高職高專院校檔案收集初探

1、 高職高專院校檔案收集初探 作者：梁慧 江云 李凌凌 陳玲 摘要：高職高專院校檔案的收集，主要是通過各職能部門專兼職檔案人員的文件的收集，整理、移交院校檔案館(室)集中統(tǒng)一管理來完成的。收集方式有各職能部門檔案的收集、學(xué)校檔案館(室)集中對(duì)全校檔案的收集及其他一些對(duì)零散文件的收集。學(xué)校檔案館(室)的收集工作是在各職能部門專兼職檔案人員和學(xué)校檔案館(室)之間進(jìn)行的。通過移交收集到館(室)的檔案，由學(xué)校檔案館(室)統(tǒng)一集中管理。 關(guān)鍵詞：檔案收集；收集渠道；存在問題；問題探索 高職高專院校檔案的收集是把學(xué)校在教學(xué)科研管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的，各種文字、圖表、聲像等不同載體

2、的文件材料收集起來，進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)一管理與利用檔案收集工作，是學(xué)校檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。與檔案工作的其他環(huán)節(jié)相比，處于一種特殊地位，表現(xiàn)在：1、它為檔案實(shí)體管理提供對(duì)象，為檔案館提供豐富內(nèi)容。2、收集質(zhì)量的好壞直接影響?zhàn)^(室)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展，影響檔案信息的開發(fā)利用和實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理?？梢哉f，沒有收集工作就沒有學(xué)校檔案的管理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管與利用，也就無從談起檔案工作。因此，通過開展檔案收集工作的過程，從理論與實(shí)踐中摸索出一套既符合我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，又與學(xué)校改革開放相適應(yīng)的檔案收集途徑，是推動(dòng)、改進(jìn)檔案工作不斷深入發(fā)展的重要措施，也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。 一、高職高專院校檔案

3、收集的渠道 高職高專院校檔案的收集，主要是通過各職能部門(系、部、處、室)專兼職檔案人員對(duì)文件收集、整理、移交院校檔案館(室)集中統(tǒng)一管理來完成的。locaLHost收集方式有各職能部門檔案的收集、學(xué)校檔案館(室)集中對(duì)全校檔案的收集及其他一些對(duì)零散文件的收集。 (一)、學(xué)校各職能部門檔案的收集。 目前，各高職高專院校檔案收集，基本上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)式的收集辦法，即各系部處室分頭收集、立卷，統(tǒng)一移交院校檔案館(室)。由于各職能部門都配備了專兼檔案員，這些人員包括系部秘書、處室文書人員或其他業(yè)務(wù)人員，他們對(duì)本部門形成的文件材料了如指掌，能夠及時(shí)、有效地收集、甄別與分流，按時(shí)完成歸檔任務(wù)，為學(xué)校檔案工作

4、奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 (二)、學(xué)校檔案館(室)對(duì)全校檔案的收集。 學(xué)校檔案館(室)的收集工作是在各職能部門專兼職檔案人員和學(xué)校檔案館(室)之間進(jìn)行的。通過移交收集到館(室)的檔案，由學(xué)校檔案館(室)統(tǒng)一集中管理。檔案的收集，維護(hù)了學(xué)校檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于綜合開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。 (三)、零散文件的收集。 一所學(xué)校產(chǎn)生和形成的文件材料很多，遍及學(xué)校各個(gè)部門，涉及個(gè)人的也不少。如：教師個(gè)人的論文、專著手稿，科研人員的各種科研記錄、草稿等。 為了保證學(xué)校檔案的完整齊全，必須進(jìn)行全面收集、重點(diǎn)收集。這就需要采取普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的辦法，杜絕文件材料的丟失和遺漏。近

5、幾年，由于學(xué)校教育改革的不斷深入和發(fā)展，檔案文件的產(chǎn)生隨著各種機(jī)制的變遷，特定環(huán)境時(shí)間、地點(diǎn)限制等給收集帶來一定難度，甚至收不上來。如：校辦產(chǎn)業(yè)檔案。隨著經(jīng)營對(duì)象、手段等因素不斷變化，出現(xiàn)停辦、合并之類的情況，如果稍不注意，會(huì)收不到該類文件材料，給學(xué)校整體發(fā)展造成缺憾。又如：對(duì)科技成果和新產(chǎn)品鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、基建工程的驗(yàn)收、設(shè)備儀器的開箱等，如果不及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場跟蹤收集，一些應(yīng)歸檔的文字材料、圖表、照片等容易散失，影響學(xué)校檔案的完整與齊全。因此，零散文件的跟蹤、及時(shí)收集是收集工作中不可忽視的環(huán)節(jié)。 二、現(xiàn)實(shí)工作中檔案收集的困境 (一)、高職高專院校檔案部門建制的不合理，嚴(yán)重影響制約著其職能的發(fā)揮，使

6、收集工作不盡人意。 高職高專院校檔案收集工作，是學(xué)校檔案職能部門(綜合檔案或檔案館)依據(jù)上級(jí)有關(guān)檔案工作法規(guī)、細(xì)則、辦法，制定合乎本單位實(shí)際情況的歸檔制度、歸檔實(shí)施辦法等來完成的。具體收集工作由各系、部、處室專兼職人員、檔案館(室)專兼職人員來完成。檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，檔案部門職能發(fā)揮的好壞直接影響收集材料的數(shù)量與質(zhì)量?；鶎訂挝唤ㄖ粕系牟煌晟?，不僅使檔案職能部門難以行使職權(quán)，檔案部門應(yīng)承擔(dān)的，對(duì)各職能部門檔案收集工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、評(píng)估獎(jiǎng)懲等也顯得軟弱無力?，F(xiàn)行的檔案職能部門都是校(院)辦公室的下屬部門，進(jìn)行監(jiān)督、檢查的部門大都是上一級(jí)職能部門。這是高職高專院校由上至下分層管理，

7、部門領(lǐng)導(dǎo)只對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制的管理模式造成的。建制不到位，制定的歸檔制度、崗位責(zé)任制等等，根難落實(shí)到實(shí)處。對(duì)于不能完成歸檔任務(wù)的部門、人員，下級(jí)部門的獎(jiǎng)懲收效甚微。有的學(xué)校立卷人員職務(wù)高于檔案職能部門，對(duì)他們的監(jiān)督、檢查也僅是一種形式。因此，檔案工作建制上不合理、不完善，制約著檔案部門職能的發(fā)揮，檔案材料收集的完整率、齊全率達(dá)不到規(guī)定要求。 (二)、兼職人員調(diào)換頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍偏低，直接影響收集任務(wù)的落實(shí)。 按照普通高等學(xué)校檔案管理辦法，學(xué)校應(yīng)在各系、部、處、室，設(shè)有專兼職檔案人員，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。但兼職人員大多同時(shí)承擔(dān)著本部門其他的工作。諸如學(xué)生工作、教學(xué)管理、統(tǒng)計(jì)、文秘等等，有的還在教學(xué)中擔(dān)

8、任教學(xué)任務(wù)。也就是說，兼職人員大部分是以其他工作為主，附帶檔案工作，因而穩(wěn)定性差，責(zé)任心不強(qiáng)。如果學(xué)校檔案部門不經(jīng)常到基層部門了解收集情況，往往會(huì)出現(xiàn)專兼職人員已經(jīng)更換，應(yīng)收集的一些重要文件、重要事件依據(jù)無法找到，頗有一種番“人去樓空難尋覓”之感。因此兼職人員調(diào)換頻繁，直接影響收集任務(wù)的落實(shí)。 還有一點(diǎn)就是各校兼職人員的檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍偏低。就其原因，是缺乏檔案知識(shí)培訓(xùn)。雖然他們中有不少人員文化層次很高，但他們了解檔案與檔案工作的基礎(chǔ)知識(shí)甚少。盡管省檔案局培訓(xùn)中心多次舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但因涉及經(jīng)費(fèi)，能批準(zhǔn)參加學(xué)習(xí)的人次有限。這樣的人員設(shè)置、這樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要想及時(shí)按質(zhì)、按量完成檔案的收集任務(wù)

9、困難較大。另外。專兼職人員外出參加學(xué)習(xí)、相互業(yè)務(wù)交流機(jī)會(huì)甚少，限制了檔案人員知識(shí)能力的提高，業(yè)務(wù)素質(zhì)必然偏低。 三、解決檔案收集工作存在問題的探索 (一)、依法治檔。隨著法制思想日益深入人心，學(xué)校也進(jìn)入了依法治校的時(shí)期，依法治檔作為依法治校的一個(gè)組成部分理應(yīng)受到重視和加強(qiáng)。在中華人民共和國檔案法、云南省檔案條例、普通高等學(xué)校檔案管理辦法等法律法規(guī)的基礎(chǔ)上、制訂和完善高職高專院校自身檔案收集、管理、利用的具體辦法和措施，使檔案材料從出臺(tái)到收集等一整套過程能真正做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，從法律制度上保障收集的可操作性。 (二)、加強(qiáng)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)的教育。歷史是一面鏡子，學(xué)校辦

10、學(xué)所走過的曲折道路、艱難困苦、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，無不反映在一個(gè)學(xué)校的檔案材料中，所以檔案工作的重要性應(yīng)灌輸?shù)矫恳粋€(gè)檔案人員的潛意識(shí)中，使之化為主動(dòng)工作的行動(dòng)動(dòng)力。由于我國基層檔案管理收集管理的法制還不完備、健全，我國現(xiàn)階段管理模式正在不斷改革和完善之中等因素的影響，管理層，特別是學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強(qiáng)檔案工作重要性的學(xué)習(xí)，真正從思想認(rèn)識(shí)和工作行動(dòng)中關(guān)心、支持檔案工作的構(gòu)建。 (三)、加強(qiáng)檔案專、兼職人員的主人翁態(tài)度和服務(wù)意識(shí)。檔案從業(yè)人員除了有良好的檔案工作素質(zhì)外，還應(yīng)有主人翁態(tài)度和服務(wù)意識(shí)。由于檔案管理內(nèi)容涉及學(xué)校的各個(gè)方面、涉及材料多、人員廣、許多管理人員缺乏應(yīng)有的態(tài)度和意識(shí)，這就需要我們的檔案工

11、作人員本著從學(xué)校利益出發(fā)的高度責(zé)任心和主人翁態(tài)度，主動(dòng)服務(wù)上門、協(xié)助檔案材料的整理、收集，以自己的工作態(tài)度和熱情感染他人，保證檔案收集的完整性和高質(zhì)量。 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也需要從硬件到軟件的更新發(fā)展，特別是軟件的配套難度較大，要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，需加強(qiáng)以下幾方面的工作： 1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)。 現(xiàn)代化的設(shè)備大大提高了管理效率，但先進(jìn)的設(shè)備操控在不同水平層次的人員手中，發(fā)揮出的效果是絕然不同的。所以應(yīng)花大力氣、出錢對(duì)有關(guān)檔案人員進(jìn)行真正意義上培訓(xùn)，使他們的業(yè)務(wù)水平更上新臺(tái)階，特別是使他們能做到自覺學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)達(dá)到一個(gè)良性循環(huán)，這樣通過全面知識(shí)的學(xué)習(xí)，使檔案人員素質(zhì)提高，為檔案的管理上檔次，提高檔案使用效率打下基礎(chǔ)。 2、加強(qiáng)檔案管理。 有了先進(jìn)的設(shè)備，不斷完善的規(guī)章制度還需不斷提高檔案管理的水平。比如過去各種檔案資料收集管理無非是簡單的造冊、登記、裝訂、上架。而現(xiàn)在這種簡單勞動(dòng)已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。檔案專、兼職人員應(yīng)對(duì)可能形成、正在形成、已經(jīng)形成的各類檔案資料進(jìn)行全面的監(jiān)控，保證資料的全面完整。收集到的資料應(yīng)對(duì)其真實(shí)性、可靠性進(jìn)行分析，而不是簡單的貯藏和保管，為今后各類檔案能準(zhǔn)確及時(shí)發(fā)揮功效