FIN018-資金管理制度-備用金管理程序

1、Royale Tower HotelPolicy No. 序號(hào)；FIN-P&P-018Effective Date 生效日期：2019年5月1日Policy & Procedure 制度和程序Prepared Bv 制定人：FC：Approved By 批準(zhǔn)人：GM：EXD：備用金管理制度Distribute to 分發(fā):酒店各部門(All Dept.)Objective 目標(biāo):根據(jù)重要性原那么，為了對(duì)酒店頻繁發(fā)生的日常性的小額開支予以簡(jiǎn)化，規(guī)范前廳收銀 備用金管理，確保前廳收銀備用金賬實(shí)相符；對(duì)零星現(xiàn)金支出建立備用金制度，由財(cái)務(wù)部 加以嚴(yán)格控制,維護(hù)酒店資產(chǎn)的平安與完整。Policv 政策/

2、P/ocedere 程序:第一章部門備用金備用金是酒店暫給企業(yè)內(nèi)部各部門備作零星采購(gòu)、零星開支、找零等（因工作原因使 用）的款項(xiàng)。一、部門備用金政策.備用金均為酒店資產(chǎn)。.備用金借款必須按規(guī)定用途使用，不得挪作他用。如發(fā)生公款喪失，由借款人承當(dāng) 責(zé)任。.備用金應(yīng)嚴(yán)格按照金皇酒店財(cái)務(wù)制度規(guī)定執(zhí)行。.必須妥善保管備用金，不得與私人款項(xiàng)相混淆，不得私用或借給他人使用。.撥付給各部門的備用金應(yīng)控制在最低限度。.財(cái)務(wù)部指定人員應(yīng)不定期抽查各部門的備用金，如發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)短款，應(yīng)立即按規(guī)定處 理。二、備用金業(yè)務(wù)程序一、備用金申請(qǐng).備用金申請(qǐng)部門填寫“備用金申請(qǐng)表”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理 批準(zhǔn)。.備

3、用金申請(qǐng)人應(yīng)如實(shí)、規(guī)范地填寫“備用金申請(qǐng)表”。.財(cái)務(wù)部按批準(zhǔn)的金額支付給所需部門。二、備用金報(bào)銷各部門在實(shí)際支用后，根據(jù)財(cái)務(wù)部指定的報(bào)銷時(shí)間，憑零用現(xiàn)金支出傳票，經(jīng)財(cái)務(wù)部 核實(shí)后，按定額補(bǔ)足報(bào)賬部門的備用金。三、備用金盤點(diǎn)每天下班前，備用金保管人員應(yīng)清點(diǎn)現(xiàn)金，做到日清月結(jié)。四、備用金抽查財(cái)務(wù)部指定人員應(yīng)每月不定期抽查各部門的備用金。五、備用金報(bào)告出納每月要及時(shí)更新備用金檔案，每月核對(duì)簽收一次，并做出備用金清點(diǎn)報(bào)表交財(cái)務(wù) 總監(jiān)審核。六、備用金退還部門不需要此備用金時(shí)，需將預(yù)先核定發(fā)放的備用金如數(shù)退還。第二章營(yíng)運(yùn)備用金一、營(yíng)運(yùn)備用金政策1、前廳備用金是指將酒店現(xiàn)金交給前廳收銀員，用于為住店客人提供

4、外幣兌換、結(jié)賬 付款及小量金額找零。.要確保備用金存放在上鎖并始終平安的地方。.對(duì)于備用金的日常管理要確立一定的準(zhǔn)那么。.收銀備用金不能用來償付零用費(fèi)用支出，只能嚴(yán)格用于前廳收銀的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。.所有長(zhǎng)期增加備用金必須經(jīng)過財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，接收人也須簽訂新的備用金擔(dān)保書。.臨時(shí)性地增加備用金（比方周末備用金），須填寫一張臨時(shí)增加備用金申請(qǐng)表， 交出納保管。當(dāng)這些臨時(shí)增加的備用金被還同時(shí)，須記入相關(guān)科目，同時(shí)申請(qǐng)表作廢。.收銀員當(dāng)班時(shí)，只能攜帶少量個(gè)人現(xiàn)金，而且對(duì)這些現(xiàn)金應(yīng)與備用金分開保管。.前廳備用金是酒店的財(cái)產(chǎn)，任何人不得將備用金挪為他用，如有違反者，一律予以 嚴(yán)厲處分。二、營(yíng)運(yùn)備用金程序.每天由前

5、廳值班經(jīng)理分配備用金至收銀領(lǐng)班，再由收銀領(lǐng)班將所得備用金分配至其 他當(dāng)班收銀員。.所有收銀員都會(huì)收到一定金額的營(yíng)運(yùn)備用金，并且收銀員必須在保證書上簽字確認(rèn) 已收到的備用金。給予收銀員的備用金應(yīng)該記錄完整、數(shù)字準(zhǔn)確，以確保每一個(gè)收銀員 （作為備用金的管理人）自己保管的金額與記錄一致。.投款金額為當(dāng)班次的現(xiàn)金收入減去當(dāng)班次的現(xiàn)金支出。每班次結(jié)束后，須將備用金 投入投款箱或保存在前臺(tái)的保險(xiǎn)箱中。每個(gè)班次結(jié)束時(shí)，接班員工須與上一班次的員工交 接備用金。在這種情況下，前臺(tái)備用金的初始金額由前廳部經(jīng)理簽字確認(rèn)，其他相關(guān)收銀 員必須確保在開班前各自的備用金被正確交接，并在整個(gè)班次中對(duì)該筆備用金負(fù)責(zé)。.當(dāng)收入

6、大于支出時(shí)，須在下班前將當(dāng)班的收入投至保險(xiǎn)箱中，做好投款記錄；當(dāng)支 出大于收入時(shí)，那么使用保險(xiǎn)箱備用金作為流動(dòng)資金，并填寫保險(xiǎn)箱備用金借據(jù)表，請(qǐng)當(dāng)班 值班經(jīng)理簽字確認(rèn)。.要求每班次的收入準(zhǔn)確無誤,款項(xiàng)明細(xì)單按規(guī)定填寫，封口后必須立即投至保險(xiǎn)箱 中，以保證酒店資金收入平安，并做好投款記錄。.每個(gè)班次交接班時(shí)進(jìn)行備用金的交接與清點(diǎn)，收銀員要對(duì)自己所保管的備用金負(fù) 責(zé)，確保備用金額度固定不變，交接后填寫交班記錄并簽字確認(rèn)。.前廳保險(xiǎn)箱開啟時(shí)必須有第三方在場(chǎng)，并由財(cái)務(wù)部當(dāng)場(chǎng)拆封繳款袋，清點(diǎn)款項(xiàng)。.如果收銀員沒有足夠的備用金用于業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)，收銀員須立即與出納聯(lián)系處理。由于 這有可能給客人帶來不方便，應(yīng)向客

7、人解釋原因（如這筆交易較平時(shí)遇到的交易量大很 多）。如果出納不在酒店（己下班或是周末），這時(shí)可以使用值班經(jīng)理的備用金。.如遇緊急情況需要使用前廳備用金，必須通知財(cái)務(wù)總監(jiān)、酒店總經(jīng)理，同時(shí)填寫借 支單，由當(dāng)值經(jīng)理和所借部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；在借支后24小時(shí)內(nèi)歸還至前臺(tái)。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺，負(fù)責(zé)此事的收銀員應(yīng)填寫現(xiàn)金短缺通知書，簡(jiǎn)要說明短缺的原因 并由他的直接領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)作證。.酒店財(cái)務(wù)部將不定期對(duì)前臺(tái)備用金進(jìn)行盤點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)備用金出現(xiàn)長(zhǎng)款或短款情況, 那么追究相關(guān)人員的責(zé)任。收入稽核員將在每月做不定時(shí)的突擊抽查，以確保備用金金額準(zhǔn) 確。第三章備用金的補(bǔ)充程序目的加強(qiáng)貨幣資金管理，確保正確執(zhí)行收銀員補(bǔ)充

8、備用金的程序，維護(hù)酒店資產(chǎn)的平安與兀顰o政策與程序.收銀員在欠費(fèi)收據(jù)的收銀員聯(lián)和存根聯(lián)上均寫上日期和金額。.收銀員僅在欠費(fèi)收銀員聯(lián)上簽名，此欠費(fèi)金額與收銀員手中的現(xiàn)金加總等同于收銀 員備用金金額。.收銀員在班次結(jié)束時(shí)必須將存根聯(lián)與其他貨幣一起投入酒店投款箱里。欠費(fèi)的金額 應(yīng)填寫在“收銀員繳款袋”上。.出納將在第二天根據(jù)欠費(fèi)收據(jù)補(bǔ)錢給相關(guān)收銀員。.收銀員收到錢后在欠費(fèi)存根聯(lián)上簽名以確認(rèn)收到此金額。收銀員簽字后，欠費(fèi)收銀 員聯(lián)應(yīng)立即銷毀。.出納在欠費(fèi)存根聯(lián)上簽字并附在出納報(bào)告后存檔。第四章 備用金檢查管理政策與程序1.除年終結(jié)算時(shí)的備用金清點(diǎn)以外，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。(1)財(cái)務(wù)總監(jiān)應(yīng)至少每年進(jìn)行一次備

9、用金突擊清點(diǎn)。(2)財(cái)務(wù)總監(jiān)指派的人將每月突擊盤點(diǎn)出納備用金；需特別注意的是所有小額現(xiàn)金報(bào) 銷單需是當(dāng)期的、己批準(zhǔn)過的而且附件齊全。(3)所有其他的備用金將被每月不定期突擊盤點(diǎn)；使用備用金明細(xì)表盤點(diǎn)備用金以確 保能盤點(diǎn)到所有備用金；收銀員在盤點(diǎn)過程中須一直在場(chǎng)并在盤點(diǎn)結(jié)束后在現(xiàn)金盤點(diǎn)表上 簽字確認(rèn)盤點(diǎn)金額；盤點(diǎn)表將存檔備查。(4)如果在收銀員當(dāng)班期間突擊盤點(diǎn)前廳和餐飲部的備用金，必須打印出當(dāng)時(shí)的收銀 員現(xiàn)金報(bào)表。任何長(zhǎng)款和短款必須記錄在現(xiàn)金盤點(diǎn)表上。長(zhǎng)款須立即收繳財(cái)務(wù)存放，短款 需由收銀員補(bǔ)上。(5)所有現(xiàn)金必須列明于現(xiàn)金盤點(diǎn)匯總表上，本位幣和外幣應(yīng)分別顯示。外幣應(yīng)按抽 查當(dāng)日前臺(tái)匯率換算本錢位幣。(6)所有非現(xiàn)金工程必須標(biāo)明日期。(7)相關(guān)的原始單據(jù)必須附于現(xiàn)金盤點(diǎn)匯總表上。.現(xiàn)金檢查、長(zhǎng)短款報(bào)告(1)財(cái)務(wù)總監(jiān)必須簽署所