從本科教學(xué)工作水平評(píng)估看我院人事檔案管理

1、 從本科教學(xué)工作水平評(píng)估看我院人事檔案管理 覆蓋面廣、頭緒多 高校的人事檔案管理工作具有普遍性，既有教職工檔案，又有學(xué)生檔案，教職工檔案又包括干部檔案和工人檔案，隨著新勞動(dòng)合同法的實(shí)施，勞動(dòng)用工的檔案動(dòng)態(tài)管理也提上了議事日程，因此高校人事檔案牽涉到許多部門如人事處、組織部、招生就業(yè)辦公室以及各院系的相關(guān)用人部門，人事檔案管理工作是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工作。 保密性強(qiáng) 干部人事檔案是組織、人事等部門按照黨的干部政策，在錄用、培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想品德、作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史、全面地考查、了解和正確選拔、使用干部的重要依據(jù)1，涉及

2、個(gè)人的隱私內(nèi)容，其使用、查閱和摘錄必須具備一定的條件，履行合法、合理的程序，因而具有較強(qiáng)的保密性。 利用率高 人事檔案為歷史、科學(xué)地評(píng)價(jià)當(dāng)事人，為組織晉升、選拔和任用干部提供了重要依據(jù)。特別是隨著社會(huì)的發(fā)展、人才的流動(dòng)，人事檔案工作出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題，如人事變動(dòng)所帶來(lái)的跨地域連續(xù)性管理;檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng);檔案種類日趨豐富;檔案的利用量增加;利用范圍擴(kuò)大、利用深度擴(kuò)展。LOCaLHoST 時(shí)效性強(qiáng) 人事檔案應(yīng)全面、及時(shí)地反映當(dāng)事人的信息變更，包括職務(wù)和職稱的晉升、工資的變動(dòng)、崗位的調(diào)整等基本信息都應(yīng)得到適時(shí)體現(xiàn)，它與教職工的個(gè)人利益息息相關(guān)，處理不當(dāng)，將會(huì)影響到高校的和諧發(fā)展與人才穩(wěn)定。

3、流動(dòng)性大 自西部大開(kāi)發(fā)政策實(shí)施以來(lái)，人才“春水向東流”、“孔雀東南飛”的現(xiàn)象得到了一定的緩解。但與沿海、東部發(fā)達(dá)地區(qū)相比，少數(shù)民族地區(qū)無(wú)論是在硬件還是軟件上都存在著較大的差距，部分人為了尋求更好的教學(xué)與科研環(huán)境，一展自己的才華，紛紛奔向了沿海，奔向了大城市，造成了大面積的人才流動(dòng)，隨之而來(lái)的也就是人事檔案的流動(dòng)。 2 我院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題 觀念、意識(shí)有待提高 我院地處“老、少、邊、山、窮”的革命老區(qū)，受觀念意識(shí)、硬件設(shè)施等因素的制約和影響，在傳統(tǒng)的人事檔案管理理念的影響下，檔案員對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，也缺少與外界的交流與溝通，長(zhǎng)期以來(lái)存有檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要、檔案管理人員能保證所

4、管檔案不丟失就可以了、檔案管理工作人人都能做好等守舊思想，在這種思想支配下，檔案管理人員完全處于被動(dòng)服務(wù)之中。查什么就提供什么，借什么就給什么，不重視對(duì)檔案的優(yōu)化與動(dòng)態(tài)管理2，這種封閉、落后的人事檔案管理理念影響了我院人事檔案管理的發(fā)展。高校本科教學(xué)水平工作評(píng)估促使我們?cè)诮Y(jié)合本院實(shí)際的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)與外界的交流與溝通，轉(zhuǎn)變觀念，更新意識(shí)，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)人事檔案管理提出的更高要求與標(biāo)準(zhǔn)。 資金、設(shè)備條件有限 巧婦難為無(wú)米之炊。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，首先要有必要的資金、設(shè)備的投入，這是進(jìn)行人事檔案資源開(kāi)發(fā)、利用的前提和保障。在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視下，經(jīng)過(guò)多年的努力和發(fā)展，我院人事

5、檔案管理已經(jīng)達(dá)到了人事檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)，但情況還不很樂(lè)觀，硬件上沒(méi)有達(dá)到人事檔案管理“三室”(檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室)分開(kāi)的標(biāo)準(zhǔn)，全院教職工的人事檔案塞在不足20m2的小屋中，辦公室與閱覽室“合二為一”，既不利于檔案的查詢，也不利于人事保密工作的原則。高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估“以評(píng)促改、以評(píng)促建”的原則要求我們認(rèn)真貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)檔案法的精神，加大對(duì)人事檔案管理的資金投入與設(shè)備更新力度，真正做到加強(qiáng)人事檔案管理，主動(dòng)服務(wù)學(xué)校的宗旨和目的。 材料的收集不夠規(guī)范 高校人事檔案因其獨(dú)有的真實(shí)性、系統(tǒng)性而成為評(píng)估專家了解學(xué)校各方面辦學(xué)情況的媒介，是全面展示學(xué)校工作成就與辦學(xué)特色的信息窗口，同

6、時(shí)也是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，收集齊全完整、整理科學(xué)規(guī)范的檔案資料是開(kāi)展各種教育教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)，是評(píng)估專家系統(tǒng)準(zhǔn)確了解學(xué)校各項(xiàng)工作進(jìn)而對(duì)學(xué)校作出科學(xué)、合理的評(píng)估必不可少的憑證依據(jù)。但我院人事檔案管理還存在諸多不規(guī)范之處如材料的規(guī)格設(shè)置存在隨意性。比如教師的年終考核表，從紙張規(guī)格到字體顏色再到書寫規(guī)范等大多不符合檔案管理規(guī)定的要求，造成上交到人事檔案室的這些材料不能順利歸入本人檔案，致使專職檔案員整天忙于對(duì)接收的這些不合格檔案材料的處理，大大降低了工作效率，在整理檔案過(guò)程中也容易導(dǎo)致個(gè)人信息的遺漏與材料的丟失。 人員素質(zhì)有待提高 我院人事檔案管理員大多是“中途出道

7、”，科班出身少之甚少，人員更換頻繁，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)與技能，不能保證檔案管理工作的連貫性與專業(yè)性。即使做為兼職檔案管理員，也沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，實(shí)踐也充分證明，這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理者面對(duì)新的管理方法與模式有些無(wú)所適從，更談不上科學(xué)的管理方法。 信息化程度不高 隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，電子檔案的管理呼之欲出，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，我院目前只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)專用的人事管理系統(tǒng)，信息檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣手工操作，無(wú)紙

8、化閱檔沒(méi)有得到實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響了工作效率。如教職工的個(gè)人信息材料包括專業(yè)技術(shù)資格證書、學(xué)歷學(xué)位證書等，在本科教學(xué)工作水平評(píng)估中的收集都是復(fù)印件，紙質(zhì)材料的存檔具有一定的時(shí)效性，容易腐蝕，尤其是在材料的搬運(yùn)中更容易丟失，難以達(dá)到長(zhǎng)期存檔的目的，面對(duì)成堆的評(píng)估材料更不容易查找，如果我們能夠充分利用信息化手段，將教職工所有個(gè)人材料利用掃描儀終端輸入電腦，形成電子檔案材料，再將電子檔案材料按一定的規(guī)律分門別類進(jìn)行編號(hào)，既利于檔案的存檔，又有利于提高工作效率。 3 加強(qiáng)我院人事檔案管理 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度 人事檔案管理制度是學(xué)校健康穩(wěn)定發(fā)展的有機(jī)組成部分。因此，必須要加強(qiáng)人事檔案管理

9、工作的領(lǐng)導(dǎo)。我院的人事檔案管理應(yīng)該在根據(jù)我院地處少數(shù)民族地區(qū)自身的特點(diǎn)和借鑒以往管理工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，建立健全新的規(guī)章制度，如人事檔案的查、借閱制度，檔案材料的收集、歸檔制度，檔案的安全保密制度，檔案管理員的績(jī)效考核制度等等，做到人事檔案管理工作按規(guī)章制度辦事，遵紀(jì)守法。對(duì)專、兼職檔案管理員，應(yīng)制定明確的崗位職責(zé)，從歸檔、管理、考核等各方面提出具體的規(guī)定和要求，并認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。 加大資金、設(shè)備投入 人事檔案管理資金的投入多少，直接影響到人事檔案管理的水平。從要求庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)，我院目前還沒(méi)有達(dá)到此項(xiàng)要求，“六防”設(shè)施也十分簡(jiǎn)陋，缺乏專門用于檔案管理的去濕機(jī)，還是用樟腦丸、干燥劑等

10、落后的防蛀、防潮手段，距檔案現(xiàn)代化管理的設(shè)施要求還有一定的距離。同時(shí)提高檔案利用效率，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理，還必須借助現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，可通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、現(xiàn)代化的管理。 培養(yǎng)教職工的檔案意識(shí) 對(duì)一般教職工來(lái)說(shuō)，人事檔案管理一直是件很神秘的事，工作一輩子都無(wú)法親眼目睹自己的檔案，因此更談不上對(duì)人事檔案管理與利用的了解與認(rèn)識(shí)，大多還抱著個(gè)人材料“歸不歸檔無(wú)所謂”的

11、態(tài)度，歸檔意識(shí)淡薄3，造成個(gè)人的外出進(jìn)修學(xué)習(xí)材料、學(xué)歷層次提高材料、繼續(xù)教育等材料信息都無(wú)法及時(shí)得到更新。因此，人事檔案管理部門應(yīng)該積極進(jìn)行宣傳，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、干部群眾正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的特點(diǎn)、地位和作用，關(guān)心并積極參與到學(xué)校和個(gè)人的檔案管理中來(lái)，自覺(jué)地收集材料，適時(shí)歸檔，保證人事檔案管理工作的良性穩(wěn)定發(fā)展。 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì) 針對(duì)當(dāng)前我院檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊、結(jié)構(gòu)不整的問(wèn)題，對(duì)專、兼檔案管理員首先應(yīng)該加強(qiáng)思想政治教育，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、肯于奉獻(xiàn)、遵紀(jì)守法的職業(yè)道德素質(zhì)，培養(yǎng)保密意識(shí);其次是要定期舉辦崗位培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)新的檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能。只有不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)及人事系統(tǒng)管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，才能提高綜合分析能力，成為既懂得檔案管理專業(yè)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才，才能適應(yīng)人事檔案管理逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)4。 隨著我院的持續(xù)性發(fā)展，人才的流動(dòng)量將進(jìn)一步加大，人事檔案包含信息的復(fù)雜性也日益加大，為了適應(yīng)新形勢(shì)，人事檔案管理人員必須要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能知識(shí)，努力學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理手段，充分利用計(jì)算機(jī)建立不同類型的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好教職工各類數(shù)據(jù)的收集、整理和管理工作，使我院的人事檔案管理工作重心逐步由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理、由手工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理、由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，使我院人事檔案真正成為挖掘人才的信息基地