線連接，同一級代碼之間用“ ”小圓點(diǎn)隔開。例如：Z109WS2011YBGS0001件號辦公室永久年度文書全宗號 、檔號編制要求：應(yīng)按照DA/T131994中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔號編制規(guī)則編制。其中： a、全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號，一般是用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識；b、檔案門類代碼年度：其中歸檔文件檔案門類的代碼由“文書”前2

13、位漢語拼音第一個(gè)字母“WS”標(biāo)識；年度為文件形成的年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字來標(biāo)注公元紀(jì)年，如：“2016”；c、保管期限：分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。同時(shí)也可以使用“永久”、“30年”、“10年”來標(biāo)識保管期限。d、機(jī)構(gòu)（問題）代碼：是采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如：辦公室代碼為“BGS”。機(jī)構(gòu)也可以用“辦公室”等規(guī)范簡稱標(biāo)識（見附錄A圖、A3）。凡歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。e、件號：是單件（份）歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如：“00

14、26”。、歸檔章的內(nèi)容：歸檔章的內(nèi)容包括全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)；機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)（見附錄A、圖A1）。歸檔章中的全宗號、年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu)（問題）按前面已介紹的方法填寫，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（見附錄A、圖A2）。、加蓋歸檔章要求：歸檔章應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端空白處，并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。6、編目、歸檔文件目錄的內(nèi)容：a、序號：應(yīng)填寫經(jīng)過組件、分類、排列、編號后盒內(nèi)歸檔文件的順序號。b、檔號：應(yīng)按前面介紹過的要求來填寫。c、文號：應(yīng)填寫文件的發(fā)文字號。例如：昆檔發(fā)201696號，若沒

15、有文號的，不用標(biāo)注。d、責(zé)任者：應(yīng)填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，也就是文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。e、題名：也就是文件標(biāo)題。如果沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容，不便于檢索的，應(yīng)當(dāng)全部或部分自擬標(biāo)題，并在自擬的內(nèi)容外加方括號“”。f、日期：也就是文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年、月、日。如：20160329。g、密級：應(yīng)按文件密級實(shí)際情況標(biāo)注。如：絕密、機(jī)密、秘密等。但如果沒有密級的文件，不用標(biāo)識。h、頁數(shù)：是填寫每一件歸檔文件的頁面總數(shù)（有圖和文字的頁面為一頁，空白頁不編）。i、備注：注釋文件需要說明的情況。編目要求：a、編制歸檔文件目錄，應(yīng)依據(jù)檔號的順序來編制歸檔文件的

16、目錄。b、所編制的目錄，應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索，防止漏檢。c、歸檔文件應(yīng)逐件編目。如：來文與復(fù)文為一件時(shí)，只需對復(fù)文編目，但應(yīng)體現(xiàn)來文的主要內(nèi)容。d、歸檔文件目錄，推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面紙張，頁面宜橫向設(shè)置（見附錄B、圖B1）。e、歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。目錄在裝訂時(shí)，應(yīng)編制封面（見附錄B、圖B2）。f 、歸檔文件目錄封面應(yīng)認(rèn)真填寫全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱也就是立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化的簡稱。g、歸檔文件目錄可以按年（每年一冊）裝訂成冊，也可以每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。例如：永久檔案裝

17、訂成一冊、30年檔案裝訂成一冊，10年的檔案裝訂成一冊。三、紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒、排架1、紙質(zhì)歸檔文件材料修整要求、凡歸檔的紙質(zhì)文件材料在裝訂之前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。、對已破損的文件材料，應(yīng)按DA/T252000年中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案修裱技術(shù)規(guī)范予以修復(fù)；對字跡模糊或易退變的，應(yīng)予以復(fù)制。、凡歸檔的文件材料應(yīng)按照保管期限要求去除容易銹蝕、容易氧化的金屬或塑料裝訂用品。、對于幅面過大的文件材料，應(yīng)在不影響使用效果的前提下進(jìn)行折疊。2、紙質(zhì)歸檔文件材料裝訂要求、凡歸檔的文件材料，一般是以件為單位裝訂。并且做到裝訂牢固、不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后的文件材

18、料平整，有利于檔案的保管和利用。對于原裝訂方式符合要求的應(yīng)維持不變。、用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件材料的物質(zhì)。不能使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱容膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料。、凡歸檔文件材料，宜采用線裝法來裝訂。對于頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C、圖C1、圖C2）或者用縫紉機(jī)軋邊裝訂。對于文件材料較多、較厚的，使用“三孔一線”裝訂。、永久和30年保管的歸檔文件材料中，使用了不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的（如：書刊），裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件材料長期保存的需要。、永久和30年保管的歸檔文件材料，不能使用不銹鋼夾或封套裝訂。、定期保管10年的，不需要向綜合檔案館移交的歸

19、檔文件材料，裝訂方式采用線裝法裝訂。也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。3、紙質(zhì)歸檔文件材料編頁要求、紙質(zhì)歸檔文件材料一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。、頁碼應(yīng)逐頁編制，空白頁不編，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白處。、歸檔文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件材料原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。（不用編）4、歸檔文件裝盒要求、將歸檔文件按組件、分類、排列、編號、編目等后的順序裝入檔案盒內(nèi)，同時(shí)應(yīng)填寫檔案盒的盒脊和備考表。、裝盒時(shí)，不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同的保管期限的歸檔文件材料不能裝入同一個(gè)檔案盒。、檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。、檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D、圖D1）。、檔案盒可根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或盒底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見附錄D、圖D2、圖D3）。其中，起止件號應(yīng)填寫盒內(nèi)第一件（第一份）文件和最后一件文件的件號，起件號應(yīng)填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，填寫盒號時(shí)，必須按