國美電器購銷合同財務(wù)審核管理規(guī)定

1、國美電器購銷合同財務(wù)審核管理規(guī)定（doc 9頁）3購銷合同財務(wù)審核管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營 管理手冊一一財務(wù)系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤一財一非商品收入001撰寫單位：鵬潤投資（國美電器）財務(wù)中心iLrtAA iL|版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級：口機密一般合計頁數(shù)：21頁正文頁數(shù)：9頁附件個數(shù)：11個制度正文目錄：1目的：為了加強合同管理，明確合同審核內(nèi)容， 保證公司利益，特制定本規(guī)定。范圍：2.1適用范圍：本規(guī)定適用于國美電器總部財 務(wù)中心、采銷中心；各分部財 務(wù)部、分部采銷部門；國美電 器物流公司；2.2發(fā)布范圍：鵬潤投資（國美電器）各中心、各部門

2、；各分部、國美電器物流公司。名詞解釋：3.1銷售支持：指供應(yīng)商在我方銷售供應(yīng)商產(chǎn) 品過程中因我方提供服務(wù)供應(yīng)商無條件給 予我方的優(yōu)惠條件和資金、物質(zhì)支援。3.2商業(yè)折扣：指我方銷售供應(yīng)商產(chǎn)品后，供 應(yīng)商以我方在供應(yīng)商的進貨額（或回款額） 為根據(jù)，依照雙方約定的條款給予我方的 進貨折扣。3.3特價機：指根據(jù)雙方的經(jīng)營需要我方從供應(yīng)商以特殊的供貨價格進購的產(chǎn)品，條件 雙方另行約定。3.4鋪底：是指供應(yīng)商給予我方的不需支付實際資金即可調(diào)撥一定金額貨物，作為在合 同有效期內(nèi)樣機展示和庫存周轉(zhuǎn)之用的優(yōu) 惠條件。3.5信用額度：是指供應(yīng)商給予我方先進貨再 3.6貨到付款結(jié)算：指我方在供應(yīng)商貨物到達 我方庫

3、房驗收后24小時內(nèi)即向供應(yīng)商支付貨 款。延期付款的最大金額限制。=j3.7回款額：指我方支付給供應(yīng)商的貨款包括 扣抵供應(yīng)商在我方處欠款的款額（降價款、 退貨款除外）。3.8利潤補償款：指在我方銷售的供應(yīng)商產(chǎn)品 的零售價格降低，使我方銷售供應(yīng)商產(chǎn)品 的帳面毛利率未能達到合同約定的水平 時，由供應(yīng)商向我方支付的，用于補足我方利潤損失部分的款項。3.9包銷機型：指性能、外觀與其他型號有明 顯區(qū)別的，性能價格比有明顯優(yōu)勢的，由 我方獨家經(jīng)營的產(chǎn)品。3.10合同年度：指合同有效期。3.11帳期：指產(chǎn)品進入我方指定倉庫到我方支 付貨款之間的期間。3.12降價款：由于供價下調(diào)而產(chǎn)生供應(yīng)商應(yīng)支 付給我方的降價

4、金額。職責(zé)：無5作業(yè)內(nèi)容：5.1合同的種類及名稱：5.1.1經(jīng)營采購銷售合同書5.1.2代銷合同書5.1.3空調(diào)安裝維修合同5.1.4廣告位租賃協(xié)議5.1.5合同常用附件附件1公司列表 附件2供應(yīng)商上（撤）店協(xié)議書附件3產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務(wù)保證協(xié)議附件4承諾函（知識產(chǎn)權(quán)）附件5包銷機協(xié)議附件6工程機協(xié)議范本附件7特價機協(xié)議附件8特供協(xié)議附件9三方協(xié)議（供貨）附件10三方協(xié)議（主體變更）附件11補充協(xié)議5.2合同編號：5.2.1合同編號規(guī)則5.2.1.1合同編號標(biāo)準(zhǔn)格式：合同地區(qū)范圍番號+合同類別+年號+合同號+明細號+合同號性 質(zhì)5.2.1.2全國地區(qū)范圍番號的規(guī)定:A全國合同簡稱：8600B地

5、區(qū)合同簡稱:地區(qū)番號地區(qū)番號地區(qū)番號北京1101上海3101深圳4403天津1201成都5101昆明5301沈陽2101重慶5102寧波3302濟南3701西安6101杭州3301青島3702鄭州4101福州3501廣州4401武漢4201河北1301大連2102無錫3202長沙4301長春22015.3合同審批流程:5.3.1總部總裁、副總裁審批的合同：A總部類合同（總部合同管理流程表1 見附件7.1）B分部類合同（分部合同管理流程表1 見附件7.2）5.3.2總部采購中心審批的合同：A總部類合同（總部合同管理流程表2 見附件7.3）B分部類合同（分部合同管理流程表2見附件7.4)5.3.3

6、購銷合同的審批要求: 5.3.3.1分部購銷合同：A各地分部的合同在按規(guī)定上報總部之前， 應(yīng)先經(jīng)收入主管對合同的各項條款進行 審核簽字，保證合同條款中的結(jié)算方式、 支付時間、稅票開具和收取規(guī)定、各種 收費標(biāo)準(zhǔn)、收取辦法、收取時間等與總 部規(guī)定相符合。B收入主管對合同條款有異議的，經(jīng)辦業(yè) 務(wù)人員可以采納的應(yīng)更改合同條款后上 報總部。經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員與收入主管對合 同條款有分歧且不能解決的，收入主管 應(yīng)簽署自己的意見。對有爭議的合同， 需經(jīng)總部相關(guān)部門和財務(wù)中心聯(lián)合簽批 方可下發(fā)執(zhí)行。C各地分部的合同，報經(jīng)總部相關(guān)部門批 準(zhǔn)后，由經(jīng)辦的業(yè)務(wù)人員將全部合同文本提交廠家簽字蓋章。D經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員持廠家已簽字

7、蓋章的合同 文本和合同審批單，交合同簽署授權(quán)人審批簽字。E經(jīng)辦業(yè)務(wù)持合同專用章用印審批表、對應(yīng)授權(quán)人簽字的合同文本及總部有關(guān) 部門的合同審批單，到收入主管處加 蓋合同專用章。F收入主管對合同條款進行審核，保證合 同條款與總部批準(zhǔn)的合同條款一致、合 同在審批單有效期內(nèi)簽定完畢、無涂改。G對審核無誤的合同文本加蓋合同專用章，留下一份用來結(jié)算貨款和計算各項收 入，其余交經(jīng)辦人。5.3.3.2全國購銷合同（含物流公司合同）:A總部采購中心在規(guī)定上報審批前，先經(jīng)總 部財務(wù)中心收入主管對合同的各項條款 進行審核簽字，對合同條款有異議的按上述分部合同管理流程第二款執(zhí)行 全國合同在經(jīng)授權(quán)人審批后，由經(jīng)辦業(yè)務(wù)

8、人員將全部合同文本交廠家簽字蓋章，蓋 章后交授權(quán)人審批簽字。C經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員持合同專用章用印審批表（見附件7.5）、已簽字的合同文本及聯(lián)席審批單，到財務(wù)中心收入主管處加蓋 合同專用章。全國合同加蓋總部合同專用 章。D收入主管對合同條款按上述分部合同管理流程第六款規(guī)定進行審核蓋章后，留存 一份原件，其余交經(jīng)辦人。5.4合同條款的審核:5.4. 1審核范圍：對于合同中涉及結(jié)算，商業(yè)折扣及各項的收入收取的條款以及授權(quán) 中明確規(guī)定的供價、零售價條款，由財務(wù) 負責(zé)審核。除財務(wù)負責(zé)審核的條款以外的 其他各項條款由合同審批人負責(zé)審核并在授權(quán)內(nèi)審批。5.4.2審核宗旨：A符合公司規(guī)定各項授權(quán)及審批單的規(guī)定；B確

9、保公司利益不受損失；C明確各項收入和商業(yè)折扣的計算、收取方式。5.4.3合同審核要求5.4.3.1收入主管審核蓋章時，要嚴(yán)格審核合同審批是否符合公司授權(quán)制度的 規(guī)定，不符合公司授權(quán)規(guī)定的越權(quán)審 批退回采購部門重新審批；5.4.3.2合同審批單審批標(biāo)準(zhǔn)與所簽合同正 本應(yīng)一致或簽定標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)于審批標(biāo)準(zhǔn)， 另行約定事項在審批單中應(yīng)全文列 示，對有不符合標(biāo)準(zhǔn)的合同收入主管 應(yīng)及時退回報送的采購部門；5.4.3.3標(biāo)準(zhǔn)合同條款不能進行任何改動， 如有改動需在另行約定事項條款里 注明“改動的是第幾條及改動后的內(nèi)容”;5.4.3.4改動后的條款必須具備可操作性， 比如：商業(yè)折扣、其他收入的收取方 式、時間、計算

10、方法等要明確；5.4.3.5合同條款約定內(nèi)容必須前后一致， 不能互相矛盾；5.4.3.6合同中與供貨商的貨款結(jié)算若以承 兌匯票方式支付的，公司要求3-6 個月且不得加息；5.4.3.7如遇條款改動過多且相關(guān)審核人無 法確定改動后的條款是否有法律風(fēng) 險的，可先報總裁（總經(jīng)理）辦公室 律師審核，審核后如無問題，則通過 審核，再行與供應(yīng)商簽定正式協(xié)議； 5.4.3.8在簽署合同時如無另行約定內(nèi)容， 要求采購人員在打印合同時須將經(jīng) 銷合同第112條、代銷合同第109條 用“無”字明確標(biāo)注出。舉例：第百十二條：雙方另行約定事項： 無。一5.4.3.9特價機合同審核規(guī)定：5.4.3.9.1在特價機合同審核

11、過程中，財 務(wù)人員應(yīng)根據(jù)“特價機授權(quán)標(biāo) 準(zhǔn)”就全國特價機合同及地區(qū)特 價機合同審批人是否達到授權(quán) 要求進行審核。5.4.3.9.2如果特價機合同（全國、地區(qū)） 達到授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)人員必須及 時蓋章確認(rèn)。反之，如未達到特 價機授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)，則應(yīng)在特價機審 核意見中詳細列明具體意見，采 購部門將未達標(biāo)特價機合同連 同特價機審核意見一同重新上 報審批人審批（即全國特價機合 同報張副總裁審批，地方特價機 合同報采購中心副總審批），審 批人在特價機合同審批時應(yīng)同 時在特價機審核意見表中簽字 確認(rèn)。5.4.3.9.3在特價機授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)中涉及4 點標(biāo)準(zhǔn)：廠家讓利百分比；國美 綜合毛利率；廠家讓利；國美讓 利。此4

12、點標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照下列公式進行計算:A、廠家讓利百分比二（原凈供價-現(xiàn)凈供價）/原凈供價B、國美綜合毛利率=（現(xiàn)零售價-現(xiàn)供價+現(xiàn)供價X返利率+臺返）/銷售額C、廠家讓利=原凈供價-現(xiàn)凈供價D、國美讓利二返利變化+補利變化上述公式中：返利率=月返率+季返率+年返（最高）率原凈供價=原供價-原供價X原返利率-原臺 返現(xiàn)凈供價=現(xiàn)供價-現(xiàn)供價X現(xiàn)返利率-現(xiàn)臺 返返利變化=原供價X原返利率+原臺返-現(xiàn)供 價X現(xiàn)返利率-現(xiàn)臺返補利變化=現(xiàn)零售價X（原帳保率-現(xiàn)帳保 率）財務(wù)中心就上述公式設(shè)置了特價機合同審 核意見模板（見附件7.6）,以方便財務(wù)人員 進行特價機合同的審核。財務(wù)人員在審核特價機合同時，直接錄入

13、已知條件（灰色）, 模板將自動產(chǎn)生對應(yīng)的達標(biāo)情況。5.5合同的傳遞流程5.5.1全國合同的處理方式IIIA總部采購中心簽定我方為“北京國美 電器有限公司”的合同，六份原件經(jīng) 總部財務(wù)中心蓋章后自留一份，蓋章 后郵寄至廠家三份，交至總部總裁辦 檔案室一份，余一份總部采購中心留 檔。具體流程見總部全國合同傳遞流 程表（附件7.7）。IIIB總部采購中心簽定我方為“天津國美 物流有限公司”或“青島國美物流有 限公司”的合同，六份原件經(jīng)總部財 務(wù)中心蓋章后自留兩份，其中一份轉(zhuǎn) 物流公司。蓋章后總部采購業(yè)務(wù)郵寄 至廠家三份，余一份交接至總部總裁 辦檔案室。具體流程見總部物流合同 傳遞流程表（附件7.8）

14、5.5.1.2分部合同的處理方式（見分部合同傳遞流程表（附件7.9）分部所簽地區(qū)性合同正式簽字、蓋章后，六份原件中一份由分部財務(wù)人員自留存 檔，另五份轉(zhuǎn)至分部采購部。分部地區(qū)性合同處理方式:分部采購部收到五份合同原件后，叁份給廠家，一份原 件不再郵寄到總部財務(wù)中心，分部采購部 門自己留檔，余一份原件作好交接單郵寄 至總部總裁辦檔案室?？偛坎少徶行男枰?保存好各分部協(xié)議的審批件，每年年末上 報檔案室存檔。5.6合同專用章的管理5.6.1合同專用章的保管:A合同專用章由財務(wù)設(shè)專人保管。總部合 同專用章由財務(wù)中心收入主管保管、分 部合同專用章由各分部收入主管（無收 入主管的由收入會計）負責(zé)保管，不準(zhǔn)

15、 由他人代管。B印章保管地點應(yīng)設(shè)立安全裝置，必須保 存在專用鐵柜或保險柜內(nèi)。C保管人如有崗位變動或調(diào)離公司時，須交清掌管的合同專用章和登記簿，方準(zhǔn) 辦理異動手續(xù)。印章交接要在第三者監(jiān) 督下進行，并填寫印章交接單，由雙方 當(dāng)事人及監(jiān)交人簽字，原則上由本部門 領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督交接。5.6.2合同專用章的使用:5.6.2.1使用范圍：用于公司與外部機構(gòu)簽訂合同、協(xié)議及意向書時使用。5.6.2.2使用要求:A由使用人填寫合同專用章用印審批表，按照公司授權(quán)管理規(guī)定依次經(jīng)部 門經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批，由合同專用章 管理人審核手續(xù)后蓋章。B所有合同和協(xié)議超過一頁的文件應(yīng)加 蓋騎縫章，對合同內(nèi)容有修改的地方應(yīng)蓋 章確認(rèn)。

16、C合同專用章不得借出或帶離公司使用。如因合同專用章管理不嚴(yán)流出公司使 用的，一經(jīng)查實收入主管及當(dāng)事人應(yīng)接 受嚴(yán)厲處罰，給公司造成損失的予以賠 償，性質(zhì)嚴(yán)重的移交司法機關(guān)處理。D分部應(yīng)設(shè)立合同專用章使用審批登記簿，對每次印章使用情況均要進行登 記，登記內(nèi)容包括印章使用時間、合同 性質(zhì)、使用部門、對方單位名稱、加蓋 份數(shù)、審批人、經(jīng)手人等。5.7合同政策的整理5.7.1分部收入會計負責(zé)合同的保管和登記，應(yīng)按規(guī)定編制“合同登記明細表” （附件7.10），每月報采購部門核對并 簽字確認(rèn)。5.7.2收入會計應(yīng)及時、正確編制收入政策一覽表，對新簽合同、補充合同等涉及 到收入政策變化的，應(yīng)依據(jù)合同政策對 政

17、策一覽表進行及時修訂、補充。收入主管應(yīng)對收入政策一覽表進行逐一復(fù) 核并簽字，確保其準(zhǔn)確無誤。5.7.3收入政策一覽表分部財務(wù)每月應(yīng)與采購部門進行核對，對核對無誤的，采購部門要予以簽字確認(rèn)。5.7.4每月經(jīng)采購部門簽字確認(rèn)無誤的合同政策轉(zhuǎn)交結(jié)算組一份作為結(jié)算參考。5.8備忘錄的管理規(guī)定:5.8.1簽定備忘錄部門:A.分部采購部和廠家業(yè)務(wù)簽定的備忘錄必須經(jīng)分部采購總監(jiān)（或采購經(jīng)理）簽字確認(rèn)。B.非采購部門出具的備忘錄，必須經(jīng)采購部門（尤其是主管采購人員）確認(rèn)并監(jiān)督廠 家執(zhí)行。有關(guān)商品進銷存的備忘錄同時需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)或財務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)。5.8.2簽定備忘錄的范圍：A公司規(guī)定必須簽定合同的各項收入（返

18、利、補利、銷售支持、廣告位收入、空 調(diào)安裝返利收入、加盟管理費收入等） 必須與供應(yīng)商簽定合同，不得用備忘錄 來替代合同的簽定。B對于合同外收入，分部可以與供應(yīng)商簽 定備忘錄作為收入的收取依據(jù)。5.8.3備忘錄內(nèi)容：空白的備忘錄（見附件7.11），應(yīng)（公 司統(tǒng)一印刷后）由財務(wù)部門進行保管， 同時以周為單位交采、銷部門填用。采、銷部門由總干事領(lǐng)取、保存，并在 交接單上對其份數(shù)、號碼段進行確認(rèn) 簽字。簽訂后的備忘錄，應(yīng)到財務(wù)蓋合同專用 章生效，同時將財務(wù)聯(lián)交由財務(wù)保管， 并要求財務(wù)部門簽收。為防止錯收、漏收收入，要求備忘錄中 的條款應(yīng)簡明扼要，備忘錄中涉及收 入的應(yīng)明確收入項目、收入的計算方 法、收取方式及收取日期，一份備忘 錄中不得涉及多項收入；凡是不符合 上述要求的，財務(wù)部門必須要求簽定 人與供應(yīng)商重新簽定備忘錄或新簽備 忘錄予以明確或修正。E分部財務(wù)收入會計依據(jù)蓋章生效的備 忘錄，