FIN010-基礎(chǔ)財(cái)務(wù)制度-會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、Royale Tower HotelPolicy No. 序號(hào)：FIN-P&P- 010Effective Date 生效日期：2019年5月1日Policy & Procedure 制度和程序Prepared By 制定人：FC：Approved By 批準(zhǔn)人：GM：EXD：會(huì)計(jì)檔案管理制度Distribute to 分發(fā):酒店各部門(mén)（AU Dept.）Objective 目標(biāo):為盡可能保護(hù)酒店涉及財(cái)務(wù)方面的商業(yè)秘密，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便 查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，更好地為酒店開(kāi)展服務(wù)。Policy 政策/Procedure 程序:第一章總那么第一條為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一

2、會(huì)計(jì)檔案管理工作，盡可能保護(hù)酒店涉及財(cái)務(wù)方面 的商業(yè)秘密，更好地為酒店開(kāi)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和中華人民共和 國(guó)檔案法的規(guī)定，結(jié)合酒店的實(shí)際情況，特制定本制度。第二條酒店必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保 管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、 散失和泄密。第三條 本制度適用于本公司及所屬公司（以下簡(jiǎn)稱“酒店”）。第二章會(huì)計(jì)檔案的范圍第四條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和 反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：（一）會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；（二

3、）會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬 簿；（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注和文字說(shuō)明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告;（四）其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資 料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、查賬報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度以及與經(jīng)營(yíng)管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件，如合同、章程等各種會(huì) 計(jì)資料。第五條以上所指的會(huì)計(jì)檔案資料包含紙質(zhì)檔案資料和電腦存儲(chǔ)的檔案資料（無(wú)電子版 的除外）。第六條會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、復(fù)制和銷毀等管理制 度。第三章會(huì)計(jì)檔案的整理

4、第七條 酒店每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成 冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。第八條 對(duì)于憑證類的會(huì)計(jì)檔案，酒店應(yīng)在會(huì)計(jì)月度結(jié)束后15日內(nèi)將該月的記賬憑證 打印（手工賬的需整理編號(hào)且簽名或蓋章），并將記賬憑證、原始憑證整理后裝訂成冊(cè)。 訂本的會(huì)計(jì)憑證作為會(huì)計(jì)檔案資料管理。第九條 對(duì)于賬本類的會(huì)計(jì)檔案，酒店應(yīng)在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后30個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行會(huì)計(jì)賬 簿整理（電腦賬的需打印并裝訂紙質(zhì)賬本），在首頁(yè)簽字蓋章后作為檔案資料管理。第十條 對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告類的會(huì)計(jì)檔案，酒店應(yīng)在年度會(huì)計(jì)報(bào)表報(bào)出后30個(gè)工作日內(nèi)進(jìn) 行該年度內(nèi)所有會(huì)計(jì)報(bào)表資料的整理并作為檔案資料管理。第十一條對(duì)于其他會(huì)計(jì)

5、檔案，由具體經(jīng)辦的財(cái)務(wù)人員在月度結(jié)束后15日內(nèi)對(duì)已操作 完畢的財(cái)務(wù)資料整理編號(hào)并作為檔案資料管理。第十二條會(huì)計(jì)檔案在統(tǒng)一歸檔前，由各具體負(fù)責(zé)該類財(cái)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)人員管理;在會(huì) 計(jì)年度結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)，辦理會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)并將會(huì)計(jì)檔案移交會(huì)計(jì)文員統(tǒng)一保管。第四章會(huì)計(jì)檔案的保管第十三條當(dāng)期的會(huì)計(jì)檔案資料應(yīng)與非財(cái)務(wù)資料適當(dāng)分開(kāi)；以往會(huì)計(jì)年度的檔案資料必 須專柜存放，并由會(huì)計(jì)文員編制會(huì)計(jì)檔案存放索引表，以便查找。第十四條必須保障會(huì)計(jì)檔案資料存放地的平安性，保管人員交接時(shí)須移交所有相關(guān)鑰 匙或在必要時(shí)進(jìn)行換鎖。第十五條對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管、存放有序，確保查找方便，嚴(yán)格執(zhí)行平安和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀

6、損、散失和泄密。第十六條電腦存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案資料，其重要程度及管理責(zé)任等同于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng) 將其與業(yè)務(wù)等其他資料嚴(yán)格分開(kāi)，不準(zhǔn)將會(huì)計(jì)檔案資料與業(yè)務(wù)等其他資料混同在一臺(tái)電腦 中存儲(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案資料的電腦，必須設(shè)置由財(cái)務(wù)人員專管的開(kāi)機(jī)密碼。第十七條各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，可分為永久、定期二類，詳見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保管期限 表。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天起算。第五章會(huì)計(jì)檔案的借用第十八條酒店保存的會(huì)計(jì)檔案可根據(jù)業(yè)務(wù)需要用于內(nèi)部查閱。查閱會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)有關(guān) 負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時(shí)歸檔。第十九條外單位查閱會(huì)計(jì)檔案需憑單位介紹信，說(shuō)明查閱范圍，查閱人應(yīng)出示身份 證，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方能

7、辦理查閱手續(xù)。第二十條 查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人員陪同，查閱的會(huì)計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽 涂改。第二十一條 會(huì)計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需帶出室外復(fù)印時(shí)，必須經(jīng)財(cái) 務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，并及時(shí)歸還。第二十二條查閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在檔案資料中亂畫(huà)、標(biāo)記，拆散原卷冊(cè)，也不得涂 改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原 件）。第二十三條對(duì)借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理借閱注銷 手續(xù)。第六章、會(huì)計(jì)檔案的分類（一）收銀審計(jì)檔案.收銀審計(jì)后和各種賬單、票證和計(jì)算機(jī)報(bào)表、表格，應(yīng)由日審按日整理，按日袋箱 存放；.收銀審計(jì)檔案保存期限不低于三年；.

8、收銀審計(jì)檔案的銷毀必須造冊(cè)報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)方可；.收銀審計(jì)檔案的存放地點(diǎn)與會(huì)計(jì)檔案室分設(shè)，并要求配備防火平安設(shè)施；.收銀審計(jì)檔案室的保存由財(cái)務(wù)總監(jiān)指定專人負(fù)責(zé)；（二）電腦檔案.會(huì)計(jì)成控部的電腦檔案，必須按月備份考出。所有備份磁盤(pán)和U盤(pán)必須送交財(cái)務(wù)部 總監(jiān)處存放；.收銀審計(jì)電腦檔案，必須按月備份，所有備份磁盤(pán)和U盤(pán)必須送交財(cái)務(wù)部總監(jiān)存 放；.金庫(kù)、投款柜處的監(jiān)控檔案，必須按月備份，所有備份磁盤(pán)和光盤(pán)必須送交財(cái)務(wù)部 總監(jiān)存放。第七章、會(huì)計(jì)檔案銷毀程序.酒店會(huì)計(jì)檔案保存期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)抄具清單，報(bào)給董事會(huì)、主管部門(mén)和稅務(wù)部 門(mén)同意后，方可銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案的清單應(yīng)永久保存；.由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)

9、鑒定、嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀 會(huì)計(jì)檔案的名稱、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi) 容。.財(cái)務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后，在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽屬意見(jiàn)并簽名。.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由酒店委派人員共同監(jiān)銷。.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀 的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)知 曉。第八章附那么附：會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注一 一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年會(huì)計(jì)跟簿類4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記齦保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年8輔助裱簿15年三一財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四