項目資料及工程檔案管理措施

1、項目資料及工程檔案管理措施1項目資料的管理措施（1）管理職責(zé)1）實行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級建立、健全施工文件管理崗位責(zé)任制，配 備專職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應(yīng)設(shè)立專門 的部門（專人）負(fù)責(zé)收集和整理。2）負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形 成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。3）按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢。（2）質(zhì)量要求1）歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件。2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3）工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。4）工程文件應(yīng)打印或采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水

2、。5）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4幅面（ 297m佛210mm。圖紙 宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙 一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所 出圖紙的復(fù)印件。8）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、 平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面 1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。10）不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成 A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。11）工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)

3、定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。（3）檔案的分類土建工程施工技術(shù)準(zhǔn)備文件：施工組織設(shè)計，技術(shù)交底，圖紙會審記錄，施工預(yù) 算的編制和審查，施工日志；施工現(xiàn)場準(zhǔn)備：控制網(wǎng)設(shè)置資料，工程定位測量資料，基槽開挖線測量 資料，施工安全措施，施工環(huán)保措施；地基處理記錄：地基釬探記錄和釬探平面布點圖，驗槽記錄和地基處理 記錄，樁基施工記錄，試樁記錄；工程圖紙變更記錄：設(shè)計會議會審記錄，設(shè)計變更記錄，工程洽商記錄;施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗報告：砂、石、磚、水泥、 鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗匯總表砂、石、磚、水泥、 鋼筋、防水材

4、料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料出廠證明文件，砂、石、磚、水 泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗報告，預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝 土）出廠合格證、試驗記錄，工程物資選樣送審表，進場物資批次匯總表，工程 物資進場報驗表；施工試驗記錄：土壤（素土、灰土）干密度、擊實試驗報告，砂漿配合 比通知單，砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告，混凝土抗?jié)B試驗報告，商品混凝土 出廠合格證、復(fù)試報告，鋼筋接頭（焊接）試驗報告，防水工程試水檢查記錄， 樓地面、屋面坡度檢查記錄，土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗 報告匯總表；隱蔽工程檢查記錄：基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程，鋼結(jié)構(gòu)工程，防火工程, 高程控制；施工記錄：工

5、程定位測量檢查記錄，預(yù)檢工程檢查記錄，冬施混凝土攪 拌測溫記錄，冬施混凝土養(yǎng)護測溫記錄，煙道、垃圾道檢查記錄，沉降觀測記錄, 結(jié)構(gòu)吊裝記錄，現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄，工程竣工測量，新型建筑材料，施工新技 術(shù)；工程質(zhì)量事故處理記錄； 工程質(zhì)量檢驗記錄：檢驗批質(zhì)量驗收記錄，分項工程質(zhì)量驗收記錄，基 礎(chǔ)、主體工程驗收記錄，幕墻工程驗收記錄，分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄。2）電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化一般施工記錄：施工組織設(shè)計，技術(shù)交底，施工日志； 圖紙變更記錄：圖紙會審，審設(shè)計變更，工程洽商； 設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄：設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書, 設(shè)備裝箱單、商檢

6、證明和說明書、開箱報告，設(shè)備安裝記錄，設(shè)備試運行記錄，設(shè)備明細(xì)表；預(yù)檢記錄；隱蔽工程檢查記錄； 施工試驗記錄：電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等 測試記錄，樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄，變配電設(shè)備安 裝、檢查、通電、滿負(fù)荷測試記錄，給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾?管道強度、嚴(yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門等試驗記錄， 電氣照明、動力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、系統(tǒng)調(diào)試、試運行記錄； 電梯接地電阻、絕緣電阻測試記錄，平衡、運速、噪聲調(diào)整試驗報告；質(zhì)量事故處理記錄； 工程質(zhì)量檢驗記錄：檢驗批質(zhì)量驗收記錄，分項工程質(zhì)量驗收記錄，分 部（子

7、分部）工程質(zhì)量驗收記錄。3）室外工程 室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視?消防等）施工文件；室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件。（4）歸檔工程文件的組卷要求1）立卷的原則和方法 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于 檔案的保管和利用；工程文件應(yīng)按單位工程組卷；立卷采用如下方法：a工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、 監(jiān)理文件、施工文件、 竣工圖、竣工驗收文件5部分；b工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；c監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；d施工文件可按單位工程、分部

8、工程、專業(yè)、階段等組卷；e竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；f竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷；立卷過程中宜遵循下列要求：a案卷不宜過厚，一般不超過40mmb案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷2）卷內(nèi)文件的排列 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的 印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后、印本在前、定稿 在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。預(yù)算材料封面為“預(yù)算報告”，后面依次為（超過10頁的應(yīng)插入目錄） 工程預(yù)算總表、預(yù)算說明、材料匯總表、

9、工程預(yù)算表、工料分析表、工程量計算 表、圖紙設(shè)計說明，圖紙等3）案卷的編目 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：A.卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。 每卷單獨編號，頁號從“1”開始。.頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下 角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。C.每一案卷頁數(shù)超過10頁的應(yīng)編制目錄附于第1頁前，不編寫頁號。D.成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目 錄，不必重新編寫頁碼。E.案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考不編寫頁號。卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：A.序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1依次標(biāo)注。.責(zé)任者：填寫文件的直

10、接形成單位和個人。 有多個責(zé)任者時，選擇兩個主 要責(zé)任者，其余用“等”代替。C.文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。D.文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。E.日期：填寫文件形成的日期。F.頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。G.卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：A.卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)（照片張數(shù)） ，以及立卷單位對案卷情況的說明B.卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：A.案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。B.案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位

11、、起止 日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。C.檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷組成。D.案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、 專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。E.編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。F.起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。G.工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，另一套原件要求移 交場檔案室保存。 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)用 70g以上白色書寫紙制作，幅面 統(tǒng)一采用A4幅面。2工程檔案的管理措施（1）施工單位工程檔案的分類及內(nèi)容施工單位工程檔案大致包括以下幾大類型：1）施工綜合管理文件。包括：施工方案、施工計劃、施工

12、措施，有關(guān)質(zhì)量、 安全、進度計劃、環(huán)保水保方面的往來文件，會議紀(jì)要，各種施工原始記錄，工 程照片和錄像等；2）質(zhì)量保證文件。包括：原材料及構(gòu)件出廠證明、復(fù)驗單及試驗報告，半 成品、成品試驗成果匯總及現(xiàn)場材料見證取樣記錄、混凝土（砂漿）配料單，各 種現(xiàn)場檢測記錄及報告，設(shè)備、機具、儀器儀表率定檢測記錄及檢修記錄等；3）質(zhì)量檢查簽證文件。如：施工定位測量，放樣報驗單，施工測量成果報 審表及測量成果等，測量原始記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄，各種單 元工程驗收及評定（包括工序）、交工驗收記錄等；4）竣工圖；5）工程結(jié)算文件。包括：計量支付文件及完工結(jié)算文件，合同變更、索賠 與反索賠文件等；6）

13、工程驗收文件。包括：合同項目工程（含單位及分部工程）完工驗收簽 證鑒定書，施工報告、階段驗收、交工交面驗收報告、竣工報告、工程建設(shè)施工 大事記，竣工結(jié)算報告，工程移交證書及工程項目缺陷（保修）責(zé)任終止證書等;（2）工程檔案的形成應(yīng)真實，準(zhǔn)確、滿足要求工程檔案的內(nèi)容必須真實、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)，與工程實際相符合， 絕不允許偽造或與實際不符；其深度必須符合國家有關(guān)工程方面的技術(shù)規(guī)范、 標(biāo) 準(zhǔn)和規(guī)程。（3）工程檔案的編制、收集，整理、管理和移交1）工程檔案的編制填寫要規(guī)范施工單位應(yīng)在項目成立初期備齊工程相關(guān)施工規(guī)范、驗收標(biāo)準(zhǔn)，使工程文件一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)

14、范的原始施 工資料和文件出現(xiàn)。簽字蓋章應(yīng)符合要求要求責(zé)任人簽字部位必須由責(zé)任人本人按照身份證的姓名簽字，不應(yīng)使用化名，嚴(yán)禁代簽或用印章代替簽名；簽名時應(yīng)注明日期。有責(zé)任單位簽字蓋章部位必須由責(zé)任單位責(zé)任人簽字， 并加蓋該單位的現(xiàn)場 派出機構(gòu)的公章。改錯要符合要求在工程文件編制過程中不可避免的會出現(xiàn)一些錯誤， 正確的改錯方法是將錯 誤用斜線劃掉，再在其右上方填寫正確的文字（或數(shù)字），禁止使用改正液、貼 紙重寫、刀片刮或用墨水涂黑等方法。2）工程檔案的收集工程項目所形成的全部工程文件在歸檔前按檔案管理的要求進行收集整理； 并在歸檔前對工程項目所形成的全部文件材料按檔案管理要求進行查漏補缺和3）工程

15、檔案的整理工程文件的組卷應(yīng)遵循其自然形成規(guī)律和成套性特點，分類科學(xué)，組卷合理, 保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；使組成的案卷既能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程的全貌，又 便于保管和利用。 直接針對本項目非普發(fā)性管理文件按合同項目結(jié)合問題、文件類型、年 度等進行整理組卷。卷內(nèi)文件按問題、時間、文號或重要程度排列，同一問題（事項）的請示與 批復(fù)、函與復(fù)函、主件與附件原則上不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，復(fù)函 在前、函在后，主件在前、附件在后的順序排列；同一事項的來往文函應(yīng)放在一 起，依時間順序排列。 非管理性的工程文件按項目劃分的單位（單項）工程、分部工程、單元 （分項）工程并結(jié)合問題、年度、文件類型、專業(yè)等進行

16、整理組卷。卷內(nèi)文件為材質(zhì)證明文件按材質(zhì)類別、 批次排列；卷內(nèi)文件為質(zhì)量檢查、評 定、驗收文件、試驗檢驗、施工記錄則按單位工程、分部（分項）工程、樁號、 高程排列。 通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖應(yīng)單獨組卷；若采用了通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，必須在工程文 件整理組卷時于圖紙目錄中注明其圖號及編制單位，并在卷內(nèi)備考表說明中注 明。卷內(nèi)圖紙按單位（單項）工程、專業(yè)排列，同專業(yè)圖按圖號順序排列。4）工程檔案的移交工程檔案整理完畢經(jīng)監(jiān)理檢查合格后移交建設(shè)單位，移交時應(yīng)明確移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并應(yīng)有完備的清點、雙方簽字、蓋章等交接手續(xù)。（4）工程項目檔案管理中應(yīng)注意的問題1）建立工程檔案管理組織機構(gòu)工程項目部成立的同時

17、建立工程檔案管理組織機構(gòu)，應(yīng)明確主管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員。2）健全檔案管理制度在工程項目施工初期就應(yīng)結(jié)合工程項目實際情況， 制定相應(yīng)的工程檔案管理 規(guī)定，明確各部門在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。只有工程項目建設(shè)過程中各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、 齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料 真實可靠，竣工圖與實物相符。3）加強現(xiàn)場施工技術(shù)人員檔案意識應(yīng)有計劃、有措施、分期分批對工程管理人員、施工現(xiàn)場作業(yè)人員進行檔案 業(yè)務(wù)知識、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)知識培訓(xùn)，使工程項目管理人員、施工技術(shù)人員在增強

18、 檔案意識的同時也熟知檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（5）工程檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)工程檔案管理歸根到底是人才的管理， 要想形成高質(zhì)量工程檔案，不但要求 檔案管理人員能對檔案進行日常使用、維護、更新、收集、整理等，同時要具有 較強的專業(yè)知識，必要的施工經(jīng)驗和很好的文化素養(yǎng)。1）要有責(zé)任心首先檔案管理是一種專業(yè)型強、需要細(xì)心地對待每一個數(shù)據(jù)、每一份表格， 確保工程檔案的準(zhǔn)確無誤；其次檔案管理也是一種涉及面廣、工作量大的工作， 需要耐心的分門別類的整理、歸檔；同時檔案管理工作也是一種復(fù)雜繁瑣、 枯燥 無味的工作，在長期的工作中極易產(chǎn)生厭煩的情緒， 所以，檔案管理人員在工作 中要有足夠的責(zé)任心，要嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍的對待。2）要具備專業(yè)知識首先要能看懂工程施工圖，能編制修改工程竣工圖，根據(jù)圖紙計算工程量； 也要了解各類工程施工方法、施工工藝及施工技術(shù)；熟知工程建筑材料的分類、 性能、用途；其次要能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄、工程驗收表格、工程評定 表格、還要了解文秘基礎(chǔ)知識，熟悉工程建設(shè)活動的報告、批復(fù)、通知、紀(jì)要等 應(yīng)用公文的編寫方法；熟悉工程資料收集的內(nèi)容、范圍；掌握工程檔案收集、編 制、整理的方法。3）要具備電子辦公能力隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案逐漸普及，檔案工作不再局限于紙上，熟練