2022年adn.某投資集團(tuán)財(cái)務(wù)檔案管理制度

1、某投資集團(tuán)財(cái)務(wù)檔案治理制度一、總則第一條為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)治理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等治理制度，實(shí)在完善檔案治理工作，使其標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，特制定本制度。第二條資金財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)檔案的詳細(xì)負(fù)責(zé)部門。資金財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)檔案治理工作分為五大類，包括會(huì)計(jì)檔案治理、年度報(bào)告及審計(jì)等材料治理、預(yù)算檔案治理、保險(xiǎn)文件治理、日常往來文件及合同檔案治理。其中每部分需依照詳細(xì)情況進(jìn)展詳細(xì)分類，如日常往來文件治理需分為公司內(nèi)部往來文件和外部往來文件兩大類等。二、會(huì)計(jì)檔案治理第三條 會(huì)計(jì)檔案的治理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和

2、證據(jù)。詳細(xì)包括： 1會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。 2會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳(依照科目建立)、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。 3財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 4其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行余額調(diào)理表，其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。第四條 每月構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。檔案依照上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳簿存檔。第五條 資金財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)

3、分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第六條 保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特別需要，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，能夠提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。第七條 資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、10年、15年、20年、25年5種。其中1納稅人的帳簿、記帳憑證等材料保存期限為10年。2原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。3總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳保管期限為10年。其中現(xiàn)金

4、和銀行存款日記帳保管期限為15年。4固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存3年。5輔助帳簿保存期限為3年。6月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久保管。7會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管10年，會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊(cè)永久保存。8銀行余額調(diào)理表保存3年。第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天計(jì)起。第十條 對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特別要求的，能夠報(bào)公司總裁批準(zhǔn)，報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。第十一條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，能夠按照以下程序銷毀：1編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2公司總裁在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)上簽署意

5、見。3資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。4監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。第十二條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條 計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展保存。磁帶、磁盤、光盤等會(huì)計(jì)檔案，要進(jìn)展備份保管。第十四條 公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，

6、并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條 公司合并，原單位構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。第十六條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理睬計(jì)檔案交接手續(xù)。第十七條 交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。三、年度報(bào)告及審計(jì)等材料治理第十八條 年度材料包括月、季、年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及材料應(yīng)依照時(shí)間、類別分別由專人專柜保管。第十九條 年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號(hào)等。第二十條 年度報(bào)告及審計(jì)等材料原則上不

7、予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準(zhǔn)，材料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案治理第二十一條 預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條 預(yù)算檔案按年度進(jìn)展分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永久保存。五、保險(xiǎn)文件治理第二十三條 保險(xiǎn)文件作為公司重要文檔應(yīng)單獨(dú)予以保存。包括以下幾方面內(nèi)容：1有關(guān)投保、續(xù)保等保險(xiǎn)往來、信函等。2保險(xiǎn)索賠文件。3保險(xiǎn)合同條款、保險(xiǎn)單據(jù)等正本文件。第二十四條 保險(xiǎn)文件應(yīng)依照上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。同時(shí)，依照保險(xiǎn)類別進(jìn)展

8、詳細(xì)分類，如保險(xiǎn)合同檔案可分為財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、利潤(rùn)損失險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)等。第二十五條 投保、續(xù)保等往來文件應(yīng)依照時(shí)間前后存檔保管，有關(guān)保險(xiǎn)索賠文件單獨(dú)存檔。第二十六條 保險(xiǎn)合同正本依照保險(xiǎn)類別建立檔案并存放于保險(xiǎn)柜中。每一年度保險(xiǎn)應(yīng)分別存放，并注明年度時(shí)間，不得遺失。保險(xiǎn)單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條 依照保險(xiǎn)合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條 對(duì)每年保險(xiǎn)合同做出明細(xì)表，注明保險(xiǎn)類別、保險(xiǎn)范圍、保期、保額、保率及保費(fèi)等。第二十九條 及時(shí)依照新的續(xù)保合同更改明細(xì)表，對(duì)年度中有關(guān)投保續(xù)保情況作詳細(xì)持續(xù)記錄。六、日常往來文件、合同檔案治理第三十條 日常往來文件分為內(nèi)部往來文件及外部文件兩

9、大類。其中內(nèi)部往來文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國(guó)內(nèi)外往來文件。第三十一條 日常往來內(nèi)部文件應(yīng)依照部門進(jìn)展分類，有些文件需依照內(nèi)容單獨(dú)分類保存，如員工福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來文件等等；外部文件應(yīng)依照往來單位進(jìn)展分類存檔，如某某公司可單獨(dú)建立一個(gè)檔案。第三十二條 部門上交的數(shù)據(jù)材料文件應(yīng)單獨(dú)歸類存檔，同往來通訊事務(wù)性文件區(qū)分。第三十三條 部門對(duì)外發(fā)放文件，如內(nèi)部通知或內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告，需分別注釋加以區(qū)分，不管內(nèi)部文件依然外部文件，均需分別編號(hào)，以每一年度為限，如財(cái) (請(qǐng))內(nèi)2001001或財(cái)(備)外

10、 2001001；新一年度進(jìn)展重新編號(hào)，如財(cái) (請(qǐng))內(nèi)2002001或財(cái)(備)外200200l，依此類推。第三十四條 部門對(duì)外發(fā)放文件，除編號(hào)注釋外，還需用磁盤存檔保存文件內(nèi)容。文件正本需依照編號(hào)順序單獨(dú)建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，往常年度原件檔案均需另行存放，不得遺失。第三十五條 公司內(nèi)部往來文件或外部文件亦需依照時(shí)間順序存檔，以年度為限。往常年度檔案需另行存放。第三十六條 公司日常文件設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，以便查閱。第三十七條 依照公司文件治理規(guī)定，國(guó)家或上級(jí)主管部門下發(fā)文件正本應(yīng)由公司檔案治理部門統(tǒng)一保管。文件復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。第三十八條 依照文件復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。依照文件規(guī)定內(nèi)容進(jìn)展分類存檔，如財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力等等。第三十九條 依照