地產(chǎn)股份有限公司公文處理辦法

1、地產(chǎn)股份有限公司公文處理辦法第一章 總則第一條 為使地產(chǎn)股份有限公司（以下簡稱”公司”）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司的實際情況特制定本辦法。 第二條 本辦法適用于公司總部。所屬全資、控股(及有實際控制權(quán))公司（以下簡稱“所屬企業(yè)”）參照本辦法執(zhí)行。第三條 公司的公文，是公司在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹上級單位指示、政策法令、部署工作、發(fā)布管理規(guī)章、施行行政措施、報告、請示、商洽和指導(dǎo)工作、交流經(jīng)驗、密切各方面聯(lián)系的重要工具。第四條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)

2、聯(lián)、銜接有序的工作。 第五條 公司總部綜合管理部是公司公文處理的管理機構(gòu)，主管公司總部并負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬企業(yè)的公文處理工作。第六條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。 第七條 公司的公文處理工作貫徹“黨政分開”的原則，綜合管理部配備專職人員負(fù)責(zé)行政公文處理工作，黨務(wù)公文的處理按黨組織的有關(guān)規(guī)定辦理。除黨政聯(lián)合的公文和黨務(wù)部門外，公司和公司內(nèi)各部室的公文，均不得對黨的組織作指示、交任務(wù)。第八條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家關(guān)于保密工作的法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家和公司秘密的安全。各部室及所屬公司主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本

3、部門、本單位公文處理的檢查。第二章 公文種類第九條 公司的公文種類主要包括： （一）決定 、決議對重要事項或重大行動做出決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷所屬公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項時，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。（二）通知 批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部用“通知”。 （三）通報 表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況用“通報”。 （四）報告 向上級單位匯報工作、反映情況、提出意見或建議，回復(fù)上級單位詢問或交辦事項、上報有關(guān)材料用“報告”。（五）情

4、況說明對上級單位指出的疑問、問題或要求說明的情況，作出具體的解釋或情況說明，用“情況說明” （六）請示、請示件公司向上級單位,或公司所屬企業(yè)向公司請求指示或批準(zhǔn)用“請示”；公司內(nèi)部下級(部室)向上級(公司或公司領(lǐng)導(dǎo))請求指示用“請示件”。 （七）批復(fù) 答復(fù)下級單位請示事項用“批復(fù)”。 （八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十）公告、通告向國內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。（十一）函 不相隸屬單位之間相互商洽工作、通報情況、征詢意見、詢問或答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項用“函”。 （十二）會議紀(jì)要 記載、傳達會議情況和議定事項用“會議紀(jì)

5、要”。 （十三）簡報反映情況、匯報工作、溝通信息、交流經(jīng)驗，幫助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員掌握情況用“簡報”。第三章 公文格式第十條 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 （一）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。 （二）秘密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)密級程度分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”。（三）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。 （四）發(fā)文字號包括公司代字、年份、序號。公司發(fā)文字號由綜合管理部負(fù)責(zé)編排，聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。

6、公司和部室的發(fā)文代字，由綜合管理部統(tǒng)一編制系列表(詳見附表)，各部室均按此系列表編寫部室發(fā)文字號，公司內(nèi)部部室調(diào)整時，綜合綜合管理部可以相應(yīng)調(diào)整部室發(fā)文字號。（五）上報的公文，一般應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。 （六）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。公文標(biāo)題采用前置介詞結(jié)構(gòu)形式，通常使用的介詞是“關(guān)于”，標(biāo)題字體為小二號宋體。（七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （八）公文正文字號一般應(yīng)統(tǒng)一使用三號仿宋體，如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。 （九）公文成文日

7、期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)過會議討論通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 （十）公文除會議紀(jì)要、簡報以外，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定加蓋印章或簽名。公司的公文蓋公司印，各部室的公文經(jīng)批準(zhǔn)蓋部室印。上報的公文由綜合管理部加蓋公司印章。經(jīng)過批準(zhǔn)，以部門名義聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。印章要端正、清晰、騎年蓋月。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。 （十二）公司的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞由綜合管理部統(tǒng)一標(biāo)注。 （十三）抄送單位指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （十四）文字從左至右橫寫、橫排

8、。 第十一條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。 第四章 行文規(guī)則第十二條 根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，確定公司行文關(guān)系如下：（一）公司可以向上級主管單位行文、報告工作、說明情況、請求指示；可以向所屬企業(yè)發(fā)出業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的公文。（二）公司與公司黨委可以聯(lián)合行文。 （三）公司對所屬企業(yè)可以行文。（四）公司對公司內(nèi)各部室一般不行文，但如屬于部室機構(gòu)的合并與分設(shè)、職責(zé)分工的確定與改變，干部的任免獎懲等事項有特殊需要的，也可以行文。公司的下行公文，公司內(nèi)有關(guān)部室也需按照執(zhí)行或必須知道的，可一并主送或抄送。第十三條 公司各部室向公司或公司領(lǐng)

9、導(dǎo)報告工作、請求指示，由該部室經(jīng)理、副經(jīng)理,以請示件、呈閱件直接向公司董事長、總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)簽報，不必集中行文，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱批示后，應(yīng)轉(zhuǎn)于綜合管理部備案，由綜合管理部印送相關(guān)部門。第十四條 公司及各部室、各所屬公司一般不得越級請示，應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級上報或下達。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級單位。第十五條 向上級請示的公文應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級單位；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，主送單位不能是領(lǐng)導(dǎo)本人,也不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十六條 向上級的報告中一般不得夾帶請示事項。第

10、五章 收文及其處理程序第十七條 公文處理程序分為收文處理和發(fā)文處理。收文處理主要包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、清退、歸卷等程序。第十八條 上級發(fā)來的公文及注有密級的簡報、電傳、資料和平級、下級發(fā)來的公文，均由公司綜合管理部專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一簽收、開拆、登記、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中對下級單位報送的來文,綜合管理部應(yīng)當(dāng)進行審核，審核的重點包括：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家政策法規(guī)和有關(guān)規(guī)定；文種使用、公文格式是否規(guī)范等。第十九條 根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍，綜合管理部安排傳閱和辦理。不應(yīng)直接橫向傳遞，以免積壓和丟失。第二十條 需要辦理的公文，包括公司內(nèi)部請示件、呈閱件統(tǒng)一由

11、綜合管理部登記、傳遞或由綜合管理部負(fù)責(zé)人簽批意見，再根據(jù)部門職責(zé)和內(nèi)部權(quán)限分工分送有關(guān)部門辦理或送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。綜合管理部負(fù)責(zé)人認(rèn)為無須送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門或人員閱辦。有關(guān)部門或人員接到緊急公文時，應(yīng)在3日內(nèi)答復(fù)并退回原件，特別緊急的，應(yīng)在24小時內(nèi)答復(fù)并退回原件；一般要辦理的文件，7個工作日內(nèi)應(yīng)辦理并退出原件，最遲不得超過15個工作日。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。第二十一條 公司領(lǐng)導(dǎo)批辦文件，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間，其他審批人圈閱，即視為同意。第二十二條 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或各部門的職責(zé)范圍，綜合管理部確

12、定辦理公文的主辦單位。需辦理的公文涉及多個部門的，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或公文主旨的主要性程度，由綜合管理部確定主辦單位和協(xié)辦單位。公文辦理過程中，主辦單位負(fù)責(zé)公文相關(guān)事務(wù)的協(xié)調(diào)和處理，協(xié)辦單位有義務(wù)配合做好工作。各部門接到批示的公文應(yīng)當(dāng)抓緊承辦，不得延誤、推諉。除領(lǐng)導(dǎo)批示外，對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)在收文當(dāng)日，最遲在次日退回綜合管理部并說明理由。第二十三條 公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門承辦的公文，綜合管理部要根據(jù)公文處理的時限要求，負(fù)責(zé)催辦、督辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，并及時了解和反饋執(zhí)行情況。第二十四條 公文辦理完畢，承辦單位應(yīng)及時將文件清退綜合管理部，做好平

13、時歸卷工作。個人不得私自保存應(yīng)立卷歸檔的文件。第六章 發(fā)文及其處理程序第二十五條 發(fā)文處理主要包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、打印、校對、用印、登記、分發(fā)、歸卷等程序。第二十六條 擬寫公文首頁使用“地產(chǎn)股份有限公司發(fā)文”稿紙，并逐項填寫主辦單位、擬稿人、擬稿日期、核稿人和份數(shù)，第二頁以后用紅色雙線格紙或其他標(biāo)準(zhǔn)用紙，文字從左至右橫寫、橫排、左側(cè)裝訂。第二十七條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)、上市公司規(guī)則及主管單位有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實，重點突出，主旨鮮明，條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引

14、發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”第三層為“1”，第四層為“(1)”。（五）必須使用國家法定計量單位。（六）用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。第二十八條 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。第二十九條 公文涉及兩個以上部門的實行會簽制度。（一）按正常行文，所擬公文凡是涉及其它部室共同協(xié)辦的，發(fā)文前主辦單位需請有關(guān)部門進行會簽。（二）涉及改革改制、項目開發(fā)、投資融資、對外擔(dān)保等重大事項需公司行文的，發(fā)文前，綜合管

15、理部會同主辦單位對其是否對公司履行了相應(yīng)義務(wù)商請其他部門會簽。第三十條 各部室負(fù)責(zé)承辦報送上級單位的公文，應(yīng)按照公司行文規(guī)范草擬，統(tǒng)一交綜合管理部登記、運轉(zhuǎn)。擬好的公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)先由綜合管理部進行審核。審核的重點是：是否需要行文；是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定；提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；是否符合行文關(guān)系，主送、抄送單位名稱是否準(zhǔn)確；同已有的規(guī)定和過去的發(fā)文是否矛盾；是否需要有關(guān)單位會簽；文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。綜合管理部對不合規(guī)定的文稿應(yīng)退回擬文單位重擬。第三十一條 經(jīng)過審核的公司公文按照文件類別和重要程度分別由公司董事

16、長、總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司各部室可以內(nèi)部行文，由部室主任、經(jīng)理（或負(fù)責(zé)人）簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)簽注核準(zhǔn)發(fā)文的批示意見、姓名與日期。第三十二條 草擬、修改和簽批公文，要用蘭黑或碳素等符合存檔規(guī)定的筆墨書寫。文字不得寫在裝訂線之外。第三十三條 經(jīng)過公司或公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文送綜合管理部打印。打印公文要準(zhǔn)確、迅速、清晰、整潔、符合公文格式。第三十四條 公文校對由承辦單位或擬稿人負(fù)責(zé)。校對必須認(rèn)真地逐字逐句地進行，對人名、地名、單位名稱、數(shù)字、日期、否定詞、同音字更要特別仔細，重要文件校對三遍以上，切實做到準(zhǔn)確無誤。第三十五條 簽發(fā)手續(xù)不完備的公文，不得蓋印。公文必須按照確定的份數(shù)蓋印。公司印和部室印分

17、別由綜合管理部和各部室指定專人負(fù)責(zé)保管和使用。第三十六條 介紹信和其它需要用印的文件、報表，承辦單位應(yīng)在登記本上登記，由公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后才能蓋印。不得在空白介紹信上蓋印。第三十七條 公司發(fā)文，在用印后，由綜合管理部將公文底稿、正本(和所帶附件、一式兩份)一并歸卷。第七章 公文歸檔第三十八條 公文辦理完畢，應(yīng)根據(jù)公司檔案管理制度的規(guī)定，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案工作的專職人員（以下簡稱檔案專職人員）將正本(所帶附件)和有關(guān)文件材料整理立卷，并保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和利用。 第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由檔案專職人員負(fù)責(zé)整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本

18、。 第四十條 案卷應(yīng)確定保管期限，由檔案專職人員系統(tǒng)整理立卷、定期歸檔。各部門或經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第八章 其他有關(guān)管理規(guī)定第四十一條 除綜合管理部外，公司內(nèi)部部室不得以部門名義對外行文，其他部室需要對外行文的，一律提供文字材料后由綜合管理部代行。第四十二條 上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，公司內(nèi)各部室及所屬公司經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 第四十三條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位的證明章。 第四十四條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 第四十五條 沒有歸檔和保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以按規(guī)定定期銷毀。第四十六條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進行登記。 第四十七條 公司部室合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部室撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后移交公司綜合管理部，由檔案專職人員進行集中統(tǒng)一管理。 第四十八條 公司職工調(diào)離工作時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用