計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)（校本）課件：第16講 Office 組件間的數(shù)據(jù)共享

1、第9章 Office 2003組件間的數(shù)據(jù)共享學(xué)習(xí)目的與要求 掌握Office 2003各項(xiàng)工具和技巧及其在實(shí)際工作中的應(yīng)用，使辦公及管理人員在日常工作中能夠?qū)⒕杏诮鉀Q問題本身，而不再被大量的簡單的重復(fù)工作所束縛，從而有效提升團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效能，使基于協(xié)同工作的政府、企業(yè)、事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化上獲得更高的工作效率和管理效率。 本章介紹了Office 2003 中Word、Excel、Powerpoint、Access等幾個(gè)常用組件間的數(shù)據(jù)發(fā)送與互換技巧，從而減少不必要的重復(fù)輸入，保證數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高工作水平。學(xué)習(xí)本章可以快速瀏覽，然后通過實(shí)訓(xùn)、習(xí)題加以復(fù)

2、習(xí)和鞏固。9.1 Office剪貼板 鏈接與嵌入對象9.3 Word與PowerPoint資源的相互發(fā)送9.4 Word與Excel之間的信息交流9.5 在Word中使用Access數(shù)據(jù)9.6 Excel與Access數(shù)據(jù)的相互導(dǎo)入9.7 創(chuàng)建超級鏈接9.8 上機(jī)實(shí)踐本章小結(jié)作業(yè)題第9章 Office 2003組件間的數(shù)據(jù)共享9.1 Office剪貼板 剪貼板是Windows操作系統(tǒng)系統(tǒng)中應(yīng)用程序內(nèi)部和應(yīng)用程序之間交換數(shù)據(jù)的工具,是內(nèi)存中的一段公用區(qū)域,用于處理移動(dòng)和復(fù)制操作。 在Office 2003中的剪貼板可以同時(shí)保存24個(gè)不同對象，方便進(jìn)行粘貼。而傳統(tǒng)的剪貼板只能保存一個(gè)對象。更值得一

3、提的是，通過Office剪貼板容易實(shí)現(xiàn)組件間數(shù)據(jù)的共享 9.1.1 剪貼板任務(wù)窗格的顯示案例：在前面使用的文檔中復(fù)制三組文字（分別為：“生動(dòng)精美幻燈片”，“演示文稿制作軟件”，“圖文并茂”）。操作如下：（1）單擊菜單欄中【編輯】在彈出下拉菜單中選擇【Office剪貼板】，如圖9-1所示。圖9-1 【Office剪貼板】窗口（2）復(fù)制上面三組文字，就會(huì)在剪貼板上顯示出。如圖9-2所示。圖9-2通過【剪貼板】實(shí)現(xiàn)多對象復(fù)制9.1.2 Office剪貼板在組件共享中的作用 剪貼板作為中轉(zhuǎn)工具，把Office中任一文件的數(shù)據(jù)復(fù)制，通過剪貼板粘貼到所需的任一格式的Office文件中，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。

4、僅以Word中數(shù)據(jù)到Excel中為例，其它做法相同，不再一一列舉。 案例：將上例中的三組文字放入Excel表格中。再選中所需數(shù)據(jù)的單元格，單擊【剪貼板】中所需數(shù)據(jù)即可。如圖9-3所示。圖9-3 Word中的文字通過【剪貼板】到Excel中 鏈接與嵌入對象 在Office 2003中，可以嵌入和鏈接一個(gè)對象。嵌入一個(gè)對象，不僅在文檔中插入了一個(gè)對象，還帶入了所有編輯。如果雙擊嵌入的對象，便可進(jìn)入編輯、生成該對象的工具，可對該對象進(jìn)行修改。在Office 2003中鏈接對象與嵌入對象不同，雖然它也是插入一個(gè)對象，但它并沒有帶入編輯、生成這個(gè)對象時(shí)使用的工具，而是使這個(gè)工具和插入對象的文檔產(chǎn)生一種聯(lián)

5、系，當(dāng)在這個(gè)工具中修改對象時(shí)，它會(huì)通過這種聯(lián)系將文檔中的對象自動(dòng)更新，這也就意味著鏈接對象時(shí)，該對象并未真正存放在用戶的文檔中，而是存放在編輯、生成它的工具中。 通過鏈接對象和嵌入對象，可以在文檔中插入利用其他應(yīng)用程序創(chuàng)建的對象，從而達(dá)到了程序間共享數(shù)據(jù)和信息的目的。9.2.1 創(chuàng)建鏈接和嵌入的對象 創(chuàng)建鏈接和嵌入的對象有三種方法：第一種是利用要插入對象的編輯工具新建一個(gè)對象；第二種是由已有的文件創(chuàng)建鏈接和嵌入的對象；第三種是用已有文件中的一部分內(nèi)容或信息創(chuàng)建鏈接和嵌入的對象。 1、利用編輯工具新建一個(gè)對象 利用安裝在計(jì)算機(jī)上的并支持鏈接和嵌入對象的程序，可以在 Word 中新建一個(gè)對象。步驟

6、如下：（1）把光標(biāo)移到要插入對象的位置。（2）單擊【插入】菜單中的【對象】菜單項(xiàng)，在彈出的【對象】對話框中，選擇【新建】選項(xiàng)卡，如圖9-4所示。圖9-4【對象】對話框（3）在【對象類型】列表框中，可以根據(jù)需要選擇一個(gè)要插入的對象。如要插入一個(gè)Excel 工作表，選中【Microsoft Excel 工作表】選項(xiàng)。（4）如果在文檔中并不顯示嵌入對象本身，而是顯示創(chuàng)建這個(gè)對象的工具圖標(biāo)，請選中【顯示為圖標(biāo)】復(fù)選框。這樣如果別人在聯(lián)機(jī)查看文檔時(shí)，就能很容易地看出創(chuàng)建這個(gè)對象的工具。但是如果要查看這個(gè)對象中的內(nèi)容，必須雙擊對象的圖標(biāo)進(jìn)入創(chuàng)建這個(gè)對象的工具才能看到嵌入的對象的具體內(nèi)容。可以單擊【更改圖標(biāo)

7、】按鈕來改變對象在Word 文檔中顯示的圖標(biāo)。2、利用已有的文件創(chuàng)建鏈接與嵌入的對象 利用已有的文件創(chuàng)建鏈接與嵌入對象的本質(zhì)是將已有文件的內(nèi)容插入到當(dāng)前文檔中，然后可以調(diào)用創(chuàng)建這個(gè)已有文件的應(yīng)用程序?qū)Σ迦氲奈募?nèi)容進(jìn)行編輯。利用已有文件創(chuàng)建鏈接與嵌入對象的操作如下：（1）將光標(biāo)移到要插入對象的位置。（2）選擇【插入】菜單中的【對象】菜單項(xiàng)，打開【對象】對話框，并選擇【由文件創(chuàng)建】選項(xiàng)卡，如圖9-5所示。圖9-5 利用已有文件創(chuàng)建鏈接與嵌入對象（3）在【文件名】下面的文本框中輸入要插入的對象的文件名。也可以單擊【瀏覽】按鈕，打開【瀏覽】對話框，如圖9-6所示。從【查找范圍】下的文件名列表中選擇所

8、需的文件名后單擊【插入】按鈕，返回【對象】對話框。圖9-6 【瀏覽】對話框 （4）如果要?jiǎng)?chuàng)建鏈接對象，可以選中【鏈接到文件】復(fù)選框，如果創(chuàng)建嵌入對象，要清除【鏈接到文件】復(fù)選框。（5）如果要以圖標(biāo)的方式顯示鏈接或嵌入的對象，以便于查看，可以選中【顯示為圖標(biāo)】復(fù)選框。 經(jīng)過上述操作，就可以將已有的文件作為鏈接或嵌入的對象插入當(dāng)前文檔中，這樣，就可以雙擊該對象調(diào)用相應(yīng)的應(yīng)用程序?qū)υ搶ο筮M(jìn)行編輯。3、用已有文件的部分內(nèi)容或信息創(chuàng)建鏈接和嵌入對象 各應(yīng)用程序之間要交換信息時(shí)，可以通過復(fù)制粘貼的方法實(shí)現(xiàn)。在Word 文檔中，可以把粘貼的信息作為Word 文檔中的一個(gè)對象。具體操作步驟如下：（1）打開相應(yīng)

9、的應(yīng)用程序，復(fù)制要插入Word 文檔中的信息。（2）在Word 中，單擊【編輯】菜單的【選擇性粘貼】菜單項(xiàng)，打開如圖9-7所示的【選擇性粘貼】對話框。（3）如果要?jiǎng)?chuàng)建嵌入對象，選擇【粘貼】單選項(xiàng)，并在【形式】列表框中選擇對象的形式，如選擇【Microsoft Word 文檔對象】，則可以為其創(chuàng)建一個(gè)嵌入對象。如果要?jiǎng)?chuàng)建鏈接對象，請選擇【粘貼鏈接】單選項(xiàng)。注意：只有粘貼的對象支持粘貼鏈接，【粘貼鏈接】單選項(xiàng)才會(huì)被激活。一部分圖形文件不能作為鏈接或嵌入對象插入，因此插入圖形最好利用【插入】菜單中的【圖片】菜單項(xiàng)的菜單命令插入。圖9-7 【選擇性粘貼】對話框（4）如果要以圖標(biāo)方式鏈接或嵌入對象，請選

10、中【顯示為圖標(biāo)】復(fù)選框。（5）單擊【確定】按鈕則選定的內(nèi)容或信息作為鏈接或嵌入對象已插入當(dāng)前文檔的指定位置。 利用已有文件的部分內(nèi)容或信息創(chuàng)建鏈接對象時(shí)，在當(dāng)前文檔中雙擊該對象，會(huì)打開已有文件；而創(chuàng)建為嵌入對象時(shí)，在當(dāng)前文檔中雙擊該對象，也會(huì)打開一個(gè)窗口，但窗口中只有選定為嵌入對象的內(nèi)容，而且在窗口標(biāo)題欄標(biāo)明對象的來源。 如果在打開的窗口中修改嵌入的內(nèi)容，則關(guān)閉該窗口后，修改后的結(jié)果也顯示在原來的嵌入文檔中。9.2.2 編輯鏈接和嵌入的對象 創(chuàng)建鏈接或嵌入對象后，有時(shí)需要對插入的對象進(jìn)行修改，修改鏈接的對象和嵌入的對象的方法不同，而且修改嵌入的對象時(shí)，會(huì)因?yàn)橛脩粲?jì)算機(jī)中是否安裝了創(chuàng)建嵌入對象的

11、源文件而有所不同，因此應(yīng)根據(jù)不同的情況采取不同的方法。 1、修改鏈接對象 要修改鏈接的對象，必須進(jìn)入創(chuàng)建鏈接對象的原文件中去修改，因?yàn)殒溄訉ο髮?shí)際上并沒有保存在插入的文檔中，而是存放在創(chuàng)建它的源文件中。修改鏈接對象的操作步驟為：（1）單擊【編輯】菜單中的【鏈接】菜單項(xiàng)，打開【鏈接】對話框，如圖9-8所示。圖9-8 【鏈接】對話框 （2）在【源文件】列表框中，選擇要修改的鏈接對象的文件。（3）單擊【打開源】按鈕，打開鏈接對象的源文件。（4）在源文件中對鏈接對象作所需的修改。（5）關(guān)閉源程序返回插有鏈接對象的Word 文檔，此時(shí)鏈接對象已經(jīng)得到修改。 從上面講到的操作中可以看出，修改鏈接對象實(shí)際上

12、是在創(chuàng)建鏈接對象的源文件上修改，然后通過源文件與插入鏈接對象的文檔的鏈接關(guān)系，將這種修改反應(yīng)到插入鏈接對象的文檔中。2、 修改嵌入對象具體操作如下：（1）雙擊需要修改的嵌入對象，即進(jìn)入創(chuàng)建該對象的源文件。（2）在源文件中對嵌入對象作所需的修改。（3）關(guān)閉源程序即可返回到插入嵌入對象的Word 文檔中。9.2.3 使用對象包裝程序創(chuàng)建包對象 對象包裝程序是用于創(chuàng)建對象包的工具，可以將創(chuàng)建的對象插入到文檔。案例：要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)對象包，具體步驟如下：（1）單擊菜單欄中的插入，在彈出的下拉菜單中單擊對象，在對話框中選擇包，就會(huì)出現(xiàn)【對象包裝程序】對話框。如圖9-9所示。圖9-9 【對象包裝程序】對話框（2

13、）復(fù)制【外觀】與【內(nèi)容】窗口中的信息，然后使用“粘貼”命令將信息插入文檔中。對象包在文檔中是以圖標(biāo)形式顯示的。步驟分析： （1）要激活對象包的圖標(biāo)，請雙擊它。對于不同內(nèi)容的對象包，激活時(shí)可能會(huì)發(fā)生下列情況： 如果對象包中有聲音或動(dòng)畫文檔，將播放聲音或動(dòng)畫。 如果對象包中包含圖片、文字或電子表格，將自動(dòng)打開與該文件類型關(guān)聯(lián)的程序，并顯示其中的信息。例如，如果對象包含一個(gè)在 Microsoft 畫圖中創(chuàng)建的位圖，則“畫圖”將打開并顯示該圖片。 （2）只能將對象包插入由支持拖放功能的Windows基礎(chǔ)程序所創(chuàng)建的文件中。案例：創(chuàng)建自定義圖標(biāo)（1）在Microsoft畫圖或其他繪圖程序中，創(chuàng)建或打開一

14、幅準(zhǔn)備用作圖標(biāo)的圖。選擇要用作圖標(biāo)的圖片的全部或部分。 （2）在【編輯】菜單上，單擊【復(fù)制】。 （3）在【對象包裝程序】中，單擊【外觀】窗口中的任何位置。（4）在【編輯】菜單單擊【粘貼】。 （5）在【文件】菜單中，單擊【保存內(nèi)容】，然后單擊【保存】將圖標(biāo)和內(nèi)容【窗格】中的文件聯(lián)系起來。 注意：自己所創(chuàng)建的自定義圖標(biāo)沒有標(biāo)簽。 9.3 Word與PowerPoint資源的相互發(fā)送 Word與PowerPoint都是文字處理工具，兩者之間有著必要的聯(lián)系。PowerPoint與Word之間共享信息的方法有很多。您可根據(jù)希望信息出現(xiàn)在程序中的方式，原信息更改時(shí)是否需要更新共享的信息以及與誰共享信息等因

15、素來決定共享信息的方法。常用的方法有：（1）如果需要某個(gè)程序中出現(xiàn)的信息，備份到另一個(gè)程序中，請使用復(fù)制和粘貼。（2）創(chuàng)建前往一個(gè)程序中的信息的跳轉(zhuǎn)，并用帶有下劃線的彩色文字或圖形表示，請使用超級鏈接。（3）從另一個(gè)文件中復(fù)制信息，并使其與源文件中的原始數(shù)據(jù)保持一致，請使用鏈接對象。（4）從在另一個(gè)程序中創(chuàng)建的文件中復(fù)制信息，以便能方便地編輯源程序中的數(shù)據(jù)而不離開當(dāng)前文檔請使用嵌入對象。 以上方法我們在前幾節(jié)中已經(jīng)介紹了，本節(jié)主要介紹另外的方法。9.3.1 將Word文檔結(jié)構(gòu)發(fā)送到PowerPoint中案例: 把“辦公自動(dòng)化教程三級目錄.doc”文件中的目錄結(jié)構(gòu)以幻燈片的形式放映.其具體操作步

16、驟如下:（1）進(jìn)入該文件,檢查文件中標(biāo)題段落是否正確使用了【樣式】功能。（2）通過文件菜單選擇發(fā)送命令，在子菜單中選擇 【Microsoft PowerPoint】命令。（3）Microsoft PowerPoint會(huì)自動(dòng)打開，并建立了一個(gè)包含發(fā)送目錄的演示文稿（見圖9-10）。圖9-10 將Word文檔結(jié)構(gòu)發(fā)送到PowerPoint中 因?yàn)樵夸浳臋n中存在十四個(gè)一級標(biāo)題，所以發(fā)送到PowerPoint后，便自動(dòng)生成了十四個(gè)幻燈片頁面。 把目錄Word文檔變?yōu)檠菔疚母搴?，可以在PowerPoint窗口中添置一些工作，如：插入表格，圖片，設(shè)置動(dòng)畫等。有關(guān)內(nèi)容請參照PowerPoint應(yīng)用方面的教

17、材。完成編輯，修飾，演播設(shè)置工作后，通過PowerPoint窗口的【文件】菜單將其保存為一個(gè)幻燈片文稿例如上例將文稿保存為文件名為“目錄樣式.PPT”。 此方法實(shí)際上是利用【樣式】功能把文檔中的標(biāo)題內(nèi)容傳送到軟件，生成幻燈片頁面。通過此種方法可以完成兩個(gè)軟件之間信息的快速交換。9.3.2 將PowerPoint中的信息發(fā)送到Word中 將PowerPoint中的信息發(fā)送到Word中，此種處理有兩方面的用途：一方面，將PowerPoint中的幻燈片文稿打印，為了方便處理可以把PowerPoint中的信息發(fā)送到Word中，因?yàn)閃ord軟件中排版能力強(qiáng)，可以使幻燈片文稿以不同的輸出格式打印。另一方面

18、，將簡報(bào)文件（如目錄樣式.PPT）,以綱目結(jié)構(gòu)的形式發(fā)送到Word文檔中,以便進(jìn)行后續(xù)內(nèi)容的制作。本節(jié)以第二個(gè)方面為例。 把上一節(jié)創(chuàng)建的簡報(bào)文件(如“目錄樣式.PPT”),以綱目結(jié)構(gòu)的形式發(fā)送到文檔中, 以便進(jìn)行后續(xù)內(nèi)容的制作。其具體步驟如下：（1）打開簡報(bào)文件“目錄樣式.PPT”，顯示有關(guān)各章節(jié)的記錄。（2）單擊文件菜單，在彈出的下拉菜單中選擇發(fā)送，選擇子菜單中【Microsoft Word】的命令。（3）在發(fā)送到【Microsoft Word】對話框中，在【Microsoft Word使用的版式】中選擇【只能使用大綱】。如圖9-11所示。（4）單擊【確定】按鈕即可新建包含當(dāng)前演示文稿的Wo

19、rd文檔。（5）在Word文檔中各級標(biāo)題都自動(dòng)顯示相應(yīng)的章節(jié)名稱。在每一段落尾部按下【回車】鍵可在下一行直接輸入正文內(nèi)容。（6）保存此Word文檔，形成一份規(guī)范文稿。圖9-11 選擇輸出格式9.3.3 在PowerPoint中讀取Word文檔 在PowerPoint窗口中，從Word文檔中讀取創(chuàng)建簡報(bào)的綱目結(jié)構(gòu)。當(dāng)在制作幻燈片的過程中要添加內(nèi)容時(shí)，常常從現(xiàn)有文檔中入綱目結(jié)構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)快速創(chuàng)建的幻燈片工作，避免了重復(fù)輸入的過程。案例：在一個(gè)新的PowerPoint文檔中導(dǎo)入“辦公自動(dòng)化教程三級目錄.doc”文檔結(jié)構(gòu)。具體操作步驟如下：進(jìn)入PowerPoint，創(chuàng)建新演示文稿。單擊插入菜單中【幻燈

20、片（大綱）】，顯示插入大綱對話框。如圖9-12所示。 圖9-12 選擇待導(dǎo)入的Word文檔名在【查找范圍】下拉菜單及【上一級】按鈕在其它文件夾中查找文件，選擇要插入的Word文檔。單擊【插入】后，即可和在PowerPoint中打開Word文檔一樣并使用大綱視圖創(chuàng)建一份演示文稿。如圖9-10注意：導(dǎo)入的文檔必須規(guī)范使用樣式功能，否則導(dǎo)入的不只是綱目結(jié)構(gòu)，全部內(nèi)容都將導(dǎo)入。 9.4 Word與Excel之間的信息交流 在日常應(yīng)用中,Word文稿中常常會(huì)引入一些用電子表格Excel生成的數(shù)據(jù);有時(shí)也會(huì)把Word中生成的一些表格導(dǎo)出Excel,以到方便處理統(tǒng)計(jì)和分析工作的目的。在本節(jié)中我們將介紹Wor

21、d與Excel之間的信息交流的方法。9.4.1 將Word中的表格到插入到Excel工作表可以用剪貼板使用復(fù)制和粘貼命令在Excel和Word的兩個(gè)應(yīng)用程序之間共享數(shù)據(jù)。由于它們都支持對象的鏈接與嵌入（OLE），所以也可以用插入命令實(shí)現(xiàn)表格的交換。將Word表格插入Excel工作表中，這種方法實(shí)際上是將Word中的表格以嵌入方式導(dǎo)出到Excel文件中的。案例：把Word中的【學(xué)生信息表】表格,復(fù)制 到Excel中。 具體步驟如下：（1）啟動(dòng)Word，選中在Word中已經(jīng)編輯好的表格，然后在【編輯】菜單中選【復(fù)制】命令。如圖9-13 【學(xué)生信息表】表格所示：（2）切換到Excel，選中目的地，單

22、擊【編輯】菜單，執(zhí)行【粘貼】命令。即可完成將Word表格插入到當(dāng)前Excel工作表中。如圖9-14所示。 圖9-14 將Word表格轉(zhuǎn)化為Excel表格9.4.2 將Excel表格導(dǎo)出到Word文檔 這種方法實(shí)際上是將前例復(fù)制并粘貼到Excel中的【學(xué)生信息表】，以鏈接方式復(fù)制并粘貼到一個(gè)新的Word文檔中。具體操作步驟如下：（1）進(jìn)入Excel中并選擇【學(xué)生信息表】。（2）單擊Excel窗口【常用】工具欄中的【復(fù)制】按鈕，復(fù)制表格。（3）在Word文檔中建一個(gè)新文檔。在指定添加處，通過窗口的【編輯】菜單選擇【選擇性粘貼】命令。如圖9-15所示。（4）在【選擇性粘貼】對話框中，在【形式】區(qū)中選

23、擇【Microsoft Excel工作表對象】，并單擊【粘貼鏈接】按鈕。單擊【確定】便完成了操作。如圖9-16所示。此后，Word表格中顯示的學(xué)生信息表格內(nèi)容是經(jīng)一個(gè)圖形方式顯示的對象（如圖9-13），它只能進(jìn)行大小和位置的設(shè)置，不能進(jìn)行內(nèi)容的編輯。圖9-16 【選擇性粘貼】對話框9.4.3 在Word文檔中創(chuàng)建Excel表格 在具體操作步驟如下：（1）在中建立新文檔，單擊【常用】工具欄中的【插入Microsoft Excel工作表】，要網(wǎng)格區(qū)拖動(dòng)表格結(jié)構(gòu)【3列x 12行】。如圖9-17所示。圖9-17 直接在Word中建立Excel表格 （2）在文檔要插入表格的位置以對象方式插入Excel工

24、作表。同時(shí)，菜單和工具欄都變?yōu)榈牟司吆凸ぞ邫?。如圖9-18所示。此后，便可在Word中用Excel編輯數(shù)據(jù)。 圖9-18 在Word中建立的Excel表格 95 在Word中使用Access數(shù)據(jù) 我們對Word和Access這兩位微軟家族Office旗下的成員都不陌生，它們編輯的數(shù)據(jù)能不能互相調(diào)用或者轉(zhuǎn)換呢？下面就以Word2003和Access2003為例，將如何實(shí)現(xiàn)Word與Access數(shù)據(jù)交換的方法介紹一下：9.5.1 如何將 Microsoft Access 查詢或表用作 Word 數(shù)據(jù)源 要將 Microsoft Access 查詢或表用作 Word 數(shù)據(jù)源，有兩種情況：（一）在 W

25、ord 文檔中插入 Microsoft Access 查詢或表的結(jié)果（1）【視圖】菜單上，指向工具欄，然后單擊【數(shù)據(jù)庫】。顯示【數(shù)據(jù)庫工具欄】，然后單擊【插入數(shù)據(jù)庫】按鈕。如圖9-19所示。（2）在【數(shù)據(jù)庫】對話框中單擊【獲取數(shù)據(jù)】。要顯示數(shù)據(jù)庫在【選取數(shù)據(jù)源】對話框的文件類型框中，單擊 【MS Access 數(shù)據(jù)庫】。如圖9-20和9-21所示。圖9-21 【選取數(shù)據(jù)源】對話框圖9-20 【數(shù)據(jù)庫】對話框（3）單擊 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫文件。（4）選中選擇方法復(fù)選框，然后單擊【打開】。如圖9-20所示。（如打開”聯(lián)系人.mdb”文件）。（5）確定數(shù)據(jù)源對話框中，單擊【 M

26、S Access 數(shù)據(jù)庫】，然后單擊【確定】。（6）在【 Microsoft Access】對話框中，單擊【查詢選項(xiàng)卡】或【表選項(xiàng)卡】。（7）選擇要使用的查詢或表，然后單擊【確定】。（8）Word 將把 Microsoft Access 查詢或表的結(jié)果返回到 Word 文檔中。在數(shù)據(jù)庫對話框中，單擊插入數(shù)據(jù)。 在插入數(shù)據(jù)對話中，單擊全部，將所有 Microsoft Access 查詢結(jié)果插入到 Word 文檔中，或單擊【從】，然后指定要將哪個(gè)記錄插入到 Word 文檔中。 注意： 在【插入數(shù)據(jù)】對話框中，默認(rèn)時(shí)未選中將數(shù)據(jù)作為域插入復(fù)選框。 如果選中，該選項(xiàng)將把數(shù)據(jù)作為域插入到表中。 如果要求

27、在數(shù)據(jù)源發(fā)生更改時(shí)隨時(shí)更新 Word 文檔中的數(shù)據(jù)，請選中該復(fù)選框。（二）在【郵件合并幫助器】中將 Microsoft Access 查詢或表用作 Word 郵件合并操作的數(shù)據(jù)源（1）啟動(dòng)郵件合并幫助器，在工具菜單中，單擊【郵件合并】。（27同上）（8）Word 將把 Microsoft Access 查詢或表的結(jié)果返回到 Word 文檔中。如果使用的是郵件合并，Word 將向您提示如下消息：Word 在主文檔中找不到合并域， 請選擇“編輯主文檔”按鈕，在主文檔中插入合并域。 單擊【編輯主文檔】，將合并域插入到主文檔中。 9.5.2 如何從 Microsoft Access 中導(dǎo)出數(shù)據(jù)并作為

28、Word 數(shù)據(jù)源使用 要從 Microsoft Access 中導(dǎo)出數(shù)據(jù)并作為 Word 數(shù)據(jù)源使用，請執(zhí)行如下步驟：（1）在 Microsoft Access 中，打開數(shù)據(jù)庫表或查詢。（2）在工具欄單擊【文件】菜單，在彈出的下拉菜單上單擊【導(dǎo)出】。（3）在【導(dǎo)出表】或【導(dǎo)出查詢】對話框中，執(zhí)行如下步驟：(如圖9-22所示)a.在【保存類型框】中，單擊【Microsoft Word 合并文件】。b.在【文件名】框中，鍵入導(dǎo)出文件的名稱(如“聯(lián)系人”)。c.在【保存位置】框中，單擊用來保存該文件的文件夾。圖9-22 【導(dǎo)出表】對話框(4)單擊【全部導(dǎo)出】。 然后，Microsoft Access

29、 將把表或查詢結(jié)果作為一個(gè)以制表符分隔的文本文件導(dǎo)出。(5)關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，然后退出 Microsoft Access。在 Microsoft Word 中，使用導(dǎo)出的以制表符分隔的文本文件，繼續(xù)按正常步驟執(zhí)行 Word 郵件合并，或插入數(shù)據(jù)庫文件。 9.5.3 如何復(fù)制、粘貼 Microsoft Access 數(shù)據(jù)并作為 Word 數(shù)據(jù)源使用要復(fù)制、粘貼 Microsoft Access 數(shù)據(jù)并作為 Word 數(shù)據(jù)源使用，有兩種方法。第一種方法：（1）打開 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫表或查詢（如“聯(lián)系人.mdb”）。（2）在【編輯】菜單上，單擊【選擇所有記錄】。如圖9-23所示。圖

30、9-23【選擇所有記錄】（3）在【編輯】菜單，單擊【復(fù)制】。（4）在Microsoft Word 中，打開空的新文檔，在【編輯】菜單上，單擊【粘貼】到所指定的位置。第二種方法：（1）在【編輯】菜單上，單擊【選擇性粘貼】。（2）在【選擇性粘貼】對話框中，單擊【無格式文本】，然后單擊【確定】。 這樣，來自 Microsoft Access 表或查詢的信息將以制表符分隔的文本格式粘貼到 Word 文檔中。（3）在【文件】菜單上，單擊【另存為】。（4）在【另存為】對話框中，單擊【保存類型列表】中的【純文本】。（5）在【文件名】框中，鍵入導(dǎo)出文件的名稱。（6）在【保存位置】框中，單擊【用來保存該文件】的

31、文件夾，然后單擊【保存】。 看到以下消息時(shí)，單擊【是】按鈕。（7）關(guān)閉 Word 數(shù)據(jù)源文檔，然后按正常步驟繼續(xù)執(zhí)行 Word 郵件合并，或插入數(shù)據(jù)庫文件。圖9-24 【選擇性粘貼】對話框 注意：Filename 可能含有與純文本格式不兼容的功能。 是否將文檔保存為這種格式？如果保存，請單擊【是】按鈕；如果要保留格式，請單擊“否”按鈕，然后按最新的 Word 格式保存一份副本。這里，filename 是包含 Microsoft Access 中文本的 Microsoft Word 文檔的名稱。9.6 Excel與Access數(shù)據(jù)的相互導(dǎo)入 Excel與Access中的數(shù)據(jù)都是表格的形式，Exc

32、el中的數(shù)據(jù)在便于編輯，數(shù)據(jù)在Access中便于管理而它們在數(shù)據(jù)交流方面有著密切的聯(lián)系，本節(jié)將介紹它們之間數(shù)據(jù)共享的方法。 9.6.1 Excel導(dǎo)入到Access 直接導(dǎo)入法（1）啟動(dòng)Access，新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件。 （2）在【表】選項(xiàng)中，單擊菜單欄【文件】，在彈出的下拉菜單中單擊【獲取外部數(shù)據(jù)】在子菜單中單擊【導(dǎo)入】命令，打開【導(dǎo)入】對話框。如圖9-25和圖9-26所示。圖9-25 在【獲取外部數(shù)據(jù)】中導(dǎo)入圖9-26 【導(dǎo)入】對話框 （3）在【導(dǎo)入】對話框中，執(zhí)行如下步驟：(如圖9-26所示)a.在【保存類型框】中，單擊【Microsoft Excel】。b.在【文件名】框中，鍵入導(dǎo)入文

33、件的名稱(如“學(xué)生信息表”)。c.在【保存位置】框中，單擊用來保存該文件的文件夾。d.單擊【導(dǎo)入】,進(jìn)入【導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А繉υ捒?。如圖9-27所示。圖9-27 【導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А繉υ捒?4)在【導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А繉υ捒虻墓ぷ鲄^(qū)域中選擇【顯示工作表】單擊【下一步】按鈕。(5)選中需要導(dǎo)入的工作表，多次按【下一步】按鈕作進(jìn)一步的設(shè)置后，按【完成】按鈕。 注意：如果沒有特別要求，在上一步的操作中直接【完成】按鈕就行了。(6)此時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)【導(dǎo)入完成】對話框，按【確定】按鈕。 至此，數(shù)據(jù)就從Excel中導(dǎo)入到Access中。9.6.2 Access中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel中 (1)啟動(dòng)Access，

34、新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件。(2)在【表】選項(xiàng)中，單擊菜單欄【文件】，在彈出的下拉菜單中單擊【導(dǎo)入】命令，打開【導(dǎo)出】對話框。如圖9-28所示。(3)在【導(dǎo)出】對話框中，執(zhí)行如下步驟：(如圖9-28所示)a.在【保存類型框】中，單擊【Microsoft Excel】。b.在【文件名】框中，鍵入導(dǎo)入文件的名稱(如“聯(lián)系人”)。c.在【保存位置】框中，單擊用來保存該文件的文件夾。d.單擊【導(dǎo)出】，便把Access數(shù)據(jù)庫文件以電子表格的形式保存到目標(biāo)文件夾中。 圖9-28 【導(dǎo)出】對話框97 創(chuàng)建超級鏈接 創(chuàng)建超級鏈接是實(shí)現(xiàn)Office 2003之間數(shù)據(jù)共享的一種既方便又快捷的方法，通過超級鏈接（如關(guān)鍵詞，

35、相關(guān)信息等）使文稿之間建立快速跳轉(zhuǎn)關(guān)系，快速共享數(shù)據(jù)，加快新聞?dòng)浾咚俣?。本?jié)將介紹超級鏈接建立，使用和編輯的方法。9.7.1 超級鏈接的建立我們?nèi)砸砸粋€(gè)例子來介紹建立超級鏈接的具體操作步驟。案例： 以“三級目錄.doc”為主，在閱讀第十一章目錄時(shí)，通過關(guān)鍵詞建立與第十一章內(nèi)容文件“編書十一章.doc”的鏈接，實(shí)現(xiàn)快速跳轉(zhuǎn)式閱讀的效果。具體操作步驟如下：（1）打開“三級目錄.doc”文件，選中加入鏈接的位置。（2）單擊【常用】工具欄上的【插入超級鏈接】或選擇菜單欄上的【插入】，在彈出的下拉菜單中單擊【超鏈接】，通過查找范圍區(qū)指定路徑確定目標(biāo)文件所在文件夾，本例為“編書十一章.doc”。如圖9-2

36、9所示。圖9-29選擇鏈接目標(biāo)文件 （3）如果在插入鏈接前選定了一組文字，這組文字將顯示要【顯示的文字】框中；如果沒有選擇相關(guān)文字，可在【要顯示的文字】框中輸入要在頁面中顯示的內(nèi)容文字。本例選用第二種情況在【要顯示的文字】框中輸入【鏈接到：第11章】。如圖9-30所示。（4）單擊屏幕提示按鈕，顯示屏幕提示文字的對話框，可設(shè)置屏幕提示，本例在【屏幕提示文字】中輸入【鏈接到：第11章】，單擊【確定】，返回插入【超級鏈接】對話框。如圖9-31所示。圖9-30 【 要顯示的文字】為【鏈接到：第11章】圖9-31 設(shè)置屏幕提示內(nèi)容（5）單擊【確定】按鈕，就可看到設(shè)置了超級鏈接的文本內(nèi)容，顯示為藍(lán)色帶下劃

37、線格式。如圖9-32所示。圖9-32 顯示超級鏈接信息9.7.2 超級鏈接的使用 超級鏈接可以通過鼠標(biāo)直接控制，操作步驟如下：進(jìn)入“三級目錄終稿.doc”文件，移動(dòng)鼠標(biāo)光標(biāo)到設(shè)置了超級鏈接的位置（藍(lán)色帶下劃線文字區(qū)）。如圖9-32所示。 如果在顯示超級鏈接的位置按住【Ctrl】鍵，再單擊鼠標(biāo)左鍵，可跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)文件。同時(shí)屏幕上方增加【W(wǎng)eb】工具欄。如圖9-33所示。可以單擊【W(wǎng)eb】工具欄左側(cè)的返回按鈕，回到原始文檔中。 圖9-33 跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)文件 編輯超級鏈接包括：更改，刪除鏈接對象等。我們?nèi)砸耘e例說明。 案例：在“三級目錄終稿.doc”文件中，刪除上節(jié)中創(chuàng)建的跳轉(zhuǎn)到“編書十一章.doc”的

38、超級鏈接。具體操作步驟如下：（1）進(jìn)入文件中，確定設(shè)置了超級鏈接的位置，如上例中的【鏈接到：第11章】。（2）在顯示超級鏈接標(biāo)志的位置，單擊鼠標(biāo)右鍵顯示快捷菜單，選擇【編輯超級鏈接】命令。如圖9-34所示。圖9-34 選擇超級鏈接編輯選項(xiàng) （3）顯示【編輯超級鏈接】對話框，確認(rèn)【地址】框中顯示的鏈接目標(biāo)文件正確后，選擇【刪除鏈接】將超級鏈接刪除，單擊【確定】即可。如圖9-35所示。圖9-35 刪除超級鏈接9.8 上機(jī)實(shí)踐實(shí)驗(yàn)?zāi)康?掌握為某些對象設(shè)置各種超鏈接的方法和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互利用的技巧。實(shí)驗(yàn)內(nèi)容實(shí)訓(xùn)1 設(shè)置插入超鏈接。 使用“桌面項(xiàng)目”對話框，只讓“我的電腦”和“我的文檔”在桌面上顯示; 在桌面上添加網(wǎng)易首頁圖片; 改變?nèi)蝿?wù)欄到桌面的右側(cè)，增加其寬度，并添加E：盤到任務(wù)欄上。實(shí)訓(xùn)2 為輸入的數(shù)據(jù)設(shè)置超鏈接文本。 本章小結(jié)本章主要講解了Office 2003組件中不同組件數(shù)據(jù)的共享。1Office剪貼板 在offi