高校二級學院行政秘書的自我定位與能力培養(yǎng)

1、高校二級學院行政秘書的自我定位與才能培養(yǎng)高校二級學院行政秘書的自我定位與才能培養(yǎng)【摘要】高校行政秘書作為一支新興隊伍，在高校管理工作占據(jù)著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對行政秘書的工作提出了更高的要求。本文從行政秘書的自我定位及才能培養(yǎng)兩方面討論了高校行政秘書的角色問題?！娟P鍵字】行政秘書；自我定位；才能培養(yǎng)中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1003-8809202212-0082-01高校二級學院辦公室是學院工作的窗口，而行政秘書在辦公室建立與學院開展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對行政秘書的工作提出了更高的要求。它在上傳下達學校的有關精神，左右聯(lián)絡學院師生及同事之

2、間的團隊合作，內(nèi)外溝通學院內(nèi)部及學院與其他職能部門之前的公關協(xié)調(diào)，發(fā)揮著越來越重要的作用。這就要求行政秘書要充分理解職責分工中對自己的角色期待，才能腳踏實地效勞好教學和科研，效勞好教師與學生，從而表達自己的崗位價值。一、高校行政秘書的自我定位1、綜合性與專一性的統(tǒng)一二級學院行政秘書的工作頭緒多，事物雜，范圍廣，具有很強的綜合性。工作范圍幾乎涉及到二級學院機關工作的各個方面。除了要完成每天各類報刊文件的分發(fā)傳閱、各個會議的籌備與后勤效勞，各種來電來訪的接待與處理之外，還需向?qū)W院各基層單位提供政策咨詢和優(yōu)化資源的引導，建立與其他兄弟單位的行政秘書及本單位同事之間的左右聯(lián)絡，互相配合?？芍^集各種工作

3、角色于一身，成為多面手。同時，行政秘書又具有很強的專一性。如方案生育、財務的管理都帶有嚴格的政策法律性，假設缺乏專門訓練或態(tài)度馬虎，就很容易出紕漏，甚至給學院的工作帶來宏大的損失。2、效勞性與創(chuàng)造性的統(tǒng)一3、主動性與被動性的統(tǒng)一秘書工作的效勞性決定了行政秘書工作的被動性。首先是工作性質(zhì)被動。行政秘書工作的變化總是隨著上級部門及本單位指導工作的變化而變化，這決定了秘書工作的附屬性，即被動性。其次是工作時空被動。不同時期、不同地方、不同指導對秘書活動的要求是不同的。秘書必須想指導之所想，急指導之所急，解指導之所難，幫指導之所需，不能分開指導和指導工作而單獨開展工作。三是工作績效的被動。秘書活動的本

4、職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞地工作。行政秘書的工作雖具有被動性，但其角色職能也賦予了其鮮明的主動性。在詳細工作中，行政秘書是上傳下達，聯(lián)絡左右，溝通內(nèi)外的紐帶。其作用的發(fā)揮需要行政秘書具有主動意識，即充分發(fā)揮主觀能動性，主動參與，主動效勞，不應付、不敷衍。4、公開性與保密性的統(tǒng)一秘書工作的崗位職責決定了工作內(nèi)容的公開性。小到上級文件精神的傳達，大到辦公用品，大宗設備儀器的采購都需做到公開透明。以公開促公正，以公平樹形象。同時，保密性也是辦公室工作本身的客觀要求，是行政秘書的神圣職責。辦公室一個信息的集散地，秘書工作環(huán)境的特殊性，要求行政秘書具有強烈的保密意識。假設失去了秘書，就變成的

5、文書。二、高校行政秘書才能培養(yǎng)作為行政秘書，在明確以上角色后，就應著重培養(yǎng)自己與之相適應的才能，加強自身建立，從而更好的為學院效勞。1、要具備較強的文字表達及人際溝通才能由于行政秘書承擔著文件的接收與傳遞，學院與其他職能部門之間的公關、溝通，這就需要其用語言或文字對相關部門和人員進展陳述，清楚地、有說服力地表達思想和意圖，讓對方一聽、一看那么明，從而進步工作效率。因此，行政秘書必須語言精練、表達流暢，可以標準書寫一般應用文，如工作方案、工作總結(jié)、會議通知、紀要等。2、要具備利用現(xiàn)代化工具獲取和處理信息的才能科學技術的開展，早已改變傳統(tǒng)的辦公方法和手段，整個行政管理工作的科學化、現(xiàn)代化要求越來越

6、高?，F(xiàn)代辦公離不開計算機、 機、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機等電子設備。這就要求行政秘書掌握最根本的操作才能，在工作中不斷純熟，以增加純熟程度。同時，行政秘書的角色還要求其擅長利用現(xiàn)代化設備捕捉多方面的信息，運用已有知識對信息進展加工處理，取其精華、去其糟粕，以進步效率和質(zhì)量。3、要具備敬銳的洞祭力及正確分析和解決問題的才能行政秘書主動性與被動性的統(tǒng)一的特點，決定了其在管理過程中會遇到不同的人和事，特別是突發(fā)事件的降臨。因此，行政秘書必須具備敏銳的洞察力，保持冷靜，平靜待人，對問題或事件進展客觀、公正的評判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及時拿出可行性解決方案或處理意見，以保證學院管理工作及時有效的進展。待問題解決之后，要認真分析發(fā)生的原因，評價結(jié)果解決的合理性和正確性，從而為今后的工作提供借鑒。三、結(jié)論隨著我國教育改革的不斷開展，高校二級學院的管理也日趨成熟。這對于行政秘書來說，即使機遇也是挑戰(zhàn)。高校行政秘書只有在明確自己的角色定位后，才能有效